Les services cloud^(Cloud) comme Dropbox ont changé la façon dont nous utilisons tous nos ordinateurs et appareils mobiles. À quand remonte la dernière fois que vous avez emporté des fichiers du travail sur une clé USB^{(USB drive)} ? Cependant, un aspect parfois gênant de l'utilisation des services cloud est que les fonctionnalités et les interfaces changent au gré du propriétaire de la plate^{(platform owner)} -forme . Qui peut suivre tous les ajustements? 

Voici donc quelques conseils nouveaux (et anciens mais mis à jour) pour utiliser Dropbox plus efficacement. Si vous êtes indifférent à votre disque dur basé sur le cloud, l'un de ces bons conseils pourrait bien vous exciter à nouveau.

Restauration des fichiers Dropbox^{(Restoring Dropbox Files)}

Bien que vous ne voyiez qu'une seule copie de vos données dans Dropbox à première vue, le service dispose en fait d'une fenêtre glissante à laquelle vous pouvez revenir pour n'importe quel fichier. La fenêtre diffère entre les comptes gratuits et payants, mais les utilisateurs gratuits peuvent restaurer toutes les modifications apportées au cours des 30 derniers jours. 

Vous pouvez restaurer manuellement des fichiers et des dossiers individuels. Cependant, si vous avez besoin de rétablir l'intégralité de votre Dropbox^{(Dropbox back)} à une heure antérieure (par exemple, à cause d'une attaque de ransomware), vous devrez écrire un e-mail à l' assistance Dropbox^{(Dropbox support)} .

• Pour utiliser cette fonctionnalité, connectez-vous à Dropbox.com .
• Cliquez sur Fichiers^(Files) , puis sur Fichiers supprimés^{(deleted files)} .

• Choisissez le fichier que vous souhaitez restaurer, cliquez dessus, puis cliquez sur restaurer^(restore) .

• Vos fichiers devraient maintenant être remis en place.

Comment utiliser l'authentification à deux facteurs sur Dropbox^{(How To Use Two-Factor Authentication On Dropbox)}

Avouons-le, le système actuel basé sur un mot de passe que la plupart des sites utilisent n'est pas parfait. Nous entendons constamment parler de nouvelles violations de données et de piratages où les informations d'identification des utilisateurs sont exposées. Lorsqu'il s'agit d'un service comme Dropbox qui est susceptible de contenir des informations personnelles sensibles, le besoin d'une meilleure solution est beaucoup plus urgent. 

C'est là qu'intervient l'authentification^{(two-factor authentication)} à deux facteurs. Il combine deux sources de vérification distinctes, telles qu'un mot de passe et un code PIN^(PIN) de téléphone à usage unique , pour qu'il soit beaucoup plus difficile pour les pirates d'accéder à vos données.

Voici comment utiliser l'authentification à deux facteurs sur Dropbox :

• Connectez-vous au site.
• Cliquez^(Click) sur l'image de votre compte,^{(account picture)} puis sur paramètres^(settings) .

• Cliquez sur l' onglet Sécurité^(security) , puis activez la vérification^{(two-step verification)} en deux étapes.

• À partir^{(get started)} de là, cliquez simplement sur Démarrer et suivez les instructions.

Une fois le processus terminé, vous aurez beaucoup plus de sécurité pour votre collection de poésie^{(poetry collection)} embarrassante .

Utilisation de la synchronisation LAN pour accélérer les machines Dropbox locales^{(Using LAN Sync To Speed Up Local Dropbox Machines)}

La plupart des gens ont plusieurs appareils ces jours-ci et si vous avez Internet filaire à la maison, vous avez également un petit réseau local^(LAN) via votre routeur. Si vos différentes machines connectées synchronisent toutes Dropbox sur Internet, cela peut réduire considérablement votre bande passante. 

En activant LAN Sync , les appareils connectés au même compte LAN et Dropbox^{(LAN and Dropbox account)} partageront des fichiers entre eux. Ce qui signifie que vous ne finissez pas par télécharger les mêmes données plus d'une fois.

• Pour l'activer, ou vérifier qu'il est activé, faites un clic droit sur l' icône Dropbox^{(Dropbox icon)} dans la zone de notification^{(notification area)} .

