Très peu de gens savent que pour chaque fichier stocké sur votre ordinateur, un ensemble de métadonnées lui est associé, qui donne des informations sur sa source, son auteur et d'autres détails importants, en fonction de son type. Dans cet article, je vais discuter des métadonnées, de ce qu'elles sont et comment elles peuvent être utilisées. Ensuite, j'expliquerai comment ajouter, supprimer et gérer les métadonnées de vos fichiers. Les procédures s'appliquent à toutes les versions de Windows .

Qu'est-ce que les métadonnées de fichier ?

Les métadonnées^(Metadata) sont des informations stockées dans presque tous les types de fichiers. Il peut inclure votre nom, le nom de votre entreprise ou organisation^{(company or organization)} , le nom de votre ordinateur, le nom du serveur réseau ou du lecteur sur^{(network server or drive)} lequel vous avez enregistré le fichier, des commentaires personnalisés et les noms et heures des auteurs, révisions ou versions des documents précédents. .

Ces détails pourraient vous être utiles ou préjudiciables selon la situation. Par exemple, si vous souhaitez suivre les différents auteurs d'un fichier, cela peut être bien, mais si vous souhaitez masquer les différents auteurs d'un fichier, cela peut être mauvais. Si vous travaillez dans le domaine juridique ou si vous souhaitez simplement préserver la confidentialité, il peut être prudent de supprimer autant de données que possible, car les métadonnées suivront le fichier si vous en partagez une copie avec quelqu'un d'autre.

Les métadonnées peuvent également être très utiles, en particulier lors de recherches dans Windows et d'autres systèmes d'exploitation. Par exemple, si votre collection d'images contient des métadonnées bien entretenues, il est très facile de rechercher et de trouver une certaine image que vous avez prise, à un certain endroit un jour très précis, avec un appareil photo spécifique.

Pour simplifier le concept, vous pouvez considérer les métadonnées comme la description d'un fichier. La description peut être n'importe quoi et elle peut inclure toutes sortes de données qui décrivent le fichier : son type, sa taille, qui l'a créé, quand, avec quoi, etc.

Comment ajouter et modifier des métadonnées, dans Windows

La plupart des fichiers contiennent une sorte de métadonnées, mais il est souvent difficile de les modifier sans utiliser une sorte de logiciel tiers spécial. Cependant, les fichiers Microsoft Office , tels que ceux créés par Microsoft Word , Excel et Powerpoint , ont des champs de métadonnées qui peuvent être modifiés assez facilement. Tout^(First) d'abord, pour accéder et afficher^{(access and view)} les métadonnées de l'un de ces fichiers, faites un clic droit ou appuyez^{(click or press)} et maintenez dessus. Allez en bas du menu contextuel et cliquez^{(menu and click)} ou appuyez sur Propriétés^(Properties) . Vous pouvez également sélectionner le fichier, puis appuyer sur ALT+Enter sur votre clavier.

Cela fera apparaître les propriétés du fichier, mais allez-y et allez dans l' onglet Détails^(Details) pour entrer dans le vif du sujet des métadonnées. Une fois sur l' onglet Détails^(Details) , vous pourrez faire défiler une pléthore de données sur le fichier : tout ce qui concerne son auteur, sa date de création ou de modification, ou même le nombre de mots qu'il contient.

Certains de ces champs sont quelque chose que vous pouvez modifier, bien que beaucoup d'entre eux soient gravés dans le marbre. Pour être juste, beaucoup de champs qui ne peuvent pas être modifiés sont des faits concrets comme le nombre de mots et de pages^{(word and page count)} ou le jour où le fichier a été créé. Cependant, plusieurs peuvent être modifiés, tels que le titre, le sujet, les balises, les catégories, les commentaires et les champs auteurs. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer ou d'appuyer sur à droite du champ que vous souhaitez modifier et saisir. Si vous préférez que ces champs soient vides, supprimez tout ce qui y est écrit. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur OK en bas de la fenêtre Propriétés .^(Properties)

