Avez-vous déjà eu une grande feuille de calcul avec des données dans Excel et avez-vous besoin d'un moyen simple de filtrer et d'en extraire des informations spécifiques ? Si vous apprenez à utiliser VLOOKUP dans Excel , vous pouvez effectuer cette recherche avec une seule fonction Excel^{(Excel function)} puissante .

La fonction VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} d' Excel fait peur à beaucoup de gens car elle a beaucoup de paramètres et il y a plusieurs façons de l'utiliser. Dans cet article, vous apprendrez toutes les façons dont vous pouvez utiliser VLOOKUP dans Excel et pourquoi la fonction est si puissante.

Paramètres RECHERCHEV dans Excel^{(VLOOKUP Parameters In Excel)}

Lorsque vous commencez à taper =VLOOKUP( dans n'importe quelle cellule d' Excel , vous verrez une fenêtre contextuelle indiquant tous les paramètres de fonction disponibles.

Examinons chacun de ces paramètres et ce qu'ils signifient.

• lookup_value : la valeur que vous recherchez dans la feuille de calcul
• table_array : la plage de cellules de la feuille dans laquelle vous souhaitez effectuer une recherche
• col_index_num : La colonne d'où vous voulez extraire votre résultat
• [range_lookup] : mode^{(Match mode)} de correspondance ( TRUE = approximate , FALSE = exact )

Ces quatre paramètres vous permettent d'effectuer de nombreuses recherches différentes et utiles de données dans de très grands ensembles de données.

Un exemple Excel simple RECHERCHEV^{(A Simple VLOOKUP Excel Example)}

VLOOKUP n'est pas^{(VLOOKUP isn)} l'une des fonctions de base d' Excel que vous avez peut-être apprises, alors regardons un exemple simple pour commencer.

Pour l'exemple suivant, nous utiliserons une grande feuille de calcul des scores SAT pour les écoles aux États- ^(United) Unis^(States) . Cette feuille de calcul contient plus de 450 écoles ainsi que des scores SAT individuels pour la lecture, les mathématiques et l'écriture. N'hésitez^(Feel) pas à télécharger pour suivre. Il existe une connexion externe qui extrait les données, vous recevrez donc un avertissement lors de l'ouverture du fichier, mais c'est sûr.

Cela prendrait beaucoup de temps de chercher dans un ensemble de données aussi volumineux pour trouver l'école qui vous intéresse.

Au lieu de cela, vous pouvez créer un formulaire simple dans les cellules vides sur le côté du tableau. Pour effectuer cette recherche, créez simplement un champ pour School et trois champs supplémentaires pour les résultats en lecture, en mathématiques et en écriture.

Ensuite, vous devrez utiliser la fonction VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} dans Excel pour faire fonctionner ces trois champs. Dans le champ Lecture^(Reading) , créez la fonction VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} comme suit :

1. Tapez =VLOOKUP(
2. Sélectionnez le champ École^{(School field)} , qui dans cet exemple est I2 . Tapez une virgule.
3. Sélectionnez toute la plage de cellules contenant les données que vous souhaitez rechercher. Tapez une virgule.

Lorsque vous sélectionnez la plage, vous pouvez commencer à partir de la colonne que vous utilisez pour rechercher (dans ce cas , la colonne du nom de l'école^{(school name column)} ), puis sélectionner toutes les autres colonnes et lignes contenant les données.

Remarque^(Note) : La fonction RECHERCHEV^{(VLOOKUP function)} d' Excel ne peut effectuer une recherche que dans les cellules situées à droite de la colonne de recherche^{(search column)} . Dans cet exemple, la colonne du nom de l'école^{(school name column)} doit se trouver à gauche des données que vous recherchez.

1. Ensuite, pour récupérer le Score de lecture^{(Reading score)} , vous devrez sélectionner la 3e colonne de la colonne sélectionnée la plus à gauche. Alors, tapez un 3 puis tapez une autre virgule.
2. Enfin, tapez FALSE pour une correspondance exacte et fermez la fonction avec a ) .

Votre fonction RECHERCHEV^{(VLOOKUP function)} finale devrait ressembler à ceci :

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

Lorsque vous appuyez sur Entrée^(Enter) pour la première fois et terminez la fonction, vous remarquerez que le champ Lecture^{(Reading field)} contiendra un #N/A .

Cela est dû au fait que le champ School est vide et que la ^{(School field)}fonction RECHERCHEV^{(VLOOKUP function)} n'a rien à trouver. Toutefois, si vous entrez le nom d'un lycée que vous souhaitez rechercher, vous verrez les résultats corrects de cette ligne pour le score de lecture^{(Reading score)} .

Comment gérer VLOOKUP étant sensible à la casse^{(How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive)}

Vous remarquerez peut-être que si vous ne saisissez pas le nom de l'école dans la même casse que celle indiquée dans l'ensemble de données, vous ne verrez aucun résultat.

