Lors du partage d'un document Word 2007 , vous devrez peut-être supprimer ou masquer des informations confidentielles. Vous pouvez rechercher les données et les supprimer manuellement, mais cela peut être source d'erreurs et prendre du temps. Si vous avez souvent besoin de masquer des données confidentielles dans Word 2007 , il existe un complément gratuit pour Word 2007 , appelé Word 2007 Redaction Tool , qui peut être utilisé pour masquer facilement et beaucoup plus efficacement du texte dans des documents Word 2007 .

Le texte expurgé apparaît dans une nouvelle copie de votre document original sous la forme d'une barre noire continue. Le texte^(Text) sous la barre est converti en lignes verticales (|||||), ce qui empêche de récupérer le contenu expurgé en toutes circonstances, même si la partie avec laquelle vous partagez le document visualise le document expurgé dans un éditeur de texte, tel que Bloc^(Notepad) -notes .

Téléchargez Word 2007/2010 Redaction Tool partir de

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251 .

Les éléments suivants sont requis pour installer l' outil de rédaction de Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} :

• Le Service Pack 1 de ^{(Service Pack 1)}.NET Framework 3.5
• Service Pack 1 d'exécution VSTO 3.0

Cependant, vous n'avez pas besoin de les installer séparément. Si l'un de ces éléments n'est pas installé sur votre système, le programme d'installation de Word 2007 Redaction Tool les téléchargera et les installera automatiquement. L'installation de ces deux éléments peut entraîner un redémarrage.

Pour installer le complément, double-cliquez sur le fichier .exe que vous avez téléchargé. Lisez^(Read) le contrat de licence du profil client .NET Framework^{(.NET Framework Client Profile)} et cliquez sur le bouton Accepter^(Accept) pour continuer.

Lisez le contrat de licence de Visual Studio Tools pour Office^{(Visual Studio Tools for Office)} et cliquez sur le bouton Accepter^(Accept) pour continuer.

L' auto-extracteur WinZip^{(WinZip Self-Extractor)} s'ouvre et démarre automatiquement le processus d'installation.

Les fichiers nécessaires sont téléchargés.

Le .NET Framework et Visual Studio Tools sont installés.

Le programme d'installation de la personnalisation de Microsoft Office^{(Microsoft Office Customization Installer)} s'affiche et vous demande si vous êtes sûr de vouloir installer cette personnalisation. Cliquez sur ^(Click) Installer^(Install) pour continuer.

Une boîte de dialogue s'affiche une fois l'installation terminée avec succès. Cliquez sur Fermer^(Close) .

REMARQUE :^(NOTE:) Si vous obtenez une erreur à ce stade, exécutez à nouveau le fichier d'installation que vous avez téléchargé. Nous avons eu une erreur lors de la première installation du complément. Exécuter à nouveau l'installation semblait fonctionner.

Une fois que vous avez installé l' outil de rédaction de Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} , un groupe de rédaction^(Redact) est ajouté à l' onglet Révision .^(Review)

Pour biffer ou noircir du texte privé dans votre document, vous devez d'abord marquer le texte à biffer. Pour ce faire, mettez en surbrillance le texte souhaité et cliquez sur le bouton Marquer^(Mark) .

Si vous souhaitez marquer le même texte à plusieurs endroits dans le document, cliquez sur la flèche du bouton Marquer^(Mark) et sélectionnez Rechercher et marquer^{(Find and Mark)} dans le menu déroulant.

La boîte de dialogue Rechercher et marquer s'affiche. ^{(Find and Mark)}Saisissez le texte à rechercher dans la zone d' édition Rechercher . ^{(Find what)}Pour voir plus d'options, cliquez sur le bouton Plus^(More) .

Les options de recherche^{(Search Options)} s'affichent sous les boutons de la boîte de dialogue et le bouton Plus^(More) devient un bouton Moins^(Less) . Sélectionnez^(Select) les options souhaitées. Pour masquer à nouveau les options supplémentaires, cliquez sur le bouton Moins^(Less) . Cliquez sur Marquer^(Mark) pour rechercher et marquer le texte saisi.

La boîte de dialogue affiche le nombre d'occurrences du texte spécifié trouvées et marquées. Pour fermer la boîte de dialogue, cliquez sur Annuler^(Cancel) .

Le texte marqué apparaît surligné en gris dans votre document.

S'il y a du texte que vous avez marqué que vous ne voulez pas biffer, vous pouvez le sélectionner à nouveau et sélectionner Décocher^(Unmark) dans le menu déroulant du bouton Décocher^(Unmark) pour empêcher que ce texte ne soit biffé.

