Depuis un certain temps maintenant, la création de graphiques de données dans Excel est devenue non seulement simple, mais également automatisée dans la mesure où vous pouvez facilement passer d'une feuille de calcul tabulaire à une zone complète, une barre, une ligne ou un graphique à secteurs en un rien de temps avec quelques bien pensés. clics de souris. Ensuite, lorsque vous modifiez les données de votre feuille de calcul, Excel apporte automatiquement les modifications correspondantes à vos tableaux et graphiques.

Ce n'est pas la fin de la magie de la cartographie du programme, cependant. Vous pouvez, par exemple, modifier le type de graphique ou de graphique^{(chart or graph type)} à tout moment, ainsi que modifier les schémas de couleurs^{(edit color)} , la perspective (2D, 3D, etc.), permuter l'axe, et bien plus encore.

Mais, bien sûr, tout commence par la feuille de calcul.

Présentation de vos données^{(Laying Out Your Data)}

Bien qu'Excel^(Excel) vous permette d'organiser vos feuilles de calcul de plusieurs façons, lors de la représentation graphique des données, vous obtiendrez les meilleurs résultats en les disposant de sorte que chaque ligne représente un enregistrement et que chaque colonne contienne des éléments de ou se rapportant à des lignes spécifiques.

Hein^(Huh) ? Prenez la feuille de calcul suivante, par exemple.

La colonne la plus à gauche contient une liste d'imprimantes laser. À l'exception de la ligne 1^{(Row 1)} , qui contient les étiquettes de colonne ou les en-têtes, chaque ligne représente une imprimante spécifique et chaque cellule suivante contient des données sur cette machine particulière.

Dans ce cas, chaque cellule contient des données de vitesse d'impression : Colonne B , combien de temps il a fallu pour imprimer la première page d'un travail d'impression^{(print job)} ; Colonne C^{(Column C)} , combien de temps il a fallu pour imprimer toutes les pages, y compris la première page ; Colonne D^{(Column D)} , combien de temps il a fallu pour produire le document entier, sans la première page.

Bien qu'il s'agisse d'une feuille de calcul quelque peu basique, quelle que soit la complexité de vos données, le respect de ce format standard permet de rationaliser le processus. Comme vous le verrez, vous pouvez mapper les cellules dans une petite partie de votre feuille de calcul ou représenter graphiquement l'ensemble du document ou de la feuille de calcul.

Le graphique Excel typique se compose de plusieurs parties distinctes, comme indiqué dans l'image ci-dessous.

Cartographier vos données^{(Charting Your Data)}

Si vous ne l'avez pas encore fait, vous serez probablement surpris de la facilité avec laquelle Excel permet de tracer vos feuilles de calcul. Comme mentionné, vous pouvez mapper l'intégralité de la feuille de calcul ou sélectionner un groupe de colonnes et de lignes^{(columns and rows)} à tracer.

Supposons^(Say) , par exemple, que dans la feuille de calcul sur laquelle nous travaillions dans la section précédente, vous vouliez représenter graphiquement uniquement les deux premières colonnes de données ( colonnes B et C^{(columns B and C)} ), en omettant la colonne D. Cela implique une procédure simple en deux étapes :

• Sélectionnez les données que vous souhaitez représenter graphiquement, y compris les étiquettes dans la colonne de gauche et les en-têtes^{(column and headers)} dans les colonnes que vous souhaitez inclure dans votre graphique, comme indiqué ci-dessous.

• Appuyez sur ALT+F1 .

Ou, pour tracer l'intégralité de la feuille de calcul, procédez comme suit.

• Sélectionnez^(Select) toutes les données dans la feuille de calcul, comme indiqué dans l' image du haut ci-dessous^{(image below)} . Ne^{(Do not )} sélectionnez pas la feuille entière, comme indiqué dans la deuxième image ci-dessous, sélectionnez^{(image below—select)} uniquement les cellules contenant des données.

• Appuyez sur ALT+F1 .

Excel fait un excellent travail en choisissant le type de graphique^{(chart type)} approprié pour vos données, mais si vous préférez un autre type de graphique, tel que, par exemple, des barres horizontales, ou peut-être un jeu de couleurs^{(color scheme)} différent , peut-être même une mise en page 3D avec des remplissages et des arrière-plans dégradés , le programme rend tous ces effets et plus facile à réaliser.

