Dans un article rédigé en 2018, Robert Half , une entreprise spécialisée dans les ressources humaines et l'industrie financière, écrivait que 63% of financial firms continue to use Excel à titre principal. Certes, ce n'est pas 100% et est en fait considéré to be a decline in usage! Mais étant donné que le logiciel est un tableur^{(spreadsheet software)} et qu'il n'est pas conçu uniquement comme un logiciel de l'industrie^{(industry software)} financière , 63 % représente toujours une part importante de l'industrie et aide à illustrer l'importance d' Excel .

Apprendre à utiliser Excel ne^{(Excel doesn)} doit pas être difficile. Le faire une étape à la fois vous aidera à passer d'un novice à un expert (ou du moins plus près de ce point) - à votre rythme.

En guise d'aperçu de ce que nous allons couvrir dans cet article, pensez aux feuilles de calcul, aux fonctions et formules utilisables de base et à la navigation dans une feuille de calcul ou un classeur^{(worksheet or workbook)} . Certes, nous ne couvrirons pas toutes les fonctions Excel^{(Excel function)} possibles, mais nous en couvrirons suffisamment pour vous donner une idée de la façon d'aborder les autres. 

Définitions basiques^{(Basic Definitions)}

Il est vraiment utile de couvrir quelques définitions. Plus que probablement, vous avez entendu ces termes (ou savez déjà ce qu'ils sont). Mais nous les couvrirons pour être sûrs et être prêts pour le reste du processus d'apprentissage de l'utilisation d' Excel .

Cahiers d'exercices vs feuilles de travail^{(Workbooks vs. Worksheets)}

Les documents Excel^{(Excel document)} sont appelés classeurs^(Workbooks) et lorsque vous créez un document Excel^{(Excel document)} pour la première fois (le classeur), de nombreuses versions d' Excel (pas toutes) incluront automatiquement trois onglets, chacun avec sa propre feuille de calcul vierge. Si votre version d' Excel ne^{(Excel doesn)} le fait pas, ne vous inquiétez pas, nous apprendrons comment les créer.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

Les feuilles de travail sont les parties réelles où vous entrez les données. S'il est plus facile d'y penser visuellement, considérez les feuilles de calcul comme ces onglets. Vous pouvez ajouter ou supprimer des onglets en cliquant avec le bouton droit de la souris et en choisissant l'option de suppression. Ces feuilles de calcul sont les feuilles de calcul réelles avec lesquelles nous travaillons et elles sont hébergées dans le fichier de classeur^{(workbook file)} .

Le ruban^{(The Ribbon)}

Le ruban^(Ribbon) se propage dans l' application Excel^{(Excel application)} comme une rangée de raccourcis, mais des raccourcis représentés visuellement (avec des descriptions textuelles). Ceci est utile lorsque vous souhaitez faire quelque chose rapidement et surtout lorsque vous avez besoin d'aide pour déterminer ce que vous voulez faire.  

Il existe un groupement différent de boutons de ruban en fonction de la section/du groupe que vous choisissez parmi les options du menu supérieur (c.- à-d . Accueil^(Home) , Insertion^(Insert) , Données^(Data) , Révision^(Review) , etc.) et les options visuelles présentées seront liées à ces groupements. 

Raccourcis Excel^{(Excel Shortcuts)}

Les raccourcis sont utiles pour naviguer rapidement dans le logiciel Excel^{(Excel software)} , il est donc utile (mais pas absolument essentiel) de les apprendre. Certains d'entre eux sont appris en consultant les raccourcis répertoriés dans les menus des anciennes versions de l' application Excel^{(Excel application)} , puis en les essayant par vous-même.  

Une autre façon d'apprendre les raccourcis Excel consiste à en afficher une liste sur le site Web des développeurs Excel^{(website of the Excel developers)} . Même si votre version d' Excel^{(Excel doesn)} n'affiche pas les raccourcis, la plupart d'entre eux fonctionnent toujours.

Formules vs fonctions^{(Formulas vs. Functions)}

Les fonctions sont des fonctionnalités intégrées d' Excel et sont utilisées dans les formules. Par exemple, si vous souhaitez insérer une formule qui calcule la somme des nombres dans différentes cellules d'une feuille de calcul, vous pouvez utiliser la fonction SOMME^(SUM) () pour le faire.  

Plus d'informations sur cette fonction (et d'autres fonctions) un peu plus loin dans cet article.

Barre de formule^{(Formula Bar)}

La barre de formule^{(formula bar)} est une zone qui apparaît sous le ruban^(Ribbon) . Il est utilisé pour les formules et les données. Vous entrez les données dans la cellule et elles apparaîtront également dans la barre de formule^{(formula bar)} si vous avez votre souris sur cette cellule.  

Lorsque nous faisons référence à la barre de formule^{(formula bar)} , nous indiquons simplement que nous devons taper la formule à cet endroit tout en ayant la cellule appropriée sélectionnée (ce qui, encore une fois, se produira automatiquement si vous sélectionnez la cellule et commencez à taper).

