Vous^(Are) êtes un apprenant visuel à la recherche d'un puissant outil de gestion de projet^{(project management tool)} ? Ne cherchez pas plus loin que Trello . Trello est facile à utiliser, intuitif, collaboratif et visuel. Il se classe bien par rapport à des applications similaires^{(rates well against similar applications)} et vous permet de hiérarchiser et d'organiser des projets à l'aide de tableaux, de cartes et de listes. Les utilisateurs peuvent ajouter des pièces jointes, des commentaires, des listes de contrôle et des dates d'échéance sur les projets et les tâches. 

Les stratégies les plus ingénieuses pour tirer le meilleur parti de Trello incluent :

• Conversion de feuilles de calcul en cartes
• Création d'un flux de travail
• Utiliser efficacement les étiquettes
• Fonctionnalités de tri des cartes
• Ajout de nouvelles cartes
• Conversion des e-mails en tâches Trello
• Raccourcis clavier intelligents
• Mise en avant des tableaux populaires
• Cartes de connexion
• Astuces glisser-déposer

Créer des cartes à partir de feuilles de calcul^{(Create Cards From Spreadsheets)}

Si vous avez déjà utilisé des feuilles de calcul pour organiser et suivre vos projets, passer à Trello est simple. Il n'est pas nécessaire de repartir de zéro.

• Vous pouvez convertir une colonne^{(spreadsheet column)} entière de feuille de calcul en une carte Trello^{(Trello card)} avec un simple copier-coller^{(copy and paste)} .

• Lorsque vous collez une liste sur une carte Trello^{(Trello card)} , il vous sera demandé si vous souhaitez que les éléments de la liste figurent sur une seule carte ou sur des cartes séparées.

Lorsque vous vous déplacez d'une liste sur une feuille de calcul, vous souhaiterez créer une carte différente pour chaque élément. 

Créer un flux de travail^{(Create a Workflow)}

Un flux de travail est un processus d'exécution des tâches d'un projet, du début à la fin.

Vous ne savez peut-être pas que vous utilisez des flux de travail dans votre vie quotidienne chaque fois qu'un processus est nécessaire pour faire quelque chose.

Par exemple, pensez à planifier un dîner de Thanksgiving^{(Thanksgiving dinner)} pour votre famille élargie. Si vous décomposez tout ce que vous devez accomplir en tâches, vous vous rendrez compte que si vous manquez une étape, il manquera quelque chose à votre dîner. 

Ces tâches font partie de votre flux de travail.

Vous trouverez ci^(Below) -dessous quelques exemples de flux de travail que vous pouvez utiliser pour être plus productif dans votre entreprise.

À faire, faire, terminé^{(To-Do, Doing, Done)}

Il s'agit d'un flux de travail simple qui suit ce que vous devez faire, ce sur quoi vous travaillez actuellement et ce qui a été terminé.

L'utilisation d'un flux de travail comme celui-ci facilite grandement le suivi d'un projet comportant plusieurs tâches. Il est plus facile de suivre dans un tableau visuel que sur des listes de papier ou dans votre tête.

Vous pouvez même ajouter une liste de tâches qui ne doivent pas nécessairement être terminées immédiatement afin de garder une trace et de ne rien oublier.

Utilisez les workflows pour :

• Suivre le progrès
• Lister et attribuer des tâches
• Collaborer avec les membres de l'équipe
• Organiser des projets très complexes

Les flux^(Workflows) de travail conservent tout au même endroit et sont accessibles à tous ceux qui sont en fin de compte responsables de l'exécution correcte et dans les délais d'un travail. 

Vous pouvez encore augmenter votre productivité en connectant le chat de l'équipe Chanty^{(connecting Chanty team chat)} afin que lorsqu'une certaine action a lieu dans Trello , toute votre équipe puisse également être avertie. Ces notifications peuvent inclure des cas où :

• une carte est déplacée
• il y a un nouveau commentaire
• une action est marquée comme terminée et,
• une nouvelle carte est créée

Utiliser efficacement les étiquettes ^{(Use Labels Effectively )}

L'utilisation d'étiquettes dans Trello ajoute une couche de données visuelles et codées par couleur aux cartes de votre tableau. Si vous ne les utilisez pas, vous ne tirez pas le meilleur parti du système Trello^{(Trello system)} .

