Microsoft 365 a récemment annoncé de nouvelles fonctionnalités pour suivre la productivité. Il visait à surveiller les données sur les travailleurs, mais le lancement de la fonctionnalité s'est retourné contre lui après que les gens ont été informés de la quantité de données utilisateur collectées par Microsoft Teams .

Quelles données Microsoft Teams collecte-t-il ?

Microsoft Teams collecte trois types de données, à savoir les données de recensement, d'utilisation^{(Census, Usage, )} et de rapport d'erreurs^{( Error reporting data)} . Les données du recensement ne sont rien d'autre que des informations standard sur votre appareil, votre système d'exploitation et la langue de l'utilisateur. Il génère également un ID utilisateur spécifique qui est protégé deux fois pour éviter les liens inutiles. Les données de recensement^(Census) dans le rapport d'activité des utilisateurs Teams^{(Teams user)} sont des données collectées par défaut et ne peuvent pas être désactivées par l'utilisateur.

Microsoft recueille également des données d'utilisation, notamment le nombre de messages envoyés^{(number of messages sent)} , d' appels^(calls) et de réunions rejointes^{(meetings joined)} , ainsi que le nom de l'organisation^{(name of the organization)} . Il aide également à suivre les erreurs afin qu'elles puissent être corrigées à temps. Il s'agit de données de rapport d' erreur^(Error) .

Lire : ^(Read:) Comment créer une équipe privée et modifier la confidentialité dans Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Rapport d'activité des utilisateurs de Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Pour afficher et modifier un rapport d'activité utilisateur Teams , vous devez être un administrateur de service Teams^{(Teams service admin)} . Pour en savoir plus sur les rôles et autorisations d'administrateur, accédez aux rôles d'administrateur Teams pour gérer une équipe^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

Dans le volet de navigation de gauche du centre d'administration Microsoft Teams , accédez à Analytics & reports > Usage reports .
Sélectionnez Activité des utilisateurs Teams^{(Teams user activity )} dans l' onglet Afficher les rapports^{(View reports)} , sous l' onglet Rapport^{(Report )} .
Sélectionnez une plage sous l' onglet plage de données^{(data range)}
Cliquez sur Exécuter^(Run) le rapport.

Interprétation du rapport d'activité des utilisateurs Teams^{(Teams User Activity Report)}

Le rapport d'activité des utilisateurs de Teams^{(Teams user)} peut être consulté sur les 7, 30 ou 90 derniers jours^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . Le rapport donne une ventilation de l'utilisation par l'utilisateur. Il donne des détails sur les messages du canal, les messages de réponse et de publication, les détails de la réunion organisée et les détails de la participation à la réunion. On peut également donner des détails sur la dernière activité, la durée de la vidéo et l'activité de partage d'écran.

Ce rapport est utile aux administrateurs de l'entreprise pour afficher des informations sur l'activité des employés à l'aide de Teams . Les administrateurs peuvent afficher jusqu'à 19 types différents de données d'activité des utilisateurs. À l'heure actuelle, les utilisateurs n'ont aucun moyen de refuser cette collecte de données auprès des administrateurs de leur entreprise respective. Bien que de nombreuses entreprises ne soient pas au courant de la disponibilité de ces données.

Où sont stockées les données utilisateur Teams ?^{(Teams user)}

Microsoft Teams opère dans le monde entier et dans plusieurs juridictions avec différentes normes de traitement des données. Si vous souhaitez voir où les données individuelles sont stockées physiquement, vous pouvez accéder au centre d'administration Microsoft 365^{(Microsoft 365 admin center)} . Cliquez sur Settings > Organization profile , puis faites défiler jusqu'à Emplacement des données^{(Data Location)} .

Gestion des notifications des équipes

Lorsque vous travaillez sur Teams , recevoir plusieurs notifications avec un ping constant en bas à droite de l'écran peut être assez distrayant.

Vous pouvez reprendre le contrôle en cliquant sur les trois points en haut à droite des équipes^(Teams) , en sélectionnant Notifications de chaîne^{(Channel notifications)} et en les désactivant complètement. Vous pouvez également configurer de nouvelles règles en sélectionnant "Personnalisé"^{(“Custom”)} .