Création et mise en forme d'un exemple de feuille de calcul^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire avec votre feuille de calcul Excel^{(Excel Worksheet)} . Nous vous donnerons quelques exemples d'étapes au fur et à mesure de cet article afin que vous puissiez les essayer par vous-même.

Le premier cahier d'exercices^{(The First Workbook)}

Il est utile de commencer avec un classeur^(Workbook) vierge . Alors, allez-y et sélectionnez Nouveau^(New) . Cela peut varier en fonction de votre version d' Excel , mais se trouve généralement dans la zone Fichier^(File) .

Remarque : L'image ci-dessus indique Ouvrir^(Open) en haut pour illustrer que vous pouvez accéder au Nouveau^(New) (côté gauche, pointé par la flèche verte) de n'importe où. Ceci est une capture d'écran du nouveau Excel .

Lorsque vous cliquez sur Nouveau^(New) , vous obtiendrez très probablement des exemples de modèles. Les modèles eux-mêmes peuvent varier d'une version d' Excel à l'autre, mais vous devriez obtenir une sorte de sélection.  

Une façon d'apprendre à utiliser Excel est de jouer avec ces modèles et de voir ce qui les fait "cocher". Pour notre article, nous partons d'un document vierge et jouons avec des données et des formules, etc.  

Alors allez-y et sélectionnez l' option de document^{(document option)} vierge . L'interface variera d'une version à l'autre, mais devrait être suffisamment similaire pour se faire une idée. Un peu plus tard, nous téléchargerons également un autre exemple de feuille Excel^{(Excel sheet)} .

Insertion des données^{(Inserting the Data)}

Il existe de nombreuses façons d'obtenir des données dans votre feuille de calcul (ou feuille de calcul). Une façon consiste simplement à taper ce que vous voulez où vous le voulez. Choisissez la cellule particulière et commencez simplement à taper.

Une autre méthode consiste à copier des données, puis à les coller dans votre feuille de calcul^{(Spreadsheet)} . Certes, si vous copiez des données qui ne sont pas sous forme de tableau, cela peut devenir un peu intéressant quant à leur emplacement dans votre document. Mais heureusement on peut toujours éditer le document et recopier^{(document and recopy)} et coller ailleurs, au besoin.

Vous pouvez essayer la copy/paste method maintenant en sélectionnant une partie de cet article, en la copiant, puis en la collant dans votre feuille de calcul vierge.

Après avoir sélectionné la partie de l'article et l'avoir copiée, accédez à votre feuille de calcul et cliquez^{(spreadsheet and click)} sur la cellule souhaitée où vous souhaitez commencer le collage et faites-le. La méthode illustrée ci-dessus consiste à utiliser le menu contextuel, puis à sélectionner "Coller" sous la forme de l'icône.

Il est possible que vous obteniez une erreur lors de l'utilisation de la méthode de collage^{(paste method)} intégrée d' Excel , même avec les autres méthodes intégrées d' Excel également. Heureusement, l' avertissement d'erreur^{(error warning)} (ci-dessus) vous aide à vous orienter dans la bonne direction pour obtenir les données que vous avez copiées dans la feuille.

Lors du collage des données, Excel fait un très bon travail d'interprétation. Dans notre exemple, j'ai copié les deux premiers paragraphes de cette section et Excel^{(section and Excel)} l'a présenté sur deux lignes. Puisqu'il y avait un espace réel entre les paragraphes, Excel l'a également reproduit (avec une ligne vide). Si vous copiez un tableau, Excel le reproduit encore mieux dans la feuille.

Vous pouvez également utiliser le bouton du ruban^(Ribbon) pour coller. Pour les personnes visuelles, c'est vraiment utile. Il est illustré dans l' image ci-dessous^{(image below)} .

Certaines versions d' Excel (en particulier les anciennes versions) vous permettent d'importer des données (ce qui fonctionne mieux avec des fichiers similaires ou des fichiers CSV - valeurs séparées par des virgules). Certaines versions plus récentes d' Excel n'ont pas cette option, mais vous pouvez toujours ouvrir l'autre fichier (celui que vous souhaitez importer), utiliser un tout sélectionner^{(select all)} , puis le copier et le coller^{(copy and paste)} dans votre feuille de calcul Excel^{(Excel spreadsheet)} .  

Lorsque l'importation est disponible, elle se trouve généralement dans le menu Fichier . ^(File)Dans la ou les nouvelles versions d' Excel , vous pouvez être redirigé vers une interface utilisateur plus graphique^{(user interface)} lorsque vous cliquez sur Fichier^(File) .  Cliquez simplement^(Simply) sur la flèche en haut à gauche pour revenir à votre feuille de calcul.

Hyperlien^{(Hyperlinking)}

La création de liens hypertexte^{(Hyperlinking)} est assez facile, en particulier lors de l'utilisation du ruban^(Ribbon) . Vous trouverez le bouton de lien hypertexte^{(hyperlink button)} sous le menu Insertion^(Insert) dans les nouvelles versions d' Excel . Il est également accessible via un raccourci comme command-K .

