De nombreuses entreprises dans le monde ne voient pas d'inconvénient à étendre la possibilité de travail à domicile à leurs employés qui ne doivent pas nécessairement être au bureau. À cet égard, il devient important d'être conscient de certaines étiquettes de visioconférence^{(video conferencing etiquette)} .

Alors que les entreprises tirent parti de la téléprésence et du mode de visioconférence pour permettre un engagement transparent, voici quelques règles, conseils et règles de visioconférence que vous devriez adopter pour créer une impression durable.

Lire^(Read) : Comment configurer et rejoindre une réunion Microsoft Teams^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Guide d'étiquette de visioconférence

Dans une vidéoconférence, vous n'avez pas la chance de rencontrer tout le monde en personne pour créer une impression durable. Alors, suivez ces étiquettes souhaitées comme guide de référence.

1. Décidez à l'avance de l'ordre du jour des réunions
2. Configurer l'arrière-plan
3. Préparez-vous pour la réunion
4. Soyez ponctuel
5. Gardez votre bureau propre
6. Connaissez votre public
7. Documenter les points pertinents
8. Affecter un preneur de notes
9. Soyez courtois envers les autres participants
10. Gardez le microphone en sourdine lorsqu'il n'est pas utilisé

Une bonne étiquette de visioconférence peut vous aider à renforcer votre confiance et à améliorer vos compétences en communication.

1] Décidez^(Decide) à l'avance des ordres du jour des réunions

Une pratique essentielle pour une visioconférence efficace consiste à organiser et à organiser la réunion uniquement lorsque vous comprenez parfaitement le thème des discussions. Ainsi, si vous êtes celui qui organise la réunion virtuelle, assurez-vous que tous les participants en ont connaissance à l'avance. Il est considéré comme sûr d'envoyer au moins deux rappels,

• Un jour avant la réunion
• Une heure avant le début de la réunion

Cela aide les participants à se préparer pour la réunion afin qu'ils ne soient pas pris au dépourvu et qu'ils ne soient pas aux prises avec l'étiquette.

2] Configurer l'arrière-plan

Il est d'autant plus important d'avoir des conditions d'éclairage appropriées en arrière-plan pour éviter les ombres. De même, si vous avez une fenêtre ensoleillée directement derrière vous, tirez le store pour atténuer la foudre. De plus, un mur ou un rideau propre est bien meilleur qu'un bureau encombré ou une œuvre d'art bizarre pour éviter toute distraction.

Gardez à l'esprit que la personne avec qui vous êtes en visioconférence ne doit pas se sentir distraite. Alors, assurez-vous de vérifier ce qu'ils voient avant d'appeler. S'inquiéter trop de ce qu'il y a dans votre arrière-plan et de la façon dont les autres peuvent le voir peut ajouter du stress qui peut entraver le travail.

Lire^(Read) : Comment flouter l'arrière-plan dans une réunion Microsoft Teams^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Préparez-vous pour la réunion

Asseyez^(Sit) -vous droit devant la caméra et affichez un sourire sur votre visage. Utilisez^(Use) des gestes naturels lorsque vous parlez et essayez de limiter les conversations secondaires. Évitez^(Avoid) de taper sur le microphone ou de froisser des papiers près du microphone. Aussi, gardez vos mouvements aussi minimes que possible.

4] Soyez à l'heure

Beaucoup de gens sont habituellement en retard, donc être à l'heure est important. En fait, cela devrait être une norme pour suivre toute réunion, vidéo ou autre. Parce que, bien que vous puissiez vous en sortir avec une réunion physique, il n'y a pas d'échappatoire dans une vidéoconférence.

5] Gardez votre bureau propre

Votre bureau ne doit pas avoir l'air désordonné ou désorganisé. En tant que tel, il est important de ne rien avoir entre vous et la caméra. Débarrassez-vous de la pile de papiers, de notes autocollantes et d'autres articles de papeterie de votre bureau. Vous voudrez peut-être également garder votre bureau Windows propre. Utilisez l' option Masquer les icônes du bureau si vous en ressentez le besoin.^{(Hide desktop icons)}

6] Connaissez votre public

Vous ne pouvez pas appliquer un code vestimentaire scolaire par vidéoconférence, c'est-à-dire que, selon le public, votre tenue vestimentaire peut varier de formelles généralement sobres à carrément décontractées. Nous vous recommandons d'opter pour des pastels clairs et des couleurs douces qui s'affichent le mieux à l'écran.

7] Documenter les points pertinents

Une^(Proper) documentation appropriée des réunions à distance permet de rappeler efficacement les détails en cas de besoin. De plus, cela peut aider les autres membres de l'équipe qui n'ont pas pu assister à la réunion à se tenir au courant.

8] Affectez un preneur de notes

Toujours garder un bloc-notes pour noter les points importants est considéré comme une bonne pratique d'assemblée générale. Cette pratique devient encore plus importante lorsque vous passez au virtuel. Alors, affectez un preneur de notes pour documenter tout ce qui se passe dans la réunion au fur et à mesure. Cela ajoute de la nuance et si quelqu'un souhaite revenir sur ce qui a été discuté, il pourrait facilement y arriver.

9] Soyez courtois envers les autres participants

Si vous êtes l'organisateur ou celui qui a organisé la vidéoconférence, soyez connecté à votre ordinateur et prêt pour la réunion quelques minutes avant l'heure prévue. Cela devrait être la première leçon.

Deuxièmement, commencez par vous présenter avant de parler afin que tous les participants apprennent à vous connaître et puissent s'adresser à vous par votre nom.

Lisez^(Read) : Comment être à votre meilleur lors d'un appel de vidéoconférence^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Gardez^(Keep) le microphone en sourdine lorsqu'il n'est pas utilisé

Même si vous ne parlez pas et pensez que vous êtes silencieux, la plupart des microphones peuvent capter des bruits de fond mineurs, comme la toux, les éternuements ou la frappe. Ces sons peuvent facilement distraire les autres participants à la visioconférence ou causer de la gêne. Alors, coupez le micro avant de faire une pause et de sortir pendant une réunion.

Autre chose que nous aurions dû mentionner ?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind extending the facility of work-from-home to their workers who don’t have to necessаrily be in office. In this connection, it becomes іmportant to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

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