L'une des nombreuses nouvelles fonctionnalités conviviales pour les entreprises de Windows 8.1 s'appelle Dossiers de travail^{(Work Folders)} . Dossiers? Travailler? Cela semble ennuyeux, n'est-ce pas? 🙂 Mais, pour certaines personnes, cette fonctionnalité sera très utile. Surtout pour les personnes qui ont de nombreux appareils et qui ont besoin de travailler également sur leurs PC et appareils personnels. Voici comment configurer les dossiers de travail^{(Work Folders)} côté client^{(client side)} et comment les utiliser pour effectuer votre travail et le synchroniser avec les serveurs de votre entreprise.

Que sont les dossiers de travail ?

Les dossiers de travail^{(Work Folders)} permettent à un utilisateur de synchroniser un dossier et son contenu, du réseau d'entreprise vers son appareil personnel. Les fichiers créés localement seront synchronisés avec le serveur de fichiers^{(file server)} dans l'environnement de l'entreprise. Avec Work Folders , les utilisateurs peuvent conserver des copies locales de leurs fichiers de travail sur leurs appareils personnels, avec une synchronisation automatique avec le centre de données de l'entreprise.

Cela semble compliqué ? Prenons un exemple de la façon dont un travailleur de l'information^{(information worker)} , Julian , pourrait utiliser des dossiers de travail^{(Work Folders)} pour séparer ses données professionnelles de ses données personnelles, tout en ayant la possibilité de travailler à partir de n'importe quel appareil :

Lorsque Julien enregistre un document sur son ordinateur professionnel^{(work computer)} dans le répertoire Work Folders , le document est synchronisé avec un serveur de fichiers^{(file server)} contrôlé par le service informatique^{(IT department)} de son entreprise. Lorsque Julian rentre chez lui, il peut récupérer sa Surface 2 , où le document est déjà synchronisé, car il avait précédemment configuré des dossiers de travail^{(Work Folders)} sur cet appareil, et se rendre au café^{(coffee shop)} . Il peut travailler sur le document hors ligne^{(document offline)} , et lorsqu'il rentre chez lui et qu'une connexion Internet^{(Internet connection)} est à nouveau disponible, le document est resynchronisé avec le serveur de fichiers^{(file server)}et toutes les modifications sont à sa disposition le lendemain lorsqu'il retourne au bureau, sur son ordinateur de travail^{(work computer)} . Ça sonne bien n'est-ce pas?

Comment configurer des dossiers de travail^{(Work Folders)} dans Windows 8.1

Je suppose que vous disposez d'un compte d'entreprise^{(company account)} créé par l' administrateur informatique^{(IT administrator)} . Si vous le faites et que vous connaissez ses détails, accédez à Control Panel -> System and Security -> Work Folders .

Cliquez ou appuyez sur Configurer les dossiers de travail^{(Set up Work Folders)} . Vous êtes invité à fournir votre adresse e^{(email address)} -mail et les informations d'identification au domaine de l'entreprise^{(company domain)} , si votre ordinateur ne l'a pas rejoint (ce qui est le cas avec les appareils personnels).

Entrez^(Enter) votre adresse e-mail professionnelle et cliquez^{(work email address and click)} ou appuyez sur Suivant^(Next) .

La fenêtre Sécurité de Windows^{(Windows Security window)} s'affiche. Vous êtes invité à entrer le nom d' utilisateur et le mot de passe^{(username and password)} utilisés sur le réseau de votre entreprise. Faites-le et cliquez ou appuyez sur OK .

Ensuite, vous êtes invité à confirmer l'emplacement de vos dossiers de travail. Si vous n'êtes pas satisfait du dossier par défaut^{(default folder)} et que vous souhaitez en utiliser un autre, cliquez ou appuyez sur ^{(click or tap)} Modifier^(Change) .

Si vous cliquez sur le bouton Modifier^(Change) , une boîte de dialogue^{(dialog box)} s'affiche, vous invitant à sélectionner un nouveau dossier. Parcourez votre ordinateur et sélectionnez le nouveau dossier que vous souhaitez utiliser. Ensuite, cliquez ou appuyez sur le bouton Sélectionner un dossier^{(Select Folder)} .

