Compte tenu de la forte augmentation du nombre de personnes travaillant à domicile en 2020, il n'est pas surprenant que l'utilisation des logiciels de visioconférence ait également explosé. Les patrons adorent^{(love )} les vidéoconférences. Les réunions en personne sont désormais des vidéoconférences. Qu'on le veuille ou non, la visioconférence est en plein essor.

Microsoft Teams est l'entrée de la vénérable société de logiciels de Seattle dans les guerres de vidéoconférence, et il est livré avec une multitude de fonctionnalités. Dans cet article, nous nous concentrerons sur la visioconférence Microsoft Teams , y compris sur la façon de rejoindre des réunions et d'accéder à toutes les fonctionnalités que les réunions ^{(Microsoft Teams)}Teams ont à offrir.

Comment rejoindre une vidéoconférence Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Video Conference)}

Lorsqu'une personne vous invite à une vidéoconférence Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Video Conference)} , elle vous envoie un lien pour rejoindre la réunion. Le lien peut vous parvenir de différentes manières, comme dans une invitation de calendrier, un e-mail ou un lien dans un message texte ou une application de chat. Cliquez sur^(Click) le lien pour rejoindre la réunion.

Si vous êtes sur un ordinateur de bureau, vous serez invité à choisir entre rejoindre la réunion via un navigateur ou en installant d'abord le client de bureau Teams . Les utilisateurs d' Android^(Android) et d'iPhone peuvent télécharger l' application Teams .

Paramètres audio^(Audio) et vidéo^{(Video Settings)} dans les réunions Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Meetings)}

Si vous vous inscrivez par ordinateur, vous serez invité à choisir vos options vidéo et audio. 

Vous pouvez activer et désactiver votre vidéo à partir de cet écran ou choisir un filtre d'arrière-plan vidéo.

Les filtres d'arrière-plan incluent le flou de votre arrière-plan ou de vos arrière-plans virtuels. Vous pouvez même télécharger votre propre image d'arrière-plan virtuelle en sélectionnant Ajouter nouveau^{(Add new)} . 

Vous avez le choix entre plusieurs options audio lorsque vous rejoignez la réunion Teams .

Choisir l'audio de l'ordinateur^{(computer audio)} signifie que l'application utilisera le microphone et les haut-parleurs par défaut de votre ordinateur. Vous voyez des options pour régler le volume et les niveaux audio.

Si vous sélectionnez Audio du téléphone^{(Phone audio)} , vous recevrez un numéro de téléphone à appeler, ou vous pouvez demander à l' application Teams d'appeler directement votre téléphone. 

Si vous vous joignez à partir d'une salle Teams^{(Teams Room)} , vous pouvez sélectionner l'audio de la salle^{(Room audio)} . Si vous sélectionnez la dernière option, Aucun son^{(No audio)} , vous rejoindrez la réunion en mode silencieux. 

Quelle que soit l'option audio que vous choisissez lorsque vous rejoignez la réunion, vous pouvez toujours basculer dans les paramètres de l'appareil^{(Device settings)} , qui sont accessibles via l' icône Plus d'options^{(More options)} dans la barre d'outils.

Le panneau Paramètres de l'appareil^{( Device settings )} est l'endroit où vous pouvez modifier les appareils que vous souhaitez utiliser.

Une fois que vous êtes satisfait de vos choix, sélectionnez le bouton  Rejoindre maintenant .^{(Join now)}

Après avoir rejoint la réunion Microsoft Teams , vous aurez accès à une variété de fonctionnalités en réunion.

Fonctionnalités des visioconférences Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Video Conferences)}

Les fonctionnalités en réunion de Microsoft Teams sont accessibles via la barre d'outils en haut de la fenêtre de votre réunion.

Intervenants

Cliquer sur la première icône de la barre d'outils lancera le panneau Participants .

Le panneau affiche une liste des participants à la réunion. Remarque : Si vous êtes l'hôte de la réunion et que le lobby est activé pour les participants extérieurs à votre organisation, le panneau des participants est l'endroit où vous pouvez admettre les participants qui attendent dans le lobby.

Vous pouvez inviter d'autres personnes à la réunion par leur nom dans le panneau des participants, mais uniquement si elles font partie de votre organisation. Vous pouvez également entrer un numéro de téléphone et Teams lancera un appel téléphonique vers ce numéro.

Chat de réunion

Sélectionnez l'icône de discussion dans la barre d'outils pour lancer le panneau  de discussion .^{(Chat )}

Le chat de Microsoft Teams est multifonctionnel. Vous pouvez formater du texte, insérer des emoji et des autocollants et rechercher des gifs avec Giphy .

Pour réagir à un message dans le panneau de discussion, passez votre souris sur le commentaire et choisissez parmi un menu de réactions.

Les utilisateurs d'applications mobiles^(Mobile) peuvent appuyer longuement sur un commentaire dans le chat pour lancer le menu des réactions.

