La vie^(Life) est désordonnée, n'est-ce pas ? Des choses comme le suivi des finances et la gestion du temps sont salissantes et chronophages. Pourtant, ce sont des choses qui, si elles étaient mises en ordre, amélioreraient votre vie. Les feuilles de calcul peuvent vous aider au quotidien^{(Spreadsheets can help every day)} dans ce type de tâches.

Cependant, il peut être difficile de trouver des informations dans des feuilles de calcul. C'est pourquoi nous allons vous montrer comment utiliser la fonction VLOOKUP dans Google Sheets pour faciliter la recherche de quelque chose dans une feuille de calcul.

VLOOKUP est une fonction Sheets^{(Sheets function)} permettant de rechercher quelque chose dans la première colonne d'une feuille de calcul. Le V est pour vertical car, comme les colonnes d'un bâtiment, les colonnes de la feuille de calcul sont verticales. Ainsi, lorsque VLOOKUP trouve l'élément clé que nous recherchons, il nous indique la valeur d'une cellule spécifique dans cette ligne.

La fonction VLOOKUP expliquée^{(The VLOOKUP Function Explained)}

Dans l'image ci-dessous se trouve la syntaxe de la fonction VLOOKUP . C'est ainsi que la fonction est présentée, quel que soit l'endroit où elle est utilisée.

La fonction est la =VLOOKUP( ) . À l'intérieur de la fonction se trouvent :

• Clé de recherche^{(Search Key )} - Indique VLOOKUP^{(Tells VLOOKUP)} ce qu'il doit trouver.
• Plage^(Range) - Indique VLOOKUP^{(Tells VLOOKUP)} où le rechercher. VLOOKUP cherchera toujours dans la colonne la plus à gauche de la plage.
• Index - Indique à VLOOKUP^{(Tells VLOOKUP)} le nombre de colonnes à droite de la colonne la plus à gauche dans la plage pour rechercher une valeur s'il trouve une correspondance avec la clé de recherche. La colonne la plus à gauche est toujours 1, la suivante à sa droite est 2, et ainsi de suite.
• Est trié ? ^{(Is sorted?)}– Indique VLOOKUP^{(Tells VLOOKUP)} si la première colonne est triée. La valeur par défaut est TRUE , ce qui signifie VLOOKUP trouvera la correspondance la plus proche de la clé de recherche. Cela peut conduire à des résultats moins précis. FALSE indique VLOOKUP qu'il doit s'agir d'une correspondance exacte, utilisez donc FALSE .

La fonction VLOOKUP ci-dessus utilisera la valeur de la cellule E1 comme clé de recherche. Lorsqu'il trouve une correspondance dans la colonne A de la plage de cellules de A1 à C5 , il recherche dans la troisième colonne de la même ligne où il a trouvé la correspondance et renvoie la valeur qui s'y trouve. L'image ci-dessous montre les résultats de la saisie de 4 dans la cellule E1 . Ensuite, examinons quelques façons d'utiliser la fonction VLOOKUP dans Google Sheets .

Exemple 1 : Utilisation de VLOOKUP pour le suivi des travaux^{(Example 1: Using VLOOKUP For Tracking Jobs)}

Supposons que vous ayez une entreprise de services et que vous souhaitiez savoir quand un ordre de travail commence. Vous pouvez avoir une seule feuille de calcul, faites défiler jusqu'au numéro de bon de travail, puis regardez à travers la ligne pour savoir quand elle commence. Cela peut devenir fastidieux et sujet aux erreurs. 

Ou vous pouvez utiliser VLOOKUP . 

1. Entrez les en-têtes Ordre^{(Work Order )} de travail et Date^{(Work Date )} de travail quelque part sur la feuille de calcul.

1. Sélectionnez la cellule à droite de Work Date et commencez à saisir la formule =VLOOKUP . Une boîte d'aide apparaîtra au fur et à mesure que nous tapons, nous montrant les fonctions Google Sheet^{(Google Sheet functions)} disponibles qui correspondent à ce que nous tapons. Lorsqu'il affiche VLOOKUP , appuyez sur Entrée^{(Enter, )} et il terminera la saisie.

1. Pour définir où VLOOKUP trouvera la clé de recherche^{(Search Key)} , cliquez sur la cellule juste au-dessus.

1. Pour sélectionner la plage^{(Range )} de données dans laquelle effectuer la recherche, cliquez et maintenez sur l' en-tête de colonne A et faites glisser pour sélectionner tout, y compris la colonne H . 

1. Pour sélectionner l ' Index , ou la colonne, dont nous voulons extraire les données, comptez de A à H . H est la 7ème colonne donc entrez 7 dans la formule.

1. Maintenant, nous indiquons comment nous voulons que la première colonne de la plage soit recherchée. Nous avons besoin d'une correspondance exacte, alors entrez FALSE . 

