Google Drive est devenu l'un des moyens les meilleurs et les plus populaires de partager des fichiers entre clients, collègues et amis sans les obliger à effectuer un téléchargement direct.

Il y a dix ans, vous envoyiez ces fichiers sous forme de pièce jointe ou de lien à partir d'un site comme Megaupload ou MediaFire . Réjouissons-nous tous que ces jours soient derrière nous.

Une fonctionnalité populaire sur ces anciens sites qui s'est répercutée sur les sites de partage populaires d'aujourd'hui, comme Pastebin , est la possibilité d'invalider votre lien ou d'annuler le partage de votre fichier après une période de temps définie. Ce n'est pas quelque chose que nous pouvons faire par e-mail. Cependant, c'est une fonctionnalité que beaucoup de gens ne connaissent pas dans Google Drive .

Certains fichiers sensibles ne devraient pas vivre éternellement sur Internet . Dans cet article, parlons de la façon dont vous pouvez définir une date d'expiration pour votre accès aux fichiers partagés dans Google Drive .

Limitations de l'expiration de l'accès aux fichiers partagés dans Google Drive

Il est important de savoir que cette fonctionnalité n'est disponible que pour les comptes d'une organisation G Suite payante . Cela signifie que les comptes Google standards ou les comptes utilisant l'ancienne version gratuite de G Suite ne peuvent pas utiliser l'expiration de l'accès aux fichiers partagés.

Les utilisateurs qui ne font pas partie d'une organisation G Suite^{(G Suite)} payante peuvent toujours se faire partager des fichiers avec une expiration, mais cette exigence doit être remplie pour définir l'expiration de l'accès aux fichiers partagés dans Google Drive. Si vous travaillez pour une entreprise qui vous attribue votre propre compte de messagerie via un domaine Gmail personnalisé , il y a de fortes chances que vous ayez accès à cette fonctionnalité via ce compte.

Comment configurer l'expiration de l'accès aux fichiers partagés dans Google Drive

Naturellement, la première étape de ce processus consiste à partager un fichier avec quelqu'un. Pour partager l'un de vos fichiers dans Google Drive, le moyen le plus simple consiste à accéder au fichier, puis à rechercher dans le coin supérieur droit le gros bouton bleu Partager^(Share) - vous ne pouvez pas le manquer.

Cliquez^(Click) dessus et une lightbox apparaîtra qui vous permettra de saisir une liste d'adresses e-mail avec lesquelles partager votre fichier.

Cliquez sur le bouton OK pour envoyer votre ou vos invitations à partager votre fichier lorsque vous serez prêt. Après, vous voudrez rouvrir ce même fichier et cliquer à nouveau sur le bouton bleu Partager^(Share) ou faire un clic droit sur le fichier et cliquer sur Partager^(Share) . Cette fois, cliquez sur Avancé^(Advanced) dans le coin inférieur droit de la lightbox.

Ici, si vous survolez la ligne de l'un des utilisateurs avec lesquels vous partagez le fichier, une icône de minuterie apparaîtra indiquant " Définir l'expiration^{(Set expiration)} " lorsque vous la survolerez. Si vous ne voyez pas cette icône, cela peut signifier que vous n'utilisez pas de compte dans une organisation G Suite compatible . Si vous le faites, cliquez dessus.

Une autre raison pour laquelle vous ne le voyez peut-être pas est que Google a mis à jour l' interface^(GUI) graphique de Google Drive . Au lieu de cela, vous devrez peut-être cliquer sur le petit menu déroulant à côté de leur nom, puis cliquer sur Donner un accès temporaire^{(Give temporary access)} .

Vous verrez maintenant une fenêtre comme les deux ci-dessous. L'image du haut est la version la plus récente de Google Drive et très probablement ce que vous rencontrerez.

Cela devrait faire apparaître les options d'expiration d'accès. En cliquant sur le menu déroulant, vous découvrirez les dates communes de 7 jours et 30 jours, ou vous pouvez cliquer sur Date personnalisée…^{(Custom date…)} pour définir votre propre date d'expiration.

La définition d'une date personnalisée vous permettra de sélectionner un jour dans une vue de calendrier. Le seul problème est que vous ne pouvez pas sélectionner une heure, seulement une date - le fichier expirera une minute avant minuit le jour que vous sélectionnez.

Une fois que vous êtes satisfait de la façon dont vous avez configuré l'expiration de l'accès aux fichiers partagés, cliquez sur Enregistrer les modifications^{(Save changes)} , puis sur Terminé^(Done) . C'est ça!

Une chose importante à garder à l'esprit est que les utilisateurs pourront toujours conserver efficacement votre fichier au-delà de sa date d'expiration en le téléchargeant. Pour éviter cela, vous souhaiterez définir leur accès pour leur permettre uniquement de visualiser le fichier (pas de le modifier) ​​et activer l'option " Désactiver les options de téléchargement, d'impression et de copie pour les commentateurs et les téléspectateurs^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} ".

Si vous avez un compte dans une organisation G Suite non héritée, l'expiration de l'accès aux fichiers partagés est l'un des nombreux avantages sous-utilisés que vous pouvez mettre à profit. Cela ne prend que quelques secondes, alors ne laissez pas traîner ces fichiers sensibles indéfiniment !

Dans le cas où G Suite n'est pas suffisamment sécurisé ou ne répond pas à vos normes, nous avons également un excellent guide sur la façon de configurer votre propre stockage cloud personnel^{(how to set up your own personal cloud storage)} . Découvrez-le pour un contrôle total sur votre partage cloud.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Google Drive has emerged as one of the best and most popular ways of sharing files between clients, coworkerѕ, and friends without reqυiring them to make a direct download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

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