Les applications de liste de tâches deviennent un incontournable car tout le monde s'adapte à un environnement de travail à distance. Les applications de tâches^(Task) sont populaires car il est facile d'oublier des choses lorsque l'on jongle avec plusieurs projets avec plusieurs clients.

Une tâche manquée coûte souvent cher, vous coûte du temps et de l'argent. Ils sont également essentiels pour les tâches personnelles quotidiennes. Par exemple, si vous avez besoin de rappels concernant le renouvellement de votre licence ou la réalisation d'un devoir, les applications de gestion des tâches peuvent vous avertir lorsque la tâche arrive à échéance.

Le problème, cependant, est qu'il existe beaucoup trop d'applications de liste de tâches sur le marché. Dans cet article, nous vous aidons à différencier deux des plus populaires : Todoist vs Microsoft To^{(Microsoft To Do)} Do.

Caractéristiques et fonctionnalités

Chaque application a son propre ensemble de fonctionnalités.

Microsoft To Do se concentre sur la simplicité. Après avoir acquis Wunderlist en 2015, Microsoft l'a remplacé par Microsoft To Do. Le plan était de créer une application plus robuste avec plus de fonctionnalités, mais à la place, Microsoft a créé une application simple avec uniquement des fonctionnalités de base.

D'autre part, Todoist offre une gamme de fonctionnalités plus large, idéale pour une utilisation professionnelle.

Microsoft To Do et Todoist ont des interfaces similaires avec une barre latérale gauche pour basculer entre les sections de l'application et un volet droit avec une liste de tâches.

Listes de tâches

Microsoft To Do propose quatre types de filtres pour les listes où vous pouvez filtrer vos tâches par :

• Ma journée^{(My Day)} : Il s'agit d'une liste intelligente dans laquelle vous pouvez ajouter manuellement les tâches que vous souhaitez effectuer aujourd'hui. Si vous ne terminez pas une tâche de cette liste le jour même, la tâche sera enregistrée dans votre liste de tâches générale la nuit lorsque la liste se réinitialisera automatiquement. Les tâches non terminées apparaissent sous forme de suggestion dans la section Tâches de ma journée^{(My Day)} le jour suivant.
• Important : les tâches importantes (cliquez sur l'étoile à côté du titre d'une tâche) apparaissent ici.
• Planifié : Toute tâche avec une date d'échéance ou un rappel s'affiche dans cette section.
• Attribué à moi : lorsque vous collaborez avec des coéquipiers sur un projet^{(collaborating with teammates on a project)} comportant plusieurs tâches, vous verrez toutes les tâches qui vous sont attribuées dans cette section.
• Tâches : c'est ici que toutes vos tâches apparaissent.

Vous pouvez également ajouter de nouvelles listes de tâches à la barre latérale gauche ou créer un groupe de listes de tâches en cliquant sur l'icône en bas à droite de la barre latérale. C'est une interface utilisateur assez simple quand on la regarde :

Maintenant, comparons cela à la façon dont les choses fonctionnent sur Todoist .

Avec Todoist , vous pouvez faire beaucoup plus.

La barre latérale de Todoist n'est pas divisée en filtres de tâches comme Microsoft To Do. Voici ce que vous verrez sur la barre latérale de Todoist :

• Boîte de réception : toutes les tâches que vous avez créées (pas pour un projet spécifique) et qui vous sont affectées apparaissent ici.
• Aujourd'hui : les tâches dues aujourd'hui et les tâches en retard s'affichent ici.
• À venir : vous voyez ici une liste de tâches par date, et les tâches en retard apparaissent également en haut de cette section.
• Filtres et étiquettes : vous pouvez filtrer les tâches en fonction de paramètres tels que la priorité ou par étiquettes. Contrairement à Microsoft To Do, Todoist a une section entière dédiée au filtrage, ce qui se traduit par une facilité d'utilisation car il condense plusieurs fonctionnalités directement dans la barre latérale.