Lève ta main

Pour faire savoir aux autres participants à la réunion que vous souhaitez parler, sélectionnez l' icône Lever la main^{(Raise hand)} dans la barre d'outils. 

Lorsque vous le faites, une icône de main apparaîtra à côté de votre nom dans le panneau Participant .

Une fois que vous avez été appelé, n'oubliez pas de baisser la main en appuyant sur l'icône de la main dans la barre d'outils.

Partager votre écran

Le partage d'écran dans les visioconférences Microsoft Teams fonctionne de la même manière que les autres applications de visioconférence. Sélectionnez l' icône Partager du contenu^{( Share content)} dans la barre d'outils. 

Vous serez invité à choisir ce que vous souhaitez partager : un écran (si vous avez plusieurs moniteurs, ils seront répertoriés séparément), une fenêtre spécifique que vous avez ouverte ou une présentation PowerPoint récente. ^(PowerPoint)Activez le commutateur Inclure le son de l'ordinateur^{(Include computer sound)} si vous souhaitez que les participants à la réunion puissent entendre un clip audio ou l'audio d'une vidéo que vous partagerez.

Partager du contenu est également l'endroit où vous pouvez choisir de partager Microsoft Whiteboard , un tableau blanc que tous les participants à la réunion peuvent afficher et modifier.

Salles de sous-commission

Les salles de sous-commission pour les réunions Microsoft Teams sont enfin arrivées début décembre 2020^{(December 2020)} . Les organisateurs de réunions peuvent désormais créer des salles de sous-commission, les nommer et affecter automatiquement ou manuellement les participants à la réunion à des salles de sous-commission. Pour créer et gérer des salles^{(Breakout rooms)} de sous-commission , cliquez sur l'icône des salles de sous-commission dans la barre d'outils.

Choisissez^(Choose) le nombre de salles de sous-commission à créer et si vous souhaitez que Teams affecte automatiquement des personnes à des salles ou si vous souhaitez affecter vous-même manuellement des participants à des salles de sous-commission.

La sélection du bouton Créer des salles^{(Create Rooms)} créera les salles, mais n'enverra pas encore les participants aux salles. Pour ce faire, vous devrez sélectionner le bouton Démarrer les salles dans le ^{(Start rooms)}panneau^(Breakout) des salles de sous -commission. 

Actuellement, les organisateurs de réunions ne peuvent créer des salles de sous-commission qu'une fois la réunion commencée, mais ne soyez pas surpris si la configuration avancée des salles de sous-commission est bientôt déployée par Microsoft Teams .

Plus d'actions

L' icône Plus d'actions^{(More actions)} dans la barre d'outils contient plusieurs fonctionnalités supplémentaires.

Dans le menu Plus d'actions, vous pouvez accéder à des éléments tels que les notes  de réunion , un document partagé pour la prise de notes accessible à tous les participants à la réunion.^(Meeting)

En fonction du nombre de personnes dans votre réunion, utilisez le menu Plus d'actions^{(More actions)} pour activer le mode Grande galerie^{( Large gallery)} , qui vous permet de voir les flux vidéo de jusqu'à 49 participants à la réunion en même temps. Le mode Ensemble^{(Together mode)} supprimera les arrière-plans des flux vidéo des participants et placera tout le monde dans un auditorium virtuel.

Choisissez Sous-titres en direct^{(Live captions)} pour des sous-titres étonnamment précis lorsque chaque participant parle, ou choisissez Démarrer l'enregistrement^{(Start recording)} pour enregistrer la réunion.

Quitter une visioconférence Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Video Conference)}

Pour quitter une réunion, sélectionnez le bouton rouge Quitter dans la barre d'outils. ^(Leave)Si vous êtes l'organisateur de la réunion, vous verrez également une option permettant de mettre fin à la réunion pour tout le monde.

De mieux en mieux

Il est clair que Microsoft souhaite^(Microsoft) sérieusement améliorer l' expérience de visioconférence Microsoft Teams . Ils déploient régulièrement de nouvelles fonctionnalités et répondent aux demandes de fonctionnalités via Microsoft Teams UserVoice , un site Web où vous pouvez faire des suggestions et voter sur les futures fonctionnalités et améliorations.

Si vous aimez Microsoft Teams , vous voudrez en savoir plus sur les trucs et astuces pour Teams^{(learn more tips and tricks for Teams)} .

A Microsoft Teams Video Conference Guide

Gіven the sharp increase in the number of people working from hоme in 2020, it’s no surprise that the usе of video conferencing software has skyrocketed, tоo. Bosses love video conferences. In-person meetings are now video conferences. Like it or not, video conferencing is on the rise.

Microsoft Teams is the venerable Seattle software company’s entry into the video conference wars, and it comes with a wealth of features. In this article, we’ll focus on Microsoft Teams video conferencing, including how to join meetings and access all the features Teams meetings have to offer.