Lorsque vous avez terminé, cliquez ou appuyez sur Suivant^(Next) dans la fenêtre Confirmer l'emplacement des dossiers de travail .^{(Confirm Work Folders location)}

Ensuite, il vous est demandé si vous acceptez les politiques de sécurité de votre entreprise pour les dossiers de travail^{(Work Folders)} . Pour aider à protéger vos fichiers de travail, votre entreprise peut crypter vos dossiers de travail, exiger un mot de passe pour vous connecter à votre PC et verrouiller automatiquement votre écran, et effacer tous les fichiers de vos dossiers de travail^{(Work Folders)} , en cas de perte du PC.

Cochez la case indiquant "J'accepte ces politiques sur mon PC"^{("I accept these policies on my PC")} , puis cliquez ou appuyez sur Configurer les dossiers de travail^{(Set up Work Folders)} .

Windows 8.1 passe du temps à configurer les choses. Attendez^(Wait) que le processus se termine.

Une fois terminé, vous êtes informé que les dossiers de travail^{(Work Folders)} ont commencé à se synchroniser avec votre PC. Cliquez^(Click) ou appuyez sur le bouton Fermer .^(Close)

Les dossiers de travail^{(Work Folders)} sont maintenant configurés sur votre PC. Après avoir cliqué ou appuyé sur Fermer^(Close) , vous êtes redirigé vers le panneau de configuration Dossiers de travail .^{(Work Folders)}

Gestion des dossiers de travail à partir du panneau de configuration^{(Control Panel)}

Après avoir configuré les dossiers de travail^{(Work Folders)} lorsque vous accédez à Control Panel -> System and Security -> Work Folders , vous avez accès à toutes ses fonctionnalités et options de gestion.

Vous pouvez voir combien d'espace est disponible sur le serveur, quand la dernière synchronisation a été effectuée et vous pouvez démarrer une synchronisation manuelle.

Pour activer la synchronisation des fichiers via des connexions limitées, cochez la case ^{(check box)}"Synchroniser les fichiers via des connexions limitées"^{("Sync files over metered connections")} . Si vous souhaitez également synchroniser les fichiers lorsque vous êtes en itinérance, cochez la case "Synchroniser même lorsque je suis en itinérance"^{("Sync even when I'm roaming")} , comme dans l'image ci-dessous.

Si vous rencontrez des problèmes, vous pouvez demander de l'aide à votre administrateur informatique^{(IT administrator)} en cliquant sur le lien "Email tech support" . Cela ouvrira votre client de messagerie par défaut et vous pourrez l'utiliser pour envoyer votre message.

Que faire si Windows 8.1 indique que "Un problème est survenu lors de la recherche de votre serveur de dossiers de travail"^(Folders)

Lors de la configuration des dossiers de travail^{(Work Folders)} , vous pouvez rencontrer l'erreur suivante : "Un problème est survenu lors de la recherche de votre serveur de dossiers de travail".^{("There was a problem finding your Work Folders server".)}

Si c'est le cas pour vous, cliquez ou appuyez sur ^{(click or tap)} Entrer une URL de dossiers de travail^{(Enter a Work Folders URL)} dans la fenêtre Entrer une adresse e- mail professionnelle .^{(Enter work email)}

Ensuite, entrez l' URL des dossiers de travail^{(Work Folders URL)} fournie par l' administrateur informatique^{(IT administrator)} de votre entreprise et cliquez^{(company and click)} ou appuyez sur Suivant^(Next) .

À partir de là, il vous est demandé de fournir votre adresse e-mail et votre mot de passe^{(email and password)} , comme indiqué précédemment dans cet article. Suivez les étapes partagées ci-dessus pour finaliser la configuration de vos dossiers de travail^{(Work Folders)} .

