Dans votre vie professionnelle, le courrier électronique^{(life email)} est probablement l'un des moyens de communication les plus importants. Vous le faites quotidiennement et si vous êtes comme moi, vous vous noyez dedans.

Bien sûr, vous pouvez consacrer une heure ou deux par jour spécifiquement à la gestion de votre messagerie. Mais si vous passez 10 minutes ou plus sur chaque réponse, les e-mails prendront bientôt toute votre journée - et désactiver les notifications Gmail ne vous sauvera pas.

C'est pourquoi il est essentiel d'apprendre à écrire des e-mails professionnels qui obtiennent des réponses ET^(AND) ne prennent pas plus de quelques minutes à écrire. Heureusement, aujourd'hui, vous n'avez pas besoin d'être un grand écrivain ou un gourou de la productivité^{(productivity guru)} pour y parvenir. Il s'agit de trouver la bonne stratégie et un ensemble d'outils pour l'accompagner. 

Configurer des modèles d'e-mail (réponses standardisées)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

La création de modèles d'e-mails est un excellent moyen de gagner du temps pour ceux qui reçoivent souvent les mêmes questions ou commentaires par e-mail. Prenez une journée pour mettre en place des réponses standardisées et vous n'aurez plus à écrire les mêmes réponses dix fois par jour. Gmail et Outlook^{(Gmail and Outlook)} disposent tous deux de cette fonctionnalité, qui vous aidera à gagner du temps et à automatiser votre messagerie gratuitement. 

Voici comment configurer des modèles d'e-mails professionnels dans Gmail en quelques clics :

• Après vous être connecté à votre compte, cliquez sur l' icône représentant une roue dentée et sélectionnez ^{(icon and select)} Paramètres^(Settings) .
• Ensuite, allez dans Avancé^(Advanced) et cliquez sur Activer^(Enable) à côté de l' option Modèles . ^(Templates)Faites défiler^(Scroll) vers le bas de la page pour enregistrer les modifications.

• Vous pouvez maintenant commencer à travailler sur vos propres modèles d'e-mails. Tapez le texte que vous souhaitez enregistrer dans un nouvel e-mail. Cliquez ensuite sur trois points verticaux en bas à droite et choisissez Modèles^(Templates) pour enregistrer votre brouillon en tant que modèle. 

Vous pouvez créer des modèles pour les réponses contenant de longs paragraphes ainsi que des réponses rapides de 2 à 3 phrases. Vous serez surpris du temps que cela vous fera gagner à l'avenir. 

E-mails de réseautage^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

Si votre problème n'est pas^{(problem isn)} d'utiliser les modèles d'e-mail mais de les créer, essayez Networking Emails^{(Networking Emails)} . Il s'agit d'un outil Web avec des dizaines de modèles d'e-mails qui peuvent vous aider à développer votre réseau professionnel. 

Créé par Resume Worded , Networking Emails est une excellente ressource pour optimiser votre communication. Certains exemples de modèles qu'ils proposent incluent des introductions froides / chaleureuses, un suivi avec un non-répondant et même la rédaction de notes de remerciement. 

Chaque modèle est également accompagné de conseils et de suggestions utiles qui peuvent encore améliorer votre communication avec le destinataire. 

Vous pouvez utiliser le bouton de recherche ou parcourir^{(search button or browse)} la liste pour trouver le bon e-mail. Ensuite, il ne vous reste plus qu'à le copier-coller dans votre boîte de message et à modifier^{(message box and change)} quelques détails. 

Compteur de mots Plus^{(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)}

Si vous êtes quelqu'un qui écrit plus de 10 e-mails par jour, il est essentiel que certains d'entre eux soient courts et agréables. Donc, si vous vous retrouvez souvent avec des e-mails beaucoup trop longs, vous voudrez peut-être envisager d'utiliser un outil de compteur de mots^{(word counter tool)} pour vous arrêter. Une extension Chrome ^{(Chrome extension)} Word Counter Plus peut faire le travail pour vous. 

Mettez^(Highlight) en surbrillance le texte de votre e-mail et obtenez le nombre de mots et de caractères que vous avez utilisés en un clic. Ensuite, vous pouvez soit continuer à écrire votre e-mail, soit le conclure^{(email or wrap)} avant qu'il ne devienne un e-mail en deux parties. 

BrouillonCarte^{(DraftMap)(DraftMap)}

Vous pouvez trouver de nombreux outils formidables qui peuvent vous aider à mieux écrire et ainsi réduire le temps que vous passez à relire et à réécrire vos e-mails. DraftMap en^(DraftMap) fait partie. Pensez à Grammaire ou à Hemingway^{(Grammarly or Hemingway)} , et il vérifie également les répétitions de mots^{(word repetition)} inutiles et vous aide à vous en tenir à un style d'écriture^{(writing style)} . 

Cette extension Chrome^{(Chrome extension)} vous donne des suggestions en temps réel sur votre écriture qui sont codées par couleur. Il vous évitera d'utiliser la voix passive, les fautes de frappe, les clichés, ainsi que des conseils sur la lisibilité de votre e-mail. Toutes les suggestions sont basées sur les règles d'écriture d'Ernest Hemingway. DraftMap est particulièrement pratique car tous les processus se déroulent directement dans votre boîte de composition^{(composition box)} d'e-mails .

Ne vous inquiétez pas si vous avez encore des mots en surbrillance après avoir terminé de modifier votre e-mail. Le destinataire ne verra pas les couleurs, les suggestions ne sont visibles que par vous. 

Votre e-mail pourrait être meilleur^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Your Email Could Be Better est un outil en ligne conçu pour réduire le temps que vous passez à gérer les e-mails en éduquant tout le monde sur les meilleures pratiques de messagerie. 

Lorsque vous rédigez un e-mail professionnel, vous suivez certaines règles. Comme vous assurer que votre message a une ligne d'objet claire ou omettre les pièces jointes inutiles. Vous serez surpris de la fréquence à laquelle les gens enfreignent ces règles, ce qui aboutit finalement à ce que les deux parties consacrent plus de temps et d'efforts^{(time and effort)} . 

Votre e-mail pourrait être meilleur^{(Your Email Could Be Better)} contient une liste de 10 défauts courants. Chacun des points est accompagné d'une explication et d'exemples^{(explanation and examples)} sur la façon d'améliorer votre messagerie. Cela peut s'avérer utile si vous souhaitez informer vos collègues de ces règles, mais ne savez pas comment le faire. Vous pouvez soit utiliser vos propres mots, soit leur envoyer un lien vers Votre e-mail pourrait être meilleur^{(Your Email Could Be Better)} pour illustrer votre propos. 

Nous souhaitons tous que notre e-mail devienne entièrement automatisé et ne nécessite aucune attention. Bien que ce ne soit pas exactement possible aujourd'hui, chaque petit geste compte. Qu'il s'agisse de réduire la longueur de vos e-mails ou de vous chronométrer lorsque vous écrivez, une fois que vous aurez établi certaines règles, vous remarquerez vos premières améliorations. 

Si vous ne pouvez tout simplement pas arrêter d'écrire de longs e-mails chronophages, il est peut-être temps d'abandonner complètement les e-mails. Essayez plutôt d'utiliser votre Customer Relationship Manager ( CRM ) ou Slack pour échanger des messages avec vos collègues. Si rien d'autre, cela vous aidera à passer moins de temps sur les e-mails. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your profesѕional life email is probably one of the most important means of communication. You do it on a daily basiѕ and if you’re anything like me, you’re drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

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