Utilisez des libellés pour :

• Organiser les cartes par équipe
• Fiches sectorielles
• Mettre en évidence et hiérarchiser les tâches
• Activer les fonctionnalités de recherche et de filtrage^{(search and filtering capabilities)}

Donnez un nom à chaque étiquette^{(Give Each Label a Name)}

Il est utile de donner un nom à chaque étiquette pour une identification facile. Lorsque vous cliquez sur une carte, toute personne ayant accès au tableau^{(board access)} peut voir ce que chaque couleur représente.

Cependant, il serait beaucoup plus facile de pouvoir voir les noms d'étiquettes depuis la vue du tableau^{(board view)} sans avoir à passer la souris dessus. C'est facile à régler.

Cliquez^(Click) sur n'importe quelle étiquette de la vue du tableau^{(board view)} et le nom s'affichera pour toutes les étiquettes.

Appliquer ou supprimer des étiquettes pour une carte^{(Apply or Remove Labels for a Card)}

Il existe plusieurs façons de modifier une étiquette sur une carte, notamment :

• Ouvrez la carte, sélectionnez le bouton des étiquettes et apportez vos modifications.
• Sélectionnez l' icône de modification^(edit) visible lorsque vous survolez n'importe quelle carte Trello^{(Trello card)} et modifiez ce que vous souhaitez modifier.
• Survolez n'importe quelle carte et cliquez sur la touche L de votre ordinateur pour ouvrir les étiquettes.

Un autre raccourci concerne l'ordre dans lequel les étiquettes apparaissent dans le menu. La première position est 1 , la seconde est 2 , et ainsi de suite sur la ligne d'étiquettes.

Le moyen le plus rapide d'ajouter ou de supprimer une étiquette sur votre tableau est de survoler la carte et de cliquer sur la touche numérique^{(number key)} de votre mot-clé qui correspond à la position de l'étiquette dans le menu.

Trier les cartes sur une liste^{(Sort The Cards On a List)}

Si vous voulez être en mesure d'afficher les tâches qui sont dues en premier ou celles qui pourraient être passées entre les mailles du filet, vous pouvez trier les cartes sur une liste. Vous pouvez trier selon des critères spécifiques tels que la date d' échéance et la date de^{(date and date)} création.

• Localisez les trois points horizontaux dans le coin supérieur droit^{(right-hand corner)} du menu. Cliquez^(Click) sur Trier^(Sort) et sélectionnez l'option que vous souhaitez utiliser.

Gardez à l'esprit que les seules options disponibles sont les critères utilisés sur les cartes. Par exemple, si vous n'avez pas de date d' échéance^{(due date)} sur l'une de vos cartes, vous ne pourrez pas l'utiliser pour le tri.

Ajoutez de nouvelles cartes n'importe où sur votre liste^{(Add New Cards Anywhere On Your List)}

Il n'y a pas lieu de s'inquiéter si vous souhaitez ajouter une carte en haut d'une longue liste. Vous n'avez pas à le faire glisser de la position inférieure vers le haut.  

Au lieu de cela, vous pouvez double-cliquer entre deux cartes dans n'importe quelle liste pour en ajouter une nouvelle. Ou vous pouvez ajouter une carte en bas et utiliser l' option Déplacer^(Move) pour changer sa position. 

Transformez les e-mails en cartes Trello^{(Turn Emails Into Trello Cards)}

L'un des nombreux avantages de l'utilisation de Trello pour la gestion de projet et la collaboration^{(project management and collaboration)} est d'éviter les nombreux e-mails quotidiens des membres de l'équipe ou des clients.

Par exemple, plutôt que de copier des tâches Gmail vers Trello , vous pouvez transformer des e-mails en cartes directement depuis votre messagerie ou votre boîte de réception Gmail^{(email or Gmail inbox)} .

