Lorsque la plupart des gens utilisent Google Agenda^{(Google Calendar)} , ils l'utilisent de la manière la plus simple possible. Ils créent des événements, des rappels et peut-être même planifient des réunions qui utilisent Google Meet .

Mais il y a beaucoup plus dans Google Agenda^{(Google Calendar)} qu'il n'y paraît. Il y a des fonctionnalités cachées dans les sous-menus et des intégrations que peu de gens connaissent jusqu'à ce que vous tombiez dessus.

Dans cet article, vous allez découvrir quelques-uns des meilleurs conseils professionnels sur l'utilisation de Google Agenda^{(Google Calendar)} afin qu'il soit beaucoup plus utile. Maîtrisez^(Master) -les et vous serez encore plus productif que vous ne l'êtes déjà.

Ajout de calendriers

De nombreuses personnes utilisent Google Agenda^{(use Google Calendar)} avec un seul agenda sous leur compte Google^{(Google Account)} . La plupart des gens ne réalisent pas que vous pouvez réellement créer plusieurs calendriers "en couches" pour différentes parties de votre vie.

Voici quelques exemples de choses pour lesquelles vous voudrez peut-être créer un calendrier distinct.

• Votre calendrier de travail.
• Le calendrier partagé de votre famille.
• Un calendrier pour vos travaux de rénovation domiciliaire.
• Un calendrier dédié à votre activité parallèle.

Vous pouvez distinguer tous vos calendriers multiples en les codant par couleur. Voyons comment l'utiliser dans Google Agenda^{(Google Calendar)} .

Ajouter plusieurs calendriers

Pour créer un nouveau calendrier, sélectionnez le symbole +Autres calendriers^{(Other calendars)} dans le volet de navigation de gauche. Sélectionnez Créer un nouveau calendrier^{(Create new calendar)} dans le menu déroulant.

Dans la fenêtre suivante, donnez un nom à votre nouveau calendrier, une description (facultatif), définissez le fuseau horaire correct pour l'endroit où vous travaillez et sélectionnez Créer un calendrier^{(Create calendar)} .

Vous verrez le nouveau calendrier apparaître dans le volet de navigation de gauche sous Mes calendriers^{(My calendars)} . Cochez la case à gauche de votre nouveau calendrier et sélectionnez dans le calendrier pour créer un nouvel événement.

Dans la fenêtre qui apparaît, tapez le titre de votre événement, ajustez tous les autres paramètres et assurez-vous de changer le calendrier en bas de la fenêtre pour votre nouveau calendrier.

Lorsque vous sélectionnez Enregistrer^(Save) , vous verrez l'événement apparaître dans votre vue de calendrier, mais il sera codé par couleur afin que vous sachiez dans quel calendrier cet événement est stocké.

Vous pouvez ajouter autant de calendriers que vous le souhaitez sous votre même compte Google . Activez ou désactivez la couche de calendrier que vous ne souhaitez pas voir en cochant ou en décochant chaque case de calendrier.

Abonnez-vous aux calendriers utiles

Il existe également des calendriers publics gratuits auxquels vous pouvez vous abonner. Ceux-ci apparaissent comme les calendriers personnels que vous ajoutez vous-même en utilisant le processus ci-dessus.

Pour y accéder, sélectionnez le symbole +Autres^(Other) calendriers comme ci-dessus, mais cette fois sélectionnez Parcourir les calendriers qui vous intéressent^{(Browse calendars of interest)} dans la liste déroulante.

Vous verrez une liste de calendriers parmi lesquels vous pouvez sélectionner. Celles-ci incluent divers types de vacances, un éventail de sports et une section "Autre" qui ne comprend actuellement que Phases de la Lune^{(Phases of the Moon)} .

Une fois que vous les avez ajoutés et que vous revenez à votre calendrier, vous les verrez répertoriés et activés sous Autres calendriers^{(Other calendars)} . 

