Pour ceux qui utilisent régulièrement Excel , le nombre de formules et de fonctions intégrées pour résumer et manipuler les données est stupéfiant. Excel est littéralement utilisé par tout le monde : des étudiants d'un cours de finance aux gestionnaires de fonds spéculatifs de Wall Street . C'est extrêmement puissant, mais en même temps très simple.

Pour ceux qui débutent avec Excel , l'un des premiers groupes de fonctions que vous devriez apprendre sont les fonctions récapitulatives. Ceux-ci incluent SUM ,  AVERAGE , MAX ,  MIN , MODE , MEDIAN , COUNT , STDEV , LARGE , SMALL et AGGREGATE^{(SMALL and AGGREGATE)} . Ces fonctions sont mieux utilisées sur des données numériques.

Dans cet article, je vais vous montrer comment créer une formule et insérer la fonction dans une feuille de calcul Excel^{(Excel spreadsheet)} . Chaque fonction dans Excel prend des arguments , qui sont les valeurs dont les fonctions ont besoin pour calculer une sortie.

Comprendre les formules et les fonctions

Par exemple, si vous devez additionner 2 et 2, la fonction serait SUM  et les arguments seraient les nombres 2 et 2 . Nous écrivons normalement cela sous la forme 2 + 2, mais dans Excel , vous l'écririez sous la forme =SUM(2+2) . Ici vous pouvez voir les résultats de cette simple addition de deux nombres littéraux.

Même s'il n'y a rien de mal avec cette formule, ce n'est vraiment pas nécessaire. Vous pouvez simplement taper =2+2 dans Excel et cela fonctionnerait également. Dans Excel , lorsque vous utilisez une fonction comme SUM , il est plus logique d'utiliser des arguments. Avec la fonction SOMME^(SUM) , Excel attend au moins deux arguments, qui seraient des références aux cellules de la feuille de calcul.

Comment référencer une cellule dans la formule Excel^{(Excel formula)} ? Eh bien, c'est assez facile. Chaque ligne a un nombre et chaque colonne a une lettre. A1 est la première cellule de la feuille de calcul en haut à gauche. B1 serait la cellule à droite de A1. A2 est la cellule directement sous A1. Assez facile , non ?^(Easy)

Avant d'écrire notre nouvelle formule, ajoutons quelques données dans les colonnes A et B^{(columns A and B)} pour travailler avec. Allez-y et tapez des nombres aléatoires de A1 à A10 et B1^{(A10 and B1)} à B10 pour notre ensemble de données. Allez maintenant à D1 et tapez^{(D1 and type)} = =SUM(A1,B1) . Vous devriez voir que le résultat est simplement la valeur de A1 + B1 .

Il y a quelques points à noter lors de la saisie d'une formule dans Excel . Tout d'abord, vous remarquerez que lorsque vous tapez la première parenthèse ouvrante ^{(opening parenthesis)}( après le nom de la fonction^{(function name)} , Excel vous indiquera automatiquement quels arguments cette fonction prend. Dans notre exemple, il affiche nombre1^(number1) , nombre2^(number2) , etc. Vous séparez les arguments par des virgules. une fonction particulière peut prendre un nombre infini de valeurs puisque c'est ainsi que fonctionne la fonction SOMME^{(SUM function)} .

Deuxièmement, soit vous pouvez taper la référence de cellule^{(cell reference)} manuellement (A1), soit vous pouvez cliquer sur la cellule A1 après avoir tapé la parenthèse ouverte. Excel mettra également en surbrillance la cellule dans la même couleur que la référence de cellule^{(cell reference)} afin que vous puissiez voir exactement les valeurs correspondantes. Nous avons donc additionné une ligne ensemble, mais comment pouvons-nous additionner toutes les autres lignes sans retaper la formule ou copier et coller ? Heureusement, Excel rend cela facile.

Déplacez le curseur^{(mouse cursor)} de votre souris dans le coin inférieur droit de la cellule D1 et vous remarquerez qu'il passe d'une croix blanche à un signe plus noir.

Maintenant, cliquez et maintenez le bouton de votre souris enfoncé. Faites glisser le curseur jusqu'à la dernière ligne contenant les données, puis relâchez-le à la fin.

Excel est assez intelligent pour savoir que la formule doit changer et refléter les valeurs des autres lignes plutôt que de simplement vous montrer le même A1 + B1 tout en bas. Au lieu de cela, vous verrez A2+B2 , A3+B3 et ainsi de suite.