Notez^(Notice) qu'il veut mettre un crochet ouvrant après FALSE . Appuyez sur^(Press) retour arrière pour supprimer cela. 

Entrez ensuite une parenthèse fermante incurvée ) et appuyez sur Entrée^{(Enter )} pour terminer la formule.

Nous verrons un message d'erreur. C'est bon; nous avons fait les choses correctement. Le problème est que nous n'avons pas encore de valeur de clé de recherche.

Pour tester la formule RECHERCHEV^(VLOOKUP) , entrez le premier numéro de bon de travail dans la cellule au-dessus de la formule et appuyez sur Entrée^(Enter) . La date renvoyée correspond à la date de la colonne WorkDate pour le bon de travail A00100.

Pour voir comment cela vous facilite la vie, entrez un numéro de bon de travail qui n'est pas visible à l'écran, comme A00231 .

Comparez la date renvoyée et la date de la ligne pour A00231 , et elles doivent correspondre. S'ils le font, la formule est bonne.

Exemple 2 : Utilisation de VLOOKUP pour calculer les calories quotidiennes^{(Example 2: Using VLOOKUP to Calculate Daily Calories)}

L'exemple de bon de travail est^(Order) bon mais simple. Voyons la puissance réelle de VLOOKUP dans Google Sheets en créant un calculateur de calories quotidien. Nous mettrons les données dans une feuille de calcul et créerons le calculateur de calories dans une autre.

1. Sélectionnez^(Select) toutes les données de la liste des aliments et des calories. 

1. Sélectionnez Données^{(Data )} > Plages nommées^{(Named Ranges)} .

1. Nommez la gamme FoodRange . Les plages nommées^{(Named ranges)} sont plus faciles à retenir que Sheet2!A1:B:29 , qui est la définition réelle de la plage.

1. Revenez à la feuille de travail où la nourriture est suivie. Dans la première cellule dans laquelle nous voulons afficher les calories, nous pourrions entrer la formule =VLOOKUP(A3,FoodRange,2,False) .

Cela fonctionnerait, mais comme il n'y a rien dans A3 , il y aura une affreuse erreur #REF . Cette calculatrice peut avoir de nombreuses cellules Aliments^(Food) vides et nous ne voulons pas voir # REF partout.

1. Mettons la formule RECHERCHEV dans une fonction ^(VLOOKUP)SIERREUR^{(IFERROR )} . IFERROR indique à Sheets que si quelque chose ne va pas avec la formule, renvoyez un blanc.

1. Pour copier la formule dans la colonne, sélectionnez la poignée dans le coin inférieur droit de la cellule et faites-la glisser vers le bas sur autant de cellules que nécessaire.

Si vous pensez que la formule utilisera A3 comme clé dans la colonne, ne vous inquiétez pas. Sheets ajustera la formule pour utiliser la clé de la ligne dans laquelle se trouve la formule. Par exemple, dans l'image ci-dessous, vous pouvez voir que la clé est passée à A4 lorsqu'elle est déplacée vers la 4ème ligne. Les formules^(Formulas) changeront automatiquement les références de cellule^{(change cell references)} comme celle-ci lorsqu'elles sont déplacées d'une colonne à l'autre.

1. Pour additionner toutes les calories d'une journée, utilisez la fonction =SUM dans la cellule vide à côté de Total et sélectionnez toutes les lignes de calories au-dessus.

Maintenant, nous pouvons voir combien de calories nous avons eues aujourd'hui.

1. Sélectionnez la colonne des calories du lundi^{(Monday )} et collez-la dans la colonne Calories du ^{(Calories )}mardi^(Tuesday) , mercredi^(Wednesday) , etc. 

Faites de même pour la cellule Total sous ^{(Total )}Lundi^(Monday) . Alors maintenant, nous avons un compteur de calories hebdomadaire.

Résumé RECHERCHEV^{(Summing Up VLOOKUP)}

S'il s'agit de votre première plongée dans Google Sheets et ses fonctions, vous pouvez voir à quel point des fonctions utiles et puissantes telles que VLOOKUP peuvent être utiles. La combiner avec d'autres fonctions comme IFERROR , ou tant d'autres, vous aidera à faire tout ce dont vous avez besoin. Si cela vous a plu, vous pourriez même envisager de passer d'Excel à Google Sheets^{(converting from Excel to Google Sheets)} .

How to Use VLOOKUP in Google Sheets

Lіfe is meѕsy, isn’t it? Things like tracking finances and managing time are messy and time-consuming. Yet, these are things that, if put in order, would improve your life. Spreadsheets can help every day with these sorts of tasks.

It can be challenging to find information in spreadsheets, however. That’s why we’re going to show you how to use the VLOOKUP function in Google Sheets to make finding something in a spreadsheet a lot easier.

