Word a deux fonctionnalités vraiment utiles que presque personne n'utilise : Comparer des documents^{( Compare Documents)} et Combiner des documents^{( Combine Documents)} . Comme leur nom l'indique, les fonctionnalités vous permettent de comparer deux documents Word^{(Word docs)} l'un contre l'autre ou d'en combiner deux.

Alors, quand auriez-vous besoin de l'utiliser ? Eh bien, si vous êtes comme moi, vous avez probablement 20 versions différentes de votre CV enregistrées à divers endroits au fil des ans. Parfois, je modifie légèrement un CV pour une entreprise particulière afin de mettre l'accent sur une compétence particulière ou parfois j'ai ajouté des éléments et j'ai simplement enregistré une nouvelle copie.

Quoi qu'il en soit, ce serait bien de voir rapidement la différence entre mon dernier CV et les plus anciens pour voir s'il y a quelque chose que je devrais ajouter au dernier ou éventuellement supprimer. Dans cet article, je vais vous montrer comment vous pouvez utiliser ces deux fonctionnalités pour trouver rapidement les différences entre deux documents et les fusionner si vous le souhaitez.

Comparer et combiner des documents

Dans mon exemple, je voulais voir quelle était la différence entre mon ancien CV rédigé en 2007 et le dernier mis à jour en 2013. Pour cela, ouvrez Word , cliquez sur l' onglet Révision^(Review) puis cliquez sur Comparer^(Compare) .

Cela fera apparaître la boîte de dialogue ^{(dialog box)}Comparer les documents^{(Compare Documents)} dans laquelle vous devrez sélectionner votre document original et votre document révisé.

En bas, vous verrez toute une série de paramètres de comparaison, que vous pouvez simplement laisser tous cochés. Par défaut, il affichera également toutes les modifications dans un nouveau document, ce qui est mieux que de jouer avec vos documents originaux ou révisés.

Un nouveau document s'ouvrira avec plusieurs sections différentes : une liste déroulante des révisions à l'extrême gauche, le document combiné montrant toutes les modifications au milieu et les deux documents originaux sur le côté^{(hand side)} droit . Examinons de plus près chaque section.

Comme vous pouvez le voir ici, j'ai supprimé quelques éléments et inséré quelques autres lignes de texte. Si vous double-cliquez sur l'un des titres ( Aseem Kishore inséré^{(Aseem Kishore Inserted)} ou Aseem Kishore supprimé^{(Aseem Kishore Deleted)} ), le curseur se déplacera à cette position exacte dans le document.

Au centre, vous verrez ces révisions en différentes couleurs. Par défaut, tout ce qui est barré est ce qui a été supprimé et tout ce qui est en rouge et souligné est ce qui a été ajouté au document révisé. Tout ce qui est en vert a été déplacé. L'endroit d'où il a été déplacé sera en vert double barré et l'endroit où il a été déplacé sera en vert double souligné comme indiqué ici :

Enfin, sur le côté^{(hand side)} droit , vous verrez le document original en haut et le document révisé en bas. Lorsque vous faites défiler le document du haut, celui du bas suit afin qu'ils soient synchronisés. Vous pouvez cependant faire défiler celui du bas indépendamment de l'écran du haut.

En plus de cette vue, vous pouvez également supprimer les deux documents source du volet de droite et afficher à la place des bulles pour voir facilement les modifications. Pour voir ce que je veux dire, allez-y et cliquez à nouveau sur le bouton Comparer^(Compare) , puis sur Afficher les documents source^{(Show Source Documents)} et enfin cliquez sur Masquer les documents source^{(Hide Source Documents)} .

Cliquez maintenant sur le bouton Afficher le balisage^{(Show Markup)} sous Suivi^(Tracking) et cliquez sur Bulles^(Balloons) puis sur Afficher les révisions dans les bulles^{(Show Revisions in Balloons)} .

Sur le côté^{(hand side)} droit du document, vous verrez maintenant toutes les révisions avec des lignes provenant du document. Cela peut faciliter la visualisation de tous les changements si vous en avez beaucoup.

Notez que si vous voulez simplement voir les différences entre les documents, vous n'avez vraiment rien d'autre à faire. Si vous souhaitez créer un document final à partir de ces deux documents, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur n'importe quelle modification et choisir ^{(change and choose)}Accepter^(Accept) ou Rejeter^(Reject) .

