Google Docs propose de nombreuses fonctionnalités intéressantes, mais dans certains cas, les utilisateurs ont parfois besoin de certaines choses que Google Docs^{(Google Docs doesn)} n'a pas par défaut.

Il existe un certain nombre de modules complémentaires Google Doc que vous pouvez activer pour étendre la base de fonctionnalités disponibles dans Google Docs . Voici dix des meilleurs.

Outil de mise en surbrillance^{(Highlight Tool)}

Lorsque vous modifiez un document ou collaborez de toute autre manière, la possibilité de surligner du texte est inestimable. 

Il existe un moyen de mettre en surbrillance dans Google Docs par défaut. Pour ce faire, vous devez sélectionner le texte que vous souhaitez mettre en surbrillance, sélectionner l' icône de surbrillance^{(highlight icon)} dans le ruban et choisir la couleur de surbrillance^{(highlight color)} que vous souhaitez utiliser.

Cela crée un bon effet de surbrillance^{(highlight effect)} pour le texte que vous avez sélectionné. Cependant, le processus prend quelques étapes et les options sont limitées.

Le module complémentaire Google Doc Highlight Tool rend le processus de mise en surbrillance beaucoup plus fonctionnel.

Après avoir installé l'outil, vous devrez effectuer quelques étapes de configuration. Pour ce faire, dans Google Docs, sélectionnez ^{(Google Docs select)} Modules complémentaires^(Add-ons) dans le menu, sélectionnez Outil de surbrillance^{(Highlight Tool)} , puis sélectionnez Paramètres^(Settings) .

Activez Rechercher automatiquement les ensembles de surligneurs au démarrage^{(Automatically scan for highlighter sets on start)} .

Sélectionnez le X dans le coin pour fermer la fenêtre. Enfin, démarrez l' outil de surligneur^{(highlighter tool)} en sélectionnant  Modules complémentaires^(Add-ons) dans le menu, sélectionnez Outil de surbrillance^{(Highlight Tool)} , puis sélectionnez Démarrer^(Start) .

Cela lancera l' outil de surbrillance^{(Highlight Tool)} . 

Pour commencer à surligner, sélectionnez simplement le texte que vous souhaitez surligner dans n'importe quelle couleur, puis sélectionnez la bibliothèque^{(Highlighter Library)} de surligneurs dans la fenêtre de l'outil de surbrillance.

Sélectionnez Nouvel ensemble^{(New Set)} dans la première fenêtre. Donnez un nom à l'ensemble et appliquez une couleur appropriée. Donnez une étiquette à la couleur si vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer^(Save) . 

Au fur et à mesure que vous créez des ensembles de couleurs de surbrillance, ceux-ci apparaîtront dans la fenêtre de l'outil de surbrillance^{(Highlight Tool window)} sur le côté droit de l'écran.

L'idée est que vous pouvez sélectionner rapidement le texte que vous souhaitez mettre en surbrillance et sélectionner l'un des ensembles de couleurs de surbrillance que vous avez créés. Cela mettra en surbrillance le texte sélectionné de cette couleur.

L'idée est que vous pouvez créer un grand nombre d'autant de couleurs de surbrillance que vous le souhaitez. Ensuite, vous pouvez rapidement mettre en surbrillance le texte sélectionné de l'une de ces couleurs en cliquant simplement sur le jeu de couleurs que vous aimez dans cette fenêtre.

Cela accélère le processus de surbrillance^{(highlight process)} et le rend beaucoup plus simple.

Blocs de code^{(Code Blocks)}

Un autre excellent module complémentaire Google Doc est Code Blocks . 

Si vous avez souvent besoin de documenter du code, l'un des meilleurs moyens d'y parvenir consiste à utiliser un traitement de texte^{(word processor)} capable de gérer et de formater des langages de code spécifiques.

Par défaut, Google Docs ne^{(Google Docs doesn)} gère pas très bien le formatage du code. Vous devez formater manuellement les blocs de code en sélectionnant différents types de police, en ajoutant une couleur d'arrière^{(background color)} -plan , etc. Mais pourquoi tout cela fonctionne quand vous pouvez utiliser un add-on qui fait tout pour vous ?

