Le publipostage^(Mail) est une fonctionnalité de Microsoft Word qui vous aide à rationaliser la création de lettres, d'étiquettes, d'enveloppes, d'e-mails et d'un répertoire personnalisés. Étant donné que le publipostage ne fait pas partie des fonctionnalités MS Word les plus couramment utilisées , certains utilisateurs peuvent ne pas savoir comment effectuer un publipostage dans Word pour créer des lettres, des étiquettes et des enveloppes. 

Si vous essayez de gagner du temps sur la personnalisation manuelle de chaque lettre, étiquette ou autre document, le publipostage peut s'avérer utile. Même si vous n'avez jamais essayé de créer une lettre de publipostage, le processus est assez simple et nous vous expliquons chaque étape ci-dessous.

Comment créer des lettres de publipostage

Microsoft Word dispose d'un assistant qui vous guide dans la création de lettres de publipostage^{(creating mail merge letters)} . L'assistant vous demandera la lettre que vous souhaitez utiliser et les destinataires de la lettre en cours de route, alors assurez-vous d'avoir une liste de destinataires prête à être insérée. Si vous ne le faites pas, pas de problème, vous pouvez toujours ajouter une liste de destinataires manuellement.

1. Ouvrez un document Word et tapez votre message. Omettez les éléments personnalisés (par exemple, titre, nom, ville, etc.). Pour l'instant, vous pouvez simplement laisser un espace vide pour l'endroit où vous souhaitez insérer ces éléments, comme ceci :

1. Lorsque votre modèle est prêt, sélectionnez Publipostage^(Mailings) > Démarrer le publipostage^{(Start Mail Merge )} > Assistant Fusion et publipostage pas à pas^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} dans le ruban supérieur.

1. Un nouveau volet apparaîtra le long du bord droit de votre fenêtre MS Word . C'est l'assistant qui vous guidera tout au long du processus. Dans un premier temps, vous devrez sélectionner le type de document sur lequel vous travaillez. Sélectionnez Lettres^(Letters) et choisissez Suivant : Document de départ^{(Next: Starting document)} .

1. Vous devrez choisir le document que vous souhaitez utiliser pour le publipostage dans le prochain.
   Si vous avez déjà saisi du contenu pour votre lettre, sélectionnez Utiliser le document actuel^{(Use the current document)} .
   Si vous souhaitez utiliser un modèle prêt à l'emploi, sélectionnez Démarrer à partir d'un modèle. ^{(Start from a template. )}Lorsque vous avez choisi un document de départ, cliquez sur Sélectionner les destinataires^{(Select recipients)} . 

1. L'étape suivante consiste à sélectionner les destinataires. En supposant que vous ayez une feuille Excel remplie avec les données du destinataire, vous pouvez importer les données en sélectionnant l' option Utiliser un fichier existant et en sélectionnant ^{(Use an existing file)}Parcourir^(Browse) dans la section suivante. 

Accédez à la feuille contenant la liste des destinataires à l'aide de l'explorateur, sélectionnez la feuille et sélectionnez Ouvrir^(Open) . 

Lorsque vous sélectionnez la feuille, la fenêtre Sélectionner une table^{(Select Table)} s'affiche. Sélectionnez le(s) tableau(x) pertinent(s). Assurez-vous de cocher la case à côté du texte La première ligne de données contient des en-têtes de colonne^{(First row of data contains column headers)} si cela est vrai pour vos données, puis sélectionnez OK .

Ensuite, vous verrez la liste des destinataires que Word utilisera dans votre fusion. Si tout semble bon, sélectionnez OK . 

Lorsque vous avez ajouté la feuille Excel , sélectionnez ^(Excel)Suivant : Rédigez votre lettre^{(Next: Write your letter)} .

1. Vous êtes maintenant prêt à ajouter des espaces réservés dans votre lettre. Amenez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez ajouter l'espace réservé et sélectionnez Plus d'éléments^{(More items )} dans le volet de publipostage.

