L'utilisation d'une liste déroulante dans Excel peut réduire considérablement le temps nécessaire pour saisir des données dans une feuille de calcul^{(enter data into a spreadsheet)} . Heureusement, il est très facile de créer une liste déroulante dans Excel .

Il existe plusieurs méthodes pour le faire, du plus simple au plus avancé. Vous apprendrez toutes les façons de le faire dans cet article.

Créer une liste^{(Drop Down List)} déroulante dans Excel : méthode^(Method) simple

Le moyen le plus simple de créer une liste déroulante dans Excel consiste à saisir la liste manuellement. Ceci est idéal pour les situations où vous n'avez besoin que d'une liste déroulante dans une seule cellule et vous n'avez pas besoin de la mettre à jour fréquemment.

Par exemple, si vous envoyez aux gens un fichier dans lequel vous souhaitez qu'ils remplissent certains champs et qu'un champ comporte une simple liste de choix, cette méthode est idéale.

Pour créer une liste déroulante en utilisant la méthode simple :

1. Sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez créer votre liste.

2. Sélectionnez Données^(Data) dans le menu, puis sélectionnez Validation des données^{(Data Validation)} sur le ruban.

3. Cela ouvrira une fenêtre de validation des données . ^{(Data Validation)}Sélectionnez la liste déroulante sous Autoriser^(Allow) et sélectionnez Liste^(List) .

4. Cela vous permet de taper manuellement les éléments que vous voulez dans votre liste. Tapez simplement^(Just) chaque élément dans le champ Source avec chaque élément séparé par des virgules.

5. Sélectionnez OK . Vous verrez maintenant que la cellule que vous avez sélectionnée a une flèche déroulante à côté. Lorsque vous sélectionnez cette flèche, vous verrez tous les éléments que vous avez saisis inclus dans cette liste.

Bien qu'il s'agisse de la méthode la plus rapide pour créer une liste déroulante dans Excel , c'est aussi la plus difficile à gérer. La modification de la liste nécessite de revenir dans les paramètres de validation et de mettre à jour le champ Source .

Si vous créez beaucoup de ce type de listes déroulantes dans Excel , cela peut prendre beaucoup de travail pour les modifier. C'est pourquoi il est important de n'utiliser cette méthode que pour les cellules individuelles et pour les listes que vous ne prévoyez pas de modifier.

Créer une liste^{(Drop Down List)} déroulante dans Excel : Utilisation d'une plage

Si vous souhaitez une solution plus flexible, vous pouvez extraire des éléments de votre liste à partir d' une plage d'autres cellules^{(a range of other cells)} dans Excel.

Pour faire ça:

1. Tout^(First) d'abord , listez tous les éléments que vous voulez dans votre liste dans n'importe quelle colonne de cellules. Vous pouvez les saisir sur la feuille de calcul actuelle ou sur n'importe quelle autre feuille.

2. Répétez le processus ci-dessus pour sélectionner la cellule et lancer la fenêtre de validation des données . ^{(Data Validation)}Définissez le champ Autoriser sur ^(Allow)Liste^(List) . Cette fois, au lieu de taper quoi que ce soit dans le champ Source , sélectionnez l'icône de flèche vers le haut à droite de ce champ. Il s'agit de l'option de sélection de plage qui vous permet de sélectionner le champ d'où vous souhaitez extraire les éléments de votre liste.

3. Vous verrez la fenêtre Validation des données^{(Data Validation)} se réduire afin que vous puissiez voir la feuille entière. Faites glisser le pointeur de la souris vers le bas sur toute la plage de cellules contenant tous les éléments de liste que vous souhaitez inclure. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez l'icône de flèche vers le bas à droite du champ de sélection. Cela agrandira à nouveau la fenêtre de validation des données .^{(Data Validation)}

4. Vous verrez que la plage que vous avez sélectionnée apparaît maintenant dans le champ Source . Sélectionnez simplement ^(Just)OK pour accepter ces paramètres.

5. Maintenant, lorsque vous sélectionnez la flèche déroulante à droite de la cellule que vous avez configurée en tant que liste déroulante, vous verrez tous les éléments inclus dans la plage que vous venez de sélectionner.

La bonne chose à propos de cette approche est que vous pouvez modifier n'importe lequel des éléments de cette liste simplement en modifiant n'importe quelle cellule de la plage. Toute modification que vous y apporterez mettra à jour chaque liste déroulante que vous avez créée dans laquelle vous avez sélectionné cette plage comme source.

Cette méthode est la meilleure lorsque vous souhaitez formater un grand nombre de cellules^{(format a lot of cells)} dans une liste déroulante en utilisant les mêmes éléments de liste. Vous pouvez faire en sorte que le contenu d'une seule plage contrôle les éléments de toutes ces listes, et peu importe leur nombre.

Ajout d'éléments à votre liste

En plus de modifier les articles de votre gamme pour mettre à jour vos listes, vous pouvez également ajouter de nouveaux articles. Vous ne pourrez pas ajouter d'élément à la fin de la plage, car votre sélection de plage est limitée par les première et dernière cellules que vous avez sélectionnées.