Vous verrez également les événements de ce calendrier s'afficher sur votre Google Agenda^{(Google Calendar)} . Les^(Public) événements du calendrier public s'affichent généralement sous la forme d'événements d'une journée entière répertoriés en haut de la journée concernée.

Inclure des calendriers intéressants^{(Include Interesting)} et informatifs à partir de l'URL^{(Informational Calendars From URL)}

Vous pouvez également ajouter des calendriers publics par URL . Ces calendriers publics sont éparpillés sur Internet et pas toujours faciles à trouver.

Voici quelques exemples :

• FirstShowing : Sélectionnez le lien Google Calendar pour obtenir les films à venir pour l'année. Chaque année, le site est mis à jour avec un nouvel onglet pour l'année en cours. 
• JamBase : Sélectionnez pour voir le calendrier^{(Livestreams Calendar)} des diffusions en direct en haut de la fenêtre pour voir les concerts à venir.
• iCalShare : parcourez ou recherchez cette liste massive de calendriers de vacances et de sports que vous pouvez ajouter à votre compte Google Agenda^{(Google Calendar)} .
• Calendrier de lancement de la NASA^{(NASA Launch Schedule)} : Ce calendrier est mis à jour par la NASA^(NASA) avec tous les lancements à venir de la NASA^(NASA) ainsi que les lancements historiques de la NASA^(NASA) .

Pour ajouter l'un de ces calendriers, copiez l' URL de n'importe quel calendrier public. Ensuite, dans votre propre compte Google Agenda^{(Google Calendar)} , sélectionnez l' icône +Autres agendas^{(Other calendars)} . Sélectionnez Depuis l'URL^{(From URL)} dans la liste déroulante. 

Sur la fenêtre suivante , collez l' URL ^(Windows)du^(URL) calendrier dans le champ URL du calendrier^{(URL of calendar)} , puis sélectionnez le bouton  Ajouter un calendrier .^{(Add calendar)}

Maintenant, lorsque vous revenez à votre propre calendrier, si vous activez le calendrier que vous avez ajouté, vous verrez ces événements apparaître avec leur propre code couleur.

Conseils^(Tips) utiles lors de l'utilisation de Google Agenda^{(Google Calendar)}

En plus d'ajouter simplement des événements à votre calendrier, vous pouvez faire un tas de choses pour rendre votre calendrier plus efficace.

Code couleur de votre travail

Chaque fois que vous créez des événements pour vous rappeler de faire quelque chose ou à propos d'un rendez-vous, pensez à coder par couleur des domaines spécifiques de votre vie.

Par exemple, vous pouvez rendre tous les événements liés à la santé jaunes, les événements professionnels bleus et les événements familiaux orange.

Pour cela, il suffit de sélectionner le calendrier pour créer un événement. Après avoir donné un titre à l'événement, sélectionnez Plus d'options^{(More options)} en bas de la fenêtre. Sur la page suivante, sélectionnez le code couleur de cet événement à côté de la sélection du calendrier. 

Cette option remplace le paramètre de calendrier par défaut par votre code de couleur personnalisé.

Utilisez les fuseaux horaires corrects^{(Use Correct Time Zones)} lorsque vous voyagez

Si vous avez un événement qui commence dans un fuseau horaire et se termine dans un autre, il est important de prendre en compte cette différence de fuseau horaire.

Si vous ne savez pas pourquoi cela est important, considérez que vous voulez commencer à travailler sur un journal scolaire lorsque vous montez à bord d'un vol sur la côte est^{(East Coast)} des États- ^(United) Unis^(States) . Vous savez que vous finirez probablement votre devoir une fois que vous atterrirez en Californie^(California) . 

Le problème est que la Californie^(California) est à 4 3 heures en arrière. Google Agenda^{(Google Calendar)} peut vous aider à prendre en compte ce changement de fuseau horaire.