Comment supprimer les métadonnées d'un fichier, sous Windows

Si vous souhaitez simplement supprimer toutes les métadonnées que vous pouvez, il existe un moyen simple de le faire. Allez au bas de l' onglet Détails^(Details) et cliquez ou appuyez sur "Supprimer les propriétés et les informations personnelles".^{("Remove Properties and Personal Information.")}

La fenêtre Supprimer les propriétés^{(Remove Properties)} s'affiche. Il vous donnera deux options pour supprimer les métadonnées du fichier : la première créera une copie du fichier avec toutes les propriétés possibles supprimées, tandis que la seconde vous permettra de choisir les propriétés que vous souhaitez supprimer des métadonnées du fichier. Choisissez^(Choose) ce que vous souhaitez faire et cochez les cases des données spécifiques que vous souhaitez supprimer si vous choisissez la deuxième option. Gardez à l'esprit que si vous utilisez la deuxième option, vous perdrez définitivement les métadonnées sur le fichier d'origine, alors soyez prudent si les données sont précieuses pour vous.

Pour appliquer vos paramètres, cliquez ou appuyez sur OK dans la fenêtre Supprimer^{(Remove Properties)} les propriétés , puis dans la fenêtre Propriétés^(Properties) du fichier .

Métadonnées pour les images

Les photos et autres types de fichiers image contiennent des données particulièrement intéressantes, y compris une variété de champs spécifiques à la photo, y compris un horodatage du moment où la photo a été réellement prise. Ce bit particulier de métadonnées pourrait être crucial à suivre et à connaître, juste au cas où vous ne voudriez pas que les gens sachent où et quand vous avez pris une photo. Ces métadonnées peuvent être supprimées de la plupart des formats d'image de la manière décrite précédemment pour les fichiers Microsoft Office .

D'autres informations intéressantes incluses dans les métadonnées des fichiers image incluent les détails de l'appareil photo utilisé pour le prendre et les paramètres qui ont été utilisés : la vitesse ISO^{(ISO speed)} , le temps d'exposition^{(exposure time)} , la distance focale, le mode flash,^{(flash mode)} etc. Cela peut être très utile à des fins de suivi ou simplement pour comparer la qualité des photos prises à la qualité de l'appareil photo qui les a prises.

Comment conserver les métadonnées

Les métadonnées d'un fichier peuvent être mises à jour à partir de l'outil que vous avez utilisé pour le créer. Pour les documents, vous pouvez utiliser Microsoft Office pour ajouter des informations que vous souhaitez stocker avec vos documents, comme l'auteur par exemple. Pour les photos, les choses sont encore plus simples. Vous pouvez utiliser un outil comme Photo Gallery et ajouter des métadonnées utiles à votre collection d'images. Nous avons quelques bons tutoriels montrant quelles données peuvent être ajoutées et comment :

• Comment taguer des personnes sur des photos avec la Galerie de photos Windows^{(Windows Photo Gallery)}
• Comment modifier les balises et les légendes^{(Edit Tags & Captions)} de vos images dans la Galerie de photos Windows^{(Windows Photo Gallery)}
• Comment évaluer et signaler des images^{(Rate and Flag Images)} dans la Galerie de photos Windows^{(Windows Photo Gallery)}

Enfin, vous pouvez mettre à jour les métadonnées d'un fichier en modifiant ses propriétés, comme indiqué dans les sections précédentes de ce guide.

Que valent les métadonnées pour vous ?

Les métadonnées peuvent être utiles si vous souhaitez conserver des détails sur des fichiers spécifiques. Cependant, tout le monde ne souhaite pas que ce type de détails soit partagé, alors soyez vigilant sur les informations stockées dans un fichier avant de l'envoyer à quelqu'un d'autre. Où en êtes-vous concernant les métadonnées ? Voulez-vous qu'il soit supprimé de la plupart de vos fichiers ou souhaitez-vous le stocker et l'améliorer ?

Simple questions: What is a file's metadata and how to edit it in Windows?

Very few people are aware that for each filе stored on your computer there is a set of metadata associated with it, that gives information about its source, author and other іmportant details, depending оn its type. In this article I am going to disсuss metadata, what it is and how it can be used. Then, I will cover how to add, remove and maintain metadata for your files. The рrocedures apply to any version of Windows.

What is file metadata?