C'est parce que la fonction VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} est sensible à la casse. Cela peut être ennuyeux, en particulier pour un très grand ensemble de données où la colonne dans laquelle vous effectuez une recherche est incompatible avec la façon dont les choses sont capitalisées.

Pour contourner ce problème, vous pouvez forcer ce que vous recherchez à passer en minuscules avant de rechercher les résultats. Pour ce faire, créez une nouvelle colonne à côté de la colonne que vous recherchez. Tapez la fonction :

=TRIM(LOWER(B2))

Cela mettra le nom de l'école^{(school name)} en minuscules et supprimera tous les caractères superflus (espaces) qui pourraient se trouver à gauche ou à droite du nom.

Maintenez la touche Maj enfoncée et placez^{(Shift key and place)} le curseur^{(mouse cursor)} de la souris sur le coin inférieur droit de la première cellule jusqu'à ce qu'il se transforme en deux lignes horizontales. Double -cliquez sur la souris pour remplir automatiquement toute la colonne.

Enfin, étant donné que VLOOKUP essaiera d'utiliser la formule plutôt que le texte de ces cellules, vous devez toutes les convertir en valeurs uniquement. Pour ce faire, copiez la colonne entière, faites un clic droit dans la première cellule et collez uniquement les valeurs.

Maintenant que toutes vos données sont nettoyées dans cette nouvelle colonne, modifiez légèrement votre fonction VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} dans Excel pour utiliser cette nouvelle colonne au lieu de la précédente en commençant la plage de recherche^{(the lookup range)} à C2 au lieu de B2.

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

Vous remarquerez maintenant que si vous tapez toujours votre recherche en minuscules, vous obtiendrez toujours un bon résultat de recherche^{(search result)} .

Ceci est une astuce Excel pratique^{(handy Excel tip)} pour surmonter le fait que VLOOKUP est sensible à la casse.

RECHERCHEV Correspondance approximative

Bien que l' exemple^{(LOOKUP example)} de recherche de correspondance exacte décrit dans la première section de cet article soit assez simple, la correspondance approximative est un peu plus complexe.

La correspondance approximative est mieux utilisée pour effectuer une recherche dans des plages de numéros. Pour le faire correctement, la plage de recherche^{(search range)} doit être correctement triée. Le meilleur exemple de ceci est une fonction RECHERCHEV^{(VLOOKUP function)} pour rechercher une note^{(letter grade)} alphabétique qui correspond à une note numérique^{(number grade)} .

Si un enseignant a une longue liste de notes de devoirs d'étudiants tout au long de l'année avec une ^{(student homework)}colonne moyenne^{(averaged column)} finale , il serait bien que la note alphabétique correspondant à cette note finale apparaisse automatiquement.

Ceci est possible avec la fonction VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} . Tout ce qu'il faut, c'est une table^{(lookup table)} de correspondance à droite qui contient la note alphabétique appropriée pour chaque ^{(letter grade)}plage de notes^{(score range)} numériques .

Maintenant, en utilisant la fonction VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} et une correspondance approximative, vous pouvez trouver la bonne lettre correspondant à la plage numérique correcte.

Dans cette fonction VLOOKUP :

• lookup_value : F2, la note moyenne finale
• table_array : I2:J8, la plage de recherche de la note alphabétique^{(letter grade lookup range)}
• index_column : 2, la deuxième colonne de la table de recherche^{(lookup table)}
• [range_lookup] : TRUE, correspondance approximative

Une fois que vous avez terminé la fonction RECHERCHEV^{(VLOOKUP function)} dans G2 et appuyez sur Entrée^{(G2 and press Enter)} , vous pouvez remplir le reste des cellules en utilisant la même approche décrite dans la dernière section. Vous verrez toutes les notes alphabétiques correctement remplies.

Notez que la fonction VLOOKUP^{(VLOOKUP function)} dans Excel effectue une recherche depuis le bas de la plage de notes avec le ^{(grade range)}score de lettre^{(letter score)} attribué jusqu'au haut de la plage du score de lettre^{(letter score)} suivant .

Ainsi, « C » doit être la lettre attribuée à la plage inférieure (75), et B est attribué au bas (minimum) de sa propre plage de lettres^{(letter range)} . RECHERCHEV^(VLOOKUP) « trouvera » le résultat pour 60 (D) comme la valeur approximative la plus proche pour tout ce qui se situe entre 60 et 75.

VLOOKUP dans Excel est une fonction très puissante qui est disponible depuis longtemps. Il est également utile pour rechercher des valeurs correspondantes n'importe où dans un classeur Excel^{(Excel workbook)} .

