Vous^(Are) cherchez un moyen de suivre les modifications apportées à une feuille de calcul Excel^{(Excel spreadsheet)} ? Il existe de nombreux cas où vous devez distribuer un fichier à plusieurs personnes et suivre les modifications apportées. Vous voudrez peut-être savoir quand la modification a été apportée, qui a effectué la modification, dans quelle cellule la modification s'est produite et quelles données ont été modifiées.

Excel a des fonctionnalités de suivi intégrées qui peuvent gérer tous les cas ci-dessus. Vous pouvez facilement passer en revue toutes les modifications directement sur la feuille de calcul et vous pouvez également accepter ou rejeter chaque modification. Il y a quelques points à retenir sur les fonctionnalités de suivi d' Excel :

1. L'activation du suivi ne signifie pas que vous pouvez rétablir la feuille de calcul dans le temps à un état antérieur en annulant les modifications. C'est essentiellement un fichier journal^{(log file)} qui enregistre tout et c'est tout. Vous pouvez aller voir manuellement quelles données ont été supprimées ou ajoutées, mais vous devrez apporter vous-même les modifications à la feuille de calcul.

2. L'activation du suivi ne signifie pas que chaque modification que vous apportez sera enregistrée. Toutes les données stockées dans une cellule sont suivies, mais les autres modifications telles que la mise en forme ne le sont pas. Les autres modifications qui ne sont pas suivies incluent le masquage/affichage des lignes et des colonnes, des commentaires et des valeurs de cellule qui changent en raison d'un recalcul de formule.

3. L'historique des modifications^{(Change history)} n'est conservé que 30 jours par défaut. Si vous apportez des modifications à une feuille de calcul Excel^{(Excel worksheet)} , puis ouvrez à nouveau le classeur 45 jours plus tard, vous pourrez voir l' historique des modifications^{(change history)} pour les 45 jours jusqu'à ce que vous fermiez le classeur. Lorsque vous le fermez, tout historique des modifications datant^{(change history)} de plus de 30 jours disparaîtra. Cela signifie que la prochaine fois que vous l'ouvrirez, vous ne pourrez pas voir la modification que vous avez apportée 45 jours plus tôt.

4. Chaque fois que vous activez le suivi, le classeur devient un classeur partagé. Cela signifie que plusieurs utilisateurs apporteront des modifications au document.

Maintenant que vous connaissez les bases du fonctionnement du suivi dans Excel , parlons de la façon de l'activer, de modifier les paramètres et de suivre les modifications !

Activation du suivi

Allons-y et activons d'abord le suivi. Ouvrez Excel et cliquez^{(Excel and click)} sur l' onglet Révision^(Review)  du ruban. À l'extrême droite, vous devriez voir une option appelée Suivi des modifications ^{(Track Changes )} dans la section Modifications^(Changes) .

Cliquez sur le bouton et choisissez Afficher les  modifications^{(Highlight Changes)} . Vous obtiendrez une boîte de dialogue dans^{(dialog box)} laquelle vous devez maintenant cocher l'option "Suivre les modifications lors de l'édition. Cela partage également votre classeur »^{(“Track changes while editing. This also shares your workbook”)} .

Vous avez plusieurs options ici, notamment  Quand^(When) , Qui^(Who) et Où^(Where) . Pour Quand^(When) , Tout^(All) signifie que chaque modification sera mise en surbrillance. Vous avez également la possibilité de mettre en surbrillance les modifications depuis la dernière fois que vous avez enregistré le document, depuis une date précise, ou les modifications qui n'ont pas encore été examinées.

Si vous cochez  Qui^(Who) , vous pouvez choisir de suivre les modifications apportées par n'importe qui ou les modifications^{(anyone or changes)} apportées par tout le monde sauf vous. L' option Où^(Where)  vous permet de suivre les modifications uniquement pour une partie spécifique de la feuille de calcul. Cliquez simplement^(Just) sur le bouton à droite et sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez suivre.

Enfin, vous pouvez décocher l' option Mettre en surbrillance les modifications à l'écran^{(Highlight changes on screen)} si vous ne voulez pas que les autres sachent que vous suivez les modifications. Par défaut, une fois que vous démarrez le suivi et que cette option est sélectionnée, toute cellule modifiée affichera une petite flèche en haut à gauche pour indiquer qu'elle a été modifiée.

