Dropbox n'a peut-être pas le scintillement de Microsoft Office ou de Google Drive^{(Microsoft Office or Google Drive)} . Mais vous pouvez en faire un lieu de travail agile dans les nuages. Les téraoctets de stockage gardent vos fichiers en sécurité, mais que se passe-t-il si vous avez besoin d'un document pour tout lier ? 

Dropbox Paper est l' outil de collaboration documentaire^{(document collaboration tool)} qui peut vous aider à créer une base de connaissances^{(knowledge base)} complète . Les modèles sont une aide supplémentaire pour vous aider à démarrer votre travail.

Les modèles Dropbox Paper^{(Dropbox Paper)} , comme tous les modèles, sont des blocs de construction prédéfinis qui permettent de gagner du temps. Vous pouvez également transformer n'importe quel document en modèle en un seul clic. Alors, explorons les deux processus et apprécions à quel point Dropbox l' a rendu facile.

Comment choisir des modèles de papier préconçus dans Dropbox^{(How To Choose Pre-Designed Paper Templates In Dropbox)}

Dropbox propose un bon choix de modèles prédéfinis. Ces modèles sont adaptés aux industries et à leurs exigences quotidiennes. Certains modèles, tels que les modèles de notes de réunion, sont polyvalents et standard dans n'importe quelle collection de modèles. Vous pouvez choisir un modèle et ajouter votre propre contenu ou même modifier la conception en fonction de vos besoins.

Voici comment démarrer un document avec un modèle.

1. Ouvrez Dropbox Paper .

2. Sur l' écran d'accueil^{(Home screen)} , allez à droite et au lieu de cliquer sur Créer un nouveau document^{(Create new Doc)} , sélectionnez Créer avec des modèles^{(Create with templates)} .

3. Une fenêtre déroulante s'ouvre et affiche un choix de trois modèles par défaut ( Brainstorm , Note de réunion^{(Meeting note)} , Plan de projet^{(Project plan)} ). Vous pouvez choisir d'utiliser l'un des modèles en un seul clic sur les vignettes et lancer votre document.

4. La fenêtre de modèle^{(template window)} affiche tous les modèles. Cliquez sur la flèche déroulante à côté de Tous^{(All )} et vous pouvez filtrer les modèles que vous possédez ou ceux partagés avec vous par vos collaborateurs. Tous les modèles que vous créez apparaîtront également ici.

5. Comme tous les modèles, ce document n'est qu'un plan. Vous pouvez le personnaliser selon vos besoins en modifiant les champs, les en-têtes ou le texte d'espace réservé^{(placeholder text)} . Une fois que vous avez terminé le document, déplacez-le dans un dossier désigné.

Dropbox dispose également d'une bibliothèque de modèles de papier^{( Paper Template Library)} avec une sélection bien classée d'autres modèles. Accédez^(Drill) à celui que vous souhaitez en parcourant les catégories. Cliquez^(Click) sur la vignette du modèle^{(template thumbnail)} que vous souhaitez et choisissez Utiliser le modèle^{(Use template)} pour commencer votre document.

Comment créer votre propre modèle à partir d'un document vierge^{(How To Make Your Own Template From a Blank Document)}

Vous pouvez transformer n'importe quel document vierge en modèle. Mettez en page le document et mettez-le en forme avec les outils que Dropbox vous fournit.

Le formatage d'un modèle Dropbox Paper^{(Dropbox Paper template)} est identique au formatage d'un document. Vous pouvez ajouter des tableaux, des chronologies, des médias, des blocs de code, etc. à votre modèle. Vous pouvez même ajouter un texte d'espace réservé qui peut servir d'étiquette pour décrire ce que quelqu'un d'autre peut remplir dans les champs ou les blancs. N'oubliez^(Remember) pas que Dropbox enregistre automatiquement toutes les modifications.

Ensuite, ouvrez simplement le menu Plus (les trois points horizontaux) en haut à droite et cliquez sur ^(More)Modèle^(Templatize) dans le menu déroulant. 