Une fois que vous avez installé le module complémentaire Code Blocks , vous pouvez y accéder en sélectionnant le menu Modules complémentaires , en sélectionnant ^(Add-ons)Code Blocks , puis en sélectionnant Démarrer^(Start) .

Cela ouvrira une nouvelle fenêtre sur la droite qui vous permettra de choisir le langage de code^{(code language)} et le thème de formatage que vous souhaitez utiliser.

Maintenant, tout ce que vous avez à faire est de coller votre code dans le document, de mettre en surbrillance le bloc de code entier, puis de sélectionner le bouton Format dans la fenêtre Blocs de code.

Cela crée un code incroyablement formaté intégré dans votre document Google^{(Google doc)} .

Cet addon gère un éventail impressionnant de langages et comprend une belle gamme d'excellents thèmes de formatage de code.

Document à remplir^{(Fillable Document)}

Une utilisation très courante de Google Docs consiste à créer des modèles de formulaire que d'autres personnes peuvent remplir. Malheureusement, Google Docs^{(Google Docs doesn)} n'a pas de bonnes fonctionnalités qui vous permettent de créer facilement un document à remplir.

Heureusement, il existe un module complémentaire Google Doc^{(Google Doc add-on)} appelé Fillable Document qui vous permet de faire exactement cela.

Comme les autres modules complémentaires, une fois que vous l'avez installé, vous devez le sélectionner dans l' élément de menu Modules complémentaires et sélectionner ^{(Add-ons menu item and select)} Démarrer^(Start) . 

Lorsque vous exécutez l'addon pour la première fois, vous devez sélectionner Démarrer la configuration^{(Start setup)} pour commencer. Pour l' étape 1^{(Step 1)} , vous devrez sélectionner la feuille de calcul dans laquelle vous souhaitez stocker les données de votre formulaire à remplir.

Vous pouvez créer une nouvelle feuille de calcul ou en choisir^{(spreadsheet or choose)} une existante. Sélectionnez Suivant^(Next) pour continuer. Dans la deuxième étape, vous choisirez de choisir ou de créer le dossier de destination^{(destination folder)} .  

Dans la dernière étape, vous devrez créer un modèle d'e-mail pour envoyer votre formulaire à remplir aux destinataires. Cette étape est facultative. 

Une fois la configuration terminée, vous pouvez utiliser la fenêtre Document^{(Document window)} à remplir sur la droite pour créer tous les champs de votre document à remplir. Sélectionnez simplement^(Just) l'icône + à côté de Liste des champs^{(Field List)} . Vous pouvez également sélectionner Créer un nouveau champ^{(Create New Field)} . Vous pouvez ensuite insérer ces champs dans le document en sélectionnant l' icône Insérer un champ . ^{(Insert Field)}. 

Ces champs apparaissent à l'intérieur du document avec des espaces réservés qui ont le symbole $ devant eux.

Vous pouvez voir la version Web du formulaire en sélectionnant Ouvrir le formulaire Web^{(Open Web Form)} dans la fenêtre Document^{(Document window)} à remplir .

Lorsque vous avez terminé de créer votre formulaire, sélectionnez simplement Publier le formulaire^{(Publish Form)} . Sélectionnez l' onglet Partage^(Sharing) pour fournir une liste d'adresses e-mail auxquelles envoyer votre formulaire à remplir.

Sélectionnez Publier le formulaire^{(Publish Form)} pour terminer et envoyer les e-mails.

Publipostage^{(Mail Merge)}

Le module complémentaire de publipostage^{(Mail Merge)} est un puissant module complémentaire Google Doc qui vous permet d'utiliser les valeurs d'une feuille de calcul Google Sheets et de les insérer^{(Google Sheets spreadsheet and inserts)} dans un modèle de document. 

Pourquoi est-ce utile ? Si vous considérez une entreprise où le propriétaire doit envoyer des factures à des centaines de clients, ce module complémentaire leur permettrait de créer un document de modèle de facture principal^{(master invoice)} , mais de remplir des champs spécifiques à l'aide de lignes de données à partir d'une feuille de calcul.

