Avoir une adresse e^{(email address)} -mail, c'est comme avoir un numéro de téléphone : une fois qu'elle est diffusée dans le monde, vous ne voulez plus la changer.

Mis à part les 30 % estimés d'adresses e-mail qui changent chaque année, dont la plupart sont des e-mails professionnels, la plupart des^{(business emails–most)} gens ne voudraient probablement pas s'occuper des tracas liés au transfert de contacts, à la redirection des personnes vers la nouvelle adresse e^{(email address)} -mail ou à la recherche de tous les sites. , l'abonnement et le bénéficiaire de la facture^{(bill payee)} pour mettre à jour leur adresse e^{(email address)} -mail enregistrée.

Cependant, les gens ont parfois une bonne raison de passer massivement d'un lieu numérique à un autre. Il se peut que votre fournisseur de messagerie soit obsolète et ne puisse pas suivre les parangons modernes ; ou peut-être que votre fournisseur ferme ses portes et que vous devez trouver une nouvelle maison.

La plupart des gens n'ont pas vraiment une bonne idée de ce qui existe et de ce qui différencie un service de messagerie^{(email service)} d'un autre. Mais le fait est que Microsoft Outlook et Google Gmail sont devenus les deux plateformes les plus exemplaires pour gérer ce qui est presque devenu un aspect essentiel de la vie.

Qu'est-ce qui rend ces deux fournisseurs de messagerie meilleurs, pires, différents ou identiques l'un par rapport à l'autre ? En ce qui concerne les plans personnels gratuits, les nuances entre Outlook et Gmail^{(Outlook and Gmail)} sont probablement insignifiantes pour la plupart des utilisateurs. C'est pourquoi, ici, nous nous concentrerons sur la comparaison du plan d'affaires^{(business plan)} basé sur un abonnement de chaque service , afin que vous puissiez décider lequel est le plus logique pour vous ou votre entreprise et vos employés^{(company and employees)} .

Apparence, sensation et coût

Mettons ça de côté. Outlook et Gmail proposent des interfaces très différentes. Pour le dire simplement, Outlook conserve une atmosphère d'entreprise, tandis que Gmail offre quelque chose d'un peu plus créatif et semblable à une startup. Si Outlook est la version moderne des communications d'entreprise, Gmail est postmoderne.

L'interface d'Outlook regorge d'options et de fonctionnalités personnalisables, dont vous ou vos employés n'utiliserez jamais la plupart. Bien que Gmail offre son propre ensemble de fonctionnalités, il s'agit globalement d'une expérience utilisateur beaucoup plus simple axée sur la fourniture des éléments essentiels dont vous avez besoin pour être efficace.

Lorsqu'il s'agit d'acheter ces services de messagerie, vous achetez en fait les suites qui les accompagnent, Microsoft Office 365 et Google G Suite . Une chose à garder à l'esprit est qu'Office 365^{(Office 365)} nécessite un engagement annuel, bien que vous soyez facturé mensuellement. G Suite est purement un plan d'abonnement^{(subscription plan)} mensuel basé sur l'effectif. Voici comment ces prix par utilisateur et par mois.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Suite d'outils

Encore une fois, lorsque vous achetez Outlook ou Gmail^{(Outlook or Gmail)} pour les entreprises, vous achetez vraiment plus qu'un simple service de messagerie. Vous achetez une suite d'outils, dont le courrier électronique n'est qu'un.

En ce qui concerne ce qui différencie Office 365 et G Suite , il s'agit vraiment d'une comparaison entre un titulaire et son perturbateur. Nous aborderons plus en détail ce qui rend ces deux suites identiques et différentes dans un prochain article, mais voici quelques-uns des aspects contrastés qui ressortent.

Microsoft Office 365

Nous avons tous utilisé Microsoft Word , Excel et PowerPoint. Ce sont les principes fondamentaux d' Office , mais Office 365 offre encore plus. Aujourd'hui, ces trois programmes sont disponibles en ligne, pas seulement en tant que programmes de bureau, ce qui facilite l'enregistrement et le partage du travail que vous y effectuez. De plus, 365 vous offre :

• Outlook pour le courrier électronique
• OneDrive pour le stockage de fichiers dans le cloud
• OneNote , un carnet numérique
• SharePoint , un intranet d'entreprise
• Microsoft Teams pour la messagerie instantanée et la visioconférence

Ces quelques applications offrent des fonctionnalités étendues qui définissent la manière dont les entreprises fonctionnent en interne à l'échelle numérique. C'est un énorme tirage au sort que Microsoft a réussi à consolider autant dans ces outils pour simplifier l'expérience qu'il offre aux entreprises.

