Plus vous êtes mobile, plus il est important d'avoir accès à vos fichiers, peu importe où vous êtes ou quel appareil vous utilisez. Autrefois^(Back) , vos fichiers électroniques vivaient tous sur votre ordinateur, donc si vous n'étiez pas à proximité de votre ordinateur, vous ne pouviez pas accéder à vos fichiers. Tout a changé avec l'avènement de l'Internet haut débit et des services de stockage en nuage^(cloud) offerts par des entreprises comme Dropbox , Amazon et Google . 

Ironiquement, les commandes à domicile de l'année dernière et le basculement vers le travail à distance ont également accru le besoin et le désir de stockage dans le cloud. De nombreuses écoles et employeurs se sont tournés vers Microsoft 365 pour garder les étudiants et les travailleurs connectés. Pour le stockage de fichiers, cela s'est traduit par l'adoption de OneDrive pour l'école ou le travail. 

Si vous êtes un nouvel utilisateur OneDrive , que ce soit pour l'école ou le travail, continuez à lire quelques conseils pour utiliser le service de stockage en nuage de Microsoft.

1. Comprendre vos icônes d'état OneDrive^{(Status Icons)}

Lorsque vous enregistrez des fichiers sur OneDrive , vous pouvez choisir de rendre votre fichier disponible en ligne uniquement ou hors ligne. La fonctionnalité OneDrive Files On-Demand vous permet d'accéder à tout ce que vous avez enregistré sur votre stockage cloud sans télécharger une copie locale de chaque fichier. Au lieu de cela, vous verrez vos fichiers répertoriés dans votre gestionnaire de fichiers avec des icônes d'état indiquant si chaque fichier est en ligne uniquement, disponible localement ou toujours disponible.

Une icône de nuage bleu indique que le fichier est en ligne uniquement. Une coche verte dans un cercle apparaît à côté des fichiers disponibles localement sur l'appareil que vous utilisez.

Les fichiers que vous avez choisi de toujours^{(always )} conserver sur votre appareil afficheront un cercle vert plein avec une coche blanche. 

Si vous ouvrez un fichier en ligne uniquement sur votre ordinateur ou un autre appareil, il sera téléchargé et deviendra disponible localement. Être^(Being) disponible localement signifie que vous pouvez ouvrir le fichier même si vous n'avez pas de connexion Internet. Pour libérer de l'espace sur votre disque dur, cliquez avec le bouton droit sur le fichier et sélectionnez Libérer de l'espace^{(Free up space)} .

2. Comment activer les fichiers à la demande 

Les utilisateurs de PC peuvent suivre ces étapes pour activer les fichiers à la demande^{(Files On-Demand)} .

1. Sélectionnez l' icône OneDrive dans la barre d'état système.
2. Sélectionnez Aide et paramètres^{(Help & Settings)} .
3. Sélectionnez Paramètres^(Settings) .
4. Dans l' onglet Paramètres^{(Settings )} , cochez la case " Économiser de l'espace et télécharger les fichiers au fur et à mesure que vous les utilisez^{(Save space and download files as you use them)} ".

Les utilisateurs de Mac^(Mac) peuvent activer les fichiers à la demande^(On-Demand) en suivant ces étapes :

1. Sélectionnez l' icône OneDrive dans la barre de menus.
2. Sélectionnez le bouton … Plus .^(…More)
3. Sélectionnez Préférences^{(Preferences)} .
4. Sélectionnez le bouton Activer les fichiers à la demande .^{(Turn on Files On-Demand)}

3. Activez Storage Sense pour PC

Les utilisateurs de Windows 10 ont la possibilité supplémentaire d'activer Storage Sense , qui définit automatiquement tous les fichiers OneDrive que vous n'avez pas ouverts au cours des 30 derniers jours en ligne uniquement si vous manquez d'espace disque. 

Vous pouvez également configurer Storage Sense pour qu'il s'exécute tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois au lieu de l'utiliser uniquement lorsque vous manquez d'espace disque.

4. Ce que vous devez savoir sur le coffre-fort personnel OneDrive^{(OneDrive Personal Vault)}

Alors que tous les fichiers que vous enregistrez sur le cloud OneDrive sont protégés par les mesures de sécurité de Microsoft, OneDrive Personal Vault offre une couche de protection supplémentaire pour les fichiers sensibles. 

Lorsque vous enregistrez des fichiers dans votre coffre-fort personnel, vous devez utiliser une authentification forte ou une deuxième étape de vérification d'identité pour y accéder. Selon votre appareil, il peut s'agir de votre visage, de votre empreinte digitale, d'un code PIN^(PIN) ou d'un code qui vous a été envoyé par SMS ou par e-mail. 

Les fichiers de votre coffre-fort personnel sont chiffrés à tout moment, y compris lorsqu'ils se trouvent dans votre coffre-fort et lorsqu'ils voyagent entre le cloud et votre appareil. De plus, les fichiers de votre coffre-fort sont analysés à la recherche de virus et surveillés pour toute activité suspecte, y compris les rançongiciels. 