De plus, si vous cliquez sur une cellule modifiée (avec la mise en surbrillance des modifications à l'écran^{(Highlight changes on screen)} activée), vous obtiendrez une petite fenêtre contextuelle^{(popup window)} indiquant à partir de quelle valeur la valeur a été modifiée et à quelle heure. Si vous désélectionnez l' option ^{(screen option)}Surligner^(Highlight) les modifications à l'écran , ce petit triangle noir n'apparaîtra pas^{(t show)} .

Ainsi, ce que vous pouvez faire, par exemple, est de masquer les modifications à l'écran en ne cochant pas la case, d'envoyer votre fichier à tous ceux qui doivent y apporter des modifications, et lorsque vous le récupérez, accédez simplement à Suivi des modifications^{(Track Changes)} et revérifiez la boîte.

Configurer le suivi

L'étape suivante consiste à examiner les paramètres de suivi et à les ajuster en fonction de vos besoins. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Partager le classeur^{(Share Workbook)} qui se trouve directement à gauche du bouton Suivi des modifications^{(Track Changes)} . Cliquez sur l' onglet Avancé lorsque la boîte de dialogue ^(Advanced)Partager le classeur^{(Share Workbook)} apparaît.

Ici, vous pouvez changer le nombre de jours pour conserver l'historique des modifications à autre chose que 30 jours. Par défaut, les modifications sont mises à jour lors de l'enregistrement du fichier, mais vous pouvez faire en sorte qu'elles soient automatiquement effectuées toutes les quelques minutes. Enfin, vous pouvez choisir comment vous souhaitez gérer les conflits : soit en étant sollicité, soit en laissant simplement la dernière modification lors de l'enregistrement du fichier l'emporter^{(file win)} .

Affichage des modifications

Une fois que vous avez activé le suivi et apporté quelques modifications, vous pouvez cliquer à nouveau sur le bouton Suivi des modifications^{(Track Changes button)} , cliquer sur Mettre en surbrillance les modifications^{(Highlight Changes)} et vous remarquerez que la liste des modifications sur une nouvelle case de feuille^{( List changes on a new sheet)} n'est plus grisée.

Vérifiez cela et cliquez sur OK. Une^{(OK. A)} nouvelle feuille de calcul appelée Historique^(History) sera ajoutée et vous permettra de visualiser toutes les modifications apportées à ce classeur.

À un moment donné, vous devrez approuver ou rejeter les modifications. Vous pouvez passer en revue toutes les modifications, puis choisir celles que vous souhaitez conserver ou supprimer.

Cliquez simplement à nouveau sur Suivi des modifications^{(Track Changes)} et choisissez Accept/Reject Changes . Sélectionnez les options pour choisir les modifications que vous souhaitez accepter ou rejeter. Si vous souhaitez revoir toutes les modifications, laissez simplement Lorsque^(When) coché et assurez-vous qu'il est défini sur Non révisé^{(Not Reviewed)} .

Cliquez sur OK et Excel^{(Click OK and Excel)} commencera à vous montrer chaque modification apportée et vous donnera la possibilité d' accepter^(Accept) ou de rejeter^(Reject) . Vous pouvez également Accepter tout^{(Accept All)} ou Refuser tout les^{(Reject All)} changements si vous le souhaitez.

Si vous rejetez une modification, elle reviendra immédiatement à ce qui se trouvait à l'origine dans cette cellule. Il convient de noter que si une autre cellule fait référence au contenu de la cellule rejetée, cette valeur changera également lorsque la valeur de la cellule^{(cell value)} référencée reviendra. Cela peut entraîner la rupture des formules, etc., alors soyez prudent.

C'est ça! Vous pouvez désormais suivre facilement toutes les modifications apportées à votre feuille de calcul Excel^{(Excel spreadsheet)} en utilisant cette fonctionnalité intégrée. Si vous avez des questions, postez un commentaire. Prendre plaisir!