Il existe également une autre façon d'utiliser SUM qui explique un autre concept derrière les arguments dans Excel . Disons que nous voulions résumer toutes les valeurs de A1 à A12 , alors comment procéderions-nous ? Nous pourrions taper quelque chose comme =SUM(A1, A2, A3, etc) , mais cela prend beaucoup de temps. Une meilleure façon est d'utiliser une plage Excel^{(Excel range)} .

Pour additionner A1 à A12 , tout ce que nous avons à faire est de taper =SUM(A1:A12) avec deux-points séparant les deux références de cellule au lieu d'une virgule. Vous pouvez même taper quelque chose comme =SUM(A1:B12) et cela additionnera toutes les valeurs de A1 à A12 et B1 à B12^{(A1 thru A12 and B1 thru B12)} .

Il s'agissait d'un aperçu très basique de l'utilisation des fonctions et des formules dans Excel , mais c'est suffisant pour que vous puissiez commencer à utiliser toutes les fonctions de sommation de données.

Fonctions récapitulatives

En utilisant le même ensemble de données, nous allons utiliser le reste des fonctions récapitulatives pour voir quel type de nombres nous pouvons calculer. Commençons par les fonctions COUNT et COUNTA .

Ici, j'ai entré la fonction COUNT dans D2 et la fonction COUNTA dans E2, en utilisant la plage A2: A12  comme ensemble de données^{(data set)} pour les deux fonctions. J'ai également changé la valeur dans A9 en la chaîne de texte ^{(text string)} bonjour^(hello) pour montrer la différence. COUNT ne compte que les cellules contenant des nombres, tandis que COUNTA compte les cellules contenant du texte et des nombres. Les deux fonctions ne comptent pas les cellules vides. Si vous souhaitez compter les cellules vides, utilisez la fonction COUNTBLANK .

Viennent ensuite les fonctions AVERAGE , MEDIAN et MODE . La moyenne est explicite, la médiane est le nombre médian dans un ensemble de nombres et le mode est le ou les nombres^{(number or numbers)} les plus courants dans un ensemble de nombres. Dans les nouvelles versions d' Excel , vous avez MODE.SNGL  et MODE.MULT car il peut y avoir plus d'un nombre qui est le nombre le plus courant dans un ensemble de nombres. J'ai utilisé B2: B12 pour la plage dans l'exemple ci-dessous.

Ensuite, nous pouvons calculer les MIN , MAX et STDEV^{(MAX and STDEV)} pour l'ensemble de nombres B2 : B12 . La fonction STDEV^{(STDEV function)} calculera la distance entre les valeurs et la valeur moyenne. Dans les versions plus récentes d' Excel , vous avez STDEV.P et STDEV.S , qui calculent respectivement sur la population entière ou sur un échantillon.

Enfin, deux autres fonctions utiles sont LARGE et SMALL . Ils prennent deux arguments : la plage de cellules^{(cell range)} et la k-ième plus grande valeur que vous souhaitez renvoyer. Donc, si vous voulez la deuxième plus grande valeur de l'ensemble, vous utiliserez 2 pour le deuxième argument, 3 pour le troisième plus grand nombre, etc. SMALL fonctionne de la même manière, mais vous donne le k-ième plus petit nombre^{(smallest number)} .

Enfin, il existe une fonction appelée AGGREGATE , qui vous permet d'appliquer l'une des autres fonctions mentionnées ci-dessus, mais vous permet également de faire des choses comme ignorer les lignes masquées, ignorer les valeurs d'erreur, etc. Vous n'aurez probablement pas besoin de l'utiliser aussi souvent , mais vous pouvez en savoir plus^{(learn more about it)} ici au cas où vous en auriez besoin.

Voilà donc un aperçu de base de certaines des fonctions de résumé les plus courantes dans Excel . Si vous avez des questions, n'hésitez pas à poster un commentaire. Prendre plaisir!

Use Summary Functions to Summarize Data in Excel

For those who use Excel regularly, the number of built-in formulas and functions to summarize and manipulate data is staggеring. Excеl is literallу used by eνeryone: from students in a financial class to hedge fund managers on Wall Street. It’s extremely powerful, but at the sаme time very simple.

For those just getting started with Excel, one of the first group of functions you should learn are the summary functions. These include SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL and AGGREGATE. These functions are best used on numerical data.