La boîte de dialogue Insérer un champ de fusion^{(Insert Merge Field)} s'ouvrira à partir de laquelle vous pourrez sélectionner l'espace réservé approprié et sélectionner Insérer^(Insert) pour l'ajouter à votre lettre.

1. Lorsque vous avez inséré tous les champs de fusion, sélectionnez Suivant : Prévisualiser vos lettres^{(Next: Preview your letters)} .

Cela vous montrera un aperçu de toutes les lettres générées avec le publipostage. Vous pouvez utiliser les boutons fléchés dans le volet de fusion et publipostage pour changer l'aperçu des lettres.

1. Sélectionnez Suivant : terminer la fusion^{(Next: Complete the merge)} . À l'étape suivante, sélectionnez Imprimer^(Print) (si vous souhaitez imprimer toutes les lettres) ou Modifier les lettres individuelles^{(Edit individual letters )} > Tout^{(All )} (si vous souhaitez fusionner les lettres en un seul document).

Comment créer des étiquettes de publipostage

C'est toujours une bonne idée de compiler votre liste de diffusion proprement dans une feuille Excel afin de ne pas vous sentir étourdi lorsque vous avez besoin des coordonnées de quelqu'un. Cependant, si vous souhaitez imprimer les étiquettes, votre compilation de feuilles Excel ne suffira pas. Au lieu de cela, vous devrez créer des étiquettes de publipostage^{(create mail merge labels)} sur MS Word.

1. Si vous avez déjà une feuille Excel avec les détails de l'envoi, vous pouvez passer à l'étape suivante. Sinon, organisez votre liste de diffusion sur une feuille Excel . Ajoutez quelques en-têtes ( Prénom^{(First Name)} , Nom, Adresse^(Address) , etc.) et triez votre liste.
2. Passez à MS Word . Utilisez l'assistant de création d'étiquettes. Ouvrez un document vierge et sélectionnez Publipostage^(Mailings) > Sélectionnez Fusion^{(Select Mail Merge )} et publipostage > Assistant Fusion^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} et publipostage pas à pas . 

1. Sélectionnez Libellés^(Labels) puis Suivant : Document de départ^{(Next: Starting document)} . 

1. Sur l'écran suivant, sélectionnez Modifier la mise en page du document^{(Change document layout)} . Ensuite, sélectionnez les options d'étiquette^{(Label options)} pour définir votre numéro de produit et la marque de l'étiquette.

Une fois que vous avez sélectionné OK , vous verrez les étiquettes soulignées sur votre document. Si ce n'est pas le cas, accédez à Conception de tableau^{(Table Design )} > Bordures^{(Borders )} et sélectionnez Afficher le quadrillage.^{(View Gridlines.)}

1. Revenez à l' onglet Mailings dans MS Word et sélectionnez Sélectionner les destinataires^{(Select Recipients)} > Utiliser une liste existante. ^{(Use an Existing List. )}

Accédez au fichier Excel contenant la liste de diffusion. Sélectionnez le fichier et sélectionnez Ouvrir^(Open) .

1. Vous verrez la fenêtre Sélectionner une table . ^{(Select Table )}Si vous avez plusieurs feuilles dans votre classeur, vous verrez plus d'un élément ici. Sélectionnez celui qui contient votre liste de diffusion. Cochez la case en regard du texte La première ligne de données contient des en-têtes de colonne,^{(First row of data contains column headers,)} puis sélectionnez OK . 

1. MS Word importe la liste de diffusion. Sélectionnez Bloc d'adresse^{(Address Block)} . Regardez l'aperçu à droite. 

Si cela ne ressemble pas à ce que vous voulez, sélectionnez Faire correspondre les champs. ^{(Match Fields. )}Assurez^(Make) -vous que tous les détails correspondent à un en-tête approprié de votre feuille de calcul et sélectionnez OK .

Regardez à nouveau l'aperçu. Si tout semble bon, sélectionnez OK .

