Avez-vous encore une ancienne adresse e- mail^{(email address)} prodigy.net ou aol.com que vous abandonnez enfin ? Ou peut-être utilisez-vous une adresse e -mail d'un ^{(email address)}collège ou d'une université^{(college or university)} depuis plusieurs années et souhaitez-vous passer à une adresse e-mail^{(email address)} permanente avant d'obtenir votre diplôme ? Ou peut-être que lorsque vous vous êtes inscrit au service Internet^{(Internet service)} , vous avez fini par utiliser une adresse e-mail^{(email address)} de FAI comme cox.net ou comcast.net^{(cox.net or comcast.net)} ?

Quelle que soit la situation, passer à une nouvelle adresse e^{(email address)} -mail n'est pas anodin, surtout si vous avez des milliers d'e-mails que vous souhaitez conserver chez votre nouveau fournisseur de services de^{(service provider)} messagerie .

Si vous n'avez pas le temps de le faire vous-même, vous pouvez utiliser un service dont j'ai parlé plus tôt appelé YippieMove  qui facture des frais de 15 $, mais transférera tous vos e-mails d'un fournisseur de services^{(service provider)} à un autre, comme Hotmail vers Gmail ou Yahoo Courrier^{(Gmail or Yahoo Mail)} vers Gmail , etc.

Bien que je pense que cette méthode en vaut la peine pour certaines personnes, la plupart des gens peuvent le faire eux-mêmes et tout configurer comme ils le souhaitent. Dans cet article, je vais parler du passage de n'importe quel fournisseur de services^{(service provider)} de messagerie à Gmail ou Outlook^{(Gmail or Outlook)} , car ce sont probablement les deux meilleurs en ce moment.

Voici les grandes lignes de ce qu'il faut faire pour passer d'un service de messagerie^{(email service)} à un autre :

1. Configurer^(Setup) un nouveau courrier électronique avec Gmail ou Outlook^{(Gmail or Outlook)}
2. Importer^(Import) les anciens e-mails vers le nouveau service de messagerie^{(email service)}
3. Transférer les e-mails^{(Forward email)} de l'ancien vers le nouveau fournisseur
4. Règle de configuration^{(Setup rule)} pour répondre automatiquement à l'ancienne adresse e -mail^{(email address)}
5. Envoyez^(Email) un e-mail à tous les contacts avec la nouvelle adresse e -mail^{(email address)}
6. Mettre à jour^(Update) tous les comptes en ligne qui utilisaient l'ancienne adresse e -mail^{(email address)}

Configurer un nouveau compte de messagerie

Lors de la configuration d'un nouveau compte de messagerie^{(email account)} , vous devez vous assurer de bien choisir deux éléments : le fournisseur de messagerie^{(email provider)} et votre adresse e^{(email address)} -mail . Ne choisissez pas un fournisseur de messagerie^{(email provider)} qui pourrait disparaître dans 5 ans ou qui pourrait vous forcer à partir. Cela signifie que vous n'utilisez pas l'adresse e-mail d'un collège/université, de votre fournisseur d'accès Internet^{(Internet Service Provider)} ou de l'adresse e- mail de votre entreprise^{(company email)} .

Mes suggestions sont Gmail et Outlook^{(Gmail and Outlook)} car ils ont d'excellentes fonctionnalités que les autres fournisseurs de services ne peuvent égaler. Par exemple, avec un compte Gmail^{(Gmail account)} , vous disposez également d'un compte Google^{(Google account)} et pouvez donc discuter en vidéo directement depuis Gmail . Google dispose également de Google Now, qui peut analyser automatiquement votre courrier électronique Gmail^{(Gmail email)} et vous donner des informations sur les vols, les forfaits, etc. Avec Outlook.com , vous pouvez utiliser Skype directement depuis l'interface Web.