Google G Suite

Alors que G Suite propose sa propre gamme d'applications qui sont à égalité avec les produits de base de Microsoft, et plus encore. Les alternatives de G Suite à Word , Excel et PowerPoint sont Docs , Sheets et Slides . Mais G Suite offre encore plus qui serait utile à toute entreprise :

• Calendrier^(Calendar) pour une planification d'équipe facile
• Courants^(Currents) pour les discussions à l'échelle de l'entreprise
• Hangouts Chat pour la messagerie instantanée
• Hangouts Meet pour la visioconférence
• Formulaires^{(Forms )} pour la création d'enquêtes et de formulaires
• Sites pour la création de sites Web
• App Builder pour créer des applications professionnelles
• Conserver^{(Keep )} pour organiser les idées
• Jamboard , un tableau blanc numérique
• Drive pour stocker et partager des fichiers
• Google Cloud Search pour effectuer des recherches dans G Suite
• Admin, Vault et Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )} pour une gestion sécurisée des utilisateurs, des appareils et des données

De toute évidence, il y a beaucoup à considérer ici. Outlook consolide beaucoup dans les quelques applications robustes qu'il propose. Google offre une gamme apparemment beaucoup plus large de fonctionnalités réparties sur plusieurs applications, dont certaines n'offrent pas du tout Office 365 .

Organisation

Lorsque vous êtes en affaires, les e-mails ne s'arrêtent pas ; et ils sont plus que de simples véhicules pour converser. Les e-mails sont des vecteurs de connaissances que les professionnels utilisent pour prendre des décisions commerciales, dont certaines sont essentielles à la mission. Si vous ne parvenez pas à hiérarchiser et organiser les conversations et les informations, il vous sera difficile de travailler de manière efficace et efficiente à la vitesse de l'entreprise et d'éviter de compromettre la qualité des résultats^{(business and avoid compromising quality outcomes)} .

Perspectives

Si vous pensez aux méthodes d'organisation traditionnelles pré-numériques, les dossiers et les fichiers vous viennent probablement à l'esprit. Comme la numérisation est essentiellement le processus consistant à prendre des activités tangibles et à les résumer en processus numériques, on supposerait naturellement que la création de dossiers et de fichiers de courrier électronique est la ligne de conduite naturelle.

C'est ainsi que fonctionne Outlook . Il utilise un système de dossiers^{(folder system)} traditionnel et vous permet de classer les e-mails dans ces dossiers à l'aide d'onglets colorés, comme vous le feriez avec un fichier extensible. Vous pouvez créer autant de dossiers et sous-dossiers que vous le souhaitez. Outlook fait également de son mieux pour hiérarchiser les e-mails en filtrant ceux que vous considérez comme encombrants. Ceux-ci vont dans le dossier Clutter^{(Clutter folder)} pour rester hors de votre chemin jusqu'à ce que vous soyez prêt à les voir.

Gmail

Dans la description, il peut sembler qu'il n'y ait qu'une légère nuance entre la façon dont Gmail et Outlook^{(Gmail and Outlook)} organisent les e-mails ; cependant, en utilisant activement le système de Gmail, la méthode d'organisation et de priorisation est sensiblement différente.

Plutôt que d'abstraire la méthode traditionnelle "dossier, fichier "^{(” method)} , Gmail utilise des étiquettes. Vous pouvez étiqueter les messages avec plusieurs étiquettes, plutôt que de les placer dans un dossier.

Vous pouvez personnaliser Gmail pour afficher en premier les e-mails importants^(Important) , non lus^(Unread) et suivis . ^(Starred)Il peut également filtrer automatiquement les e-mails par primaire^(Primary) , social , promotions , mises^(Updates) à jour et forums . Ce système de hiérarchisation et d'organisation permet d'identifier très facilement les e-mails les plus importants pour vous et d'y accéder rapidement.

Malgré ces différences dans Gmail , ce qui est intéressant, c'est que si vous utilisez Gmail via un autre client de messagerie^{(email client)} (tel qu'Outlook^(Outlook) ), ses étiquettes apparaîtront sous forme de dossiers. Dans un sens, cela rend Gmail plus polyvalent et capable de fournir une expérience utilisateur plus flexible.