• Cliquez sur l'icône d'engrenage et choisissez les préférences^{(preferences)} .

• Cliquez sur l' onglet Bande passante et sous ^(Bandwidth)Lan Sync, assurez-vous qu'il y a une coche.

Maintenant, vos appareils joueront bien et partageront leurs données les uns avec les autres.

Le téléchargement de l'appareil photo est un défi pour les utilisateurs d'iOS^{(Camera Upload Rocks For iOS Users)}

Alors que les utilisateurs d' Android peuvent facilement trouver leurs photos dans leur Google Drive sans effort, les utilisateurs d'iOS ont été limités à l'utilisation d'iCloud, qui peut être un peu moins élégant à utiliser. Heureusement^(Luckily) , Dropbox propose une fonction de téléchargement automatique de caméra^{(camera upload function)} qui fonctionne également sur Android , mais pour les utilisateurs d'iOS, c'est particulièrement utile.

• Pour vérifier si le téléchargement de l'appareil photo^{(camera upload)} est activé à l'aide d'iOS, ouvrez l' application Dropbox^{(Dropbox app)} .
• Appuyez sur Compte^(Account) .

• Appuyez sur Téléchargements de caméra^{(Camera Uploads)} .

• Basculez les téléchargements comme vous le souhaitez.

• Désormais, vos snaps iront automatiquement dans votre Dropbox .

La synchronisation sélective vous permet d'économiser de la bande passante et de l'espace^{(Selective Syncing Saves You Wasted Bandwidth & Space)}

Sur les ordinateurs de bureau et portables, Dropbox synchronise^{(Dropbox syncs)} chaque dossier par défaut. Pour la plupart des gens, cela convient, mais si vous n'avez besoin que de certains dossiers synchronisés avec un appareil spécifique, vous pouvez utiliser la synchronisation sélective pour vous assurer que seuls les dossiers pertinents sont téléchargés sur cet appareil.

• Pour l'activer, faites un clic droit sur l' icône Dropbox^{(Dropbox icon)} dans la zone de notification^{(notification area)} .

• Cliquez sur l'icône d'engrenage et choisissez les préférences^{(preferences)} .

• Cliquez sur l' onglet Synchroniser .^(Sync)

• Cliquez sur synchronisation sélective^{(selective sync)} et décochez la case à côté de tout ce que vous ne souhaitez pas synchroniser. Désormais, ces dossiers n'occuperont plus d' espace ni de bande passante^{(space or bandwidth)} pour cette machine particulière.

Rendre les fichiers importants "disponibles hors ligne" sur les appareils mobiles^{(Make Important Files “Available Offline” On Mobile Devices)}

Par défaut , Dropbox ne^{(Dropbox doesn)} télécharge rien^{(download anything)} du tout sur votre appareil mobile. Il vous montre simplement tous les fichiers de l'application, en les téléchargeant si vous essayez d'ouvrir l'un d'entre eux. Il s'agit évidemment d'une mesure pour faire face aux données coûteuses et au stockage limité sur les téléphones. 

Vous pouvez cependant marquer des fichiers spécifiques pour vous assurer qu'ils sont toujours à jour et disponibles sur votre appareil, même si vous n'avez pas de connexion Internet.

C'est simple comme bonjour. Dans votre application Android^(Android) ou iOS, appuyez sur les trois points à côté de n'importe quel fichier et appuyez sur ^{(file and tap)} rendre disponible hors ligne. ^{(make available offline. )}Désormais, ils seront toujours disponibles jusqu'à ce que vous inversiez le processus. Sachez simplement qu'il s'agit désormais d'une fonctionnalité payante de DropBox Plus^{(paid feature of DropBox Plus)} .

Utilisez Dropbox et l'intégration "Ouvrir avec" pour modifier les fichiers directement^{(Use Dropbox & “Open With” Integration To Edit Files Directly)}

La modification d'un fichier Word ou d'un autre fichier Office à^{(Office file)} partir du dossier synchronisé sur votre ordinateur ne^{(computer couldn)} pourrait pas être plus simple. Tout ce que vous avez à faire est de l'ouvrir comme d'habitude, puis de l'enregistrer une fois les modifications terminées. Le problème survient lorsque vous devez modifier rapidement un fichier à partir d'un ordinateur qui n'a pas de dossier synchronisé. 