Pour ce faire, dans Google Agenda^{(Google Calendar)} , cliquez sur le calendrier pour créer l'événement lorsqu'il démarre. Juste^(Just) sous la date et l'heure de l'événement, sélectionnez Fuseau horaire^{(Time zone)} . 

À côté de la case à cocher Toute^(All) la journée, sélectionnez à nouveau Fuseau horaire^{(Time zone)} . Vous verrez apparaître une fenêtre vous permettant de définir un fuseau horaire différent pour le début et la fin de l'événement. Cochez la case, puis définissez chaque fuseau horaire.

Sélectionnez OK lorsque vous avez terminé.

Soyez prudent lorsque vous définissez l'heure de fin de l'événement, car le calendrier la traduira dans le nouveau fuseau horaire. Donc, si vous avez dit qu'il vous faudra de 15 h à 16 h , heure^(Time) de l'Est, pour écrire votre article et changer le fuseau horaire de fin à Los Angeles , le calendrier affichera l'heure de fin à 19 h.

Réglez^(Set) l'heure de début et de fin en fonction de l'heure correcte dans le fuseau horaire que vous avez défini.

Terminer automatiquement les réunions plus tôt

Une autre fonctionnalité utile si vous voulez que les gens vous aiment est de mettre fin automatiquement aux réunions que vous créez 5 minutes plus tôt pour les réunions de 30 minutes et 10 minutes plus tôt pour les réunions de 60 minutes.

Vous pouvez le définir en ouvrant les paramètres de Google Agenda^{(Google Calendar)} , en sélectionnant Paramètres de l'événement^{(Event settings)} dans le menu de gauche et en cochant la case Réunions^{(Speedy meetings)} rapides.  

Cela donnera aux participants à votre réunion le temps de se rendre à leur prochaine réunion, s'ils en ont besoin.

Intégration avec votre application ToDo

Vous n'avez pas non plus besoin de gérer manuellement votre calendrier si vous utilisez la plupart des applications de tâches populaires basées sur le cloud disponibles aujourd'hui.

ToDoist , par exemple, vous permet de vous intégrer directement à Google Calendar . Allez simplement^(Just) dans vos paramètres ToDoist, sélectionnez Intégrations^{(Integrations)} dans le menu de gauche et sélectionnez Connecter le calendrier^{(Connect calendar)} sous Google Agenda.

Désormais, chaque fois que vous créez un nouveau rappel de tâche dans ToDoist , il est automatiquement ajouté à votre agenda Google^{(Google Calendar)} . 

La plupart des autres applications de tâches ont une intégration similaire avec Google Calendar , ou vous pouvez utiliser des applications comme IFTTT ou Zapier pour les intégrer aux services.

Utiliser l'application Google Agenda

Cela n'a pas non plus de sens de rester collé à votre ordinateur de bureau ou portable lorsque vous utilisez votre calendrier. Il est donc logique d'installer l' application Google Agenda ^{(Google Calendar)}sur votre iPhone^{(on your iPhone)} ou votre appareil Android^{(Android device)} .

L'application se synchronise avec tous les autres appareils sur lesquels vous utilisez Google Agenda^{(Google Calendar)} , vous ne serez donc jamais loin de votre emploi du temps, de vos événements et de vos rappels.

Créer des événements à partir de Gmail

Google Agenda^{(Google Calendar)} est également directement intégré à Gmail et vous n'avez même rien à faire pour l'activer.

Pour utiliser cette intégration intégrée dans Google Calendar , chaque fois que vous avez un e-mail ouvert dans Gmail , sélectionnez simplement les trois points à droite du menu d'icônes supérieur. Sélectionnez Créer un événement^{(Create event)} dans le menu déroulant.

Cela créera automatiquement un événement dans votre agenda Google^{(Google Calendar)} , en utilisant les détails de cet e-mail dans les détails de l'événement.

C'est un moyen utile de définir immédiatement une réunion ou un rappel chaque fois que vous recevez un e-mail important que vous souhaitez suivre.