• Projets : les tâches apparaissent sous leurs projets respectifs. Vous pouvez également accéder aux projets archivés. Cependant, Microsoft^(Microsoft) n'autorise pas l'archivage de projets (ou de listes de tâches comme il les appelle). Toutes les listes de tâches sont définitivement supprimées de To Do lorsque vous les supprimez.

Todoist propose un ensemble de fonctionnalités plus complet pour les listes de tâches, mais si vous avez besoin de quelque chose de plus simple, To Do a plus de sens.

Création de tâche

Les deux applications ont quelques fonctionnalités standard de création de tâches. Par exemple, les deux permettent de créer des sous-tâches et offrent des options pour ajouter un rappel, une date d'échéance et des destinataires.

Cependant, il existe également de nombreuses différences :

• Sous-tâches : vous pouvez ajouter des sous-tâches sur les deux applications. To Do désigne les sous-tâches comme des « étapes ». La différence est que Todoist permet d'ajouter des sous-tâches dans les sous-tâches, contrairement à To Do.
• Sections : Todoist permet de créer des sections au sein d'un même projet, ce qui signifie que vous pouvez regrouper des tâches en fonction de critères spécifiques même au sein d'un même projet. Sur Microsoft To do, vous ne pouvez ajouter que des tâches individuelles au sein d'un projet.

• Rappel : les rappels^(Reminders) sont disponibles sur les deux applications lors de la création d'une tâche. Cependant, seuls les utilisateurs disposant d'un abonnement Pro ou Business peuvent accéder à la fonction Rappels^(Reminders) sur Todoist . Il n'y a aucun moyen de définir des rappels si vous utilisez la version gratuite.

• Dates d'échéance récurrentes : To Do simplifie les choses en vous permettant de définir des tâches « répétées ». Cependant, Todoist va encore plus loin et utilise l'analyse du langage naturel^{(Natural Language)} pour définir des dates d'échéance récurrentes. Par exemple, lorsque vous créez une tâche, essayez de taper " Rappelle^(Remind) -moi de vérifier Nate tous les lundis" dans le champ du nom, et Todoist définira^(Todoist) automatiquement les dates d'échéance récurrentes.

En plus de ces différences, Todoist propose également quelques fonctionnalités supplémentaires que vous ne trouverez pas sur l'application To Do :

• Priorisation : L' application Todoist permet de définir des priorités pour chaque tâche, alors qu'il n'y a pas une telle option sur To Do.
• Commentaires et réactions : Todoist propose diverses fonctionnalités collaboratives comme les commentaires et les réactions. Vous pouvez identifier vos coéquipiers dans la section des commentaires pour échanger des informations ou partager des mises à jour.
• Activité des tâches : vous pouvez afficher un journal d'activité pour toutes les tâches, ce qui vous permet de surveiller et d'auditer efficacement le flux de travail.

Vues des tâches

Les vues de tâches sont l'une des fonctionnalités essentielles, en particulier pour les utilisateurs qui souhaitent gérer un flux de travail complexe.

Alors que les applications de tâches ne fournissent généralement pas autant de vues de tâches que les applications de gestion de projet, les utilisateurs attendent au moins un tableau kanban des applications de tâches.

Malheureusement, Microsoft To Do n'offre aucune autre vue, à l'exception de la liste ordinaire. D'autre part, Todoist propose à la fois une vue de liste et une vue de tableau.

Vous pouvez utiliser la vue du tableau kanban de Todoist de^{(Todoist’s kanban board)} la même manière qu'une application de gestion de projet basée sur un tableau kanban comme Trello^{(project management app like Trello)} où vous créez des colonnes pour chaque étape de votre flux de travail, et les cartes sont déplacées au fur et à mesure qu'elles terminent chaque étape.

Caractéristiques diverses

Nous avons couvert presque tout ce que Microsoft To Do a à offrir. Malheureusement, To Do n'a pas de fonctionnalités supplémentaires notables (à l'exception des intégrations). Cependant, vous obtenez des avantages supplémentaires avec Todoist .

• Points Karma^(Karma) : L'application gamifie la productivité de ses utilisateurs avec Karma . Lorsque vous accédez à la section Productivité^{(Productivity)} sur Todoist , vous verrez l'option de créer des objectifs. Vous pouvez définir des objectifs pour créer un nombre spécifique de tâches quotidiennes ou hebdomadaires.