Heureusement , Dropbox vous permet désormais d'ouvrir un fichier du site Web directement dans l'application, puis d'enregistrer automatiquement les modifications. Cela vous évite de télécharger manuellement le fichier, de le modifier, de le télécharger, puis de supprimer ou de renommer l'original.

Comment utiliser Ouvrir avec sur Dropbox :

• Ouvrez l'aperçu du fichier sur Dropbox.
• Cliquez sur Ouvrir avec^{(Open With)} et sélectionnez la bonne application. Dans le cas d'un fichier Word^{(Word file)} , cette application correcte est bien entendu Word .

Le fichier s'ouvrira dans Word , où vous pourrez le modifier comme d'habitude. Après avoir enregistré et fermé le fichier, les modifications seront immédiatement reflétées dans le fichier Dropbox^{(Dropbox file)} en ligne .

Utilisez Dropbox Paper pour collaborer et travailler en toute transparence^{(Use Dropbox Paper To Seamlessly Collaborate & Work)}

Dropbox devient rapidement bien plus qu'un simple lieu de stockage et de partage de documents^{(store and share documents)} . La concurrence est féroce de la part de Google et de Microsoft^{(Google and Microsoft)} , qui intègrent leurs solutions de stockage dans le cloud à des outils de productivité basés sur le cloud.

Paper est un outil collaboratif où les membres de l'équipe peuvent travailler ensemble en même temps. Dropbox^{(Dropbox didn)} ne l'a pas conçu^{(t design)} simplement pour être une alternative à Google Docs . C'est aussi un espace de travail polyvalent où les équipes distantes peuvent organiser des projets. Vous pouvez utiliser Paper pour prendre des notes de réunion, organiser des sessions de brainstorming et planifier des projets, tout en puisant dans toutes les ressources que vous avez stockées dans votre espace cloud  Dropbox partagé.^(Dropbox)

Le papier peut être utilisé via une interface de navigateur^{(browser interface)} ou via des applications Android et iOS dédiées.

Comment intégrer Dropbox à G Suite^{(How To Integrate Dropbox With G Suite)}

Dropbox Paper est un ^{(Dropbox Paper)}outil de collaboration^{(collaboration tool)} intelligent et minimaliste . Cependant, ce n'est certainement pas un remplacement sérieux pour les applications cloud de productivité que vous obtenez avec G Suite de Google . G Suite est la version payante et professionnelle des applications Google Cloud que nous connaissons et aimons tous.

Si votre lieu de travail utilise à la fois Dropbox et G Suite^{(Dropbox and G Suite)} , il est désormais possible de fusionner les deux à l'aide de Dropbox pour G Suite^{(Dropbox for G Suite)} . C'est l'une des intégrations les plus fluides de deux services cloud complètement différents jamais vus et les avantages sont assez substantiels. En utilisant Dropbox pour G Suite , vous pouvez stocker les formats de fichiers natifs de Google^{(Google file)} dans votre espace de stockage de fichiers Dropbox . ^{(Dropbox file)}Ainsi , Docs , Sheets et Slides^{(Sheets and Slides)} vivront juste à côté de vos documents Office normaux .

En parlant de cela, cette intégration vous permet également d'éditer des documents au format Office^{(Office format)} directement depuis votre Dropbox à l'aide des outils d'édition de Google^{(Google editing)} - sans avoir à les convertir du tout. Cette option signifie que vous n'avez plus à faire un choix difficile entre deux des principaux fournisseurs de stockage en nuage.

Mettez Dropbox en mode Slack^{(Bring Dropbox Into Slack)}

Tout comme G Suite est devenu essentiel pour de nombreuses entreprises, Slack est devenu un outil essentiel de gestion d'équipe et de communication^{(team management and communication tool)} . C'est un excellent moyen de permettre aux gens de travailler ensemble sur un réseau informatique^{(computer network)} , mais Slack manque de bons outils de stockage et de gestion de fichiers^{(file storage and management tools)} . 

