Dans cet article, nous verrons comment vous pouvez mieux gérer votre messagerie Outlook^{(Outlook email)} en déplaçant automatiquement le courrier entrant dans des dossiers séparés. Si vous recevez beaucoup d' e- mails chaque jour^{(email everyday)} , cela peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Plutôt que d'avoir à passer une heure une fois par semaine à déplacer des e-mails de la boîte de réception^(Inbox) vers vos dossiers classés, les règles de messagerie vous aideront à automatiser l'organisation de votre boîte de réception. Ceci est très similaire à l'utilisation de libellés et de filtres dans Gmail .

Les règles de messagerie^(Email) peuvent sembler compliquées et elles peuvent l'être si vous voulez vraiment effectuer un tri sophistiqué, mais si vous voulez simplement déplacer automatiquement les e-mails professionnels vers le dossier Travail, c'est un jeu d'enfant.

Pour que les règles soient utiles, vous devez d'abord créer des dossiers sous votre boîte de réception^(Inbox) pour classer vos e-mails, tels que Projets, Travail^(Work) , Famille^(Family) , etc.

Vous pouvez créer des dossiers en cliquant avec le bouton droit sur Boîte^(Inbox) de réception ou sur n'importe quel dossier et en sélectionnant Nouveau dossier^{(New Folder)} . La procédure suivante fonctionne sur Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 et Office 365 .

Configurer les règles Outlook

Maintenant, pour commencer, ouvrez Outlook , cliquez sur l' onglet Fichier^(File) et vous verrez le bouton Gérer les règles et les alertes^{(Manage Rules & Alerts)} vers le bas.

La fenêtre principale Règles^(Rules) et alertes^(Alerts) apparaîtra et, par défaut, vous verrez peut-être une règle déjà créée en fonction de votre version d' Outlook .

À partir de là, vous cliquerez sur le bouton Nouvelle règle^{(New Rule)} pour commencer avec votre première règle de messagerie Outlook . ^{(Outlook email)}La boîte de dialogue Assistant ^{(Wizard dialog)}de règles^(Rules) apparaîtra et vous montrera quelques modèles de règles courants.

Ce sont les plus courants et probablement tout ce dont vous aurez besoin. La règle la plus courante est la première répertoriée, " Déplacer les messages de quelqu'un vers un dossier^{(Move messages from someone to a folder)} ". Allez-y et sélectionnez-le, puis cliquez sur Suivant^(Next) .

Vous remarquerez que la zone de liste^{(list box)} du bas appelée « Étape 2^{(Step 2)} : » reste en bas avec du texte souligné. En réalité, tout ce que vous avez à faire pour configurer la règle est de cliquer sur les liens hypertexte pour les personnes ou le groupe public^{(people or public group)}  et spécifié^{(specified )} pour choisir l' adresse e^{(email address)} -mail et où vous voulez que ces e-mails soient envoyés.

Ensuite, vous pouvez cliquer sur Terminer^(Finish) et vous avez terminé. Cependant, si vous souhaitez rendre la règle plus compliquée, cliquer sur Suivant^(Next) vous donnera beaucoup plus d'options :

Au fur et à mesure que vous cochez différentes conditions dans la zone de liste^{(list box)} supérieure , la description de la règle^{(rule description)} en bas se remplira également avec plus de liens hypertexte. Vous pouvez même créer des règles qui recherchent des mots spécifiques dans le corps de l'e-mail^{(email body)} , puis effectuer des actions sur ces e-mails.

Votre prochaine tâche consiste à cliquer sur chaque lien hypertexte et à choisir les valeurs associées telles que les adresses e-mail, les dossiers, etc. Dans notre exemple ci-dessus, vous voudrez cliquer sur des personnes ou un groupe public^{( people or public group)} et choisir une adresse e-mail.

Cliquez ensuite sur le mot spécifié^(specified) et accédez au dossier dans lequel vous souhaitez déplacer l'e-mail ou cliquez sur Nouveau^(New) et un nouveau dossier sera créé sous le dossier actuellement en surbrillance.

Vous verrez maintenant la partie inférieure mise à jour avec les valeurs réelles de votre règle.

Lorsque vous cliquez sur Suivant, vous pouvez définir d'autres actions pour la règle. Vous pouvez normalement laisser cela seul s'il s'agit d'une règle simple, mais si vous souhaitez également effectuer d'autres actions comme jouer un son, transférer l'e-mail, en faire une copie, imprimer l'e-mail, démarrer un autre programme, exécuter un script, etc. , alors vous pouvez faire tout cela sur cet écran.

Cliquez sur Suivant^(Next) lorsque vous avez terminé et vous serez amené à la boîte de dialogue Exceptions , où vous pourrez choisir les conditions pour lesquelles vous ne souhaitez pas que cette règle soit traitée. Sauf si vous avez des cas uniques, vous pouvez le laisser vide, ce qui est la valeur par défaut.

Cliquez sur Suivant^{(Click Next)} et nous avons enfin atteint la fin de l' assistant de règles^{(rule wizard)} ! Donnez à la règle un nom comme "Move Friends Email" afin que vous sachiez ce qu'elle fait lorsque vous la regarderez plus tard.

Ensuite, si vous avez déjà des e-mails dans votre boîte de réception qui correspondraient à votre nouvelle règle, cochez la case " Exécuter cette règle sur les messages déjà dans la boîte de réception^{(Run this rule on messages already in Inbox)} ". Vous pouvez laisser tout le reste par défaut et cliquer sur ^{(default and click)} Terminer^(Finish) !

Vous pouvez désormais créer des règles pour les personnes, les newsletters, les relevés bank/credit card et tout ce à quoi vous pouvez penser pour commencer à gérer votre messagerie Outlook^{(Outlook email)} plus efficacement ! Prendre plaisir!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll takе a look at how you can manage your Outloоk emаil better by having incoming mail automаtically moved into separate folders. If you get a lot оf emaіl everyday, this can save lotѕ of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• Comment Forward Outlook Emails à Gmail

• Comment créer un Distribution List dans Outlook

• Comment créer des raccourcis Microsoft Outlook pour les e-mails et les tâches

• Rechercher des e-mails Outlook par expéditeur, date, mot-clé, taille, etc.

• Microsoft Outlook ne répond pas ? 8 correctifs à essayer

• Comment faire un Booklet dans Word

• OneDrive pour School or Work: 8 Tips pour Beginners

• Comment insérer une signature dans un Microsoft Word Document

• 13 OneNote Tips & Tricks pour organiser vos notes mieux

• Comment suivre les modifications dans Word (en ligne, mobile et bureau)

• Comment définir des réponses d'absence du bureau dans Outlook

• Qu'est-ce que Microsoft Myanalytics et comment l'utiliser?

• Comment réparer lorsque Word s'ouvre en mode lecture seule

• Comment résoudre le problème de chargement lent d'Outlook

• 15 PowerPoint Tips & Tricks pour améliorer vos présentations

• Comment Automatically Backup A Word Document à OneDrive

• Ultimate Guide de réparation d'un accidenté, Corrupt Word File

• Comment créer Breakout Rooms dans Microsoft Teams

• Exporter des contacts depuis Outlook, Outlook Express et Windows Live Mail

• Comment synchroniser les contacts Outlook avec Android, iPhone, Gmail et plus