Vous gagnez des points Karma chaque fois que vous terminez une tâche et atteignez votre objectif. Découvrez comment fonctionnent les points de Karma sur le site Web de Todoist^{(how Karma points work on Todoist’s website)} .

• Intégrations : Les intégrations sont l'une des fonctionnalités les plus puissantes de Todoist . Vous pouvez intégrer Todoist à presque toutes les applications, y compris Gmail , Chrome , Google Calendar , Outlook et Zapier . Vous pouvez également intégrer des applications qui ne figurent pas sur la liste avec des intégrations comme Apiway .

Même Microsoft To Do propose des intégrations pour des applications telles que Google Calendar et la suite Office 365 . Cependant, les options sont considérablement moins nombreuses que sur Todoist. Il convient également de noter que vous pouvez utiliser un outil comme Zapier pour intégrer To Do ou Todoist à de nombreuses autres applications.

• Style d'alerte : vous pouvez personnaliser la façon dont vous souhaitez être averti des alertes de Todoist pour chaque activité. Par exemple, si vous êtes le responsable, vous ne souhaitez peut-être pas recevoir de notifications par e-mail chaque fois qu'un collaborateur rejoint ou quitte un projet, mais vous préférerez peut-être être averti lorsqu'une tâche est terminée.

• Modèles : vous pouvez créer rapidement des projets en important un modèle prêt à l'emploi depuis la bibliothèque^{(template library)} de modèles de Todoist . Des projets personnels à l'intégration des employés, vous trouverez un modèle pour presque tous les projets auxquels vous pouvez penser dans la bibliothèque.
• Sauvegardes automatiques : les sauvegardes automatiques ne sont pas disponibles sur le plan gratuit. Vous pouvez sauvegarder toutes vos données sur le cloud si vous avez un forfait payant.

Aucune des fonctionnalités répertoriées dans cette section n'est disponible sur Microsoft To Do, ce qui rend Todoist plus adapté aux utilisateurs intensifs comme les entreprises.

Compatibilité des appareils

Microsoft To Do et Todoist sont des applications multiplateformes, mais Todoist fonctionne sur plus d'appareils que To Do.

Vous pouvez utiliser To Do sur Windows , Mac , Android , iOS et sur le Web. Todoist est disponible sur toutes les plateformes, y compris Linux , Wear OS et Apple Watch .

En plus de l'application mobile, vous pouvez ajouter le widget Todoist sur votre iPhone, iPad ou appareil Android .

Todoist permet également de créer directement des tâches à partir d'e-mails via son module complémentaire Gmail, son extension ^(Gmail)Gmail et son plug-in Outlook . Vous pouvez également utiliser Todoist à partir de votre navigateur — il possède les extensions Chrome , Edge , Firefox et Safari .

Tarification

Microsoft To Do est entièrement gratuit. Todoist a un plan gratuit mais verrouille certaines de ses fonctionnalités derrière ses plans Pro et Business . Le plan gratuit n'autorise que jusqu'à 5 projets actifs, 5 collaborateurs par projet, des téléchargements de fichiers jusqu'à 5 Mo, 3 filtres et un historique d'activité d'une semaine.

La version gratuite fonctionne bien pour un usage personnel, mais les utilisateurs professionnels voudront presque certainement obtenir l'un des forfaits payants.

Le plan Pro^(Pro) de Todoist coûte 4 $ par mois tandis que le plan Business coûte 6 $ par mois, à condition que vous payiez pour toute l'année.

Lequel vous convient le mieux : Todoist Vs Microsoft To Do

Les deux applications ont leurs cas d'utilisation.

Microsoft To Do est idéal si vous souhaitez simplement utiliser l' approche GTD ( Getting Things Done ) pour des tâches personnelles. Vous n'avez pas besoin de la longue gamme de fonctionnalités de Todoist pour rendre votre liste de courses plus complexe qu'elle ne devrait l'être.