Heureusement , Dropbox a de nouveau reconnu qu'il était nécessaire de fusionner ces deux produits et a fourni une intégration officielle pour Slack^{(official integration for Slack)} .

Vous pouvez démarrer des conversations Slack à partir de ^(Slack)Dropbox lui-même, concernant des fichiers spécifiques. Vous pouvez envoyer des fichiers Dropbox à des personnes via Slack directement et les documents Dropbox Paper^{(Dropbox Paper)} peuvent également être consultés et collaborés directement depuis Slack . 

Si vous utilisez à la fois Dropbox et Slack^{(Dropbox and Slack)} , cette fonctionnalité réduira la quantité de manipulations inélégantes que vous devez actuellement effectuer.

Sortir des sentiers battus^{(Thinking Outside The Box)}

Ce ne sont là que quelques façons d'utiliser Dropbox plus efficacement, mais la communauté propose également de nombreux "hacks" non officiels et Dropbox lui-même continue de travailler dur pour garder une longueur d'avance sur la concurrence. Vous pourriez littéralement écrire un livre sur tout ce qui est possible avec ce service cloud apparemment simple.

10 Tips To Use Dropbox More Effectively

Cloυd ѕеrvices like Dropbox have changed the way we all use our computers аnd mobile devices. When was the last time you actually carried files home from work on a USB drive? However, one sometimes annoуing aspect of using cloud services is that the features and іnterfaces changе at the whim of the platform owner. Who can keep up with all the tweaks? 

So here are some new (and old but updated) tips for how to use Dropbox more effectively. If you’ve apathetic to your cloud-based hard drive, one of these hot tips might just make you feel excited about it again.

Restoring Dropbox Files

Although you only see one copy of your data in Dropbox at first glance, the service actually has a rolling window that you can revert to for any file. The window differs between free and paid accounts, but free users can restore any changes in the last 30 days. 

You can restore individual files and folders manually. However, if you need to set your entire Dropbox back to an earlier time (because of say a ransomware attack) you’ll need to write an email to Dropbox support.

• In order to use this feature, sign into Dropbox.com.
• Click Files and then deleted files.

• Pick the file you want to restore, click on it and then click restore.

• Your files should now be back in place.

How To Use Two-Factor Authentication On Dropbox

Let’s face it, the current password-based system most sites use isn’t perfect. We constantly hear about new data breaches and hacks where user credentials are exposed. When it comes to a service like Dropbox which is likely to hold sensitive personal information, the need for a better solution is much more urgent. 

That’s where two-factor authentication comes into play. It combines two separate sources of verification, such as a password and a one-time phone PIN, to make it much harder for hackers to get at your stuff.

Here’s how to use two-factor authentication on Dropbox:

• Log into the site.
• Click your account picture and then click settings.

• Click on the security tab and then toggle two-step verification on.

• From here just click get started and follow the instructions.

Once the process is done you’ll have much more security for your embarrassing poetry collection.

Using LAN Sync To Speed Up Local Dropbox Machines

Most people have multiple devices these days and if you have wired internet at home you’ve also got a little LAN via your router as well. If your various connected machines are all syncing Dropbox over the internet that can put a real dent in your bandwidth. 

By activating LAN Sync, devices connected to the same LAN and Dropbox account will share files between themselves. Which means you don’t end up downloading the same data more than once.

• To activate it, or check that it is activated, right-click on the Dropbox icon in the notification area.

• Click the gear icon and choose preferences.

• Click on the Bandwidth tab and under Lan Sync, ensure there’s a check mark.

Now your devices will play nice and share their data with each other.

Camera Upload Rocks For iOS Users

While Android users can easily find their photos in their Google Drive with no effort, iOS users have been limited to using iCloud, which can be a little less elegant to use. Luckily, Dropbox offers an automatic camera upload function that works on Android too, but for iOS users it’s especially useful.

• To check if camera upload is on using iOS, open the Dropbox app.
• Tap Account.

• Tap Camera Uploads.

• Toggle uploads as you desire.

• Now your snaps will automatically go to your Dropbox.