Mise en forme des données (exemple : nombres et dates)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

Il est parfois utile de formater les données. Cela est particulièrement vrai avec les chiffres. Pourquoi? Parfois, les nombres tombent automatiquement dans un format général (sorte de défaut) qui ressemble plus à un format texte. Mais souvent, nous voulons que nos nombres se comportent comme des nombres.  

L'autre exemple serait les dates, que nous voudrons peut-être formater pour nous assurer que toutes nos dates semblent cohérentes, comme 20200101 ou 01/01/20 ou tout autre format que nous choisissons pour notre format de date^{(date format)} .

Vous pouvez accéder à l'option de formater vos données de différentes manières, illustrées dans les images ci-dessous.

Une fois que vous avez accédé, par exemple, au format numérique^(Number) , vous aurez plusieurs options. Ces options apparaissent lorsque vous utilisez la méthode du clic droit. Lorsque vous utilisez le ruban^(Ribbon) , vos options se trouvent directement dans le ruban^(Ribbon) . Tout dépend de ce qui est le plus facile pour vous.  

Si vous utilisez Excel depuis un certain temps, la méthode du clic droit, avec la boîte de dialogue de format de nombre^{(number format dialog box)} résultante (illustrée ci-dessous) peut être plus facile à comprendre. Si vous êtes plus récent ou plus visuel, la méthode du ruban^{(Ribbon method)} peut avoir plus de sens (et beaucoup plus rapide à utiliser). Les deux vous offrent des options de formatage des nombres .^{(number formatting)}

Si vous tapez quelque chose qui ressemble à une date, les nouvelles versions d' Excel sont assez agréables pour refléter cela dans le ruban^(Ribbon) , comme indiqué dans l'image ci-dessous.

Dans le ruban^(Ribbon) , vous pouvez sélectionner des formats pour votre date. Par exemple, vous pouvez choisir une date courte ou une date longue. Allez-y, essayez-le et visualisez vos résultats.

Formatage de la présentation (exemple : alignement du texte)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

Il est également utile de comprendre comment aligner vos données, si vous voulez que tout soit aligné à gauche ou à droite (ou justifié, etc.). Cela aussi est accessible via le ruban^(Ribbon) .

Comme vous pouvez le voir sur les images ci-dessus, l'alignement du texte (c'est-à-dire à droite, à gauche, etc.) se trouve sur la deuxième ligne de l' option Ruban^{(Ribbon option)} . Vous pouvez également choisir d'autres options d'alignement (c'est-à-dire haut, bas) dans le ruban^(Ribbon) .  

De plus, si vous remarquez que l'alignement d'éléments tels que des nombres peut ne pas sembler correct lorsqu'il est aligné à gauche (où le texte est plus beau), mais qu'il est meilleur lorsqu'il est aligné à droite. L'alignement est très similaire à ce que vous verriez dans une application de traitement de texte^{(word processing application)} .

Colonnes et lignes^{(Columns & Rows)}

Il est utile de savoir comment travailler avec, ainsi que d' ajuster la largeur et les dimensions^{(adjust the width and dimensions)} des colonnes et des lignes^{(columns and rows)} . Heureusement, une fois qu'on a pris le coup de main, c'est assez facile à faire.  

L'ajout ou la suppression de lignes ou de colonnes comporte deux parties. La première partie est le processus de sélection^{(selection process)} et l'autre est le clic droit et le choix de l'option d'insertion ou de suppression.  

Vous souvenez-vous des données que nous avons copiées de cet article et collées dans notre feuille Excel^{(Excel sheet)} vierge dans l'exemple ci-dessus ? Nous n'en avons probablement plus besoin, c'est donc un exemple parfait pour le processus de suppression de lignes.

Vous souvenez^(Remember) -vous de notre première étape ? Nous devons sélectionner les lignes. Allez-y et cliquez sur le numéro de ligne^{(row number)} (à gauche de la cellule en haut à gauche^{(left cell)} ) et faites glisser vers le bas avec votre souris jusqu'à la ligne du bas que vous souhaitez supprimer. Dans ce cas, nous sélectionnons trois lignes.  

Ensuite, la deuxième partie de notre procédure consiste à cliquer sur Supprimer les lignes^{(Delete Rows)} et à regarder Excel supprimer ces lignes.

Le processus d'insertion d'une ligne est similaire mais vous n'avez pas besoin de sélectionner plus d'une ligne.  Excel déterminera où vous cliquez est l'endroit où vous voulez insérer la ligne.  

Pour démarrer le processus, cliquez sur le numéro de ligne^{(row number)} que vous souhaitez placer sous la nouvelle ligne. Cela indique à Excel de sélectionner la ligne entière pour vous. À partir de l'endroit où vous vous trouvez, Excel insérera la ligne au-dessus. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez ^{(right-clicking and choosing)} Insérer des lignes.^{(Insert Rows.)}

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, nous avons tapé 10 dans la ligne 10. Ensuite, après avoir sélectionné 10 (ligne 10), cliqué avec le bouton droit de la souris et choisi Insérer des lignes^{(Insert Rows)} , le nombre 10^{(number 10)} est descendu d'une ligne. Il en résultait que le 10 se trouvait maintenant dans la rangée 11.  

