La possibilité d'avoir des réunions en ligne à distance à la maison peut être très pratique. Mais cela introduit également toute une liste d'opportunités pour des moments très embarrassants.

Si vous avez des enfants, des animaux domestiques, des bébés ou même une fenêtre derrière vous affichant l'extérieur, vous avez tous les ingrédients d'une recette pour un désastre.

Dans cet article, nous aborderons certains des problèmes les plus courants qui pourraient conduire à des réunions en ligne embarrassantes et comment les éviter.

Réunions en ligne : qu'est-ce qui pourrait^(Could) mal tourner^{(Go Wrong)} ?

L'un des exemples les plus célèbres d'un tel moment embarrassant est arrivé au professeur Robert Kelly^{(Professor Robert Kelly)} alors qu'il était interviewé en direct à la télévision par la BBC .

L'un des tout-petits de Kelly est entré dans son bureau au milieu de l'entretien, tout comme son bébé dans une marchette. Enfin, sa femme frénétique se précipite dans la pièce pour extraire les enfants de la pièce.

Non seulement c'était un moment de rencontre en ligne^{(online meeting moment)} embarrassant , mais c'était un moment qui s'est déroulé en direct et a été diffusé dans le monde entier à des millions de téléspectateurs.

Éviter les moments de réunion en ligne embarrassants^{(Embarrassing Online Meeting)}

Il existe des moyens de configurer votre espace de travail, votre ordinateur et la réunion elle-même pour réduire les risques d'événements malheureux.

Si vous suivez toutes ces directives, vous pouvez être assuré que toutes vos réunions en ligne se dérouleront sans heurts et sans moments « mémorables ».

Bloquez votre caméra lorsqu'elle n'est pas utilisée

Il existe de nombreuses raisons de sécurité pour lesquelles vous devriez garder votre webcam couverte à moins qu'elle ne soit utilisée. Mais la sécurité mise à part, vous ne voulez pas non plus montrer votre vidéo au début d'une réunion en ligne avant d'être prêt.

Il y a eu des histoires de personnes surprises en train d'aller aux toilettes^{(stories of people caught going to the bathroom)} lors d'une réunion parce que leur webcam était pointée vers une porte de salle de bains^{(bathroom door)} ouverte . 

Cela peut arriver pour plusieurs raisons.

• La webcam s'allume automatiquement à l'heure de début de la réunion
• Vous oubliez que la caméra est allumée pendant une réunion
• Vous pensiez que la réunion était terminée mais la caméra est toujours allumée alors que les gens sont connectés

Le moyen le plus simple d'éviter tous ces scénarios consiste à utiliser le cache coulissant^{(slider cover)} de votre webcam si elle en possède un. Si ce n'est pas le cas, gardez du ruban adhésif à portée de main pour le garder au-dessus de l'appareil photo lorsqu'il n'est pas utilisé.

Utilisez des rideaux sur les fenêtres d'arrière-plan

Windows peut être idéal pour laisser entrer la lumière dans votre bureau, mais lorsque vous êtes en réunion en ligne, cela peut causer beaucoup de problèmes.

Il existe plusieurs scénarios qui peuvent conduire à l'embarras avec les fenêtres, alors explorons les trois principaux.

Tu ressembles à un méchant

Imaginez que quelqu'un^{(Imagine someone)} se présente à une réunion et qu'il n'apparaisse que comme une ombre dans une pièce sombre. Quelle serait votre première impression sur cette personne ?

La plupart des gens se souviendraient d'un certain nombre de films où un méchant est assis dans un cachot^{(dungeon lair)} , complotant son prochain plan diabolique^{(evil plan)} .

La lumière entrant par une fenêtre joue des tours avec la plupart des webcams et les oblige à filtrer automatiquement la lumière, ce qui rend la pièce entière beaucoup plus sombre qu'elle ne l'est en réalité.

Le moyen le plus simple de résoudre ce problème consiste à habiller toutes les fenêtres derrière vous avec des rideaux et à toujours garder les rideaux ou les stores fermés pendant les réunions.