Selective Syncing Saves You Wasted Bandwidth & Space

On desktop and laptop computers, Dropbox syncs every folder by default. For most people this is fine, but if you only need certain folders synced to a specific device, you can use selective syncing to make sure only relevant folders get downloaded to that device.

• To activate it, right-click on the Dropbox icon in the notification area.

• Click the gear icon and choose preferences.

• Click on the Sync tab.

• Click selective sync and remove the checkmark next to anything you don’t want to sync. Now those folders won’t take up space or bandwidth for that particular machine.

Make Important Files “Available Offline” On Mobile Devices

By default Dropbox doesn’t download anything to your mobile device at all. It just shows you all the files in the app, downloading if you try to open any of them. This is obviously a measure to deal with expensive data and limited storage on phones. 

You can however mark specific files to ensure that they are always up to date and available on your device, even if you have no internet connection.

It’s easy as pie. In your Android or iOS app, tap the three dots next to any file and tap make available offline. Now they will always be available until you reverse the process. Just be aware that this is now a paid feature of DropBox Plus.

Use Dropbox & “Open With” Integration To Edit Files Directly

Editing a Word or other Office file from the synced folder on your computer couldn’t be easier. All you need to do is open it as usual and then save it when the edits are done. The problem comes when you need to quickly edit a file from a computer that doesn’t have a synced folder. 

Luckily Dropbox now allows you to open a file from the website directly in the app and then automatically save the edits. This saves you from manually downloading the file, editing it, uploading it and then deleting or renaming the original.

How to Use Open With on Dropbox:

• Open the file preview on Dropbox.
• Click Open With and select the right app. In the case of a Word file, this correct application is of course Word.

The file will open in Word, where you can edit it as usual. After saving and closing the file, the changes will immediately reflect in the online Dropbox file.

Use Dropbox Paper To Seamlessly Collaborate & Work

Dropbox is quickly becoming much more than just a place to store and share documents. There’s stiff competition from the likes of Google and Microsoft, who integrate their cloud storage solutions with cloud-based productivity tools.

Paper is a collaborative tool where team members can work together at the same time. Dropbox didn’t design it simply to be an alternative to Google Docs. It’s also a general-purpose workspace where remote teams can hash out projects. You can use Paper to take meeting notes, have brainstorming sessions and plan out projects, while tapping into all the resources you’ve stored in your shared Dropbox cloud space. 

Paper can be used through a browser interface or through dedicated Android and iOS apps.

How To Integrate Dropbox With G Suite

Dropbox Paper is a smart, minimalist collaboration tool. However it’s definitely not a serious replacement for the productivity cloud apps you get with Google’s G Suite. G Suite is the paid, business-focused version of the Google Cloud apps we all know and love.

If your workplace uses both Dropbox and G Suite, it’s now possible to merge the two using Dropbox for G Suite. It’s one of the slickest integrations of two completely different cloud services yet seen and the benefits are pretty substantial. By using Dropbox for G Suite you can store native Google file formats in your Dropbox file storage. So Docs, Sheets and Slides will live right next door to your normal Office documents.

Speaking of which, this integration also lets you edit Office format documents directly from your Dropbox using the Google editing tools – without having to convert them at all. This option means you no longer have to make a hard choice between two of the leading cloud storage providers.

Bring Dropbox Into Slack

Just as G Suite has become essential to many businesses, Slack has become a critical team management and communication tool. It’s an excellent way to let people work together over a computer network, but Slack lacks good file storage and management tools. 

Luckily Dropbox have again recognized that there’s a need to fuse these two products and has provided official integration for Slack.

You can start Slack conversations from Dropbox itself, pertaining to specific files. You can send Dropbox files to people through Slack directly and Dropbox Paper documents can also be accessed and collaborated upon directly from Slack. 

If you use both Dropbox and Slack, this feature will cut down on the amount of inelegant fudging you currently have to do.

Thinking Outside The Box

These are just a few ways you can use Dropbox more effectively, but the community is also coming up with plenty of unofficial “hacks” and Dropbox itself keeps working hard to stay ahead of the competition. You could literally write a book on all the things that are possible with this seemingly simple cloud service.

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