Le coffre-fort personnel^{(Personal Vault)} apparaît sous la forme d'un dossier dans votre OneDrive . Enregistrez simplement^(Simply) dans le coffre-fort pour bénéficier de toute cette sécurité supplémentaire.

Remarque^(Note) : les utilisateurs sans abonnement Microsoft 365 sont limités à trois fichiers dans leur coffre-fort personnel.

5. Comment télécharger des fichiers sur OneDrive

Si vous utilisez OneDrive pour l'école ou le travail, il existe plusieurs façons de télécharger des fichiers sur votre cloud OneDrive .

Télécharger des fichiers à l'aide de votre navigateur

Vous pouvez toujours accéder à OneDrive dans un navigateur. Les étapes ci-dessous fonctionnent pour Chrome et Edge et peuvent légèrement différer si vous utilisez un autre navigateur.

1. Connectez^(Sign) -vous à office.com et sélectionnez le lanceur d'application dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez OneDrive .

1. Sélectionnez Charger^{(Upload )} > Fichiers^(Files) ou Dossier^(Folder) .

1. Choisissez^(Choose) les fichiers ou le dossier que vous souhaitez télécharger et sélectionnez-les.
2. Sélectionnez Ouvrir^(Open) ou Sélectionner un dossier^{(Select Folder)} .

Télécharger des fichiers à l'aide de votre bureau

Si vous utilisez un ordinateur avec Windows 10 , OneDrive est déjà installé. Enregistrez ou déplacez simplement^(Simply) vos fichiers et dossiers dans le dossier OneDrive pour les rendre accessibles sur tous vos appareils via OneDrive .

Si vous n'êtes pas connecté à OneDrive , sélectionnez le bouton Démarrer^(Start) , recherchez OneDrive et lancez l'application. Suivez les instructions pour vous connecter.

De même, les utilisateurs de Mac peuvent télécharger automatiquement des fichiers sur OneDrive en les copiant ou en les déplaçant dans le dossier OneDrive à l'aide du ^(OneDrive)Finder ou en les enregistrant dans le dossier OneDrive à partir d'une application.

6. Partage de fichiers dans OneDrive

Le partage de fichiers ne pourrait pas être plus simple avec OneDrive . Sur votre ordinateur, faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez Partager^(Share) . 

Choisissez avec qui vous souhaitez partager votre fichier, ajoutez un message facultatif, puis sélectionnez le bouton Envoyer^(Send) ou choisissez de copier le lien ou de l'envoyer via une autre application sur votre appareil.

7. Restaurer un fichier^(File) ou un dossier^(Folder) dans OneDrive

OneDrive dispose d'une corbeille dans laquelle vous pourrez peut-être restaurer un fichier ou un dossier que vous avez accidentellement supprimé. 

1. Depuis OneDrive dans votre navigateur, sélectionnez la corbeille^{(Recycle Bin)} .
2. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez restaurer.

1. Sélectionnez le bouton Restaurer .^(Restore)

8. Comment mettre des dates d'expiration^{(Expiration Dates)} et des mots de passe^(Passwords) sur vos fichiers OneDrive^{(Your OneDrive)}

Bien que cette fonctionnalité ne soit pas encore disponible pour les comptes gratuits, certains utilisateurs de Microsoft 365 ont la possibilité de mettre des dates d'expiration et des mots de passe sur leurs fichiers dans OneDrive . Si cette fonctionnalité a été activée dans le centre d'administration OneDrive^{(OneDrive Admin Center)} , voici ce qu'il faut faire. 

Remarque^(Note) : Cela ne fonctionne que lorsque vous partagez un lien de manière anonyme et non^(not) lorsque vous choisissez de partager avec des personnes spécifiques. 

1. Dans un navigateur Web, sélectionnez un fichier ou un dossier que vous souhaitez partager. 
2. Sélectionnez partager^(share) .
3. Dans les paramètres de lien^{(link settings)} , choisissez quand vous souhaitez que l'accès au fichier expire.

1. Ajoutez un mot de passe^(password) si vous le souhaitez.
2. Sélectionnez le bouton Appliquer .^(Apply)

Tirez le meilleur parti^(OneDrive) de OneDrive^(Out) pour l'école^(School) ou le travail

Les conseils ci-dessus ne font qu'effleurer la surface de ce que vous pouvez faire avec OneDrive pour l'école ou le travail. Apprenez à résoudre les problèmes de synchronisation^{(sync issues)} , utilisez des liens symboliques^{(symbolic links)} pour synchroniser n'importe quel dossier de votre ordinateur avec OneDrive ou, si vous vous sentez salé, désactivez^{(disable OneDrive)} complètement OneDrive.

OneDrive for School or Work: 8 Tips for Beginners

The more mobile you are, the more important it is tо have access to your files no matter where yоu are or which device you’re using. Back in thе old days, your electronic files all lived on your computer, ѕo if you wеren’t near your compυtеr, yoυ couldn’t accesѕ your files. That аll chаnged with the advent of high-speed internet and cloud storage services offered by companies like Dropbox, Amazon, and Google. 