Les animaux de compagnie adorent les fenêtres

Les animaux de compagnie aiment aussi les fenêtres, et les animaux de compagnie et les réunions en ligne se combinent rarement très bien.

Si vous remarquez que les personnes présentes à la réunion ricanent^{(meeting snickering)} ou gloussent pendant que vous parlez, vous voudrez peut-être jeter un coup d'œil derrière vous.

Il y a de fortes chances que votre chat ne fasse rien de bon.

Si vous êtes prêt à démarrer une réunion en ligne, sortez tous vos animaux de compagnie de la pièce afin qu'ils ne se cachent pas sur le rebord de la fenêtre^{(window sill)} prêts à vous embarrasser pendant votre vidéoconférence^{(video conference)} .

Remarque : Fermer la porte du bureau^{(office door)} (et la verrouiller) peut empêcher l'entrée d'animaux domestiques indésirables et d'autres invités non invités.

L'extérieur n'est pas toujours agréable

L'autre problème avec les fenêtres est ce qui se passe de l'autre côté de ces fenêtres.

Voulez-vous vraiment que vos collègues ou les autres participants à la réunion voient votre voisin tondre la pelouse dehors en pyjama ? 

Vous ne savez jamais qui ou quoi va passer par la fenêtre, c'est donc une autre raison de vous assurer que la fenêtre derrière vous a des rideaux et que vous les utilisez.

Augmentez l'éclairage

En parlant d'éclairage, un bureau bien éclairé est la meilleure vidéo lors d'une conférence Web. La meilleure façon d'obtenir un éclairage parfait est de positionner votre bureau de sorte qu'il y ait une fenêtre (avec les rideaux ouverts) soit derrière le moniteur auquel vous faites face, soit sur le côté. 

La lumière naturelle des fenêtres sur le côté fait le contraire d'une fenêtre derrière vous. Au lieu de forcer la webcam à filtrer la lumière, elle vous éclaire naturellement pour que la caméra la capte.

Si vous n'avez pas de fenêtre située dans le bon sens dans votre bureau, la meilleure solution consiste à allumer autant de plafonniers que vous en avez.

Mieux^(Better) encore, utilisez les lampes Philips Hue et réglez-les sur le réglage le plus lumineux.

Ranger avant les réunions

Selon une étude réalisée en 2018 par l'Université du Michigan^{(2018 study by the University of Michigan)} , des psychologues ont découvert que les gens développaient des opinions négatives sur les gens uniquement par l'état de leur bureau.

Cette découverte^{(finding isn)} n'est pas surprenante^{(t surprising)} . Cependant, c'est dommage si vous avez travaillé dur toute la semaine et que vous n'avez tout simplement pas eu le temps de nettoyer l'espace autour de vous avant cette réunion vidéo^{(video meeting)} en ligne .

La solution la plus simple consiste à programmer au moins 15 minutes dans votre agenda avant le début de la visioconférence^{(video meeting)} . Passez ce temps à ramasser tout le fouillis derrière vous. Nettoyez au moins tout ce que la caméra peut voir.

Cela ne signifie peut-être pas que toute la salle est propre ou que votre bureau^{(desktop isn)} n'est pas encore encombré, mais si les personnes participant à la réunion ne peuvent pas voir l'encombrement, elles ne sauront rien de mieux.

Oh les sons que nous faisons

Le son peut être votre pire ennemi lors d'une visioconférence^{(video conference)} . Votre microphone peut vous embarrasser de toutes sortes de façons. 

Pensez simplement à oublier que votre microphone est allumé et à effectuer l'une des actions suivantes :

• Manger des chips ou autre chose croustillant et bruyant^{(crunchy and loud)}
• Marmonner quelque chose de négatif à propos d'un collègue dans votre barbe que tout le monde peut entendre
• Avoir une conversation^{(side conversation)} personnelle avec votre conjoint ou un autre membre de la famille^{(family member)}
• Produire des sons corporels gênants

Tous ces scénarios peuvent aller de légèrement humoristiques à douloureusement embarrassants. 