Comment Microsoft Teams suit votre activité et comment l'arrêter

Vous voudrez peut-être désactiver « Tous les nouveaux messages^{(All new posts)} » et également réduire les mentions de la chaîne,^(Channel) c'est-à-dire lorsque quelqu'un vous tague dans une chaîne en utilisant @ Nom de la chaîne^(Channel) de « Bannière et flux^{(Banner and feed)} » à « Afficher uniquement dans le flux^{(Only show in feed)} ».

Rapport d'activité des utilisateurs de Microsoft Teams

Une autre distraction est lorsque vous avez été invité à une réunion planifiée ou que vous avez quitté une réunion à mi-chemin, mais que vous recevez toujours des notifications chaque fois qu'un message est saisi dans la boîte de discussion de la réunion en cours.

Une solution temporaire à ce problème est de changer votre statut en « Ne pas déranger^{(Do not disturb)} ». Vous pouvez le faire en cliquant sur votre photo de profil sur la page principale des équipes^(Teams) , cliquez sur « Disponible^(Available) » et changez-la en « Ne pas déranger^{(Do not disturb)} ».

Rapport d'activité des utilisateurs Teams

Vous pouvez également gérer la priorité en allant dans Settings > Privacy , cliquez sur « Gérer l'accès prioritaire^{(Manage priority access)} » et ajoutez les noms des personnes dont vous souhaitez recevoir des notifications.

Lire^(Read) : Microsoft Teams se bloque ou se fige pendant les réunions^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Contrôle d'accès dans Microsoft Teams

Les équipes^(Teams) vous offrent également un moyen de limiter l'accès à Microsoft Teams afin que vous disposiez de temps et d'espace pour réfléchir et travailler.

Vous pouvez le faire en allant dans Settings > Privacy et en activant le bouton radio " Lire les reçus ".^{(Read receipts)}

Vous pouvez demander à votre organisation d'activer l' authentification multifacteur^{(multi-factor authentication)} sur votre compte et d'ajouter une couche de protection supplémentaire. Un mot de passe fort et unique et un gestionnaire de mots de passe sont nécessaires pour la protection du compte.

Vous pouvez également configurer des canaux privés^{(private channels)} si vous êtes membre d'une équipe spécifique, permettant un accès limité à certains membres de l'équipe uniquement. Dans l'équipe choisie, rendez-vous dans la section des chaînes, et cliquez sur les trois points. Accédez à Ajouter une chaîne^{(Add channel)} , sous Confidentialité^(Privacy) , puis sélectionnez Confidentialité^(Privacy) .

Vous pouvez ensuite sélectionner les personnes respectives à ajouter à l'équipe - jusqu'à 250 personnes. Seul un créateur de canal peut ajouter ou supprimer des personnes d'un canal privé. Les fichiers ou messages partagés au sein d'un canal privé ne sont accessibles à personne en dehors de celui-ci.

Microsoft Teams a gagné en popularité avec le passage au travail à distance. Les travailleurs doivent désormais collaborer tout en s'assurant que les données sensibles restent complètement sécurisées et que le rapport d'activité des utilisateurs de Teams^{(Teams user)} n'est pas utilisé à mauvais escient. Les suggestions mentionnées ci-dessus vous aideront à protéger vos données tout en maintenant une communication fluide. J'espère qu'ils fonctionneront pour vous.

Lire ensuite^{(Read next)} : Problème d'utilisation élevée de la mémoire et du processeur dans Microsoft Teams.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Micrоѕoft 365 reсently annоuncеd new features to track productivity. It was aimed at monitorіng data about workers but the feature launch backfired after рeople were made aware of thе amount of uѕer data collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
Select a range under the data range tab
Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Microsoft Teams User Activity Report

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

Teams user activity report

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused. The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Elisa Chevalier

About the author

Je suis un ingénieur en matériel avec plus de 10 ans d'expérience dans le domaine. Je me spécialise dans les contrôleurs et les câbles USB, ainsi que dans les mises à niveau du BIOS et le support ACPI. Dans mes temps libres, j'aime aussi bloguer sur divers sujets liés à la technologie et à l'ingénierie.

Comment Microsoft Teams suit votre activité et comment l'arrêter

Quelles données Microsoft Teams collecte-t-il ?

Rapport d'activité des utilisateurs de Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Interprétation du rapport d'activité des utilisateurs Teams^{(Teams User Activity Report)}