Le modèle est créé et un en-tête de modification du modèle^{(Editing Template)} apparaît en haut de la page. Une fois que vous avez créé le modèle, les modifications que vous y apporterez n'affecteront pas votre document d'origine. 

Vous pouvez même ajouter du texte^{(add Placeholder text)} d'espace réservé en sélectionnant le texte en cliquant sur l' icône de texte^{(text icon)} dans le menu de formatage^{(formatting menu)} .

Conseil :^(Tip:) Vous pouvez également considérer le document To-Do^{(To-Do document)} et le transformer en modèle. La tâche est masquée jusqu'à ce que vous cliquiez sur le bouton Afficher les tâches^{(Show to-dos)} en haut à droite. Une fois que vous l'avez affiché, vous pouvez travailler dessus comme un document normal et même l'intégrer à un autre document. Mais pour le rendre plus utile, apportez-y des modifications et transformez-le en modèle.

Par exemple, vous pouvez en faire une liste de contrôle que vous pouvez utiliser pour réviser un document ou un projet. Bien sûr, vous avez également la possibilité d'utiliser le modèle de liste de contrôle d'équipe dans la bibliothèque.^{( Team Checklist)}

Modification des modèles de papier Dropbox^{(Editing Dropbox Paper Templates)}

Vous ne pouvez modifier que les modèles que vous avez créés. Si vous souhaitez modifier un modèle partagé créé par quelqu'un d'autre, créez un document à partir du modèle. Ensuite, modélisez^(Templatize) -le pour créer votre propre copie.

Mais maintenant, que se passe-t-il si aucun des modèles intégrés ne correspond à vos besoins ? Dropbox Paper facilite la création de vos modèles en quelques clics.

Partager un modèle de papier Dropbox^{(Sharing A Dropbox Paper Template)}

Le partage d'un modèle aide chaque membre de l'équipe à partir de la même base. Passez^(Hover) la souris sur le modèle que vous souhaitez utiliser et cliquez sur l' icône de modification^{(edit icon)} (elle ressemble à un crayon). Cliquez sur Partager^{( Share)} .

Vous pouvez également inviter des collaborateurs à travailler avec vous sur un nouveau modèle. Le flux de travail est le même que pour tout document partagé avant de le modéliser.

Créer des modèles de papier Dropbox à partir de l'application mobile^{(Create Dropbox Paper Templates From The Mobile App)}

Vous n'êtes pas obligé d'être lié au bureau. Utilisez l' application mobile Dropbox Paper^{(Dropbox Paper mobile)} dédiée pour créer et gérer vos documents en déplacement. Le processus est le même.

1. Ouvrez Dropbox Paper sur iOS ou Android .

2. Sur l' écran Parcourir^(Browse) , cliquez sur le signe plus en haut et choisissez un modèle dans la liste qui apparaît à l'écran.

Il y a encore quelques limitations sur l'application mobile. Vous ne pouvez pas encore accéder à la bibliothèque de modèles. De plus, la méthode pour "modéliser" un document est manquante. Espérons que^(Hopefully) Dropbox l'^(Dropbox) inclura dans les prochaines itérations de l'application.

Dropbox est plus qu'un stockage en nuage^{(Dropbox Is More Than Cloud Storage)}

Dropbox est une destination privilégiée dans les nuages. Gagnez du temps et des efforts^{(time and effort)} grâce à ces conseils pour utiliser Dropbox plus efficacement. L'élégance subtile de Dropbox Paper prouve qu'il évolue vers une suite de productivité complète^{(productivity suite)} . Rédiger vos documents ou collaborer sur vos fichiers n'est qu'une façon d'utiliser l'espace dont vous disposez.

How to Make And Use Dropbox Paper Templates

Dropbox might not have the glitter of Microsoft Office or Google Drive. But уou can turn it into a nimble workplace in the clouds. The terabyteѕ of storage keep your files secure, but what if you needed а docυment to tie everything together? 