How to Join a Microsoft Teams Video Conference

When someone invites you to a Microsoft Teams Video Conference, they’ll send you a link to join the meeting. The link could come to you in a variety of ways, like in a calendar invitation, an email, or a link in a text message or chat app. Click the link to join the meeting.

If you’re on a desktop computer, you’ll be prompted to choose between joining the meeting via a browser or by first installing the Teams desktop client. Android and iPhone users can download the Teams app.

Audio and Video Settings in Microsoft Teams Meetings

If you join by computer, you’ll be prompted to choose your video and audio options. 

You can toggle your video on and off from this screen or choose a video background filter.

Background filters include blurring of your background or virtual backgrounds. You can even upload your own virtual background image by selecting Add new. 

There are several audio options to choose from when you join the Teams meeting.

Choosing computer audio means the app will use your computer’s default microphone and speakers. You see options to set the volume and audio levels.

If you select Phone audio, you’ll be provided with a phone number to call, or you can have the Teams app call your phone directly. 

If you are joining from a Teams Room, you can select Room audio. If you select the last option, No audio, you’ll join the meeting muted. 

No matter which audio option you choose as you join the meeting, you can always switch in Device settings, which are accessible via the More options icon in the toolbar.

The Device settings panel is where you can change which devices you want to use.

Once you’re satisfied with your choices, select the Join now button. 

After you’ve joined the Microsoft Teams meeting, you’ll have access to a variety of in-meeting features.

Features of Microsoft Teams Video Conferences

In-meeting features of Microsoft Teams are accessible via the toolbar across the top of your meeting window.

Participants

Clicking on the first icon in the toolbar will launch the Participants panel.

The panel displays a list of meeting participants. Note: If you are the meeting’s host and have the lobby enabled for participants from outside your organization, the participant panel is where you can admit attendees who are waiting in the lobby.

You can invite additional people to the meeting by name in the participant panel, but only if they’re in your organization. Alternatively, you can enter a phone number, and Teams will initiate a phone call to that number.

Meeting Chat

Select the chat icon in the toolbar to launch the Chat panel. 

Microsoft Teams’ chat is multi-featured. You can format text, insert emoji and stickers, and search for gifs with Giphy.

To react to a message in the chat panel, hover your mouse over the comment and choose from a menu of reactions.

Mobile app users can long-press a comment in chat to launch the menu of reactions.

Raise Your Hand

To let other meeting attendees know you’d like to speak, select the Raise hand icon in the toolbar. 

When you do, a hand icon will appear next to your name in the Participant panel.

Once you’ve been called on, don’t forget to lower your hand by pressing the hand icon in the toolbar.

Sharing Your Screen

Screen sharing in Microsoft Teams video conferences works similarly to other video conference apps. Select the Share content icon on the toolbar. 

You will be prompted to choose what you’d like to share: a screen (if you have multiple monitors, they will be listed separately), a specific window you have open, or a recent PowerPoint presentation. Toggle the Include computer sound switch if you want meeting participants to be able to hear a sound clip or audio from a video you will share.

Share content is also where you can choose to share Microsoft Whiteboard, a whiteboard that all meeting participants can view and edit.

Breakout Rooms

Breakout rooms for Microsoft Teams meetings have finally arrived as of early December 2020. Meeting organizers can now create breakout rooms, name them, and automatically or manually assign meeting participants to breakout rooms. To create and manage Breakout rooms, click on the breakout rooms icon in the toolbar.

Choose how many breakout rooms to create and whether you’d like Teams to automatically assign people to rooms or you want to manually assign participants to breakout rooms yourself.

Selecting the Create Rooms button will create the rooms, but it won’t send participants to the rooms quite yet. To do that, you’ll need to select the Start rooms button on the Breakout rooms panel. 

Currently, meeting organizers can only create breakout rooms once the meeting has started, but don’t be surprised if advance configuration of breakout rooms is rolled out by Microsoft Teams soon.

More Actions

The More actions icon in the toolbar contains several more features.

From the More actions menu, you can access things like Meeting notes, a shared document for note taking that is accessible by all meeting participants. 

Depending on the number of people in your meeting, use the More actions menu to turn on Large gallery mode, which allows you to see video feeds from up to 49 meeting participants all at the same time. Together mode will strip the backgrounds from attendees’ video feeds and place everyone in a virtual auditorium.

Choose Live captions for surprisingly accurate captions as each attendee speaks, or choose Start recording to record the meeting.

Leaving a Microsoft Teams Video Conference

To leave a meeting, select the red Leave button on the toolbar. If you’re the meeting organizer, you’ll also see an option to end the meeting for everyone.

Getting Better and Better

It’s clear that Microsoft is serious about improving the Microsoft Teams video conference experience. They roll out new features regularly and are responsive to feature requests via Microsoft Teams UserVoice, a website where you can make suggestions and vote on future features and improvements.

If you are loving Microsoft Teams, you’ll want to learn more tips and tricks for Teams.

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