Si vous recherchez quelque chose de plus que la possibilité de créer et d'accomplir des tâches, comme collaborer sur des tâches en identifiant vos coéquipiers ou en vous intégrant à d'autres applications professionnelles, vous pouvez envisager Todoist .

C'est un choix parfait lorsque vous ne voulez pas d'une application de gestion de projet à part entière comme Asana . Juste^(Just) quelque chose d'assez puissant pour gérer les tâches professionnelles et la collaboration.

Todoist vs. Microsoft To Do: Which One is Right for You

To-do list apps are becoming a staple as everyone adapts to a remоte work environment. Task apps are рopular because it’s easy to forget things when juggling multiple projects with multiple cliеnts.

A missed task is often expensive, costing you time and money. They’re essential for everyday personal tasks too. For example, if you need reminders about renewing your license or completing an assignment, task management apps can help notify you when the task becomes due.

The problem, though, is there are way too many to-do list apps on the market. In this article, we help you differentiate between two of the most popular ones: Todoist vs Microsoft To Do.

Features and Functionality

Each app has its own set of capabilities.

Microsoft To Do focuses on simplicity. After acquiring Wunderlist in 2015, Microsoft replaced it with Microsoft To Do. The plan was to build a more robust app with more features, but instead, Microsoft created a simple app with only basic capabilities.

On the other hand, Todoist offers a broader range of features which is ideal for business use.

Microsoft To Do and Todoist have similar interfaces with a left sidebar for switching between the app’s sections and a right pane with a list of tasks.

Task Lists

Microsoft To Do offers four types of filters for lists where you can filter your tasks by:

• My Day: This is a smart list where you can manually add tasks you want to do today. If you don’t finish a task in this list the same day, the task will be saved to your general task list at night when the list automatically resets. The uncompleted tasks appear as a suggestion in the My Day tasks section the following day.
• Important: Important tasks (click on the star next to the title of a task) appear here.
• Planned: Any task with a due date or reminder shows up in this section.
• Assigned to me: When collaborating with teammates on a project with multiple tasks, you’ll see all tasks assigned to you in this section.
• Tasks: This is where all your tasks appear.

You can also add new task lists to the left sidebar or create a group of task lists by clicking on the icon at the bottom-right of the sidebar. It’s a fairly straightforward user interface when you look at it:

Now, let’s compare this to how things work on Todoist.

With Todoist, you can do a lot more.

Todoist’s sidebar is not divided into task filters like Microsoft To Do. Here’s what you’ll see on Todoist’s sidebar:

• Inbox: All tasks created by you (not for a specific project) and assigned to you appear here.
• Today: Tasks that are due today and overdue tasks appear here.
• Upcoming: You see a date-wise list of tasks here, and overdue tasks appear at the top in this section too.
• Filters and Labels: You can filter tasks based on parameters like priority or by labels. Unlike Microsoft To Do, Todoist has an entire section dedicated to filtering, which translates to ease of use because it condenses several features right into the sidebar.

• Projects: Tasks appear under their respective projects. You can also access archived projects. Microsoft doesn’t allow archiving projects (or task lists as it calls them), though. All task lists are deleted permanently from To Do when you delete them.

Todoist offers a more comprehensive feature set for task lists, but if you need something simpler, To Do makes more sense.

Task Creation

Both apps have a few standard task creation features. For example, both allow creating subtasks and offer options to add a reminder, due date, and assignees.

However, there are many differences as well:

• Subtasks: You can add subtasks on both apps. To Do refers to subtasks as “steps.” The difference is that Todoist allows adding subtasks within subtasks, while To Do doesn’t.
• Sections: Todoist allows creating sections within the same project, which means you can group tasks based on specific criteria even within the same project. On Microsoft To do, you can only add individual tasks within a project.

• Reminder: Reminders are available on both apps when creating a task. However, only users with a Pro or Business plan subscription can access the Reminders feature on Todoist. There’s no way to set reminders if you’re on the free version.

• Recurring Due Dates: To Do keeps things simple by allowing you to set “Repeat” tasks. However, Todoist goes one step further and uses Natural Language Parsing to set recurring due dates. For instance, when you create a task, try typing “Remind me about checking in on Nate every Monday” in the name field, and Todoist will automatically set the recurring due dates.