1. Vous verrez maintenant <<AddressBlock>> dans l'étiquette. Accédez à Mailings > Mettre à jour les étiquettes^{(Update Labels)} pour ajouter <<AddressBlock>> à toutes les étiquettes.

1. Les étiquettes sont maintenant prêtes à être fusionnées. Accédez à Mailings > Terminer et fusionner^{(Finish & Merge )} > Modifier des documents individuels^{(Edit Individual Documents)} . 

Vous verrez une petite fenêtre apparaître. Sélectionnez Tout^(All) puis OK .

1. Vous verrez maintenant toutes vos étiquettes fusionnées.

Comment créer des enveloppes de publipostage

La création d'enveloppes de publipostage est essentiellement la même que celle des étiquettes, mais avec quelques modifications. 

Encore une fois, cliquez sur Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard , mais cette fois, sélectionnez Envelopes puis sélectionnez Next : Starting document from the bottom.

1. Il vous sera demandé de sélectionner un document de départ. Sélectionnez Options d'enveloppe^{(Envelope options)} pour sélectionner la taille de l'enveloppe et la position de l'adresse de livraison/de retour (reportez-vous à l'étape suivante), puis sélectionnez Suivant : Sélectionner les destinataires^{(Next: Select recipients)} .

1. Lorsque vous sélectionnez Options d'enveloppe^{(Envelope options)} , une petite fenêtre apparaît. Sélectionnez votre taille d'enveloppe préférée et sélectionnez la police et le placement pour la livraison et l'adresse de retour.

1. L'étape suivante de l'assistant consiste à sélectionner les destinataires. Sélectionnez Utiliser une liste existante^{(Use an existing list)} (en supposant que vous disposiez déjà d'une feuille Excel contenant les données du destinataire), puis sélectionnez Parcourir^(Browse) pour rechercher le fichier . Sélectionnez le fichier concerné et cliquez sur Suivant : Organiser votre enveloppe^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. Sur votre écran suivant, sélectionnez Bloc d'adresse^{(Address block)} , regardez l'aperçu pour vous assurer qu'il ressemble à ce que vous voulez, puis sélectionnez OK .

Vous verrez maintenant <<AddressBlock>> apparaître sur l'enveloppe. 

1. Sélectionnez Suivant : prévisualisez vos enveloppes^{(Next: Preview your envelopes)} . Vous verrez le même aperçu que vous avez vu à l'étape précédente, mais sur votre document. Vous pouvez utiliser les boutons fléchés du volet de l'assistant pour basculer entre les enveloppes.

Vos enveloppes sont maintenant prêtes à être fusionnées. Sélectionnez Suivant : terminer la fusion^{(Next: Complete the merge)} .

1. Sur l'écran suivant, vous verrez une option pour modifier les enveloppes individuelles^{(Edit individual envelopes)} . Sélectionnez-le, sélectionnez Tout^(All) pour fusionner tous les enregistrements, puis sélectionnez OK .

Vous verrez maintenant toutes les enveloppes fusionnées en un seul document.

Impression en masse et e-mails simplifiés

L'utilisation du publipostage peut vous faire gagner une tonne de temps que vous passeriez autrement à personnaliser vos lettres, étiquettes ou enveloppes. Cependant, ce n'est pas tout ce que vous pouvez faire avec MS Word . Vous pouvez également créer des cartes de vœux^{(greeting cards)} , des livrets^(booklets) et des fiches^{(index cards)} .

Le publipostage^(Mail) existe depuis un certain temps, mais si vous cherchez à rendre vos processus efficaces, Microsoft Office 2019 a introduit quelques fonctionnalités intéressantes^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} que vous voudrez peut-être examiner.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is a Microѕoft Word feature that helps yоu streamline creating personalized lеtters, labels, envelopes, emaіls, and a directory. Since mail merge is not among the most commonly used MS Word features, some users might not know how to do a mail merge in Word to create letters, lаbеls, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

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