Au lieu de cela, vous devrez insérer une nouvelle entrée quelque part au milieu de la plage. Excel mettra à jour dynamiquement votre sélection de plage dans les paramètres de validation des données pour inclure la nouvelle plage que vous avez augmentée d'une cellule.

Pour faire ça:

1. Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule de votre plage source et sélectionnez Insérer^(Insert) dans le menu déroulant.

2. Dans la petite fenêtre de sélection, sélectionnez Décaler les cellules vers le bas^{(Shift cells down)} , puis sélectionnez OK . Cela décalera toutes les cellules de la plage d'une unité, en insérant une cellule vide là où vous avez sélectionné.

3. Tapez le nouvel élément que vous souhaitez ajouter dans la cellule vide que vous venez de créer.

Maintenant, lorsque vous sélectionnez l' icône de flèche vers le bas^{(down arrow icon)} à droite de la cellule de la liste déroulante que vous avez créée, vous verrez le nouvel élément que vous venez d'ajouter dans la plage.

C'est un moyen facile d'ajouter de nouveaux éléments à votre liste déroulante, mais cela nécessite quelques étapes supplémentaires. Ce n'est certainement pas aussi simple que d'ajouter un nouvel article à la fin de votre gamme.

Si vous souhaitez le faire, il vous suffira de modifier la façon dont vous avez configuré la validation des données^{(data validation)} pour votre plage. Vous pouvez apprendre comment procéder dans la section suivante.

Ajout dynamique d' éléments^(Items) à votre liste

Pour un moyen plus pratique d'ajouter des éléments à votre liste déroulante simplement en tapant le nouvel élément à la fin de votre plage configurée, vous devrez utiliser la fonction ^(function)OFFSET .

Avec la cellule de la liste déroulante sélectionnée, sélectionnez Données^(Data) dans le menu et Validation^{(Data Validation)} des données dans le ruban.

Dans la fenêtre Validation des données^{(Data Validation)} , modifiez la source comme suit :

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Modifiez $E$1 et $E:$E dans la formule^{(the formula)} pour utiliser la lettre de la colonne dans laquelle vous avez entré votre liste d'éléments. Sélectionnez OK^{(Select OK)} pour confirmer cette nouvelle configuration de validation des données .^{(Data Validation)}

Voici comment la formule fonctionne :

Les arguments 0 dans la fonction OFFSET lui indiquent de ne pas appliquer de décalage aux colonnes ou aux lignes.
La sortie de la fonction COUNTA indique à la fonction ^(COUNTA)OFFSET la hauteur de la plage.
La fonction NBVAL^(COUNTA) compte le nombre de cellules qui ne sont pas vides dans la colonne qui contient votre plage.

Maintenant, chaque fois que vous ajoutez une nouvelle valeur à cette colonne, le paramètre de hauteur de la fonction OFFSET augmente de un et la fonction OFFSET renvoie la plage entière, mise à jour pour inclure votre nouvelle entrée.

Pour voir cela en action, ajoutez simplement une nouvelle entrée à votre gamme d'articles. Sélectionnez la flèche déroulante à droite de votre cellule déroulante et vous verrez votre nouvelle entrée apparaître dans la liste déroulante.

N'oubliez pas que vous devrez peut-être utiliser la barre de défilement à droite si votre liste d'éléments est longue.

Supprimer une liste déroulante dans Excel

Enfin, si vous souhaitez supprimer l'option de liste déroulante de l'une des cellules où vous l'avez configurée, sélectionnez simplement cette cellule et ouvrez à nouveau la fenêtre de validation des données .^{(Data Validation)}

Modifiez la liste déroulante Autoriser sur ^(Allow)N'importe quelle valeur^{(Any value)} et sélectionnez OK .

Une fois que vous avez modifié ce paramètre, vous verrez que la cellule reviendra à la normale.

Création de listes déroulantes dans Excel

La création d'une liste déroulante dans Excel est simple et vous avez le choix entre de nombreuses options. La méthode que vous choisissez dépend simplement du nombre de cellules que vous prévoyez d'activer avec une liste d'éléments et de la flexibilité que vous souhaitez que la liste d'éléments soit. Si vous envisagez de modifier fréquemment les éléments de la liste, utilisez définitivement l'approche dynamique.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a drоpdown list in Excel can greatly reduce the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel.

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field.

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change.

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel.

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings.

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range.

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK.

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

Martin Saligny

About the author

Je suis un technicien Windows 10 et j'aide les particuliers et les entreprises à tirer parti du nouveau système d'exploitation depuis de nombreuses années. J'ai une richesse de connaissances sur Microsoft Office, y compris comment personnaliser l'apparence et personnaliser les applications pour différents utilisateurs. De plus, je sais utiliser l'application Explorer pour explorer et rechercher des fichiers et des dossiers sur mon ordinateur.

Comment créer une liste déroulante dans Excel

Créer une liste^{(Drop Down List)} déroulante dans Excel : méthode^(Method) simple