Un outil de suivi des dépenses est essentiel si vous établissez un budget ou si vous avez besoin de savoir où va votre argent. Google Forms est un générateur de formulaires gratuit qui fonctionne très bien comme outil de suivi des dépenses.

Google Forms est hautement personnalisable, donc bien qu'il puisse également être utilisé comme enquête, outil RSVP , formulaire de contact, feuille d'inscription de produit ou tout autre formulaire de questions/réponses, vous pouvez en faire un outil de suivi des dépenses personnalisé en choisissant des questions liées aux dépenses. .

Un outil de suivi des dépenses Google Forms peut garder un œil sur tout ce que vous voulez concernant une transaction, et comme il fonctionne très bien depuis un téléphone, vous l'aurez avec vous où que vous alliez.

Vous pouvez arrêter d'enregistrer des reçus ou d'essayer de déchiffrer un débit sur votre carte de crédit ; ouvrez simplement votre outil de suivi des dépenses juste après avoir dépensé de l'argent pour enregistrer tous les détails importants et soumettez-le à une feuille de calcul que vous pourrez consulter plus tard.

Astuce^(Tip) : Consultez notre liste des meilleures applications de budgétisation et de suivi des dépenses^{(best budgeting and expense tracking apps)} pour d'autres moyens de suivre les dépenses. Ils ne sont pas aussi personnalisables que Google Forms , mais ils ont leurs propres avantages.

Décidez quoi suivre^{(Decide What To Track)}

L'idée d'un outil de suivi des dépenses est de garder un œil sur ce pour quoi vous dépensez votre argent, il y a donc quelques détails de base que le formulaire doit inclure. Mais selon ce que vous souhaitez suivre, vous aurez peut-être besoin de champs supplémentaires dans le formulaire.

Voici quelques exemples de ce que vous voudrez peut-être suivre :

• Prix^(Price) ​​: Combien coûte cette transaction ?
• Magasin^(Store) : Où dépensez-vous l'argent ?
• Description : Dans quoi dépensez-vous de l'argent ?
• Catégorie^(Category) : De quel type d'achat s'agit-il (divertissement, nourriture, facture, etc.) ?
• Mode de paiement utilisé^{(Payment method used)} : Comment le payez-vous (quelle carte/banque/application) ?
• Qui a couru la dépense^{(Who ran the expense)} : Si plusieurs personnes utilisent le formulaire
• Notes : Des notes supplémentaires que vous devez prendre ?

Lorsque vous décidez quoi inclure dans un outil de suivi des dépenses Google Forms , gardez à l'esprit que vous souhaitez que les champs soient aussi larges que possible afin qu'ils puissent s'appliquer à tout ce que vous achetez. Vous n'avez pas nécessairement besoin d'un champ qui demande quel type de nourriture vous achetez, par exemple, à moins qu'il ne s'agisse uniquement d'un outil de suivi des dépenses alimentaires ; vous pouvez également l'utiliser pour enregistrer le paiement du loyer et les factures de téléphone.

Sur cette note, vous pouvez rendre obligatoire ou non l'un des champs de votre formulaire de suivi des dépenses. Donc, si vous voulez un champ vraiment spécifique pour quelque chose, rendez-le simplement non obligatoire afin de ne pas avoir à l'utiliser pour chaque transaction.

Créer le suivi des dépenses Google Forms^{(Build The Google Forms Expense Tracker)}

Il s'agit d'un exemple de suivi des dépenses, donc le vôtre ne doit en aucun cas ressembler exactement à celui-ci. Nous utilisons des questions générales avec des options de réponse encore plus larges pour montrer comment cela fonctionne. Vous apprendrez que l'édition du formulaire est extrêmement facile, vous ne devriez donc pas avoir de problème pour le personnaliser par vous-même.

• Ouvrez Google Forms^{(Open Google Forms)} .
• Sélectionnez Vide^(Blank) pour commencer un nouveau formulaire.
• Renommez votre formulaire en quelque chose de reconnaissable.
• Sélectionnez la première case et remplacez-la par Réponse courte^{(Short answer)} .

• Nommez celui-ci Price , confirmez que Is number est affiché, puis marquez le bouton Required .