Cela génère autant de documents de facturation que nécessaire pour traiter toutes les données de la feuille de calcul d'origine. Pour utiliser ce module complémentaire, il vous suffit de sélectionner Fusion et publipostage^{(Mail Merge)} dans le menu Modules complémentaires , puis de sélectionner ^(Add-ons)Démarrer^(Start) .

Cela ouvre la fenêtre Fusion et publipostage^{(Mail Merge window)} sur la droite.

Utilisez cette fenêtre pour sélectionner la feuille de calcul contenant les données que vous souhaitez fusionner. Vous pouvez ensuite sélectionner chaque champ que vous souhaitez utiliser pour fusionner avec le modèle de document^{(document template)} .

Vous pouvez également sélectionner Afficher les paramètres^{(Show Email Settings)} d'e-mail pour personnaliser le modèle d'en-tête d'e-mail^{(email header template)} si vous souhaitez automatiser l'envoi du lot de documents à plusieurs utilisateurs. 

Si vous souhaitez utiliser la fonction de courrier électronique par lots^{(batch email feature)} , assurez-vous de configurer les paramètres SMTP pour que l'addon utilise les paramètres SMTP corrects pour votre compte de messagerie^{(email account)} .

Images gratuites de Pixabay^{(Pixabay Free Images)}

Images gratuites de Pixabay^{(Pixabay Free Images)} est un autre module utile de Google Doc^{(Google Doc add-on)} . C'est l'un des modules complémentaires les plus faciles à utiliser, car il s'agit simplement d'une recherche^{(image search)} gratuite d'images que vous pouvez utiliser dans votre propre document.

Pour l'utiliser, sélectionnez simplement Modules complémentaires^(Add-ons) dans le menu, sélectionnez Images gratuites Pixabay^{(Pixabay Free Images)} , puis sélectionnez Rechercher des images^{(Search Images)} . 

Cela ouvrira une fenêtre sur la droite que vous pourrez utiliser pour rechercher des images gratuites à utiliser dans votre document Google^{(Google document)} . 

Sélectionnez simplement l'image libre pour la placer dans votre document là où vous avez actuellement le curseur.

Variables de documentation^{(Doc Variables)}

Une alternative au module complémentaire Fusion^{(Mail Merge)} et publipostage ou au module complémentaire Document à^{(Document add-on)} remplir est le module complémentaire Doc Variables . 

Ce module complémentaire est parfait si vous souhaitez que plusieurs personnes remplissent un document avec leurs propres valeurs. Le module complémentaire fournit un formulaire collaboratif que les utilisateurs peuvent utiliser pour saisir des données dans les variables que vous avez créées dans le document.

Une fois que vous avez installé le module complémentaire, la création d'un modèle de document est facile. Sélectionnez simplement ^{(Just select)} Modules complémentaires^(Add-ons) dans le menu, sélectionnez Variables de document^{(Doc Variables)} , sélectionnez Insérer une variable^{(Insert Variable)} et choisissez le type de variable que vous souhaitez intégrer au document. 

Une fois que vous avez sélectionné le type de variable, donnez-lui simplement un nom et sélectionnez^{(name and select)} s'il s'agit d'un champ unique ou couvre^{(field or covers)} plusieurs lignes.

Sélectionnez OK^{(Select OK)} et vous verrez la variable apparaître^{(variable show)} dans le document avec le symbole "$" devant.

Vous pouvez envoyer le document à quelqu'un pour qu'il le remplisse, et tout ce qu'il a à faire est de sélectionner Démarrer^(Start) dans le menu Module complémentaire^(Add-on) .

Cela ouvre une fenêtre à droite avec des champs pour toutes les variables que vous avez créées pour le document. 

La personne à qui vous avez envoyé le formulaire n'a plus qu'à remplir les variables et appuyer sur la flèche bleue pour terminer. Cela remplira automatiquement le document avec toutes les informations saisies par la personne.

C'est un excellent moyen de créer un formulaire facile à remplir, ou simplement un document modèle que les gens peuvent facilement remplir simplement en remplissant le formulaire complémentaire.

Nettoyeur de texte^{(Text Cleaner)}

Si vous modifiez beaucoup de documents, le module complémentaire Text Cleaner Google Doc peut automatiser votre travail.