Cela montre comment la ligne insérée a été placée au-dessus de la ligne sélectionnée. Allez-y et essayez-le par vous-même, afin que vous puissiez voir comment fonctionne le processus d'insertion^{(insertion process)} .

Si vous avez besoin de plusieurs lignes, vous pouvez le faire en sélectionnant plusieurs lignes, ce qui indique à Excel combien vous en voulez et cette quantité sera insérée au-dessus du numéro de ligne^{(row number)} sélectionné.  

Les images suivantes montrent cela dans un format visuel, y compris comment le 10 est descendu sur trois rangées, le nombre de rangées insérées. 

L'insertion et la suppression de colonnes sont fondamentalement les mêmes, sauf que vous sélectionnez en haut (colonnes) au lieu de gauche (lignes).

Filtres et doublons^{(Filters & Duplicates)}

Lorsque nous avons beaucoup de données avec lesquelles travailler, cela aide si nous avons quelques astuces dans nos manches afin de travailler plus facilement avec ces données.  

Par exemple, supposons que vous disposiez d'un ensemble de données financières, mais que vous n'ayez qu'à examiner des données spécifiques. Une façon de le faire est d'utiliser un "filtre" Excel.

Tout d'abord, trouvons une feuille de calcul Excel^{(Excel Worksheet)} qui présente beaucoup de données afin que nous ayons quelque chose à tester (sans avoir à saisir toutes les données nous-mêmes). Vous pouvez télécharger un tel exemple auprès de Microsoft^{(download just such a sample from Microsoft)} . Gardez à l'esprit qu'il s'agit du lien direct vers le téléchargement, de sorte que le fichier d' exemple Excel^{(Excel example)} devrait commencer à se télécharger immédiatement lorsque vous cliquez sur ce lien.

Maintenant que nous avons le document, regardons le volume de données. Un peu, n'est-ce pas ? Remarque : l'image ci-dessus sera un peu différente de ce que vous avez dans votre fichier d'exemple^{(sample file)} et c'est normal. 

Supposons que vous ne vouliez voir que les données de l' Allemagne^(Germany) . Utilisez l'option "Filtre" dans le ruban^(Ribbon) (sous "Accueil"). Il est combiné avec l'option "Trier" vers la droite (dans les nouvelles versions  d' Excel ).

Maintenant, dites à Excel quelles options vous voulez. Dans ce cas, nous recherchons des données sur l' Allemagne^(Germany) comme pays sélectionné.

Vous remarquerez que lorsque vous sélectionnez l' option de filtrage^{(filter option)} , de petites flèches déroulantes apparaissent dans les colonnes. Lorsqu'une flèche est sélectionnée, plusieurs options s'offrent à vous, dont l'option "Filtres de texte" que nous allons utiliser. Vous avez la possibilité de trier par ordre croissant ou décroissant.  

Il est logique qu'Excel^(Excel) les combine dans le ruban^(Ribbon) puisque toutes ces options apparaissent dans la liste déroulante. Nous sélectionnerons "Égal à…" sous les "Filtres de texte".

Après avoir sélectionné ce que nous voulons faire (dans ce cas Filter ), fournissons les informations/critères. Nous aimerions voir toutes les données de l' Allemagne^(Germany) , c'est donc ce que nous tapons dans la case. Ensuite, cliquez sur "OK".

Vous remarquerez que maintenant nous ne voyons que les données de l' Allemagne^(Germany) . Les données ont été filtrées. Les autres données sont toujours là. Il est juste caché de la vue. Il viendra un moment où vous voudrez interrompre le filtre et voir toutes les données.  Revenez simplement^{(Simply return)} au menu déroulant et choisissez d'effacer le filtre, comme indiqué dans l'image ci-dessous.

Parfois, vous aurez des ensembles de données qui incluent des données en double. C'est beaucoup plus facile si vous n'avez que des données singulières. Par exemple, pourquoi voudriez-vous le même enregistrement de données financières deux fois^{(data record twice)} (ou plus) dans votre feuille de calcul Excel^{(Excel Worksheet)} ?  

Vous trouverez ci^(Below) -dessous un exemple d' ensemble de données^{(data set)} dont certaines données sont répétées (surlignées en jaune).

Pour supprimer les doublons (ou plus, comme dans ce cas), commencez par cliquer sur l'une des lignes qui représente les données en double (qui contiennent les données qui se répètent). Ceci est illustré dans l'image ci-dessous.

Maintenant, visitez l'onglet ou la section "Données" et à partir de là, vous pouvez voir un bouton sur le ruban^(Ribbon) qui dit "Supprimer les doublons". Cliquez dessus.

La première partie de ce processus vous présente une boîte de dialogue^{(dialog box)} similaire à ce que vous voyez dans l'image ci-dessous.  Ne ^(Don)laissez^{(t let)} pas cela vous confondre. Il vous demande simplement quelle colonne regarder lors de l'identification des données en double.  

Par exemple, si vous aviez plusieurs lignes avec le même prénom et le même nom mais essentiellement du charabia dans les autres colonnes (comme un copier/coller d'un site Web par exemple) et que vous n'aviez besoin que de lignes uniques pour le prénom et le nom, vous sélectionneriez ces colonnes afin que le charabia qui peut ne pas être en double ne soit pas pris en compte lors de la suppression des données en excès.  