Dropbox Paper is the document collaboration tool that can help you build a complete knowledge base. Templates are an extra help to help kickstart your work.

Dropbox Paper templates, like all templates, are pre-built building blocks that save time. You can also turn any document into a template with a single click. So, let’s explore both processes and appreciate how easy Dropbox has made it.

How To Choose Pre-Designed Paper Templates In Dropbox

Dropbox has a good choice of pre-designed templates. These templates are a fit for industries and their day to day requirements. Some templates like the meeting notes templates are versatile and standard fare in any template collection. You can pick a template and add your own content or even tweak the design to fit your needs.

Here’s how to start a document with a template.

1.  Open Dropbox Paper.

2.  On the Home screen, go to the right and instead of clicking on Create new Doc, select Create with templates.

3.  A drop-down window opens and displays a choice of three default templates (Brainstorm, Meeting note, Project plan). You can choose to use any of the templates with the single click on thumbnails and launch your document.

4.  The template window displays all templates. Click the dropdown arrow next to All and you can filter the templates you own or the ones shared with you by your collaborators. Any templates you make will also appear here.

5.  Like all templates, this document is also just a blueprint. You can customize it to your needs by changing any fields, headers, or placeholder text. Once you finish the document, move it to a designated folder.

Dropbox also has a Paper Template Library with a well categorized selection of other templates. Drill down to the one you want by going through the categories. Click on the template thumbnail you want and choose Use template to begin your document.

How To Make Your Own Template From a Blank Document

You can turn any blank document into a template. Lay out the document and format it with the tools Dropbox provides you.

Formatting a Dropbox Paper template is the same as formatting a document. You can add tables, timelines, media, code blocks etc to your template. You can even add placeholder text which can act as labels to describe what someone else can fill into the fields or blanks. Remember, Dropbox saves all changes automatically.

Then just open the More menu (the three horizontal dots) on the top-right and click Templatize from the dropdown menu. 

The template is created and an Editing Template header will appear on top of the page. Once you make the template, any changes you make to this will not affect your original document. 

You can even add Placeholder text by selecting the text clicking the text icon on the formatting menu.

Tip: You can also consider the To-Do document and turn it into a template. The to-do is hidden till you click the Show to-dos button on the top right. Once you bring it into view, you can work on it like a regular document and even make it part of another document. But to make it more useful, make any changes to it and turn it into a template.

For instance, you can turn it into a checklist that you can use to review a document or a project. Of course, you have the option of using the Team Checklist template in the library too.

Editing Dropbox Paper Templates

You can only edit templates you have created. If you want to edit a shared template created by someone else, then create a document from the template. Next, Templatize it to make your own copy.

But now, what if none of the built-in templates fit your needs? Dropbox Paper makes it easy to make your templates with just a few clicks.

Sharing A Dropbox Paper Template

Sharing a template helps every member of the team start from the same base. Hover over the template you’d like to use and click the edit icon (it looks like a pencil). Click Share.

You can also invite collaborators to work on a new template with you. The workflow is the same as for any shared document before you templatize it.

Create Dropbox Paper Templates From The Mobile App

You do not have to be tied to the desktop. Use the dedicated Dropbox Paper mobile app to create and manage your documents on the move. The process is the same.

1.  Open Dropbox Paper on iOS or Android.

2.  On the Browse screen, click the plus sign at the top and choose a template from the list which appears on the screen.

There are still a few limitations on the mobile app. You cannot access the library of templates yet. Also, the method to “templatize” a document is missing. Hopefully, Dropbox will include it in the next iterations of the app.

Dropbox Is More Than Cloud Storage

Dropbox is a favored destination in the clouds. Save time and effort with the help of these tips to use Dropbox more effectively. The subtle elegance of Dropbox Paper proves that it is evolving into a complete productivity suite. Writing your documents or collaborating on your files is just one way to use the space you have.

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