VLOOKUP is a Sheets function to find something in the first column of a spreadsheet. The V is for vertical because, like columns on a building, spreadsheet columns are vertical. So when VLOOKUP finds the key thing we’re looking for, it will tell us the value of a specific cell in that row.

The VLOOKUP Function Explained

In the image below is the VLOOKUP function’s syntax. This is how the function is laid out, regardless of where it’s being used.

The function is the =VLOOKUP( ) part. Inside the function are:

• Search Key – Tells VLOOKUP what it needs to find.
• Range – Tells VLOOKUP where to look for it. VLOOKUP will always look in the leftmost column of the range.
• Index – Tells VLOOKUP how many columns to the right of the left-most column in the range to look for a value if it finds a match of the search key. The left-most column is always 1, the next to its right is 2, and so on.
• Is sorted? – Tells VLOOKUP if the first column is sorted. This defaults to TRUE, which means VLOOKUP will find the nearest match to the search key. This can lead to less accurate results. FALSE tells VLOOKUP that it must be an exact match, so use FALSE.

The VLOOKUP function above will use whatever value is in cell E1 as its search key. When it finds a match in column A of the range of cells from A1 to C5, it will look in the third column of the same row as it found the match and return whatever value is in it. The image below shows the results of entering 4 in cell E1. Next, let’s look at a couple of ways to use the VLOOKUP function in Google Sheets.

Example 1: Using VLOOKUP For Tracking Jobs

Let’s say you have a service business and you want to find out when a work order starts. You could have a single worksheet, scroll down to the work order number and then look across the row to find out when it starts. That can become tedious and prone to error. 

Or you could use VLOOKUP. 

1. Enter the headings Work Order and Work Date somewhere on the worksheet.

1. Select the cell to the right of Work Date and start entering the formula =VLOOKUP. A help box will pop up as we type, showing us available Google Sheet functions that match what we’re typing. When it shows VLOOKUP, press Enter, and it will complete the typing.

1. To set where VLOOKUP will find the Search Key, click on the cell right above this.

1. To select the Range of data to search in, click and hold on the A column header and drag to select everything over to, including column H. 

1. To select the Index, or column, that we want to pull data from, count from A to H. H is the 7th column so enter 7 in the formula.

1. Now we state how we want the first column of the range to be searched. We need an exact match so enter FALSE. 

Notice that it wants to put an opening curved bracket after FALSE. Press backspace to remove that. 

Then enter a curved closing bracket ), and press Enter to finish the formula.

We’ll see an error message. That’s ok; we did things correctly. The issue is that we don’t have a search key value yet.

To test the VLOOKUP formula, enter the first work order number in the cell above the formula and press Enter. The date returned matches the date in the WorkDate column for work order A00100.

To see how this makes life easier, enter a work order number that isn’t visible on the screen, like A00231.

Compare the date returned and the date in the row for A00231, and they should match. If they do, the formula is good.

Example 2: Using VLOOKUP to Calculate Daily Calories

The Work Order example is good but simple. Let’s see the actual power of VLOOKUP in Google Sheets by creating a daily calorie calculator. We’ll put the data in one worksheet and make the calorie calculator in another.

1. Select all the data on the food and calorie list. 

1. Select Data > Named Ranges.

1. Name the range FoodRange. Named ranges are easier to remember than Sheet2!A1:B:29, which is the actual definition of the range.

1. Go back to the worksheet where food is tracked. In the first cell in which we want calories to show, we could enter the formula =VLOOKUP(A3,FoodRange,2,False).

It would work, but because there’s nothing in A3, there will be an ugly #REF error. This calculator might have many Food cells left blank and we don’t want to see #REF all over it.

1. Let’s put the VLOOKUP formula inside an IFERROR function. IFERROR tells Sheets that if anything goes wrong with the formula, return a blank.

1. To copy the formula down the column, select the handle at the bottom-right corner of the cell and drag it down over as many cells as needed.

If you think that the formula will use A3 as the key down the column, don’t worry. Sheets will adjust the formula to use the key in the row that the formula is in. For example, in the image below, you can see that the key changed to A4 when moved to the 4th row. Formulas will automatically change cell references like this when moved from column to column, too.

1. To add up all the calories in a day, use the =SUM function in the blank cell next to Total, and select all the rows of calories above it.

Now we can see how many calories we had today.

1. Select the column of calories from Monday and paste it to the Calories column for Tuesday, Wednesday, and so on. 

Do the same for the Total cell below Monday. So now we have a weekly calorie counter.

Summing Up VLOOKUP

If this is your first dive into Google Sheets and functions, you can see how useful and powerful functions like VLOOKUP can be. Combining it with other functions like IFERROR, or so many others, will help you do whatever you need. If you enjoyed this, you might even consider converting from Excel to Google Sheets.

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