Dans ce cas, nous avons laissé la sélection sur "toutes les colonnes" car nous avions dupliqué manuellement les lignes, nous savions donc que toutes les colonnes étaient exactement les mêmes dans notre exemple. (Vous pouvez faire la même chose avec le fichier d'exemple Excel et le tester^{(Excel example file and test)} .)

Après avoir cliqué sur "OK" dans la boîte de dialogue^{(dialog box)} ci-dessus , vous verrez le résultat et dans ce cas, trois lignes ont été identifiées comme correspondantes et deux d'entre elles ont été supprimées.

Maintenant, les données résultantes (illustrées ci-dessous) correspondent aux données avec lesquelles nous avons commencé avant de passer par l' ajout et la suppression^{(addition and removal)} des doublons.

Vous venez d'apprendre quelques trucs. Celles-ci sont particulièrement utiles lorsqu'il s'agit d'ensembles de données plus volumineux. Allez-y et essayez d'autres boutons que vous voyez sur le ruban^(Ribbon) et voyez ce qu'ils font. Vous pouvez également dupliquer votre fichier d' exemple Excel^{(Excel example)} si vous souhaitez conserver le formulaire d'origine. Renommez le fichier que vous avez téléchargé et retéléchargez une autre copie. Ou dupliquez le fichier sur votre ordinateur.  

Ce que j'ai fait, c'est dupliquer l'onglet avec toutes les données financières (après l'avoir copié dans mon autre fichier d'exemple^{(example file)} , celui avec lequel nous avons commencé était vide) et avec l' onglet dupliqué^{(duplicate tab)} , j'avais deux versions avec lesquelles jouer à volonté. Vous pouvez essayer cela en utilisant le clic droit sur l' onglet et en choisissant " ^{(tab and choosing “)}Dupliquer^(Duplicate) ".

Mise en forme conditionnelle^{(Conditional Formatting)}

Cette partie de l'article est incluse dans la section sur la création du classeur^(Workbook) en raison de ses avantages d'affichage. Si cela vous semble un peu compliqué ou si vous recherchez des fonctions et des formules, ignorez cette section et revenez-y à votre guise.

La mise en forme^(Formatting) conditionnelle est pratique si vous souhaitez mettre en évidence certaines données. Dans cet exemple, nous allons utiliser notre fichier d'exemple Excel^{(Excel Example file)} (avec toutes les données financières) et rechercher les « ventes brutes^(Gross) » supérieures à 25 000 $. 

Pour ce faire, nous devons d'abord mettre en évidence le groupe de cellules que nous voulons évaluer. Maintenant, gardez à l'esprit que vous ne voulez pas mettre en surbrillance toute la colonne ou la ligne^{(column or row)} . Vous ne voulez mettre en évidence que les cellules que vous souhaitez évaluer. Sinon, les autres cellules (comme les en-têtes) seront également évaluées et vous seriez surpris de ce que fait Excel avec ces en-têtes (par exemple).

Donc, nous avons nos cellules souhaitées en surbrillance et maintenant nous cliquons sur la section / groupe "Accueil" puis sur "Mise en forme conditionnelle".

Lorsque nous cliquons sur "Mise en forme conditionnelle" dans le ruban^(Ribbon) , nous avons quelques options. Dans ce cas, nous voulons mettre en évidence les cellules supérieures à 25 000 $, c'est ainsi que nous effectuons notre sélection, comme indiqué dans l'image ci-dessous.

Nous allons maintenant voir une boîte de dialogue^{(dialog box)} et nous pouvons taper la valeur dans la boîte. Nous tapons 25000. Vous n'avez pas à vous soucier des virgules ou de quoi^{(commas or anything)} que ce soit et en fait, cela fonctionne mieux si vous tapez simplement le nombre brut.

Après avoir cliqué sur "OK", nous verrons que les champs sont automatiquement colorés en fonction de notre choix (à droite) dans notre boîte de dialogue^{(dialog box)} "Supérieur à" ci -dessus . Dans ce cas, "Remplissage rouge clair avec texte rouge foncé^{(Dark Red Text)} ). Nous aurions également pu choisir une option d'affichage^{(display option)} différente .

Cette mise en forme conditionnelle est un excellent moyen de voir, d'un coup d'œil, les données essentielles pour un projet ou un autre. Dans ce cas, nous pourrions voir les « segments » (comme ils sont appelés dans le fichier d'exemple Excel^{(Excel Example file)} ) qui ont pu dépasser 25 000 $ en ventes brutes .^(Gross)

Travailler avec des formules et des fonctions^{(Working With Formulas and Functions)}

Apprendre à utiliser les fonctions d' Excel est très utile. Ils sont les tripes de base des formules. Si vous voulez voir une liste des fonctions pour avoir une idée de ce qui est disponible, cliquez sur le menu/groupe "Insérer" puis à l'extrême gauche, choisissez "Fonction/Fonctions".

