Dans un article précédent, nous avons expliqué le fonctionnement de la visioconférence dans Microsoft Teams^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} . Depuis lors, Microsoft a mis à jour Teams avec de nouvelles fonctionnalités, notamment la possibilité tant attendue et tant souhaitée de créer des salles de sous-commission. En effet, plus de 20 000 utilisateurs Microsoft ont voté pour la suggestion^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)} sur Microsoft Teams UserVoice , le forum de commentaires des utilisateurs pour l' application Teams .

Tout le monde peut accéder à Teams avec un compte Microsoft gratuit , et les utilisateurs premium de la suite Office 365 bénéficient d'une version robuste de Teams avec des fonctionnalités telles qu'un stockage de fichiers accru, l'enregistrement de réunions et la possibilité d'héberger des événements en ligne pouvant accueillir jusqu'à 10 000 personnes. 

Exigences minimales pour les salles^{(Breakout Rooms)} de sous-commission dans les équipes^(Teams)

Avant de commencer, assurons-nous que tout est en place pour que vous puissiez créer des salles de sous-commission dans vos réunions Teams . Comme vous pouvez l'imaginer, certaines configurations sont nécessaires pour activer les salles de sous-commission dans Teams . Vérifiez^{(Double-check)} ces paramètres avant de commencer.

Nouvelle expérience de réunion

Tout d'abord, vous devez utiliser la « nouvelle expérience de réunion » de Teams. Vous pouvez activer la nouvelle expérience en sélectionnant votre photo de profil dans le coin supérieur droit de l'application de bureau et en accédant à Paramètres^(Settings) . Sélectionnez ensuite Activer une nouvelle expérience de réunion^{(Turn on new meeting experience)} et redémarrez Teams.

Nombre minimal de participants

Pour que l'option d'ateliers soit disponible pour l'organisateur de la réunion, il doit y avoir au moins cinq participants à la réunion. Bien que les personnes appelant par téléphone ne puissent pas rejoindre les évasions pour le moment, elles comptent^{(do )} pour le minimum de cinq personnes.

Êtes-vous l'organisateur de la réunion ?

Seul l'organisateur de la réunion peut créer et gérer des ateliers, bien que Microsoft indique qu'il permettra à l'organisateur de partager cette responsabilité dans les futures mises à jour de Teams . 

De plus, l'organisateur de la réunion doit utiliser l'application de bureau, et non la version du navigateur ou l'application mobile. (Ne vous inquiétez pas, les participants qui ont rejoint la réunion via l' application Teams Android^{(Teams Android)} ou iPhone ont la possibilité de rejoindre des ateliers.)

Conseil : si l'invitation à la réunion doit provenir d'une personne autre que la personne qui gérera les ateliers, demandez au responsable des ateliers de créer la réunion Teams , puis d'utiliser ce lien de réunion dans l'invitation à la réunion. 

Tant que le lien de la réunion a été créé par la personne qui gérera les évasions, peu importe qui partage le lien.

Création de salles de sous-commission dans les équipes

Au moment d'écrire ces lignes, les salles de sous-commission dans Teams ne peuvent pas être configurées avant la réunion comme elles le peuvent dans Zoom . Une fois la réunion Teams en cours, vous, l'organisateur de la réunion, pouvez commencer par sélectionner l' icône Salles de réunion dans la barre d'outils de la réunion.^{(Breakout Rooms)}

La sélection de l' icône des salles^{(Breakout Rooms)} de sous- commission lancera un écran dans lequel vous pourrez décider du nombre de salles de sous-commission que vous souhaitez créer et si vous souhaitez que Teams affecte automatiquement les participants à des salles de sous-commission ou si vous préférez sélectionner manuellement la salle de sous-commission à laquelle chacune participant sera envoyé.

Une fois que vous avez créé les salles de sous-commission, vous pouvez affecter des participants aux salles via le panneau des salles de sous-commission. 

Sélectionnez Attribuer des participants^{(Assign participants)} et vous verrez une liste de tous les participants à votre réunion. Cochez la case à côté d'un participant, puis choisissez la salle à laquelle vous souhaitez l'affecter.

En tant qu'organisateur de la réunion, vous pouvez affecter des participants à des salles de sous-commission à tout moment de la réunion. Lorsque vous êtes prêt pour le démarrage effectif de la session scindée, sélectionnez Démarrer les salles^{(Start rooms)} pour ouvrir simultanément toutes les salles scindées et déplacer les personnes dans les salles qui leur sont attribuées.

Remarque : Actuellement, vous ne pouvez pas définir de minuteur pour fermer automatiquement les salles de sous-commission dans Teams . C'est encore une autre fonctionnalité que nous nous attendons à ce que Teams ajoute dans les futures mises à jour.

Options pour l'organisateur de la réunion

Tout comme dans Zoom , l'organisateur de la réunion peut rejoindre n'importe quelle salle de sous-commission à tout moment. L'organisateur peut également renommer les salles et, une fois toutes les salles de sous-commission ouvertes, il peut diffuser une annonce dans toutes les salles. Les annonces apparaîtront dans le panneau de discussion de la salle de discussion.

Dans les paramètres de la salle^{(Room settings)} , l'organisateur de la réunion peut choisir de faire en sorte que Teams déplace automatiquement les participants dans les ateliers plutôt que de forcer les participants à rejoindre manuellement leur atelier. Il existe également une option pour autoriser ou empêcher les participants de retourner dans la salle de réunion principale pendant la session en petits groupes.

À l'intérieur des salles de sous-commission des équipes

L'expérience des participants dans les salles de sous-commission dans Teams est similaire à celle de la réunion principale de Teams . Les participants ont accès à tous les contrôles réguliers de la réunion. Ils peuvent allumer et éteindre leur webcam, se couper et se couper, partager leur écran, lever la main ou activer et désactiver le chat et les panneaux des participants. 

Retour à la réunion des équipes principales

Si l'organisateur de la réunion le permet (voir ci-dessus), les participants des salles de sous-commission peuvent revenir à la réunion principale à tout moment en cliquant sur le bouton Retour^(Return) . Avertissement : Si vous sélectionnez le bouton Quitter^{(Leave )} , vous quitterez complètement la réunion.

Autres applications de visioconférence

Les utilisateurs de Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} sont certainement satisfaits de l'ajout récent de salles de sous-commission à l' expérience Teams , mais Teams manque encore de certaines fonctionnalités^{(Teams still lacks some features)} offertes par d'autres applications de visioconférence. Si vous n'êtes pas décidé à utiliser Teams pour les réunions en ligne, vous serez peut-être intéressé par notre comparaison de quatre applications de visioconférence différentes^{(four different video conferencing apps)} . Pour en savoir plus, consultez nos articles sur Google Meet contre Zoom^{(Google Meet vs. Zoom)} et Zoom contre Skype^{(Zoom vs. Skype)} .

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a prevіous article, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

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