L'installation de ce module complémentaire vous donne accès à des modifications rapides à partir du menu. Sélectionnez simplement ^{(Just select)} Modules complémentaires^(Add-ons) dans le menu, sélectionnez Nettoyeur de texte^{(Text Cleaner)} et sélectionnez l'une des modifications rapides disponibles.

Par exemple, vous pouvez effectuer n'importe quelle action sur l'ensemble du document :

• Supprimer les sauts de ligne
• Supprimer les sauts de paragraphe
• Corriger les sauts de ligne durs
• Supprimer^(Remove) plusieurs espaces des phrases
• Supprimer les onglets
• Corriger les guillemets intelligents

Si vous souhaitez accéder à davantage d'outils d'édition, sélectionnez Configurer^(Configure) . Une nouvelle fenêtre s'ouvrira dans laquelle vous pourrez personnaliser les fonctionnalités de Text Cleaner .

Cet écran vous permet non seulement de personnaliser toutes les modifications qu'il effectuera pour vous, mais si vous sélectionnez tout ce que vous voulez et sélectionnez Enregistrer et nettoyer maintenant^{(Save and clean now)} , il effectuera toutes les modifications en même temps sur le document.

Cet outil, comme tous les autres répertoriés dans cet article, améliore ce que vous pouvez faire avec Google Docs . Il est beaucoup plus facile de faire des choses surprenantes avec vos documents.

10 Best Google Doc Add-ons To Create Amazing Documents

Google Doсs has a lot of grеat features, but in some cases thеre аre a few things people occasionally need that Google Docs doesn’t have by default.

There are a number of Google Doc add-ons you can enable that’ll extend the base of features available in Google Docs. The following are ten of the best ones.

Highlight Tool

When you’re editing a document or collaborating in any other way, the ability to highlight text is invaluable. 

There is a way to highlight in Google Docs by default. To do so, you need to select the text you want to highlight, select the highlight icon in the ribbon, and choose the highlight color you want to use.

This creates a good highlight effect for the text you’ve selected. However the process takes a few steps and the options are limited.

The Highlight Tool Google Doc add-on makes the process of highlighting much more functional.

After you install the tool, you’ll need to complete a few setup steps. To do this, in Google Docs select Add-ons from the menu, select Highlight Tool, and select Settings.

Enable Automatically scan for highlighter sets on start.

Select the X in the corner to close the window. Finally, start the highlighter tool by selecting  Add-ons from the menu, select Highlight Tool, and select Start.

This will launch the Highlight Tool. 

To get started with highlighting, just select the text you want to highlight in any color, and select the Highlighter Library in the Highlight Tool window.

Select New Set in the first window. Give the set a name, and apply an appropriate color. Give the color a label if you like. When you’re done, select Save. 

As you create highlight color sets, those will appear in the Highlight Tool window on the right side of the screen.

The idea is that you can quickly select the text you want to highlight, and select from any of the highlight color sets you’ve created. This will highlight the selected text that color.

The idea is that you can create a large set of as many highlight colors you like. Then you can quickly highlight selected text any of those colors by just clicking whatever color set you like in that window.

It speeds up the highlight process and makes it much simpler.

Code Blocks

Another great Google Doc add-on is Code Blocks. 

If you often need to document code, one of the best ways to do that is by using a word processor that can handle and format specific code languages.

By default, Google Docs doesn’t really handle code formatting very well. You need to format code blocks manually by selecting different font types, adding background color, and more. But why do all that work when you can use an add-on that does it all for you?

Once you install the Code Blocks add-on, you can access it by selecting the Add-ons menu, selecting Code Blocks, and then selecting Start.

This will open a new window on the right that lets you choose the code language and the formatting theme you want to use.

Now all you need to do is paste your code into the document, highlight the entire block of code, and then selecting the Format button in the Code Blocks window.

This creates amazingly formatted code embedded inside your Google doc.

This addon handles an impressive array of language, and includes a nice range of excellent code formatting themes.

Fillable Document

A very common use of Google Docs is to create form templates that other people can fill out. Unfortunately, Google Docs doesn’t have any good features that allow you to easily create a fillable document.

