Si vous avez l'habitude d'utiliser des versions plus anciennes d' Excel , les options de mise en forme conditionnelle d' Excel 2007 , 2010 et 2013 vous étonneront. Alors, pourquoi voudriez-vous vous embêter à utiliser la mise en forme conditionnelle ? Eh bien, voici quelques raisons pour lesquelles j'aime utiliser cette fonctionnalité d' Excel :

1. Pour rendre vos données plus attrayantes visuellement.

2. Pour rendre vos feuilles de calcul plus faciles à comprendre en un coup d'œil.

3. Identifier certains types de nombres pour aider à la résolution de problèmes^{(problem solving)} .

4. Pour vous aider à tirer des conclusions de vos données.

5. Pour afficher visuellement à l'utilisateur ce qui est "bon" ou "mauvais" en utilisant le vert et le rouge.

Désormais, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en forme chaque cellule d'une plage en fonction de vos propres critères (et vous avez le choix entre de nombreuses options de mise en forme). Par exemple, si vous avez une feuille de bénéfices^{(profit sheet)} et que vous souhaitez coder en couleur tous les bénéfices supérieurs à 200 $ en vert et tous les bénéfices inférieurs à 200 $ en jaune et toutes les pertes en rouge, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour effectuer rapidement tout le travail à votre place. .

Mise en forme conditionnelle dans Excel

Le formatage conditionnel vous permet de formater rapidement et facilement des quantités importantes de données, tout en étant capable de distinguer différents types de données. Vous pouvez créer des règles pour les options de formatage qui permettront à Microsoft Excel de se formater automatiquement pour vous. Vous n'avez vraiment qu'à suivre trois étapes simples.

Étape 1 :^{(Step 1:)} Sélectionnez les cellules que vous souhaitez formater.

Étape 2 :^{(Step 2:)} Cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle sous le ^{(Conditional Formatting)}menu Accueil^{(Home menu)} , section Styles^{(Styles section)} .

Étape 3 :^{(Step 3:)} Sélectionnez vos règles. Il existe des règles de surbrillance des cellules^{(Highlight Cells Rules)} et des règles Top/Bottom Rules  en haut qui vous permettent de faire des comparaisons avec des valeurs. Pour cet exemple, nous avons imposé trois règles. La première était que toute valeur supérieure à 200 $ était verte.

Il convient de noter que seule la section Highlight Cells Rules^{(Highlight Cells Rules section)} peut également être utilisée pour comparer un jeu de données à un autre jeu de données. Tout le reste utilisera simplement le jeu de données que vous avez mis en évidence et comparera les valeurs les unes par rapport aux autres. Par exemple, lors de l'utilisation de la règle Supérieur à^{(Greater Than rule)} , je peux comparer des valeurs de A1 à A20 à un nombre spécifique ou je peux comparer A1 à A20 à B1 à B20 .

La même logique a été appliquée aux deuxième et troisième règles. La deuxième règle était que tout ce qui se situait entre 0 $ et 200 $ était formaté en jaune. La troisième règle était que tout ce qui était inférieur à 0 $ était formaté en rouge. Voici à quoi ressemble une partie de la feuille de calcul terminée.

Si vous n'aimez pas ces options de mise en forme, Excel propose de nombreuses nouvelles options de mise en forme conditionnelle^{(Conditional Formatting)} que vous pouvez utiliser. Par exemple, vous pouvez insérer des icônes comme des flèches colorées ( Icon Sets ), des graphiques à barres comme dans le deuxième exemple ( Data Bars ), ou même une gamme de couleurs sélectionnées automatiquement comme dans le dernier exemple ( Color Scales ). Ces trois options comparent uniquement les valeurs du même jeu de données. Si vous sélectionnez A1 à A20 , il ne comparera que ces valeurs entre elles.

Si vous décidez plus tard que vous ne voulez pas que vos cellules soient mises en forme de manière conditionnelle, tout ce que vous avez à faire est d'effacer la mise en forme. Pour ce faire, sélectionnez le bouton Mise en forme conditionnelle et sélectionnez ^{(Conditional Formatting button and select)} Effacer les règles^{(Clear Rules)} . Ensuite, indiquez si vous souhaitez effacer les règles des cellules sélectionnées uniquement ou de la feuille de calcul entière.