Ironically, the past year’s stay-at-home orders and pivot to remote working have also increased the need and desire for cloud storage. Many schools and employers have turned to Microsoft 365 to keep students and workers connected. For file storage, that has meant the adoption of OneDrive for school or work. 

If you’re a new OneDrive user, either for school or work, keep reading for a few tips for using Microsoft’s cloud storage service.

1. Understand Your OneDrive Status Icons

When saving files to OneDrive, you can choose to make your file available online-only or offline. The OneDrive Files On-Demand feature allows you to access everything you’ve saved to your cloud storage without downloading a local copy of every file. Instead, you’ll see your files listed in your file manager along with status icons indicating whether each file is online-only, locally available, or always available.

A blue cloud icon indicates that the file is online-only. A green checkmark in a circle appears by files that are locally available on the device you’re using.

Files you have opted to always keep on your device will display a solid green circle with a white checkmark. 

If you open an online-only file on your computer or another device, it will download and become locally available. Being locally available means you can open the file even if you don’t have an internet connection. To free up space on your hard drive, right-click the file and select Free up space.

2. How to Turn on Files On-Demand 

PC users can follow these steps to turn on Files On-Demand.

1. Select the OneDrive icon in the system tray.
2. Select Help & Settings.
3. Select Settings.
4. On the Settings tab, check the box for “Save space and download files as you use them.”

Mac users can turn on Files On-Demand by following these steps:

1. Select the OneDrive icon in the menu bar.
2. Select the …More button.
3. Select Preferences.
4. Select the Turn on Files On-Demand button.

3. Turn on Storage Sense for PCs

Windows 10 users have the extra option of turning on Storage Sense, which automatically sets any OneDrive files you haven’t opened in the last 30 days to online-only if you’re running low on disk space. 

You can also set Storage Sense to run every day, week, or month instead of only when you’re getting low on disk space.

4. What you Should Know About the OneDrive Personal Vault

While all the files you save to the OneDrive cloud are protected by Microsoft’s security measures, the OneDrive Personal Vault offers an extra layer of protection for sensitive files. 

When you save files to your personal vault, you must use strong authentication or a second identity-verification step to access them. Depending on your device, that could be your face, your fingerprint, a PIN, or a code sent to you by text or email. 

The files in your Personal Vault are encrypted at all times, including when they’re in your vault and when they’re traveling between the cloud and your device. Moreover, the files in your vault are scanned for viruses and monitored for suspicious activity, including ransomware. 

The Personal Vault appears as a folder within your OneDrive. Simply save to the vault to get the benefits of all that extra security.

Note: Users without a Microsoft 365 subscription are limited to three files in their Personal Vault.

5. How to Upload Files to OneDrive

If you’re using OneDrive for school or work, there are multiple ways to upload files to your OneDrive cloud.

Upload Files Using Your Browser

You can always access OneDrive in a browser. The steps below work for Chrome and Edge and may slightly differ if you’re using a different browser.

1. Sign into office.com and select the app launcher in the top-left corner of the page and select OneDrive.

1. Select Upload > Files or Folder.

1. Choose which files or folder you want to upload and select them.
2. Select Open or Select Folder.

Upload Files Using Your Desktop

If you’re using a computer with Windows 10, OneDrive is already installed. Simply save or move your files and folders to the OneDrive folder to make them accessible on all your devices via OneDrive.

If you’re not signed into OneDrive, select the Start button, search for OneDrive, and launch the app. Follow the instructions to sign in.

Similarly, Mac users can automatically upload files to OneDrive by copying or moving them to the OneDrive folder using the Finder or by saving them to the OneDrive folder from an app.

6. Sharing Files in OneDrive

Sharing files couldn’t be easier with OneDrive. On your computer, right-click on the file and select Share. 

Choose who you want to share your file with, add an optional message, and then either select the Send button or choose to copy the link or send via another app on your device.

7. Restore a File or Folder in OneDrive

OneDrive has a recycle bin where you may be able to restore a file or folder you accidentally deleted. 

1. From OneDrive in your browser, select the Recycle Bin.
2. Select the file you want to restore.

1. Select the Restore button.

8. How to Put Expiration Dates and Passwords on Your OneDrive Files

While this feature isn’t available for free accounts yet, some Microsoft 365 users have the option to put expiration dates and passwords on their files in OneDrive. If this feature has been enabled in the OneDrive Admin Center, here’s what to do. 

Note: This only works when sharing a link anonymously and not when you choose to share with specific people. 

1. In a web browser, select a file or folder you want to share. 
2. Select share.
3. In link settings, choose when you want access to the file to expire.

1. Add a password if you want.
2. Select the Apply button.

Get More Out of OneDrive for School or Work

The tips above just scratch the surface of what you can do with OneDrive for school or work. Learn how to solve sync issues, use symbolic links to sync any folder on your computer with OneDrive, or, if you’re feeling salty, disable OneDrive completely.

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