Metadata is information stored in almost any type of file. It can include your name, your company or organization's name, the name of your computer, the name of the network server or drive where you saved the file, personalized comments and the names and times of previous document authors, revisions, or versions.

These details could be useful or detrimental to you depending on the situation. For example, if you want to track the different authors of a file, it could be good, though if you wish to conceal the different authors of a file it could be bad. If you are working in legal matters or simply wish to maintain privacy, removing as much data as possible can be prudent, as metadata will follow the file if you share a copy of it with someone else.

Metadata can also be very helpful, especially when making searches in Windows and other operating systems. For example, if your collection of pictures has well maintained metadata, then it is very easy to search and find a certain picture you took, at a certain location on a very specific day, with a specific camera.

To simplify the concept, you can think of metadata as a file's description. The description can be anything and it can includes all kinds of data that describe the file: its type, its size, who created it, when, with what, and so on.

How to add and edit metadata, in Windows

Most files have some sort of metadata, but it is often difficult to alter it without using some sort of special third-party software. However, Microsoft Office files, such as those made by Microsoft Word, Excel, and Powerpoint have metadata fields that can be altered pretty easily. First of all, to access and view the metadata of one of these files, right click or press and hold on it. Go to the bottom of the right-click menu and click or tap Properties. You can also select the file and then press ALT+Enter on your keyboard.

This will bring up the properties of the file, but go ahead and go to the Details tab to get into the nitty-gritty of the metadata. Once on the Details tab, you will be able to scroll through a plethora of data about the file: everything from who authored it, when it was created or modified, or even how many words are in it.

Some of these fields are something you can edit, though many of them are set in stone. To be fair though, a lot of the fields that can't be edited, are those hard facts like the word and page count or the day the file was created. Several can be edited, however, such as the title, subject, tags, categories, comments, and authors fields. To do this, simply click or tap to the right of the field you wish to edit and type. If you'd rather these fields were blank, delete whatever is written in them. When you are done, hit OK at the bottom of the Properties window.

How to remove metadata from a file, in Windows

If you just want to remove all of the metadata that you can, there is a simple way to do this. Go to the bottom of the Details tab and click or tap "Remove Properties and Personal Information."

The Remove Properties window is shown. It will give you two options to remove metadata from the file: the first one will create a copy of the file with all possible properties removed, while the second allows you to pick and choose what properties you wish to remove from the file's metadata. Choose which you'd like to do, and check the boxes of the specific data you'd like to remove if you choose the second option. Keep in mind that if you use the second option you will lose the metadata permanently on the original file, so be careful if the data is valuable to you.

To apply your settings, click or tap OK in the Remove Properties window and then in the file's Properties window.

Metadata for pictures

Pictures and other types of image files have particularly interesting data on them, including a variety of photo specific fields including a timestamp of when the photo was actually taken. This particular bit of metadata could be crucial to track and be aware of, just in case you don't want people knowing where and when you took a photograph. This metadata can be removed from most image formats in the fashion previously described for Microsoft Office files.

Other cool information included in the metadata for image files includes the details of the camera used to take it and the settings that were used: the ISO speed, the exposure time, focal length, the flash mode and so on. This can be great for tracking purposes or simply comparing the quality of pictures taken to the quality of the camera that took them.

How to maintain metadata

The metadata of a file can be updated from the tool you used to create it. For documents you can use Microsoft Office to add information that you would like to be stored with your documents, such as the author for example. For pictures, things are even easier. You can use a tool like Photo Gallery and add useful metadata to your pictures collection. We have some good tutorials showing what data can be added and how:

• How to Tag People in Photos with Windows Photo Gallery
• How to Edit Tags & Captions for Your Pictures in Windows Photo Gallery
• How to Rate and Flag Images in Windows Photo Gallery

Last but not least, you can update the metadata of a file by modifying its properties, as shown in the previous sections of this guide.

What is metadata worth to you?

Metadata can be useful if you wish to keep around details about specific files. However, not everyone wants those sorts of details to be shared, so be vigilant about what information is stored on a file before you send it to someone else. Where do you stand regarding metadata? Do you want it removed from most of your files or you want to store it and enhance it?

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