Le deuxième aspect à considérer attentivement est le nom que vous choisissez pour votre adresse e^{(email address)} -mail . De nos jours, il est préférable d'utiliser simplement votre nom, si possible, comme adresse e^{(email address)} -mail . N'utilisez pas de noms horribles comme [email protected] ou [email protected]. Une fois que vous aurez changé d' adresse e^{(email address)} -mail , vous souhaiterez probablement la conserver pendant très longtemps, alors choisissez un bon nom.

Importer l'ancien e-mail

L'étape suivante consiste à importer tous vos anciens e-mails dans Gmail ou Outlook^{(Gmail or Outlook)} . Cela nécessite un accès POP3^{(POP3 access)} , que la plupart des fournisseurs de messagerie prennent en charge de nos jours, mais si ce n'est pas le cas, vous ne pourrez probablement pas transférer tous vos anciens e-mails. Vous pouvez entrer et transférer manuellement les e-mails, mais probablement uniquement les éléments importants. 

Si tous vos e-mails se trouvent dans la version de bureau d' Outlook , vous pouvez importer l'intégralité de votre fichier PST^{(PST file)} dans Gmail en ajoutant votre compte Gmail^{(Gmail account)} à Outlook à l' aide d' IMAP , puis en faisant simplement glisser et déposer les dossiers locaux dans les dossiers Gmail d' ^(Gmail)Outlook . Consultez ce guide détaillé^{(detailed guide)} pour obtenir des instructions étape par étape.

Désormais, si votre fournisseur de messagerie^{(email provider)} prend en charge l'accès POP3^{(POP3 access)} , il est très facile de transférer votre messagerie dans Gmail . J'ai déjà écrit un guide détaillé expliquant comment importer des e-mails dans Gmail à partir de différents fournisseurs.

Si vous utilisez Outlook.com , le processus est également très simple. Connectez^(Log) -vous , cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite puis cliquez sur Options . Allez-y et cliquez sur Importer des comptes de messagerie^{(Import email accounts)} .

Vous pouvez choisir parmi Google , Yahoo ou un autre fournisseur de services de^{(service provider)} messagerie . En gros^(Basically) , tout ce que vous avez à faire est d'entrer votre adresse e-mail et votre mot de passe^{(email address and password)} pour vous connecter au compte. Vous pouvez également cliquer sur Options avancées^{(Advanced options)} pour saisir manuellement les informations du serveur de messagerie^{(email server information)} si votre fournisseur utilise des ports non standard, etc.

C'est à peu près tout pour importer d'anciens e-mails dans Gmail et Outlook^{(Gmail and Outlook)} . Notez que l'affichage de vos anciens e-mails peut prendre plusieurs jours si vous avez des milliers d'e-mails à importer.

Transférer l'ancien e-mail

Notez que lors de la configuration de l'importation d'e-mails dans Gmail et Outlook.com^{(Gmail and Outlook.com)} , les nouveaux e-mails arrivant à votre ancienne adresse e^{(email address)} -mail seront probablement importés automatiquement, vous n'avez donc pas besoin de configurer le transfert. Dans le cas de Gmail , il importera uniquement les nouveaux e-mails pendant 30 jours, après quoi vous devrez activer manuellement le transfert automatique sur l'ancien e-mail.

Si vous quittez Gmail , vous pouvez facilement activer le transfert en accédant à Paramètres^(Settings) , puis en cliquant sur l' onglet Forwarding and POP/IMAP

Cliquez sur le bouton Ajouter une adresse de transfert^{(Add a forwarding address)} et saisissez votre nouvelle adresse e^{(email address)} -mail . Si vous ne voulez pas que tout soit transféré, cliquez sur le lien Créer un filtre^{(creating a filter link)} sous le bouton.

Si vous quittez Outlook.com , accédez à Options , puis cliquez sur Transfert d'e- mail^{(Email forwarding)} pour saisir l'adresse de transfert.

Encore une fois, vous n'avez besoin de le faire sur votre ancien fournisseur de messagerie^{(email provider)} que si vous ne voyez pas de nouveaux e-mails importés dans votre nouveau fournisseur de messagerie^{(email provider)} .