• Utilisez le signe plus du menu à droite pour ajouter une nouvelle question, mais cette fois choisissez Choix multiples^{(Multiple choice)} .
• Nommez celui-ci Store , puis remplissez les options de réponse avec les magasins habituels dans lesquels vous magasinez. Autre^(Other) est ajouté par défaut, donc si vous finissez par faire un achat dans un autre magasin, vous pouvez le saisir ici.

• Continuez^(Continue) à travers le formulaire en faisant toutes les différentes questions que vous voulez vous poser chaque fois que vous achetez quelque chose. Utilisez les suggestions ci-dessus, comme le mode de paiement et la question descriptive, pour vous fournir le plus de détails possible. Cela nous sera utile plus tard lorsque nous interpréterons tous les résultats du formulaire.
• Utilisez le bouton d'aperçu (l'icône en forme d'œil) en haut de Google Forms pour obtenir l' URL de votre formulaire. Vous pouvez le partager avec toute personne avec qui vous souhaitez utiliser le formulaire ou vous l'envoyer afin qu'il soit facilement accessible depuis votre téléphone.

Ce n'est pas nécessaire, mais votre formulaire peut également inclure des images, des en-têtes et un jeu de couleurs unique. Un formulaire coloré pourrait rendre le suivi des dépenses amusant, si c'est possible ! L'icône de peinture en haut de la page est l'endroit où vous allez pour ces changements.

Configurer les calculs^{(Set Up Calculations)}

Chaque entrée de votre formulaire est rassemblée dans une feuille de calcul bien formatée sur Google Sheets . Sélectionnez RÉPONSES^{(RESPONSES )} en haut de votre formulaire, puis cliquez sur l'icône de la feuille de calcul pour renommer la feuille de calcul (si vous le souhaitez).

Une fois la feuille de calcul ouverte, créez un nouvel onglet en bas et nommez-le quelque chose comme Calculs^{(Calculations)} . 

À partir de là, vous pouvez faire tout ce que Google Sheets prend en charge : additionner toutes vos dépenses pour une période donnée, créer des graphiques pour une compréhension visuelle de vos dépenses, voir qui dépense le plus d'argent, identifier les magasins qui vous coûtent le plus cher, etc. .

L'utilisation de ces types de formules dans Google Sheets n'entre^{(Google Sheets)} pas dans le cadre de cet article, mais examinons quelque chose de très simple, comme additionner toutes les dépenses de chaque personne afin que nous puissions vraiment voir qui dépense le plus. Vous pouvez toujours adapter la formule pour calculer le total de vos dépenses dans chaque magasin.

Le moyen le plus simple de totaliser toutes les dépenses, quelle que soit la personne qui a effectué la transaction, est d'exécuter la formule de somme , comme ceci :^(sum)

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

Ce calcul fonctionne pour notre exemple car la colonne de prix des réponses du formulaire se trouve dans la colonne B.

Voici une formule Google Sheets qui montre un aperçu beaucoup plus détaillé des dépenses de chaque personne :

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

Cela fonctionne en entrant sumif puis en choisissant la colonne qui contient les noms ( G dans notre exemple). La partie suivante identifie le nom, Jeff . Enfin, sélectionnez l'en-tête de colonne avec les prix afin que lorsque l'autre colonne correspond au nom que nous recherchons, elle n'ajoute que ces prix.

Parcourez la liste des fonctions Google Sheets de Google^{(list of Google Sheets functions)} pour découvrir d'autres façons d'interpréter les données de votre formulaire. Une autre façon de voir vos dépenses consiste à utiliser un tableau ou un graphique ; Google a un tutoriel^{(Google has a tutorial)} pour faire ça.

How To Use Google Forms As An Expense Tracker

An expense traсker is vital if you’re budgeting or you need to know where your money is going. Google Forms is a free form builder that works great as an expense tracker.

Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.

A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.

You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.

Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.

Decide What To Track

The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.

Here are some examples of what you might want to track:

• Price: How much is this transaction?
• Store: Where are you spending the money?
• Description: What are you spending money on?
• Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
• Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
• Who ran the expense: If there are multiple people using the form
• Notes: Any extra notes you need to make?

When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.

On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.

Build The Google Forms Expense Tracker

This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.

• Open Google Forms.
• Select Blank to start a new form.
• Rename your form to something recognizable.
• Select the first box and change it to Short answer.

• Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.

• Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
• Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.

• Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
• Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.

This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.

Set Up Calculations

Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).

After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations. 

From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.

Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.

The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.

Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.

Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.

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