Une fois que vous avez terminé, vous pouvez enregistrer le nouveau document avec toutes les modifications que vous avez apportées. Combiner des documents^{(Combine Documents)} est à peu près exactement le même que Compare . Si vous choisissez Combiner^(Combine) , vous obtiendrez la même boîte de dialogue dans laquelle vous devrez choisir le document original et révisé.

Une fois que vous faites cela, vous obtiendrez la même mise en page qu'avant où vous voyez les changements combinés au milieu. Encore une fois^(Again) , le texte barré^{(strikeout text)} est supprimé, le texte souligné en rouge est ajouté et le texte vert a été déplacé. Faites simplement un clic droit^{(Just right-click)} sur chaque modification et choisissez d'accepter ou de rejeter chaque modification. Lorsque vous avez terminé, enregistrez le nouveau document combiné.

Dans l'ensemble, ceux-ci sont vraiment utiles lorsque vous avez plusieurs versions du même document ou lorsque plusieurs personnes modifient un document Word^{(Word document)} et que vous vous retrouvez avec plusieurs documents à combiner en un seul. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à commenter. Prendre plaisir!

How to Use Compare & Combine Documents in Word

Word has two really useful feаtures that almost nо one ever uses: Compare Documents and Combine Documents. As their names imply, the features let you either compare two Word docs against each other or combine two together.

So when would you ever need to use this? Well, if you’re like me, you probably have 20 different versions of your resume saved in various locations over the years. Sometimes I modify a resume slightly for a particular company to stress a particular skill or sometimes I’ve added stuff and just saved a new copy.

Anyway, it would be nice to quickly see the difference between my latest resume and older ones to see if there is something I should add to the latest one or possibly remove. In this post, I’ll show you how you can use these two features to quickly find differences between two documents and merge them if you like.

Compare & Combine Documents

In my example, I wanted to see what the difference was between my old resume written in 2007 and the latest one updated in 2013. To do this, open Word, click on the Review tab and then click on Compare.

This will bring up the Compare Documents dialog box where you need to pick your original document and revised document.

At the bottom, you’ll see a whole slew of comparison settings, which you can just leave all checked. By default, it will also show all the changes in a new document, which is better than messing with your original or revised documents.

A new document will open with several different sections: a scrollable list of revisions on the far left, the combined document showing all changes in the middle and the two original documents on the right hand side. Let’s take a closer look at each section.

As you can see here, I’ve deleted a few things and inserted a couple of other lines of text. If you double-click on any of the headings (Aseem Kishore Inserted or Aseem Kishore Deleted), it will move the cursor to that exact position in the document.

In the center, you will see these revisions in various colors. By default, anything with a strike-through is what has been deleted and anything in red and underlined is what has been added to the revised document. Anything in green has been moved around. The place where it was moved from will be double strike-through green and the place where it has been moved to will be double underlined green as shown here:

Finally, on the right hand side, you’ll see the original document at the top and the revised document down below. As you scroll the top document, the bottom one follows along so that they are in sync. You can scroll the bottom one independently of the top screen, though.

In addition to this view, you can also remove both the source documents from the right pane and instead show balloons to easily see the changes. To see what I mean, go ahead and click on the Compare button again, then on Show Source Documents and finally click on Hide Source Documents.

Now click on the Show Markup button under Tracking and click on Balloons and then Show Revisions in Balloons.

On the right hand side of the document, you’ll now see all the revisions with lines coming from the document. This can make it easier to see all the changes if you have a lot of them.

Note that if you just want to see the differences between the documents, then you really don’t have to do anything else. If you want to create a final document from these two documents, you can right-click on any change and choose to Accept or Reject.

Once you have finished, you can save the new document with all the changes you made. Combine Documents is pretty much exactly the same as Compare. If you choose Combine, you’ll get the same dialog where you have to choose the original and revised document.

Once you do that, you’ll get the same layout as before where you see the combined changes in the middle. Again, strikeout text is deleted, red underlined text is added and green text has been moved. Just right-click on each change and choose whether to accept or reject each change. When you are done, save the new combined document.

Overall, these are really useful for times when you have multiple versions of the same document or when several people edit one Word document and you end up with multiple documents to combine into one. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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