Configuration de la réponse automatique

Ensuite, vous voulez continuer et configurer une réponse automatique ou une réponse de vacances^{(auto-reply or vacation reply)} sur votre ancienne adresse e^{(email address)} -mail qui indique à tout le monde que cette adresse e^{(email address)} -mail sera bientôt désactivée.

Dans Gmail , vous pouvez le faire en allant dans Paramètres , puis en faisant défiler l' ^(Settings)onglet Général^{(General tab)} vers le bas . Là, vous verrez la section Répondeur de vacances^{(Vacation responder)} .

Activez-le, choisissez un premier jour^(First day) , ne cochez rien pour  le dernier jour^{( Last day)} , puis saisissez un objet et un corps d'e-mail^{(subject and email body)} . Vous pouvez également cocher la case en bas si vous souhaitez uniquement que le message soit envoyé à vos contacts stockés dans Google .

Dans Outlook.com, accédez à Options et cliquez sur Envoi de réponses d'absence automatisées^{(Sending automated vacation replies)} sous Gestion de votre compte^{(Managing Your Account)} . Notez que l'option sera manquante ou désactivée si vous n'utilisez pas votre compte Outlook.com^{(Outlook.com account)} quotidiennement.

Sur l'écran suivant, vous pouvez saisir votre message comme dans Gmail . Je laisserais simplement la réponse automatique activée jusqu'à ce que vous décidiez de fermer complètement le compte.

Mettre à jour tous les comptes en ligne

C'est probablement la partie la plus difficile du passage à une nouvelle adresse e^{(email address)} -mail . Presque tout ce que nous faisons en ligne nécessite une adresse e^{(email address)} -mail comme point de départ^{(starting point)} , ce qui signifie que vous devez mettre à jour de nombreux comptes manuellement.

Malheureusement, il n'y a pas de moyen facile de contourner ce travail. Vous devrez passer plusieurs heures ou plusieurs jours à parcourir chaque site un^{(site one)} par un et à mettre à jour l' adresse e^{(email address)} -mail .

Si vous utilisez un gestionnaire de mots^{(password manager)} de passe comme LastPass ou 1Password, vous pouvez parcourir rapidement chaque site stocké et mettre à jour l'adresse. Si vous ne disposez d'aucun système pour suivre vos comptes, la meilleure option^{(best option)} suivante consiste à passer au crible vos e-mails et à voir quels sites envoient des e-mails.

Espérons^(Hopefully) qu'avec un peu de planification et d'organisation^{(planning and organization)} , vous pourrez passer à une nouvelle adresse e^{(email address)} -mail et ne rien gâcher ! Si vous avez des questions, n'hésitez pas à poster un commentaire. Prendre plaisir!

The Best Way to Switch to a New Email Address

Dо yoυ still have an ancient prodigy.net or aol.com еmail address that you are finally giving up? Or maybe you’ve beеn using а cоllege or university email address for several years and want to move to a pеrmanent email address bеforе you gradυate? Or maybe whеn you signed up for Internet servicе, you ended up using an ISP email address like cox.net or comcast.net?

Whatever the situation may be, switching to a new email address is non-trivial, especially if you have thousands of emails you want to retain at your new email service provider.

If you don’t have the time to do it yourself, you can use a service I wrote about earlier called YippieMove that charges a $15 fee, but will transfer all of your email from one service provider to another, like Hotmail to Gmail or Yahoo Mail to Gmail, etc.

While I think that method is worth it for some people, most people can do it themselves and configure everything the way they want. In this article, I am going to talk about moving from any email service provider to Gmail or Outlook, since those are probably the best two at this time.

Here is the general outline of what needs to be done in order to move yourself from one email service to another:

1. Setup new email with Gmail or Outlook
2. Import old email to new email service
3. Forward email from old to new provider
4. Setup rule to automatically reply to old email address
5. Email all contacts with the new email address
6. Update all online accounts that used old email address

Setup New Email Account

When setting up a new email account, you need to make sure that you choose two things right: the email provider and your email address. Don’t pick an email provider that might be gone in 5 years or that might force you off. That means don’t use an email from a college/university, your Internet Service Provider or your company email.