Pour vous déplacer parmi les marques de caviardage de votre document en vue d'une vérification finale, utilisez les boutons Suivant^(Next) et Précédent .^(Previous)

Une fois que vous êtes sûr d'avoir tout le texte marqué que vous souhaitez expurger, sélectionnez Expurger le document^{(Redact Document )} dans le menu déroulant Marquer pour noircir le texte marqué.^(Mark)

Une nouvelle version expurgée de votre document est créée avec le texte marqué remplacé par des barres noires. Une boîte de dialogue s'affiche lorsque le processus est terminé, vous demandant d'exécuter l' Inspecteur de document^{(Document Inspector)} pour vérifier et supprimer toutes les métadonnées masquées dans le document avant sa distribution. Cliquez sur Inspecter^(Inspect) pour exécuter l'inspection ou cliquez sur Fermer^(Close) pour ignorer l'inspection.

La boîte de dialogue Inspecteur de document^{(Document Inspector)} s'affiche. Différents^(Different) types de métadonnées sont répertoriés dans la boîte de dialogue avec une case à cocher à côté de chaque élément. Cochez les cases des éléments dont vous souhaitez inspecter les métadonnées. Cliquez sur le bouton Inspecter^(Inspect) pour démarrer l'inspection. Pour fermer la boîte de dialogue à ce stade sans effectuer d'inspection, cliquez sur Fermer^(Close) .

Les résultats de l'inspection sont affichés dans la boîte de dialogue Inspecteur de document . ^{(Document Inspector)}Si des métadonnées ont été trouvées, un point d'exclamation s'affiche à gauche de l'élément trouvé. Pour supprimer les métadonnées du document, cliquez sur le bouton Supprimer tout^{(Remove All)} à droite de l'élément.

REMARQUE :^(NOTE:) L' Inspecteur de document^{(Document Inspector)} note au bas de la boîte de dialogue que certaines modifications ne peuvent pas être annulées. Assurez-vous de vouloir supprimer les métadonnées avant de cliquer sur le bouton Supprimer tout^{(Remove All)} .

La boîte de dialogue Inspecteur de document^{(Document Inspector)} vous informe des modifications apportées. Cliquez sur Fermer^(Close) .

Dans le nouveau document, des barres noires sont insérées sur tout le texte privé que vous avez marqué.

N'oubliez^(Remember) pas que vous ne pouvez pas supprimer les marques noires du texte dans le nouveau document. Assurez-vous d'enregistrer le fichier sous un nom différent de l'original et de partager le nouveau document, pas l'original. Vous pouvez revenir au document d'origine et sélectionner Supprimer toutes les marques^{(Remove All Marks)} dans le menu du bouton Décocher^(Unmark) pour effacer votre texte marqué, si vous le souhaitez.

Pour sécuriser davantage votre document expurgé, vous pouvez choisir de le protéger contre toute modification lors de son enregistrement en tant que nouveau document. Cela vous permet de distribuer un document qui ne peut pas être modifié.

Pour ce faire, sélectionnez Save As | Word Document dans le menu Office .

Dans la boîte de dialogue Enregistrer^{(Save As)} sous, entrez un nouveau nom pour la copie expurgée du document dans la zone d' édition Nom de fichier. ^{(File name)}Cliquez sur le bouton Outils^(Tools) en bas et sélectionnez Options générales^{(General Options )} dans le menu déroulant.

Dans la boîte de dialogue Options générales^{(General Options)} , entrez un mot de passe dans la zone d'édition Mot de passe pour modifier^{(Password to modify)} et sélectionnez Lecture seule recommandée^{(Read-only recommended)} , si vous le souhaitez. Cliquez sur OK .

La boîte de dialogue Confirmer le mot^{(Confirm Password)} de passe s'affiche. Entrez à nouveau votre mot de passe et cliquez sur OK .

Vous revenez à la boîte de dialogue Enregistrer sous. ^{(Save As)}Cliquez sur le bouton Enregistrer^(Save) pour enregistrer votre nouveau document sécurisé et expurgé.

En utilisant l' outil de rédaction de Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} et en protégeant le document contre toute modification, vous pouvez protéger vos informations confidentielles et conserver votre document lorsque vous devez le distribuer. L ' outil^{(Redaction Tool)} de rédaction fonctionne aussi bien dans Word 2010 . Profitez!