Même si le but de ce bouton dans le ruban Excel^{(Excel Ribbon)} est d'insérer une fonction réelle (qui peut également être accomplie en tapant dans la barre de formule^{(formula bar)} , en commençant par un signe égal puis en commençant à taper la fonction souhaitée), nous pouvons également utiliser ce pour voir ce qui est disponible. Vous pouvez faire défiler les fonctions pour avoir une sorte d'idée de ce que vous pouvez utiliser dans vos formules.  

Certes, il est également très utile de simplement les essayer et de voir ce qu'ils font. Vous pouvez sélectionner le groupe que vous souhaitez parcourir en choisissant une catégorie, comme "Couramment utilisé" pour une liste plus courte de fonctions mais une liste qui est souvent utilisée (et pour laquelle certaines fonctions sont couvertes dans cet article).

Nous utiliserons certaines de ces fonctions dans les exemples de formules dont nous discutons dans cet article.

L'égal ^{(The Equals )}=signe^{( Sign)}

Le signe égal (=) est très important dans Excel . Il joue un rôle essentiel. Cela est particulièrement vrai dans le cas des formules.  Fondamentalement^(Basically) , vous n'avez pas de formule sans la faire précéder d'un signe égal. Et sans la formule, ce sont simplement les données (ou le texte) que vous avez entrées dans cette cellule.  

N'oubliez donc pas qu'avant de demander à Excel de calculer ou d'automatiser quoi que ce soit pour vous, vous devez taper un signe égal ( = ) dans la cellule.

Si vous incluez un signe $, cela indique à Excel de ne pas déplacer la formule. Normalement, l' ajustement automatique^{(auto adjustment)} des formules (en utilisant ce qu'on appelle les références de cellule^{(cell reference)} relatives ), aux modifications apportées à la feuille de calcul, est une chose utile, mais parfois vous ne le souhaitez peut-être pas et avec ce signe $, vous pouvez le dire à Excel . Vous insérez simplement le $ devant la lettre et le numéro^{(letter and number)} de référence de la cellule^{(cell reference)} .  

Ainsi, une référence de cellule^{(cell reference)} relative de D25 devient $D$25. Si cette partie est déroutante, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez y revenir (ou jouer avec un classeur vierge Excel^{(Excel blank)} ).

The Awesome Ampersand >> &

L'esperluette ( & ) est un petit "outil" de formule amusant, vous permettant de combiner des cellules. Par exemple, supposons que vous ayez une colonne pour les prénoms et une autre colonne pour les noms de famille et que vous souhaitiez créer une colonne pour le nom complet. Vous pouvez utiliser le & pour faire exactement cela.

Essayons-le dans une feuille de calcul Excel^{(Excel Worksheet)} . Pour cet exemple, utilisons une feuille vierge afin de ne pas interrompre un autre projet. Allez-y et tapez votre prénom en A1 et tapez votre nom de famille en B1. Maintenant, pour les combiner, cliquez avec votre souris sur la cellule C1 et tapez^{(C1 cell and type)} cette formule :  =A1 & “ “ & B1 .  Veuillez^(Please) n'utiliser que la partie en italique et pas le reste (comme ne pas utiliser le point).  

Que voyez-vous en C1 ? Vous devriez voir votre nom complet avec un espace entre votre prénom et votre nom, comme il serait normal de taper votre nom complet. La partie & " " &^{(“ “ & portion)} de la formule est ce qui a produit cet espace. Si vous n'aviez pas inclus " ", vous auriez eu votre prénom et votre nom sans espace entre eux (allez-y et essayez si vous voulez voir le résultat).

Une autre formule similaire utilise CONCAT mais nous en apprendrons un peu plus tard. Pour l'instant, gardez à l'esprit ce que l'esperluette ( & ) peut faire pour vous car cette petite astuce est utile dans de nombreuses situations.

Fonction SOMME()^{(SUM() Function)}

La fonction SOMME^(SUM) () est très pratique et fait exactement ce qu'elle décrit. Il additionne les nombres que vous dites à Excel d'inclure et vous donne la somme de leurs valeurs. Vous pouvez le faire de différentes manières.

Nous avons commencé par taper quelques chiffres afin d'avoir des données avec lesquelles travailler dans l'utilisation de la fonction. Nous avons simplement utilisé 1, 2, 3, 4, 5 et commencé en A1 et tapé dans chaque cellule en descendant vers A5.

Maintenant, pour utiliser la fonction SOMME^(SUM) (), commencez par cliquer dans la cellule souhaitée, dans ce cas nous avons utilisé A6, et en tapant =SUM ( dans la barre de formule^{(formula bar)} . Dans cet exemple, arrêtez-vous lorsque vous arrivez au premier "(." Maintenant, cliquez sur A1 (la cellule la plus en haut^{(top-most cell)} ) et faites glisser votre souris sur A5 (ou la cellule la plus en bas^{(bottom-most cell)} que vous souhaitez inclure), puis revenez à la barre de formule^{(formula bar)} et tapez la fermeture "^{(closing “)} ). " N'incluez pas les points ou des guillemets et juste les parenthèses. 