Comment utiliser les dossiers de travail^{(Work Folders)} dans Windows 8.1

Pour accéder à vos dossiers de travail^{(Work Folders)} , ouvrez l' Explorateur de fichiers^{(File Explorer)} et accédez à Ce PC^{(This PC)} . Là, vous verrez le raccourci vers les dossiers de travail^{(Work Folders)} .

Une fois que vous avez configuré les dossiers de travail^{(Work Folders)} sur plusieurs appareils, vous pouvez accéder aux documents à partir de n'importe lequel de ces appareils, et ils seront synchronisés par les dossiers de travail^{(Work Folders)} . À partir de maintenant, vous pouvez travailler avec des fichiers dans vos dossiers de travail^{(Work Folders)} comme vous le feriez avec des fichiers normaux.

Synchronisation^(Sync) des dossiers de travail^{(Work Folders)} - Comment ça marche ?

Pour tester si vos dossiers de travail^{(Work Folders)} sont correctement synchronisés, créez un document sur l'un de vos ordinateurs et enregistrez le document à l' emplacement Dossiers de travail^{(Work Folders)} .

Ensuite, créez un autre document sur un autre appareil et enregistrez-le dans vos dossiers de travail^{(Work Folders)} . Dans quelques instants, vous devriez voir les deux documents disponibles dans vos Dossiers de travail^{(Work Folders)} , sur les deux appareils.

Dans la barre d'état,^{(status bar)} vous pouvez afficher l' état de la synchronisation^{(sync status)} .

Généralement, les fichiers sont synchronisés automatiquement, mais si vous souhaitez effectuer une synchronisation manuelle, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris (ou appuyer et maintenir enfoncé^{(press and hold)} ) dans la fenêtre Dossiers de travail^{(Work Folders)} , puis cliquer ou appuyer sur Synchroniser maintenant^{(Sync Now)} .

Vos fichiers seront synchronisés immédiatement.

Vous pouvez également démarrer une synchronisation manuelle en cliquant ou en appuyant sur le lien Synchroniser maintenant^{(Sync Now)} situé dans le panneau de configuration Dossiers de travail .^{(Work Folders)}

Ensuite, le Panneau de configuration^{(Control Panel)} vous informera que les fichiers sont en cours de synchronisation, comme indiqué dans l' image ci-dessous^{(image below)} .

Mes fichiers sont affichés en vert^(Green) . Qu'est-ce que cela signifie^(Mean) ?

Très probablement, tous les fichiers de vos dossiers de travail^{(Work Folders)} sont affichés en vert, une couleur qui n'est pas utilisée pour afficher les fichiers dans d'autres dossiers.

Il n'y a pas de quoi s'inquiéter. Votre administrateur informatique^{(IT administrator)} a mis en place une stratégie qui crypte vos fichiers de dossier de travail^{(Work Folder)} , afin que les personnes non autorisées ne puissent pas y accéder.

Si votre PC est volé, l'administrateur peut révoquer l'accès à ces fichiers et les supprimer à distance, afin que les données sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains.

Comment arrêter d'utiliser les dossiers de travail

Si vous souhaitez arrêter d'utiliser les dossiers de travail^{(Work Folders)} sur l'un de vos ordinateurs personnels, cela peut être fait facilement.

Allez dans Control Panel -> System and Security -> Work Folders . Ensuite, cliquez ou appuyez sur le lien Arrêter d'utiliser les dossiers de travail .^{(Stop using Work Folders)}

Une boîte de dialogue^{(dialog box)} s'affiche, vous demandant de confirmer si vous souhaitez arrêter d'utiliser les dossiers de travail^{(Work Folders)} .

Si vous souhaitez arrêter d'utiliser les dossiers de travail^{(Work Folders)} , cliquez ou appuyez sur ^{(click or tap)} Oui^(Yes) . Sinon, appuyez sur Non^(No) .

Que faire si l' administrateur modifie^{(Administrator Changes)} le mot de passe^(Password) de votre compte^(Account)

Les réseaux d'entreprise ont des politiques qui vous obligent à changer régulièrement le mot de passe de votre compte. Ou, il peut arriver que vous ayez oublié votre mot de passe et que l'administrateur le modifie, etc.