In this article, I’ll show you how to create a formula and insert the function into an Excel spreadsheet. Each function in Excel takes arguments, which are the values the functions needs to calculate an output.

Understanding Formulas & Functions

For example, if you need to add 2 and 2 together, the function would be SUM and the arguments would be the numbers 2 and 2. We normally write this as 2 + 2, but in Excel you would write it as =SUM(2+2). Here you can see the results of this simple addition of two literal numbers.

Even though there is nothing wrong with this formula, it really isn’t necessary. You could just type =2+2 in Excel and that would work also. In Excel, when you use a function like SUM, it makes more sense to use arguments. With the SUM function, Excel is expecting at least two arguments, which would be references to cells on the spreadsheet.

How do we reference a cell inside the Excel formula? Well, that’s pretty easy. Every row has a number and every column has a letter. A1 is the first cell on the spreadsheet at the top left. B1 would be the cell to the right of A1. A2 is the cell directly below A1. Easy enough right?

Before we write our new formula, let’s add some data in columns A and B to work with. Go ahead and type random numbers from A1 to A10 and B1 to B10 for our data set. Now go to D1 and type in =SUM(A1,B1). You should see the result is simply the value of A1 + B1.

There are a couple of things to note while typing a formula in Excel. Firstly, you’ll notice that when you type the first opening parenthesis ( after the function name, Excel will automatically tell you what arguments that function takes. In our example, it shows number1, number2, etc. You separate arguments with commas. This particular function can take an infinite number of values since that is how the SUM function works.

Secondly, either you can type in the cell reference manually (A1) or you can click on the cell A1 after you typed the open parenthesis. Excel will also highlight the cell in the same color as the cell reference so you can see the corresponding values exactly. So we summed one row together, but how can we sum all the other rows without typing the formula again or copying and pasting? Luckily, Excel makes this easy.

Move your mouse cursor to the bottom right corner of cell D1 and you’ll notice it changes from a white cross to a black plus sign.

Now click and hold your mouse button down. Drag the cursor down to the last row with the data and then let go at the end.

Excel is smart enough to know that the formula should change and reflect the values in the other rows rather than just showing you the same A1 + B1 all the way down. Instead, you’ll see A2+B2, A3+B3 and so on.

There is also another way to use SUM that explains another concept behind arguments in Excel. Let’s say we wanted to sum up all the values from A1 to A12, then how would we go about it? We could type something like =SUM(A1, A2, A3, etc), but that is very time consuming. A better way is to use an Excel range.

To sum A1 to A12, all we have to do is type =SUM(A1:A12) with a colon separating the two cell references instead of a comma. You could even type something like =SUM(A1:B12) and it will sum all values in A1 thru A12 and B1 thru B12.

This was a very basic overview of how to use functions and formulas in Excel, but it’s enough so that you can start using all of the data summation functions.

Summary Functions

Using the same set of data, we’re going to use the rest of the summary functions to see what kind of numbers we can calculate. Let’s start with the COUNT and COUNTA functions.

Here I have entered the COUNT function into D2 and the COUNTA function into E2, using A2:A12 range as the data set for both functions. I also changed the value in A9 to the text string hello to show the difference. COUNT only counts the cells that have numbers whereas COUNTA counts cells that contain text and numbers. Both functions do not count blank cells. If you want to count blank cells, use the COUNTBLANK function.

Next up are the AVERAGE, MEDIAN and MODE functions. Average is self-explanatory, median is the middle number in a set of numbers and mode is the most common number or numbers in a set of numbers. In newer versions of Excel, you have MODE.SNGL and MODE.MULT because there could be more than one number that is the most common number in a set of numbers. I used B2:B12 for the range in the example below.

Moving on, we can calculate the MIN, MAX and STDEV for the set of numbers B2:B12. The STDEV function will calculate how widely values are dispersed from the average value. In newer versions of Excel, you have STDEV.P and STDEV.S, which calculates based on the entire population or based on a sample, respectively.

Finally, another two useful functions are LARGE and SMALL. They take two arguments: the cell range and the k-th largest value you want to return. So if you want the second largest value in the set, you would use 2 for the second argument, 3 for the third largest number, etc. SMALL works the same way, but gives you the k-th smallest number.

Lastly, there is a function called AGGREGATE, which allows you to apply any of the other functions mentioned above, but also lets you do things like ignore hidden rows, ignore error values, etc. You probably won’t need to use it that often, but you can learn more about it here in case you do need it.

So that’s a basic overview of some of the most common summary functions in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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