L'autre façon d'utiliser cette fonction est de saisir manuellement les informations dans la barre de formule^{(formula bar)} . Ceci est particulièrement utile si vous avez pas mal de chiffres et que le défilement pour les saisir est un peu difficile. Démarrez cette méthode de la même manière que pour l'exemple ci-dessus, avec "= SOMME (."

Tapez ensuite la référence de cellule^{(cell reference)} de la cellule la plus haute^{(top-most cell)} . Dans ce cas, ce serait A1. Incluez deux-points ( : ) puis tapez la référence de cellule^{(cell reference)} de la cellule la plus basse^{(bottom-most cell)} . Dans ce cas, ce serait A5.

Fonction MOYENNE()^{(AVERAGE() Function)}

Et si vous vouliez déterminer quelle était la moyenne d'un groupe de nombres ? Vous pouvez facilement le faire avec la fonction AVERAGE (). Vous remarquerez, dans les étapes ci-dessous, que c'est fondamentalement la même chose que la fonction SOMME^(SUM) () ci-dessus mais avec une fonction différente.  

Dans cet esprit, nous commençons par sélectionner la cellule que nous voulons utiliser pour le résultat (dans ce cas A6), puis commençons à taper avec un signe égal ( = ) et le mot MOYENNE^(AVERAGE) . Vous remarquerez que lorsque vous commencez à le taper, des suggestions vous sont proposées et vous pouvez cliquer sur MOYENNE^(AVERAGE) au lieu de taper le mot complet, si vous le souhaitez.

Assurez-vous d'avoir une parenthèse ouvrante^{(opening parenthesis)} dans votre formule avant d'ajouter notre plage de cellules^{(cell range)} .  Sinon^(Otherwise) , vous recevrez une erreur.

Maintenant que nous avons "=MOYENNE(" tapé dans notre cellule A6^{(A6 cell)} (ou la cellule que vous utilisez pour le résultat), nous pouvons sélectionner la plage de cellules^{(cell range)} que nous voulons utiliser. Dans ce cas, nous utilisons A1 à A5.  

Gardez à l'esprit que vous pouvez également le saisir manuellement plutôt que d'utiliser la souris pour sélectionner la plage. Si vous avez un grand ensemble de données, taper^{(data set typing)} dans la plage est probablement plus facile que le défilement qui serait nécessaire pour le sélectionner. Mais, bien sûr, c'est à vous de décider.

Pour terminer le processus, tapez simplement la parenthèse fermante "^{(closing parenthesis “)} ) " et vous recevrez la moyenne des cinq nombres. Comme vous pouvez le voir, ce processus est très similaire au processus SUM () et à d'autres fonctions. Une fois que vous maîtrisez une fonction, les autres seront plus faciles.

Fonction NB.SI()^{(COUNTIF() Function)}

Supposons que nous voulions compter le nombre de fois qu'un certain nombre apparaît dans un ensemble de données^{(data set)} .  Tout^(First) d'abord, préparons notre fichier pour cette fonction afin d'avoir quelque chose à compter. Supprimez toute formule que vous pourriez avoir dans A6. Maintenant, copiez A1 à A5 et collez^{(A5 and paste)} en commençant par A6 ou tapez simplement les mêmes nombres dans les cellules en commençant par A6 et la valeur de 1, puis A7 avec 2, etc.

Maintenant, dans A11^{(A11 let)} , commençons notre fonction/formule. Dans ce cas, nous allons taper " =COUNTIF (." Ensuite, nous sélectionnerons les cellules A1 à A10 .

Assurez-vous de taper ou de sélectionner "COUNTIF" et non l'une des autres fonctions de type COUNT ou nous n'obtiendrons pas le même résultat.

Avant de faire comme nous avons avec nos autres fonctions, et de taper la parenthèse fermante "^{(closing parenthesis “)} ) ", nous devons répondre à la question des critères et taper cela, après une virgule "^{(comma “)} ," et avant la parenthèse "^{(parenthesis “)} ).

Qu'est-ce qui est défini par les « critères » ? C'est là que nous disons à Excel ce que nous voulons qu'il compte (dans ce cas). Nous avons tapé une virgule puis un « 5 » puis la parenthèse fermante^{(closing parenthesis)} pour obtenir le décompte du nombre de cinq (5) qui apparaissent dans la liste des nombres. Ce résultat serait deux (2) car il y a deux occurrences.

Fonction CONCAT ou CONCANTENATE()^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

Semblable à notre exemple utilisant uniquement l'esperluette ( & ) dans notre formule, vous pouvez combiner des cellules à l'aide de la fonction CONCAT (). Allez-y et essayez-le, en utilisant notre même exemple.  

Tapez votre prénom en A1 et votre nom de famille en B1. Puis, en C1 tapez ^{(C1 type)} CONCAT (A1, " " , B1).

Vous verrez que vous obtenez le même résultat que nous avons fait avec l'esperluette (&). Beaucoup de gens utilisent l'esperluette parce que c'est plus facile et moins encombrant, mais maintenant vous voyez que vous avez aussi une autre option.