How to Track Changes in Excel

Are уоu looking for a wаy tо track changes madе to an Excel spreadsheet? There are many cases where you have to distribute a file to multіple people and keep track of what changes were made. You might want to trаck when the chаnge was made, who made the change, what cell the change occurred in and what data was changed.

Excel has built-in tracking features that can handle all of the above cases. You can easily review all of the changes directly on the worksheet and you can also accept or reject each change. There are a few points to remember about the tracking features of Excel:

1. Turning on tracking does not mean that you can revert the spreadsheet back in time to a previous state by undoing the changes. It’s basically a log file that records everything and that’s it. You can manually go and see what data was deleted or added, but you’ll have to make the changes to the spreadsheet yourself.

2. Turning on tracking doesn’t mean every single change you make will be recorded. Any data stored in a cell is tracked, but other changes like formatting are not. Other changes that are not tracked include hiding/unhiding rows and columns, comments, and cell values that change to due a formula recalculation.

3. Change history is only kept for 30 days by default. If you make changes to an Excel worksheet and then open the workbook again 45 days later, then you’ll be able to see the change history for all 45 days until you close the workbook. When you close it, any change history older than 30 days will be gone. That means the next time you open it, you won’t be able to see that change you had made 45 days earlier.

4. Whenever your turn on tracking, the workbook becomes a shared workbook. This means that multiple users will be making changes to the document.

Now that you know some basics of how tracking works in Excel, let’s talk about how to enable it, change settings and keep track of changes!

Enabling Tracking

Let’s go ahead and turn on tracking first. Open Excel and click on the Review tab on the ribbon. At the far right, you should see an option called Track Changes under the Changes section.

Click the button and choose Highlight Changes. You’ll get a dialog box where you now need to check off the option “Track changes while editing. This also shares your workbook”.

You have several options here including When, Who, and Where. For When, All means every change will be highlighted. You also have the option of highlighting changes from the last time you saved the document, since a specific date, or changes that have not yet been reviewed.

If you check Who, you can choose to track changes made by anyone or changes made by everyone except you. The Where option allows you to track changes only for a specific portion of the spreadsheet. Just click the button at the right and select the range of cells you want to keep track of.

Finally, you can un-check the Highlight changes on screen option if you do not want others to know you are tracking changes. By default, once you start tracking and this option is selected, any changed cell will show a small arrow at the top left to indicate it was changed.

Also, if you click on a changed cell (with Highlight changes on screen turned on), you’ll get a little popup window showing what the value was changed from and changed to and at what time. If you deselect the Highlight changes on screen option, that little black triangle won’t show up.

So what you can do, for example, is hide the changes on the screen by not checking the box, send out your file to everyone who has to make changes to it, and when you get it back, just go to Track Changes and recheck the box.

Configure Tracking

The next step is to take a look at the settings for tracking and adjust them to fit your needs. To do this, click on the Share Workbook button that is directly to the left of the Track Changes button. Click on the Advanced tab when the Share Workbook dialog pops up.

Here you can change the number of days for keeping change history to something other than 30 days. By default, changes are updated when the file is saved, but you can make it so that it is automatically done every few minutes. Lastly, you can choose how you want to deal with conflicts: either by being asked or simply letting the last change when saving the file win.

Viewing Changes

Once you have enabled tracking and made a few changes, you can click on the Track Changes button again, click on Highlight Changes and you’ll notice that the List changes on a new sheet box is no longer grayed out.

Check that and click OK. A new worksheet called History will be added that will let you view all the changes that have been made to that workbook.

At some point you’ll need to either approve or reject the changes. You can review all the changes and then pick and choose which ones you want to keep or discard.

Simply click on Track Changes again and choose Accept/Reject Changes. Select the options to choose which changes you want to accept or reject. If you want to review all changes, just leave When checked and make sure it is set to Not Reviewed.

Click OK and Excel will begin to show you each change that was made and give you the option to Accept or Reject. You can also Accept All or Reject All changes if you like.

If you reject a change, it will immediately revert back to what was originally in that cell. It’s worth noting that if another cell references the contents of the rejected cell, then that value will also change when the referenced cell value reverts back. This can cause formulas to break, etc, so be careful.

That’s it! Now you can track any changes made to your Excel spreadsheet easily by using this built-in feature. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

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