• Tous les tableaux Trello ont une ^(Trello)adresse e-mail^{(email address)} unique . Pour le trouver, cliquez sur Afficher le menu^{(Show Menu)} dans le coin supérieur droit^{(right-hand corner)} de votre tableau.
• Sélectionnez ensuite plus^(more) et cliquez sur Paramètres e-mail vers carte^{( Email-to-board Setting)} .

Une fois que vous connaissez l' adresse e-mail^{(email address)} unique d'un tableau , vous pouvez lui transférer n'importe quel e-mail. Trello créera automatiquement une carte à partir du contenu de l'e-mail.

Une autre astuce que vous ignorez peut-être est que les cartes ont également leur propre adresse e-mail^{(email address)} unique . Vous pouvez transférer n'importe quel e-mail à cette adresse où il sera automatiquement transformé en commentaire sur la carte.

Ceci est particulièrement utile si les membres de votre équipe envoient beaucoup de commentaires par e-mail.

Raccourcis clavier^{(Keyboard Shortcuts)}

Comme nous vous l'avons montré ci-dessus avec les étiquettes, l'utilisation de raccourcis clavier peut réduire le temps que vous passez et augmenter votre efficacité lors de l'utilisation de Trello .

• Pour trouver les raccourcis, cliquez sur votre photo de profil dans le coin supérieur droit^{(right-hand corner)} de votre tableau. Cliquez^(Click) sur Raccourcis^(Shortcuts) .

De nombreux raccourcis sont disponibles pour vous faire gagner du temps, tels que :

• Date d'échéance
• Naviguer dans les cartes
• Zone de recherche ciblée
• Carte ouverte
• Modifier le titre
• Effacer tous les filtres

Voir Raccourcis clavier Trello : Une feuille de triche infographique^{( Trello Keyboard Shortcuts: An Infographic Cheat Sheet)} pour une liste complète.

Mettez en surbrillance les tableaux auxquels vous accédez le plus souvent^{(Highlight The Boards You Access Most Often)}

Si vous travaillez avec de nombreuses équipes et avez plusieurs tableaux, il peut être fastidieux de trouver ceux que vous utilisez le plus souvent.

C'est facile à régler. Allez simplement^(Simply) sur le tableau et cliquez^{(board and click)} sur le bouton Étoile^{(Star button)} . Cela ajoutera le tableau à la section Tableaux suivis^{(Starred Boards)} sous Tableaux^(Boards) (coin supérieur gauche).  

Les tableaux que vous avez sélectionnés pour être inclus en tant qu'étoiles apparaîtront en haut de ce qui pourrait être une très longue liste de tableaux.

Connecter des cartes^{(Connect Cards)}

Il y aura des moments où vous travaillerez avec Trello où vous voudrez établir une connexion entre une ou plusieurs cartes sur le même tableau ou même une carte d'un autre tableau.

• Cliquez^(Click) sur la carte que vous souhaitez connecter, puis cliquez sur Pièce jointe^(Attachment) et voyez l' option Trello .
• Vous verrez alors que vous pouvez rechercher la Carte ou^{(Card or Board)} la Carte à laquelle vous souhaitez vous connecter. 

Lorsque vous choisissez un tableau ou une carte^{(board or card)} sous la zone de pièce jointe, vous verrez un instantané de la carte que vous avez jointe, y compris :

• Le titre
• Date d'échéance
• Toute autre icône figurant au recto de la carte jointe
• Dans quel tableau^{(Which board)} et quelle liste se trouvait la carte

Si vous cliquez sur l'image, Trello vous amènera directement à l'autre carte.

Établir une connexion entre les cartes^{(Make a Connection Between the Cards)}

• Si vous souhaitez créer un lien réel entre les deux cartes, sélectionnez l' option Connecter les cartes . ^{(Connect cards)}Trello vous demandera alors si vous souhaitez associer les deux cartes.
• Lorsque vous cliquez sur Relier les deux options^{(Relate Both Options)} , vous créez un lien entre les deux cartes. Vous pouvez ensuite basculer entre les cartes connectées.
• Une nouvelle icône apparaîtra au recto des deux cartes, indiquant qu'il existe une pièce jointe Trello^{(Trello attachment)} . Les autres pièces jointes sont identifiées par une icône représentant un trombone^{(paper clip icon)} .
• Vous pouvez également attacher un tableau entier à une carte sur un autre tableau. Le nombre total de pièces jointes à chaque carte sera identifié au recto de la carte par le nombre de cartes ou de tableaux Trello que vous avez attachés.^(Trello)

Glisser-déposer^{(Drag & Drop)}

La fonction glisser-déposer^{(drag and drop function)} de Trello facilite le déplacement des éléments sur votre tableau. Déplacez une carte en cliquant dessus et en la faisant glisser vers le haut ou vers le bas sur la même liste ou vers une autre liste.