Thankfully, there’s an Google Doc add-on called Fillable Document that lets you do just that.

Like other add-ons, once you install it you need to select it from the Add-ons menu item and select Start. 

When you first run the addon, you’ll need to select Start setup to get started. For Step 1 you’ll need to select the spreadsheet where you want to store data from your fillable form.

You can create a new spreadsheet or choose from an existing one. Select Next to continue. In the second step, you’ll select to choose or create the destination folder.  

In the last step you’ll need to create an email template for sending your fillable form to recipients. This step is optional. 

Once you’re done with setup, you can use the Fillable Document window on the right to create all of the fields for your fillable document. Just select the + icon next to Field List. You can also select Create New Field. You can then insert those fields into the document by selecting the Insert Field icon. . 

Those fields show up inside the document with placeholders that have the $ symbol in front of them.

You can see the web version of the form by selecting Open Web Form in the Fillable Document window.

When you’re done creating your form, just select Publish Form. Select the Sharing tab to provide a list of email addresses to send your fillable form to.

Select Publish Form to finish and send out the emails.

Mail Merge

The Mail Merge add-on is a powerful Google Doc add-on that lets you use values from a Google Sheets spreadsheet and inserts those into a template document. 

Why is this useful? If you consider a business where the owner needs to send out invoices to hundreds of customers, this add-on would let them create a master invoice “template” document, but fill in specific fields using rows of data from a spreadsheet.

This generates as many invoice documents as needed to process all of the data from the original spreadsheet. To use this add-on, you just select Mail Merge from the Add-ons menu, and select Start.

This opens the Mail Merge window on the right.

Use this window to select the spreadsheet that contains the data you want to merge. You can then select each field that you want to use to merge to the document template.

You can also select Show Email Settings to customize the email header template if you want to automate sending the batch of documents to multiple users. 

If you do want to use the batch email feature, make sure to set up the SMTP settings for the addon to use the correct SMTP settings for your email account.

Pixabay Free Images

Another useful Google Doc add-on is Pixabay Free Images.  This is one of the easiest add-ons to use, since it’s simply a free image search for images you can use in your own document.

To use it, just select Add-ons from the menu, select Pixabay Free Images, and select Search Images. 

This will open a window on the right that you can use to search for free images to use in your Google document. 

Just select the free image to place it into your document wherever you currently have the cursor.

Doc Variables

An alternative to the Mail Merge add-on or the Fillable Document add-on is the Doc Variables add-on. 

This add-on is perfect if you want to have multiple people fill out a document with their own values. The add-on provides a collaborative form users can use to enter data into the variables you’ve created in the document.

Once you’ve installed the add-on, creating a templated document is easy. Just select Add-ons from the menu, select Doc Variables, select Insert Variable, and choose the type of variable you want to embed into the document. 

Once you select the variable type, just give it a name and select whether it’s a single field or covers multiple lines.

Select OK and you’ll see the variable show up in the document with the “$” symbol in front of it.

You can send the document to someone to fill out, and all they have to do is select Start from the Add-on menu.

This opens a window to the right with fields for all of the variables you’ve created for the document. 

The person you sent the form to then just needs to fill out the variables and press the blue arrow to finish. This will automatically fill out the document with all of the information the person entered.

This is a great way to create an easy-to-fill-out form, or just a templated document people can easily fill out just by filling out the add-on form.

Text Cleaner

If you edit a lot of documents, the Text Cleaner Google Doc add-on can automate your work.

Installing this add-on gives you access to quick edits from the menu. Just select Add-ons from the menu, select Text Cleaner, and select any of the available quick edits.

For example, you can perform any actions on the entire document:

• Remove line breaks
• Remove paragraph breaks
• Fix hard line breaks
• Remove multiple spaces from sentences
• Remove tabs
• Fix smart quotes

If you want access to more editing tools, then select Configure. A new window will open where you can customize Text Cleaner features.

This screen not only lets you customize all of the edits it’ll do for you, but if you select everything you want and select Save and clean now, it’ll perform all edits at once on the document.

This tool, like all of the others listed in this article, enhances what you can do with Google Docs. It makes it much easier to do surprising things with your documents.

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