Hide Confidential Data in a Word 2007/2010 Document

When sharing a Word 2007 document, you may need to delete or hide confidential information. You can search for the data and remove it manually, but this can be error prone and time consuming. If уou often need to hide confidentiаl data in a Word 2007, there is a free аdd-іn for Word 2007, called the Word 2007 Redaction Tool, that can be used to hide text within Word 2007 documents easily and much more efficiently.

Redacted text appears in a new copy of your original document as a solid black bar. Text beneath the bar is converted to vertical lines (|||||), preventing the redacted content from being retrieved under any circumstances, even if the party with whom you are sharing the document views the redacted document in a text editor, such as Notepad.

Download Word 2007/2010 Redaction Tool from

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.

The following items are required to install the Word 2007 Redaction Tool:

• The .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• The VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

However, you  do not need to install these separately. If either of these items are not installed on your system, the Word 2007 Redaction Tool setup program will download and install them automatically. Installation of these two items may cause a reboot.

To install the add-in, double-click on the .exe file you downloaded. Read through the license agreement for the .NET Framework Client Profile and click the Accept button to continue.

Read through the license agreement for the Visual Studio Tools for Office and click the Accept button to continue.

The WinZip Self-Extractor opens and automatically starts the installation process.

The necessary files are downloaded.

The .NET Framework and the Visual Studio Tools are installed.

The Microsoft Office Customization Installer displays asking if you are sure you want to install this customization. Click Install to continue.

A dialog box displays when the installation has successfully finished. Click Close.

NOTE: If you get an error at this point, run the installation file you downloaded again. We got an error when we first installed the add-in. Running the installation again seemed to work.

Once you have installed the Word 2007 Redaction Tool, a Redact group is added to the Review tab.

To redact, or black out, private text in your document, you first need to mark the text to be redacted. To do this, highlight the desired text and click the Mark button.

If you want to mark the same text in multiple places in the document, click the arrow on the Mark button and select Find and Mark from the drop-down menu.

The Find and Mark dialog box displays. Enter the text to find in the Find what edit box. To see more options, click the More button.

Search Options display under the buttons on the dialog box and the More button becomes a Less button. Select any desired options. To hide the extra options again, click the Less button. Click Mark to find and mark the entered text.

The dialog box displays how many occurrences of the specified text were found and marked. To close the dialog box, click Cancel.

The marked text appears highlighted in gray in your document.

If there is any text you have marked that you don’t want to redact, you can select that marked text again and select Unmark from the Unmark button’s drop-down menu to prevent that text from being redacted.

To move among the redaction marks in your document for final checking, use the Next and Previous buttons.

Once you are sure you have all the text marked that you want redacted, select Redact Document from the Mark drop-down menu to black out the marked text.

A new redacted version of your document is created with the marked text replaced by black bars. A dialog box displays when the process is complete asking you to run the Document Inspector to check for and remove any hidden metadata within the document before it is distributed. Click Inspect to run the inspection or click Close to skip the inspection.

The Document Inspector dialog box displays. Different types of metadata is listed in the dialog box with a check box beside each item. Select the check boxes for the items you want inspected for metadata. Click the Inspect button to start the inspection. To close the dialog box at this point without doing an inspection, click Close.

The results of the inspection are displayed on the Document Inspector dialog box. If any metadata was found, an exclamation mark displays to the left of the item that was found. To remove the metadata from the document, click the Remove All button to the right of the item.

NOTE: The Document Inspector notes at the bottom of the dialog box that some changes cannot be undone. Be sure you want to remove the metadata before clicking the Remove All button.

The Document Inspector dialog box informs you of the changes made. Click Close.

In the new document, black bars are inserted over all the private text you marked.

Remember that you cannot remove the black marks from the text in the new document. Be sure you save the file with a different name than the original and share the new document, not the original. You can go back to the original document and select Remove All Marks from the Unmark button menu to clear your marked text, if desired.

To further secure your redacted document, you can choose to protect it from modification when saving it as a new document. This allows you to distribute a document that cannot be changed.

To do this, select Save As | Word Document from the Office menu.

On the Save As dialog box, enter a new name for the redacted copy of the document int he File name edit box. Click the Tools button at the bottom and select General Options from the drop-down menu.

On the General Options dialog box, enter a password in the Password to modify edit box, and select Read-only recommended, if desired. Click OK.

The Confirm Password dialog box displays. Enter your password again and click OK.

You are returned to the Save As dialog box. Click the Save button to save your new redacted, secure document.

By using the Word 2007 Redaction Tool and protecting the document from modification, you can protect your confidential information and preserve your document when you must distribute it. The Redaction Tool works just as well in Word 2010. Enjoy!

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