Les listes peuvent être déplacées vers une position différente sur un tableau de la même manière en cliquant et en faisant glisser.

• Par exemple, regardons l' exemple de tableau^{(sample board)} au-dessus de "To-Do, Doing , Done". Lorsque vous lancez « Doing » une « To-Do », faites-la glisser vers « Doing ».
• Lorsque vous avez terminé la tâche, faites-la glisser vers « Terminé^(Done) ».

Si vous n'avez pas essayé Trello , vous n'avez aucune idée de ce qui vous manque. C'est un outil très puissant et intuitif pour la gestion de projets et de tâches^{(project and task management)} .

Top 10 Trello Tips to Power Up Your Productivity

Are you a visual learner looking for a powerful project management tool? Look no further than Trello. Trello is easy-to-use, intuitiνe, collabоrative, and visual. It rates well against similar applications and enables you to prioritize and organize projects by using boards, cards, and lists. Users can add attachments, comments, checklists, and due dates on projects and tasks. 

The most ingenious strategies for getting the most out of Trello include:

• Converting spreadsheets into cards
• Creating a workflow
• Using labels effectively
• Card sorting features
• Adding new cards
• Converting email into Trello tasks
• Clever keyboard shortcuts
• Highlighting popular boards
• Connecting cards
• Drag-n-drop tricks

Create Cards From Spreadsheets

If you have previously used spreadsheets to organize and track your projects, moving over to Trello is simple. There is no need to start from scratch.

• You can convert an entire spreadsheet column into a Trello card with a simple copy and paste.

• When you paste a list onto a Trello card, you will be asked if you want the items on the list to be on one card or separate cards.

As you are moving from a list on a spreadsheet, you will want to create a different card for each item. 

Create a Workflow

A workflow is a process of completing tasks for a project from initiation to completion.

You might not be aware that you use workflows in your everyday life whenever there is a process required to get something done.

For example, think about planning a Thanksgiving dinner for your extended family. If you break down everything you need to accomplish into tasks, you will realize that if you miss a step, something will be missing from your dinner. 

Those tasks are part of your workflow.

Below are some examples of workflows you can use to be more productive in your business.

To-Do, Doing, Done

This is a straightforward workflow that tracks what you need to do, what you are currently working on, and what has been completed.

Using a workflow like this makes it much easier to track a project that has multiple tasks. It is easier to follow in a visual board than on lists of paper or in your head.

You can even add a list for tasks that don’t necessarily need to be completed immediately in order to keep track of and not forget anything.

Use workflows to:

• Track progress
• List and assign tasks
• Collaborate with team members
• Organize very complex projects

Workflows keep everything in one place and accessible to all who are ultimately responsible for getting a job done correctly and on time. 

You can increase your productivity further by connecting Chanty team chat so that when a certain action takes place in Trello your entire team can also be notified. These notifications can include instances where:

• a card gets moved
• there is a new comment
• an action is marked as complete and,
• a new card is created

Use Labels Effectively 

Using labels in Trello adds a layer of color-coded and visual data to the cards on your board. If you aren’t using them, you are not making the most of the Trello system.

Use labels to:

• Organize cards by team
• Segment cards
• Highlight and prioritize tasks
• Enable search and filtering capabilities

Give Each Label a Name

It is helpful to give each label a name for easy identification. When you click on a card, anyone with board access can see what each color represents.

However, it would be much easier to be able to see the label names from the board view without having to hover over it. That’s easy to fix.

Click on any label from the board view and the name will show for all labels.