De plus, si vous avez créé plusieurs règles, vous risquez d'oublier quelles règles vous avez appliquées à quelles cellules. Étant donné que vous pouvez appliquer de nombreuses règles au même ensemble de cellules, cela peut devenir assez déroutant, surtout si quelqu'un d'autre a créé la feuille de calcul. Pour voir toutes les règles, cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle^{(Conditional Formatting button)} , puis cliquez sur Gérer les règles.^{(Manage Rules.)}

Lorsque plusieurs règles sont appliquées à la même plage de cellules, les règles sont évaluées dans l'ordre, de la priorité la plus élevée à la priorité la plus faible. Par défaut, la règle la plus récente ajoutée aura la priorité la plus élevée. Vous pouvez modifier cela en cliquant sur la règle, puis en utilisant les flèches haut et bas pour modifier l'ordre. En outre, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant tout en haut et voir les règles uniquement pour la sélection actuelle ou pour chaque feuille du classeur.

Il y a aussi une case à cocher appelée Stop If True , que je ne détaillerai pas ici car c'est assez compliqué. Cependant, vous pouvez lire ce post de Microsoft qui l'explique en détail.

Nouvelles options de mise en forme conditionnelle Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

À peu près tout est identique dans Excel 2010 en ce qui concerne la mise en forme conditionnelle^{(Conditional Formatting)} incluse dans Excel 2007 . Cependant, il y a une nouvelle fonctionnalité qui le rend vraiment beaucoup plus puissant.

Plus tôt, j'avais mentionné que la section Règles de surbrillance des cellules^{(Highlight Cells Rules)} vous permet de comparer un ensemble de données à un autre ensemble de données sur la même feuille de calcul. En 2010, vous pouvez désormais référencer une autre feuille de calcul dans le même classeur. Si vous essayez de le faire dans Excel 2007 , il vous permettra de sélectionner les données d'une autre feuille de calcul, mais vous donnera un message d'erreur^{(error message)} lorsque vous essayez de cliquer sur OK à la fin.

Dans Excel 2010 , vous pouvez maintenant le faire, mais c'est un peu délicat donc je vais l'expliquer étape par étape. Disons que j'ai deux feuilles de calcul et sur chaque feuille j'ai des données de B2 à B12 pour quelque chose comme le profit. Si je veux voir quelles valeurs de B2 à B12 de la feuille 1^{(sheet 1)} sont supérieures aux valeurs B2 à B12 de la ^(B12)feuille 2^{(sheet 2)} , je sélectionnerais d'abord les valeurs B2 à B12 dans la ^(B12)feuille 1^{(sheet 1)} , puis cliquerais sur Great Than sous Highlight Cells Rules.

Cliquez maintenant sur le bouton de référence de cellule^{(cell reference button)} que j'ai montré ci-dessus. La case changera et l' icône du curseur^{(cursor icon)} deviendra une croix blanche. Maintenant, allez-y et cliquez sur la feuille 2^{(sheet 2)} et sélectionnez  UNIQUEMENT^(ONLY)  la cellule B2. Ne sélectionnez PAS^(NOT)  la plage entière de B2 à B12 .

Vous verrez que la boîte a maintenant une valeur de =Sheet2!$B$2 . Nous allons devoir changer cela en =Sheet2!$B2 . Fondamentalement, débarrassez-vous simplement du $  qui précède le 2. Cela gardera la colonne fixe, mais permettra au numéro de ligne^{(row number)} de changer automatiquement. Pour une raison quelconque, il ne vous laissera pas simplement sélectionner toute la gamme.

Cliquez^(Click) à nouveau sur le bouton de référence de cellule^{(cell reference button)} , puis cliquez sur OK. Désormais, les valeurs de la feuille 1^{(sheet 1)} qui sont supérieures à la feuille 2^{(sheet 2)} seront formatées en fonction des options de formatage que vous avez choisies.

Espérons^(Hopefully) que tout cela a du sens! Lorsque vous regardez Excel 2013 , il ne semble pas y avoir de nouvelles fonctionnalités en matière de mise en forme conditionnelle. Comme dernier conseil, si vous pensez que les règles par défaut ne correspondent pas à ce que vous essayez d'accomplir, vous pouvez cliquer sur l'  option ^{(option and start)}Nouvelle règle^{(New Rule)} et recommencer à zéro. Ce qui est génial dans la création d'une nouvelle règle, c'est que vous pouvez utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater, ce qui est très puissant.

Même si la mise en forme conditionnelle semble relativement facile et simple à première vue, elle peut devenir assez complexe en fonction de vos données et de vos besoins. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à poster un commentaire. Prendre plaisir!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you are used to using older versions of Excel, the conditional formatting options in Excel 2007, 2010, and 2013 will amaze you. So why would you want to bother using conditionаl formatting? Well, here are a couple of reasons why І love using thіs feature оf Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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