Quelle que soit la raison, lorsque vous modifiez le mot de passe de votre compte professionnel^{(business account)} , vous devez ressaisir les nouvelles informations d'identification afin que les dossiers de travail^{(Work Folders)} continuent de bien fonctionner.

À un moment donné après la modification de votre mot de passe, lorsque Work Folders essaie de synchroniser vos fichiers, une notification s'affiche, indiquant que "Vos informations de connexion à Work Folders n'ont pas fonctionné"^{("Your Work Folders sign-in info didn't work")} .

De plus, lorsque vous accédez à Control Panel -> System and Security -> Work Folders , vous verrez que "Synchronisation arrêtée. Mot de passe requis"^{("Sync stopped. Password needed")} .

Pour mettre à jour vos informations d'identification, cliquez ou appuyez sur le lien Gérer les informations d'identification^{(Manage credentials)} dans la colonne de gauche.

La fenêtre Sécurité de Windows^{(Windows Security)} s'affiche, demandant le nouveau nom d' utilisateur et le nouveau mot de passe^{(username and password)} .

Tapez-les et cliquez ou appuyez sur OK . Une fois Work Folders authentifié avec succès auprès du serveur de votre entreprise, il reprend la synchronisation de vos fichiers.

Conclusion

Comme vous pouvez le voir dans ce guide, les dossiers de travail^{(Work Folders)} sont utiles et faciles à configurer. Du moins pas côté client^{(client side)} . Si votre entreprise utilise ce nouveau service, vous pouvez le configurer sur n'importe quel PC ou appareil ^{(PC or device)}Windows 8.1 pour effectuer votre travail même lorsque vous n'êtes pas au travail.

How to Set Up and Use Work Folders in Windows 8.1

One of the many new enterprise-friendly fеatures in Windows 8.1 is named Work Folders. Folders? Work? Sounds boring, doesn't it? 🙂 But, to some people this feature will be very useful. Especially to people that have many devices and need to work also on their personal PCs and devices. Here's how to set up Work Folders on the client side and how to use them to do your work and have it synchronized with your company's servers.

What are Work Folders?

Work Folders allows a user to sync a folder and its content, from the corporate network to their personal device. Files created locally will sync back to the file server in the corporate environment. With Work Folders, users can keep local copies of their work files on their personal devices, with automatic synchronization to the company data center.

Sounds complicated? Let's take an example of how an information worker, Julian, might use Work Folders to separate his work data from his personal data, while having the ability to work from any device:

When Julian saves a document on his work computer in the Work Folders directory, the document is synced to a file server controlled by the IT department of his company. When Julian returns home, he can pick up his Surface 2, where the document is already synced, because he had previously set up Work Folders on that device, and head to the coffee shop. He can work on the document offline, and when he returns home and an Internet connection is available again, the document is synced back with the file server and all of the changes are available to him the next day when he returns to the office, on his work computer. Sounds good doesn't it?

How to Set up Work Folders in Windows 8.1

I assume that you have a company account created by the IT administrator. If you do and you know its details, then go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders.

Click or tap Set up Work Folders. You are asked to provide your email address and the credentials to the company domain, if your computer has not joined it (which is the case with personal devices).

Enter your work email address and click or tap Next.

The Windows Security window is shown. You are asked to enter the username and password used on your company's network. Do so and click or tap OK.

Then, you are asked to confirm the location of your work folders. If you are not satisfied with the default folder and you want to use another one, click or tap Change.

If you click the Change button, a dialog box is shown, prompting you to select a new folder. Browse your computer and select the new folder you want to use. Then, click or tap the Select Folder button.

When done, click or tap Next in the Confirm Work Folders location window.

Then, you are asked if you agree with your company's security policies for Work Folders. To help protect your work files, your company can encrypt your work folders, require a password to sign in to your PC and automatically lock your screen, and erase all files in your Work Folders, in case the PC is lost.