Afficher votre calendrier à partir de Google Docs

Vous pourriez être surpris d'apprendre que même Google Docs est intégré à Google Calendar . Gardez^(Keep) une trace de vos réunions à venir tout en travaillant sur des documents en sélectionnant l' icône Calendrier^(Calendar) sur le côté droit de la fenêtre Google Docs .

Ceci affiche l'agenda du jour dans une petite fenêtre étroite sur la droite. C'est un excellent moyen de garder les événements de la journée devant vous, même lorsque vous êtes occupé à travailler.

Google Agenda^{(more to Google Calendar)} ne se limite pas à créer des événements et des rappels. Entre les intégrations, les calendriers partagés^{(shared calendars)} et toutes les autres fonctionnalités, Google Calendar est l'un des calendriers cloud les plus utiles à votre disposition aujourd'hui. Et le meilleur de tous, c'est gratuit.

How To Use Google Calendar: 10 Pro Tips

When most people use Google Calendаr, they use it in thе simplest way possible. They create events, remindеrs, and maybе even schedule meetings that use Google Meet.

But there’s a lot more to Google Calendar than meets the eye. There are features tucked away inside submenus, and integrations few people know about until you stumble upon them.

In this article, you’re going to learn about some of the best pro tips on how to use Google Calendar so it’s far more useful. Master these, and you’ll be even more productive than you already are.

Adding Calendars

Many people use Google Calendar with a single calendar under their Google Account. Most people don’t realize that you can actually create multiple “layered” calendars for various parts of your life.

Here are some examples of things you may want to create a distinct calendar for.

• Your work calendar.
• Your family’s shared calendar.
• A calendar for your home renovation work.
• A calendar dedicated to your side business.

You can distinguish between all of your multiple calendars by color coding them. Let’s look at how to use this in Google Calendar.

Add Multiple Calendars

To create a new calendar, select the + symbol to the right of Other calendars in the left navigation pane. Select Create new calendar from the dropdown menu.

On the next window, give your new calendar a name, a description (optional), set the correct time zone for where you do that work, and select Create calendar.

You’ll see the new calendar appear in the left navigation pane under My calendars. Enable the checkbox to the left of your new calendar, and select in the calendar to create a new event.

In the window that appears, type the title of your event, adjust any other settings, and make sure to change the calendar at the bottom of the window to your new calendar.

When you select Save, you’ll see the event appear in your calendar view, but it’ll be color coded so you know which calendar that event is stored in.

You can add as many calendars as you like under your same Google account. Enable or disable whichever calendar layer you don’t want to see by selecting or deselecting each calendar checkbox.

Subscribe To Useful Calendars

There are also free public calendars you can subscribe to. These appear just like the personal calendars you add yourself using the process above.

To access these, select the + symbol next to Other calendars as above, but this time select Browse calendars of interest from the dropdown list.

You’ll see a list of calendars you can select from. These include various types of holidays, an array of sports, and an “Other” section that currently only includes Phases of the Moon.

Once you add these and head back to your calendar, you’ll see them listed and enabled under Other calendars. 

You’ll also see events from that calendar show up on your Google Calendar. Public calendar events usually show up as all day events listed at the top of the relevant day.

Include Interesting and Informational Calendars From URL

You can also add public calendars by URL. These public calendars are scattered throughout the internet and not always easy to find.

A few examples include:

• FirstShowing: Select the Google Calendar link to get the upcoming films for the year. Every year the site is updated with a new tab for the current year. 
• JamBase: Select to see the Livestreams Calendar at the top of the window to see upcoming concerts.
• iCalShare: Browse or search this massive list of holiday and sports calendars you can add to your Google Calendar account.
• NASA Launch Schedule: This calendar is updated by NASA with all upcoming NASA launches as well as historic NASA launches.

To add one of these calendars, copy the URL from any public calendar. Then in your own Google Calendar account, select the + icon to the right of Other calendars. Select From URL from the dropdown list. 