Rechercher

La recherche va de pair avec l'organisation lorsqu'il s'agit d'e-mails. Si vous ne trouvez pas rapidement et efficacement les informations dont vous avez besoin, qui sont potentiellement enfouies dans un e-mail d'il y a des mois, vous allez finir par perdre un temps précieux à rechercher des choses au lieu d'agir.

Perspectives

La fonction de recherche^{(search function)} d'Outlook est assez bonne dans la mesure où vous pouvez rechercher des e-mails dans tous vos dossiers, y compris des milliers d'e-mails dans votre dossier Supprimé^{(Deleted folder)} , en fonction du mot-clé et de l'adresse e-mail^{(keyword and email address)} . Là où Outlook peut parfois échouer, c'est la précision.

La recherche d'un mot- clé ne renvoie pas toujours le ^{(keyword doesn)}ou les e-mails^{(email or emails)} corrects , et il est toujours possible qu'Outlook^(Outlook) ne récupère que quelques e-mails sélectionnés d'une chaîne, tout en laissant de côté l'e-mail dont vous avez besoin. Bien qu'il fonctionne bien la plupart du temps, il n'utilise certainement pas le même niveau de fonctionnalité de recherche^{(search functionality)} qu'un service de messagerie de Google .

Gmail

^(Gmail)La fonctionnalité de recherche de ^{(search functionality)}Gmail est imprégnée de la puissance de recherche^{(search power)} de Google , ce qui explique également pourquoi Gmail a été créé en premier lieu : pour fournir un service de messagerie qui fonctionne comme le ^{(email service)}moteur^{(search engine)} de recherche de Google . Non seulement vous pouvez effectuer une recherche avec des termes simples et être sûr que Gmail fournira les bons résultats, mais vous pouvez également utiliser des opérateurs de recherche avancés tels que "de :", "vers :", "raccourci :", et plusieurs autres qui peuvent vous aider à trouver spécifiquement ce dont vous avez besoin.

Rappel par e-mail

Bien qu'il existe plusieurs fonctionnalités clés à la fois Gmail et Outlook^{(Gmail and Outlook)} fournissent à des degrés divers de fonctionnalité détaillée, une fonction principale chacun fait très différemment est le rappel des e-mails. La différence de fonctionnement mérite d'être soulignée car la plupart des gens, à un moment donné, vivent la situation angoissante d'envoyer le mauvais e-mail à la mauvaise personne ou d'envoyer quelque chose qu'ils ne devraient pas avoir du tout.

Perspectives

Outlook est idéal pour le rappel et^{(and )} le remplacement des e-mails. Tant que l'adresse e-mail à laquelle vous avez envoyé un e-mail est hébergée sur Microsoft Exchange (le^{(Microsoft Exchange–the)} service de messagerie réel sur lequel Outlook s'exécute), vous avez la possibilité de supprimer et de remplacer tout message non lu.

Bien sûr, si l'e-mail a déjà été ouvert, vous ne pouvez pas le rappeler ou le remplacer, mais avoir cette capacité avec des messages non lus pourrait vous éviter l'embarras en cas d'envoi de quelque chose que vous ne devriez pas avoir, ou vous aider à renvoyer un meilleur e-mail avec plus de précisions plutôt que d'envoyer des e-mails de suivi élaborant un envoi précédent.

Gmail

Gmail est un peu court ici par rapport à Outlook . En fait, Gmail^{(Gmail doesn)} n'offre même pas de rappel légitime des e-mails^{(email recall)} . Au lieu de cela, vous disposez de quelques secondes après l'envoi d'un e-mail pour annuler l'envoi. Vous pouvez l'activer ou le désactiver et régler le temps d'annulation^{(cancelation time)} pour qu'il dure jusqu'à 30 secondes. Si vous n'êtes pas assez rapide, ce bébé est parti pour de bon.

Qui est le roi du courrier électronique ?

Lorsqu'il s'agit de choisir le service de messagerie le mieux adapté à votre entreprise, Outlook et Gmail^{(Outlook and Gmail)} offrent tous deux ce dont vous avez besoin, l'un parfois meilleur que l'autre. Le courrier électronique^(Email) n'est qu'un début.

Ce sont les grands systèmes auxquels chacun appartient (Office 365 et G Suite) qui^{(G Suite–that)} font vraiment la différence dans le fonctionnement de votre entreprise. Nous couvrirons les différences entre ces deux boîtes à outils dans un prochain article afin que vous puissiez vraiment décider ce qui convient le mieux à votre entreprise.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Having an email address iѕ like hаving a phone number: Оnce it’s out in the world, you don’t wаnt to change it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

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