In addition to these differences, Todoist also offers some additional features that you won’t find on the To Do app:

• Prioritization: The Todoist app allows setting priorities for every task, while there’s no such option on To Do.
• Comments and reactions: Todoist offers various collaborative features like comments and reactions. You can tag teammates in the comments section for exchanging information or sharing updates.
• Task activity: You can view an activity log for all tasks, which allows you to monitor and audit the workflow efficiently.

Task Views

Task views are one of the essential features, especially for users who want to manage a complex workflow.

While to-do apps generally don’t provide as many task views as project management apps, users expect at least a kanban board from to-do apps.

Unfortunately, Microsoft To Do offers no other views except the plain-vanilla list. On the other hand, Todoist offers both a list view and a board view.

You can use Todoist’s kanban board view the same way as a kanban board-based project management app like Trello where you create columns for each stage of your workflow, and cards are moved along as they complete each stage.

Miscellaneous Features

We’ve covered almost everything Microsoft To Do has to offer. Unfortunately, To Do has no noteworthy extra features (except for integrations). You do get some extra goodies with Todoist, though.

• Karma points: The app gamifies productivity for its users with Karma. When you go to the Productivity section on Todoist, you’ll see the option to create goals. You can set goals for creating a specific number of daily or weekly tasks.

You earn Karma points whenever you complete a task and achieve your goal. See how Karma points work on Todoist’s website.

• Integrations: Integrations are one of the most powerful features of Todoist. You can integrate Todoist with almost any app, including Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook, and Zapier. You can also integrate with apps that aren’t on the list with integrations like Apiway.

Even Microsoft To Do offers integrations for apps like Google Calendar and the Office 365 Suite. However, the options are considerably fewer than Todoist. It’s also worth noting that you can use a tool like Zapier to integrate To Do or Todoist with many more apps.

• Alert style: You can customize how you want to be notified about Todoist alerts for each activity. For instance, if you’re the manager, you might not want to receive email notifications every time a collaborator joins or leaves a project, but you might prefer to be notified when a task is complete.

• Templates: You can quickly create projects by importing a ready-to-use template from Todoist’s template library. From personal projects to employee onboarding, you’ll find a template for almost any project you can think of in the library.
• Automatic Backups: Automatic backups aren’t available on the free plan. You can backup all your data to the cloud if you’re on a paid plan.

None of the features listed in this section are available on Microsoft To Do, which makes Todoist more suitable for heavy-duty users like businesses.

Device Compatibility

Microsoft To Do and Todoist are cross-platform apps, but Todoist runs on more devices than To Do.

You can use To Do on Windows, Mac, Android, iOS, and the web. Todoist is available on all platforms, including Linux, Wear OS, and Apple Watch.

In addition to the mobile app, you can add the Todoist widget on your iPhone, iPad, or Android device.

Todoist also allows directly creating tasks from emails via its Gmail add-on, Gmail extension, and Outlook plugin. You can also use Todoist from your browser—it has Chrome, Edge, Firefox, and Safari extensions.

Pricing

Microsoft To Do is entirely free. Todoist has a free plan but locks some of its features behind its Pro and Business plans. The free plan only allows up to 5 active projects, 5 collaborators per project, file uploads of up to 5MB, 3 filters, and 1-week activity history.

The free version works fine for personal use, but business users will almost certainly want to get one of the paid plans.

Todoist’s Pro plan costs $4 per month while the Business plan costs $6 per month, provided you pay for the whole year.

Which One is Right for You: Todoist Vs Microsoft To Do

Both apps have their use cases.

Microsoft To Do is ideal if you simply want to use the GTD (Getting Things Done) approach for personal tasks. You don’t need Todoist’s long lineup of features to make your grocery shopping list more complex than it should be.

If you’re looking for something more than the ability to create and complete tasks, such as collaborating on tasks by tagging your teammates or integrating with other business apps, you might consider Todoist.

It’s a perfect choice when you don’t want a full-fledged project management app like Asana. Just something powerful enough to handle business tasks and collaboration.

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