Apply or Remove Labels for a Card

There are several ways to edit a label on a card including:

• Open the card, select the labels button, and make your changes.
• Select the edit icon visible when hovering over any Trello card, and edit what you want to change.
• Hover over any card and click the L key on your computer to open the labels.

Another shortcut involves the order the labels appear in the menu. The first position is 1, the second is 2, and so on down the line of labels.

The fastest way to add or remove a label on your board is to hover over the card and click the number key on your keyword that corresponds to the position of the label in the menu.

Sort The Cards On a List

If you want to be able to view the tasks that are due first or which ones might have fallen through the cracks, you can sort the cards on a list. You can sort by specific criteria such as due date and date created.

• Locate the three horizontal dots in the top right-hand corner of the menu. Click on Sort and select the option you want to use.

Keep in mind that the only available options are the criteria used on cards. For example, if you don’t have due date on any of your cards, you will not be able to use it for sorting.

Add New Cards Anywhere On Your List

There is no need to be concerned if you want to add a card to the top of a long list. You don’t have to drag it from the bottom position to the top.  

Instead, you can double-click between two cards in any list to add a new one. Or you can add a card at the bottom and use the Move option to change its position. 

Turn Emails Into Trello Cards

One of the many benefits of using Trello for project management and collaboration is to avoid the numerous daily emails back and forth from team members or clients.

For example, rather than copying from Gmail into Trello tasks, you can turn emails into cards directly from your email or Gmail inbox.

• All Trello boards have a unique email address. To find it, click on Show Menu from the top right-hand corner of your board.
• Then select more and click on Email-to-board Setting.

Once you know a board’s unique email address, you can forward any email to it. Trello will automatically create a card from the contents of the email.

Another tip you might not know is that cards also have their own unique email address. You can forward any email to that address where it will automatically be turned into a comment on the card.

This is especially helpful if your team members send a lot of feedback via email.

Keyboard Shortcuts

As we showed you above with labels, using keyboard shortcuts can reduce the time you spend and increase your efficiency when using Trello.

• To find the shortcuts, click on your profile picture in the top right-hand corner of your board. Click on Shortcuts.

There are many available shortcuts to save you time, such as:

• Due Date
• Navigate Cards
• Focus Search Box
• Open Card
• Edit Title
• Clear All Filters

See Trello Keyboard Shortcuts: An Infographic Cheat Sheet for a complete list.

Highlight The Boards You Access Most Often

If you work with many teams and have multiple boards, it could be cumbersome to find those you use most often.

That’s easy to fix. Simply go to the board and click on the Star button. This will add the board to the Starred Boards section under Boards (top left corner).  

The boards you have selected to be included as stars will show up at the top of what could be a very long list of boards.

Connect Cards

There will be times when working with Trello that you will want to make a connection between one or more cards on the same board or even a card from another board.

• Click on the card you want to connect, then click on Attachment and see the Trello option.
• You will then see that you can search for the Card or Board to which you want to connect. 

When you choose a board or card under the attachment area, you will see a snapshot of the card you attached including:

• The title
• Due date
• Any other icons that are on the front of the attached card
• Which board and list the card was in

If you click on the image, Trello will take you directly to the other card.

Make a Connection Between the Cards

• If you want to create an actual link between the two cards, select the Connect cards option. Trello will then ask if you want to relate both cards.
• When you click the Relate Both Options, you will create a linkage between the two cards. You can then toggle back and forth between the connected cards.
• A new icon will appear on the front of both cards, indicating that there is a Trello attachment. Other attachments are identified by a paper clip icon.
• You can also attach an entire board to one card on a different board. The total number of attachments to each card will be identified on the front of the card by the number of Trello cards or boards you attached.

Drag & Drop

Trello’s drag and drop function makes it super easy to move items around your board. Move a card by clicking on it and dragging it up or down on the same list or to a different list.

Lists can be moved to a different position on a board the same way by clicking and dragging.

• For example, let’s look at the sample board above “To-Do, Doing, Done.” When you start “Doing” a “To-Do”, drag it to “Doing.”
• When you complete the task, drag it to “Done.”

If you haven’t tried Trello, you have no idea what you are missing. It is a very powerful and intuitive tool for project and task management.

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