Remarque : Cette fonction peut être CONCANTENE^{(CONCANTENATE)} dans votre version d' Excel .  Microsoft a raccourci le nom^{(function name)} de la fonction en CONCAT et cela a tendance à être plus facile à taper (et à mémoriser) dans les versions ultérieures du logiciel. Heureusement, si vous commencez à taper CONCA dans votre barre de formule^{(formula bar)} (après le signe égal), vous verrez quelle version votre version d' Excel utilise et pourrez la sélectionner en cliquant dessus avec la souris.

N'oubliez^(Remember) pas que lorsque vous commencez à le taper, pour permettre à votre version d' Excel de révéler la fonction correcte^{(correct function)} , de ne taper que "CONCA" (ou plus court) et non "CONCAN" (comme début pour CONCANTENATE ) ou vous ne verrez peut-être pas Excel ' s suggestion puisque c'est là que les deux fonctions commencent à différer.

Ne soyez pas surpris si vous préférez utiliser la méthode de fusion^{(merge method)} avec l'esperluette (&) au lieu de CONCAT (). C'est normal.

If/Then Formulas

Supposons que nous souhaitions utiliser une If/Then Formula pour identifier le montant de la remise^(Discount) (une sorte de seconde remise) dans une nouvelle colonne de notre exemple de fichier Excel^{(Excel file)} . Dans ce cas, nous commençons d'abord par ajouter une colonne et nous l'ajoutons après la colonne F^{(Column F)} et avant la colonne G (encore une fois, dans notre ^{(Column G)}fichier d'exemple^{(example file)} téléchargé ).

Maintenant, nous tapons la formule. Dans ce cas, nous le tapons en F2 et c'est "=IF(E2>25000, " REMISE 2^{(DISCOUNT 2)} "). Cela répond à ce que la formule recherche avec un test (E2 supérieur à 25k) puis un résultat si le nombre dans E2 réussit ce test (" REMISE 2^{(DISCOUNT 2)} "). 

Maintenant, copiez F2 et collez^{(copy F2 and paste)} les cellules qui le suivent dans la colonne F^{(F column)} .

La formule s'ajustera automatiquement pour chaque cellule (référence relative aux cellules), avec une référence à la cellule appropriée.  N'oubliez^(Remember) pas que si vous ne voulez pas qu'il s'ajuste automatiquement, vous pouvez faire précéder la cellule alpha^{(cell alpha)} d'un signe $ ainsi que du nombre, comme A1 est $A$1. 

Vous pouvez voir, dans l'image ci-dessus, que « REMISE 2 » apparaît dans toutes les cellules de la colonne F2^{(F2 column)} . En effet, la formule lui dit de regarder la cellule E2^{(E2 cell)} (représentée par $E$2) et aucune cellule relative. Ainsi, lorsque la formule est copiée dans la cellule suivante (c'est-à-dire F3), elle regarde toujours la cellule E2 à^{(E2 cell)} cause des signes dollar. Ainsi, toutes les cellules donnent le même résultat car elles ont la même formule faisant référence à la même cellule.

De même, si vous souhaitez qu'une valeur apparaisse à la place du mot "FALSE", ajoutez simplement une virgule, puis le mot ou le nombre^{(word or number)} que vous souhaitez voir apparaître (le texte doit être entre guillemets) à la fin de la formule, avant le parenthèse de fin.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Gestion de vos projets Excel^{(Managing Your Excel Projects)}

Heureusement, avec la façon dont les documents Excel sont conçus, vous pouvez faire beaucoup avec vos classeurs Excel^{(Excel Workbooks)} . La possibilité d'avoir différentes feuilles de calcul (onglets) dans votre document vous permet d'avoir un contenu connexe dans un seul fichier. De plus, si vous pensez que vous créez quelque chose qui peut avoir des formules qui fonctionnent mieux (ou moins bien), vous pouvez copier (option du clic droit) vos feuilles^(Worksheet) de calcul (onglets) pour avoir différentes versions de votre feuille^(Worksheet) de calcul .  

Vous pouvez renommer vos onglets et utiliser^{(use date)} des codes de date pour savoir quelles versions sont les plus récentes (ou les plus anciennes). Ceci n'est qu'un exemple de la façon dont vous pouvez utiliser ces onglets à votre avantage dans la gestion de vos projets Excel.

Voici un exemple de changement de nom de vos onglets dans l'une des versions ultérieures d' Excel . Vous commencez par cliquer sur l'onglet et vous obtenez un résultat similaire à l'image ici : 

Si vous ne recevez pas cette réponse, ce n'est pas grave. Vous avez peut-être une version antérieure d' Excel , mais elle est quelque peu intuitive dans la mesure où elle vous permet de renommer les onglets. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur l'onglet et obtenir une option pour "renommer" dans les versions antérieures d' Excel , et parfois simplement taper directement dans l'onglet.

Excel vous offre de nombreuses opportunités dans votre parcours d'apprentissage de l'utilisation d' Excel . Il est maintenant temps de sortir et de l'utiliser ! Amusez^{(Have fun)} -vous .

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written in 2018, Robеrt Half, a company specializing in human resоurces and the financial industry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

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