Quelle est la solution ? Vérifiez toujours^(Always) que vous êtes en mode silencieux au début de la réunion, sauf si vous avez besoin de parler, et surveillez de près l' état de votre microphone^{(microphone status)} pendant la réunion. 

Mieux encore, configurez les paramètres de votre logiciel de visioconférence^{(video conference software)} afin que le microphone reste automatiquement coupé lorsque la réunion commence.

Dans Skype , vous pouvez trouver ce paramètre dans le menu Paramètres , sous ^(Settings)Audio et vidéo^{(Audio & Video)} . Assurez-vous simplement que la fonction Activer le son pour les appels entrants^{(Unmute for incoming calls)} est désactivée.

La plupart des principales applications de visioconférence ont un réglage similaire pour le microphone.

Autres conseils utiles

En gardant à l'esprit tous les conseils ci-dessus, vous vous assurerez que vos vidéoconférences se déroulent sans heurts et sans aucun accroc. 

Il existe quelques autres conseils qui peuvent vous aider lors de vos appels vidéo :

• Partage d'écrans^{(Sharing screens)} : lorsque vous partagez votre écran, ne sélectionnez pas le bouton de partage^{(share button)} avant d'avoir vu l'écran approprié en surbrillance. Toutes les principales applications de conférence en ligne mettent en évidence l'écran que vous avez sélectionné afin que vous sachiez toujours quel écran vous allez partager. Partager le mauvais écran pourrait amener les gens à voir des choses que vous ne voulez pas qu'ils voient.
• Notifications gênantes^{(Embarrassing notifications)} : il n'y a rien^{(s nothing)} de pire qu'un collègue vous envoyant un message personnel pendant que vous partagez votre écran pendant une réunion. Désactivez les notifications Windows avant chaque visioconférence^{(video conference)} .
• Placement de la fenêtre^{(Window placement)} : une erreur courante consiste à placer la fenêtre de discussion^{(chat window)} avec les visages de tout le monde sur un écran éloigné de la webcam. Au lieu de cela, placez-le sur le même écran pour donner l'impression que vous regardez directement les gens.
• Arrière- plans virtuels^{(Virtual backgrounds)} – La plupart des applications comme Zoom et Skype^{(Zoom and Skype)} vous permettent désormais de choisir un arrière-plan virtuel. Vous pouvez soit choisir quelque chose dans les préréglages, soit télécharger votre propre image et l'utiliser comme arrière-plan. Certaines applications vous permettent également de flouter l'arrière-plan, donc si vous êtes coincé avec un mauvais arrière-plan pour votre appel, obtenez-en un virtuel.

Avez-vous déjà vécu des moments gênants lors de vos visioconférences ? Nous aimerions entendre votre histoire dans la section des commentaires ci-dessous.

How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments

The ability to have remote, оnlinе meetings at home can be very convenient. But it also introduces a whole list of opportunities for very embarrassіng moments.

If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.

In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.

Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?

One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.

One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.

Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.

Preventing Embarrassing Online Meeting Moments

There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.

If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.

Block Your Camera When Not In Use

There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.

There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door. 

This can happen for multiple reasons.

• The webcam turns on automatically at meeting start time
• You forget that the camera is turned on during a meeting
• You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected

The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.

Use Curtains On Background Windows

Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.

There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.

You Look Like a Villain

Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?

Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.

Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.

The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.

Pets Love Windows

Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.

If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.

The odds are pretty good your cat is up to no good.

If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.

Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.

The Outdoors Aren’t Always Lovely

The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.

Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas? 

You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.

Crank Up The Lighting

Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side. 

Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.

If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.

Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.

Tidy Up Before Meetings

According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.

This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.

The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.

It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.

Oh The Sounds We Make

Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you. 

Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:

• Eating chips or something else crunchy and loud
• Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
• Having a personal side conversation with your spouse or other family member
• Making embarrassing bodily sounds

All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing. 

What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting. 

Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.

In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.

Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.

Other Helpful Tips

Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups. 

There are a few other tips that may help with your video calls:

• Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
• Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
• Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
• Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.

Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.

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