Modification du type de graphique^{(Changing Chart Type)}

Comme pour tout le reste dans Excel , il existe plusieurs façons de modifier votre type de graphique. Le plus simple est cependant de.

• Sélectionnez le graphique.
• Dans la barre de menus, cliquez sur Conception de graphique^{( Chart Design)} .
• Dans le ruban Conception de graphique, choisissez Modifier le type de graphique^{( Change Chart Type)} .

Cela ouvre la boîte de dialogue Modifier le type de graphique^{(Change Chart Type dialog)} , illustrée ici.

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreux types de graphiques, et cliquer sur l'un d'entre eux affiche plusieurs variantes en haut de la boîte de dialogue^{(dialog box)} .

En plus de modifier les types de graphique à partir du ruban Conception^{(Chart Design ribbon)} de graphique , vous pouvez également apporter plusieurs autres modifications, telles que les jeux de couleurs, la mise en page ou appliquer l'un des nombreux styles de graphique prédéfinis du programme. Les styles de graphique^(Chart) sont, bien sûr, similaires aux styles de paragraphe dans Microsoft Word . Comme dans MS Word , vous pouvez appliquer l'un des nombreux styles tels quels, modifier des styles existants ou créer les vôtres.

Ajout et suppression d'éléments de graphique^{(Adding And Removing Chart Elements)}

Les éléments de graphique sont, bien sûr, les différents composants, tels que le titre, la légende, les axes X et Y^{(X and Y axis)} , etc., qui composent votre graphique. Vous pouvez ajouter et supprimer ces éléments en cliquant sur le symbole plus qui apparaît sur le côté droit du graphique lorsque vous le sélectionnez.

Sous le menu contextuel des éléments de graphique^{(Chart Elements)} se trouve le menu contextuel des styles de graphique^{(Chart Styles)} , qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l' icône du pinceau^{(paintbrush icon)} à droite du graphique.

Sous Styles de graphique, vous trouverez des filtres de graphique^{( Chart Filters)} , qui vous permettent d'activer et de désactiver (ou de filtrer) divers composants de votre graphique, comme illustré ici :

Si ces options de modification ne suffisent pas, il y en a une foule d'autres dans la zone de format du graphique^{(Format Chart Area)} à droite de la feuille de calcul qui vous permet de modifier tous les aspects de votre graphique, des remplissages et des arrière-plans aux lignes de grille, aux barres 3D, aux tranches de tarte, ombres portées – je peux continuer encore et encore. Mais je suis sûr que vous comprenez ce qui est disponible.

Lorsque vous cliquez sur Options de texte^{( Text Options)} , par exemple, vous obtenez un autre barrage d'effets que vous pouvez appliquer au texte de vos graphiques. Les options sont presque illimitées, dans la mesure où sans une certaine retenue, vous pourriez finir par créer des tableaux et des graphiques criards -^{(graphs –)} sans même essayer tout ce qui m'amène à une directive de conception^{(design guideline)} importante .

Ce n'est pas parce que vous avez tous ces outils de conception fantastiques à votre disposition ^{(disposal doesn)}que^{(t mean)} vous devez les utiliser… ou, eh bien, pas autant d'entre eux en même temps. L'idée est de rendre vos graphiques suffisamment attrayants pour attirer l'attention de votre public, mais pas trop occupés pour que la conception elle-même porte atteinte au message que vous essayez de transmettre. C'est, après tout, le message qui est important, pas vos prouesses en matière de conception^{(design prowess)} ou la puissance brute de votre logiciel de conception^{(design software)} graphique .

Une bonne règle de base est que, si cela semble trop occupé et distrayant, c'est probablement le cas; dumb it down certains. N'utilisez pas trop de polices décoratives, le cas échéant, car elles ne sont pas faciles à lire. Lorsque vous utilisez des tableaux et des graphiques axés sur les affaires, concentrez-vous sur ce^(what) que vous essayez de dire et non sur la façon dont^(how) vous le dites.

Pendant ce temps, la représentation graphique des données tabulaires peut les rendre beaucoup plus faciles à comprendre et beaucoup plus conviviales que colonne après colonne de texte et de chiffres^{(text and numbers)} .

Charting Your Excel Data

For some time now, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

• Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

• Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

• Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

• Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

• Select the chart.
• On the menu bar, click Chart Design.
• On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

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