Check the box that says "I accept these policies on my PC", then click or tap Set up Work Folders.

Windows 8.1 spends some time to set things up. Wait for the process to finish.

When done, you are informed that Work Folders has started syncing with your PC. Click or tap the Close button.

Work Folders is now configured on your PC. After you click or tap Close, you are taken to the Work Folders control panel.

Managing Work Folders from the Control Panel

After you have set up Work Folders when you go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you get access to all its management features and options.

You can see how much space is available on the server, when the last sync was performed, and you can start a manual synchronization.

To enable file syncing over metered connections, check the "Sync files over metered connections" check box. If you also want to sync files when you are roaming, check the "Sync even when I'm roaming" check box, as in the image below.

If you encounter problems, you can ask for help from your IT administrator by clicking the "Email tech support" link. This will open your default email client and you can use it to send your message.

What To Do If Windows 8.1 Says That "There was a problem finding your Work Folders server"

When setting up Work Folders, you may encounter the following error: "There was a problem finding your Work Folders server".

If that's the case for you, then click or tap Enter a Work Folders URL in the Enter work email window.

Then, enter the Work Folders URL that is provided by the IT administrator of your company and click or tap Next.

From here onwards you are asked to provide your email and password, as shared earlier in this article. Follow the steps shared above to finalize the configuration of your Work Folders.

How to Use Work Folders in Windows 8.1

To access your Work Folders, open File Explorer and go to This PC. There you will see the shortcut to Work Folders.

Once you have configured Work Folders on multiple devices, you can access documents from any of those devices, and they will be kept in sync by Work Folders. From now on, you can work with files in your Work Folders as you do with normal files.

Sync for Work Folders - How Does It Work?

To test if your Work Folders are synchronized correctly, create a document on one of your computers and save the document in the Work Folders location.

Then, create another document on another device, and save it in your Work Folders. In a few moments, you should see both documents available in your Work Folders, on both devices.

In the status bar you can view the sync status.

Usually, files are synchronized automatically but, if you want to perform a manual sync, you can right-click (or press and hold) inside the Work Folders window and then click or tap Sync Now.

Your files will be synchronized immediately.

You can also start a manual sync by clicking or tapping the Sync Now link found in the Work Folders control panel.

Then, the Control Panel will inform you that the files are syncing, as shown in the image below.

My Files are Displayed in Green. What Does It Mean?

Most probably, all the files in your Work Folders are displayed in green, a color that is not used to display the files in other folders.

There is nothing to worry about. Your IT administrator has set up a policy that encrypts your Work Folder files, so that unauthorized people cannot access them.

If your PC gets stolen, the administrator can revoke access to those files and remove them remotely, so that sensitive data doesn't fall into the wrong hands.

How to Stop Using Work Folders

If you want to stop using Work Folders on one of your personal computers, that can be done with ease.

Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders. Then, click or tap the Stop using Work Folders link.

A dialog box is shown, asking you to confirm whether you want to stop using Work Folders.

If you want to stop using Work Folders, click or tap Yes. Otherwise, press No.

What To Do If the Administrator Changes your Account's Password

Business networks have policies so that you are forced to change your account's password regularly. Or, it may happen that you have forgot your password and the administrator to change it, etc.

Whatever the reason, when changing your business account's password, you have to re-enter the new credentials so that Work Folders continues to work well.

At some point after your password gets changed, when Work Folders tries to sync your files, a notification is shown, saying that "Your Work Folders sign-in info didn't work".

Also, when you go to Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you will see that "Sync stopped. Password needed".

To update your credentials, click or tap the Manage credentials link on the left-column.

The Windows Security window is shown, asking for the new username and password.

Type them and click or tap OK. After Work Folders authenticates successfully with your company's server, it resumes synchronizing your files.

Conclusion

As you can see from this guide, Work Folders is useful and not that hard to set up. At least not on the client side. If your company is using this new service, you can set it up on any Windows 8.1 PC or device to get your work done even when you are not at work.

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