My suggestions are Gmail and Outlook because they have great features that other service providers can’t match. For example, with a Gmail account, you also have a Google account and therefore can video chat directly from Gmail. Google also has Google Now, which can scan your Gmail email automatically and give you information about flights, packages, etc. With Outlook.com, you can use Skype from directly within the web interface.

The second aspect to carefully consider is the name you choose for your email address. These days it’s best to simply use your name, if possible, as your email address. Don’t use awful names like [email protected] or [email protected]. Once you switch to a new email address, you’ll probably want to keep it for a very long time, so pick a good name.

Import Old Email

The next step is to import all your old emails into Gmail or Outlook. This requires POP3 access, which most email providers support nowadays, but if not, you’re probably not going to be able to get all your old email moved over. You can manually go in and forward emails, but probably only the important stuff. 

If all of your email is in the desktop version of Outlook, you can import your entire PST file into Gmail by adding your Gmail account to Outlook using IMAP and then simply dragging and dropping the local folders to the Gmail folders in Outlook. Check out this detailed guide for step by step instructions.

Now if your email provider supports POP3 access, it’s really easy to get your email into Gmail. I’ve already written a detailed guide explaining how to import email into Gmail from different providers.

If you’re using Outlook.com, the process is also very easy. Log in, click on the gear icon at the top right and then click on Options. Go ahead and click on Import email accounts.

You can pick either from Google, Yahoo or other email service provider. Basically, all you have to do is enter your email address and password to connect to the account. You can also click on Advanced options to enter the email server information manually if your provider uses non-standard ports, etc.

That’s about it for importing old emails into Gmail and Outlook. Note that it can take several days for your old emails to show up if you have thousands of emails that need to be imported.

Forward Old Email

Note that when setting up email import in Gmail and Outlook.com, new emails arriving at your old email address will most likely be imported automatically, so you don’t have to setup forwarding. In the case of Gmail, it will only import new emails for 30 days, after which point you have to manually turn on auto-forwarding on the old email.

If you are leaving Gmail, you can enable forwarding easily by going to Settings and then clicking on the Forwarding and POP/IMAP tab.

Click the Add a forwarding address button and enter your new email address. If you don’t want everything forwarded, click on the creating a filter link below the button.

If you are leaving Outlook.com, go to Options and then click on Email forwarding to enter the forwarding address.

Again, you only need to do this on your old email provider if you are not seeing new emails being imported into your new email provider.

Setup Auto Reply

Next, you want to go ahead and setup an auto-reply or vacation reply on your old email address that tells everyone this email address will soon be deactivated.

In Gmail, you can do this by going to Settings and then scrolling down to the bottom on the General tab. There you will see the Vacation responder section.

Turn it on, choose a First day, don’t check anything for Last day and then type in a subject and email body. You can also check the box at the bottom if you only want the message sent to your contacts stored in Google.

In Outlook.com, go to Options and click on Sending automated vacation replies under Managing Your Account. Note that the option will be missing or turned off if you are not using your Outlook.com account on a daily basis.

On the next screen, you can enter your message just like in Gmail. I would just leave the auto-reply on until you decide to shutdown the account completely.

Update All Online Accounts

This is probably the hardest part of switching to a new email address. Pretty much everything we do online requires an email address as a starting point and that means you have to update many accounts manually.

Unfortunately, there is no easy way around this job. You’ll have to spend several hours or several days going through each site one by one and updating the email address.

If you use a password manager like LastPass or 1Password, you can quickly go through each stored site and update the address. If you don’t have any system for keeping track of your accounts, the next best option is to sift through your email and see which sites are sending emails.

Hopefully, with a bit of planning and organization, you can switch to a new email address and not screw anything up! If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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