On the next Windows, paste the URL of the calendar in the URL of calendar field, then select the Add calendar button. 

Now when you return to your own calendar, if you enable the calendar you’ve added you’ll see those events appear with their own color coding.

Useful Tips When Using Google Calendar

Aside from simply adding events to your calendar, there are a bunch of things you can do to make your calendar more effective.

Color Code Your Work

Whenever you create events to remind yourself to do something or about an appointment, consider color-coding specific areas of your life.

For example, you could make all health related events yellow, work events blue, and family events orange.

To do this, just select the calendar to make an event. After giving the event a title, select More options at the bottom of the window. On the next page, select the color code for that event next to the calendar selection. 

This option overrides the default calendar setting with your custom color code.

Use Correct Time Zones When Traveling

If you have an event that starts in one time zone and ends in another, it’s important to take that time zone difference into account.

If you’re not sure why this matters, consider you want to start working on a school paper when you board a flight on the East Coast of the United States. You know you’ll probably finish your paper once you land in California. 

The problem is that California is four 3 hours back in time. Google Calendar can help you take this time zone shift into account.

To do this in Google Calendar, click on the calendar to create the event when it starts. Just under the date and time of the event, select Time zone. 

Next to the All day checkbox, select Time zone again. You’ll see a window appear that lets you define a different time zone for when the event starts and ends. Select the checkbox, and then set each time zone.

Select OK when you’re done.

Be careful when setting the end time of the event, because the calendar will translate it into the new time zone. So if you’ve said it’ll take you from 3pm to 4pm Eastern Time to write your paper and change the end time zone to Los Angeles, the calendar will show the end time at 7pm.

Set the beginning and end time according to the correct time in the time zone that you’ve set.

Automatically End Meetings Early

Another useful feature if you want people to like you is to automatically end meetings you create 5 minutes early for 30 minute meetings, and 10 minutes early for 60 minute meetings.

You can set this by opening Google Calendar settings, select Event settings from the left menu, and enable the Speedy meetings checkbox.  

This will give your meeting attendees time to get to their next meeting, if they need it.

Integrate With Your ToDo App

You also don’t have to manually manage your calendar if you use most of the popular cloud-based to-do apps available today.

ToDoist, for example, lets you integrate directly with Google Calendar. Just go into your ToDoist settings, select Integrations from the left menu, and select Connect calendar under Google Calendar.

Now whenever you create a new task reminder in ToDoist, it’ll get added automatically to your Google Calendar. 

Most other to-do apps have similar integration with Google Calendar, or you can use apps like IFTTT or Zapier to integrate those to services.

Use the Google Calendar App

It also doesn’t make sense to stay stuck to your desktop or laptop when you’re using your calendar. So it makes sense to install the Google Calendar app on your iPhone or Android device.

The app syncs with every other device where you use Google Calendar, so you’ll never be far away from your schedule, your events, and your reminders.

Create Events From Gmail

Google Calendar is also directly integrated with Gmail, and you don’t even have to do anything to enable it.

To use this embedded integration in Google Calendar, whenever you have an email open in Gmail, just select the three dots to the right of the top icon menu. Select Create event from the dropdown menu.

This will automatically create an event in your Google Calendar, using the details from this email in the event details.

This is a useful way to immediately set a meeting or a reminder whenever you receive an important email that you want to follow up on.

View Your Calendar From Google Docs

You might be surprised to learn that even Google Docs is integrated with Google Calendar. Keep track of your upcoming meetings while working on documents by selecting the Calendar icon on the right side of the Google Docs window.

This displays today’s agenda in a small, narrow window on the right. It’s a great way to keep the day’s events right in front of you even when you’re busy working.

There’s more to Google Calendar than just creating events and reminders. Between the integrations, shared calendars, and all the other features – Google Calendar is one of the most useful cloud based calendars available to you today. And best of all, it’s free.

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