Gardez à l'esprit, cependant, que les utilisateurs de Microsoft qui ont un abonnement mensuel à Office 365 ont désormais accès à une fonction XLOOKUP plus récente. Cette fonction a plus de paramètres et une flexibilité supplémentaire. Les utilisateurs disposant d'un abonnement semestriel devront attendre le déploiement de la mise à jour en juillet 2020^{(July 2020)} .

How to Use VLOOKUP in Excel

Have you ever had a large spreadshеet with data in Excel and need an еasy way to filter and extract ѕpecific informаtion from it? If you learn how to use VLOOKUP in Excel, you can do this lookup with just a single, powerful Excel function.

The VLOOKUP function in Excel scares a lot of people because it has a lot of parameters and there are multiple ways to use it. In this article you’ll learn all of the ways you can use VLOOKUP in Excel and why the function is so powerful.

VLOOKUP Parameters In Excel

When you start typing =VLOOKUP( into any cell in Excel, you’ll see a pop-up showing all of the available function parameters.

Let’s examine each of these parameters and what they mean.

• lookup_value: The value you’re looking for from the spreadsheet
• table_array: The range of cells in the sheet you want to search through
• col_index_num: The column where you want to pull your result from
• [range_lookup]: Match mode (TRUE = approximate, FALSE = exact)

These four parameters let you do a lot of different, useful searches for data inside of very large datasets.

A Simple VLOOKUP Excel Example

VLOOKUP isn’t one of the basic Excel functions you might have learned, so let’s look at a simple example to get started.

For the following example, we’ll use a large spreadsheet of SAT scores for schools in the United States. This spreadsheet contains over 450 schools along with individual SAT scores for reading, math, and writing. Feel free to download to follow along. There is an external connection that pulls the data, so you’ll get a warning when opening the file, but it’s safe.

It would be very time consuming to search through such a large dataset to find the school that you’re interested in.

Instead, you can create a simple form in the blank cells on the side of the table. To conduct this search, just make one field for School, and three additional fields for reading, math, and writing scores.

Next, you’ll need to use the VLOOKUP function in Excel to make these three fields work. In the Reading field, create the VLOOKUP function as follows:

1. Type =VLOOKUP(
2. Select the School field, which in this example is I2. Type a comma.
3. Select the entire range of cells that contain the data you want to look up. Type a comma.

When you select the range, you can start from the column you’re using to look up (in this case the school name column), and then select all of the other columns and rows that contain the data.

Note: The VLOOKUP function in Excel can only search through cells to the right of the search column. In this example, the school name column needs to be to the left of the data you’re looking up.

1. Next, to retrieve the Reading score, you’ll need to select the 3rd column from the leftmost selected column. So, type a 3 and then type another comma.
2. Finally, type FALSE for an exact match, and close the function with a ).

Your final VLOOKUP function should look something like this:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

When you first press Enter and finish the function, you’ll notice the Reading field will contain an #N/A.

This is because the School field is blank and there is nothing for the VLOOKUP function to find. However, if you enter the name of any high school you want to look up, you’ll see the correct results from that row for the Reading score.

How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive

You may notice that if you don’t type the name of the school in the same case as how it’s listed in the dataset, you will not see any results.

This is because the VLOOKUP function is case sensitive. This can be annoying, especially for a very large dataset where the column you’re searching through is inconsistent with how things are capitalized.

To get around this, you can force what you’re searching for to switch to lowercase before looking up the results. To do this, create a new column next to the column you’re searching. Type the function:

=TRIM(LOWER(B2))

This will lowercase the school name and remove any extraneous characters (spaces) that might be on the left or right side of the name.

Hold down the Shift key and place the mouse cursor over the lower right corner of the first cell until it changes to two horizontal lines. Double click the mouse to autofill the entire column.

Finally, since VLOOKUP will try to use the formula rather than the text in these cells, you need to convert them all to values only.  To do this, copy the entire column, right click in the first cell, and paste values only.

Now that all of your data is cleaned up in this new column, slightly modify your VLOOKUP function in Excel to use this new column instead of the previous one by starting the lookup range at C2 instead of B2.

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

Now you’ll notice that if you always type your search in lower case, you’ll always get a good search result.

This is a handy Excel tip to overcome the fact that VLOOKUP is case sensitive.

VLOOKUP Approximate Match

While the exact match LOOKUP example described in the first section of this article is pretty straightforward, the approximate match is a little more complex.

The approximate match is best used to search through number ranges. To do this correctly the search range needs to be properly sorted. The best example of this is a VLOOKUP function to search for a letter grade that corresponds to a number grade.

If a teacher has a long list of student homework grades from throughout the year with a final averaged column, it would be nice to have the letter grade corresponding to that final grade come up automatically.

This is possible with the VLOOKUP function. All that’s required is a lookup table off to the right that contains the appropriate letter grade for each numerical score range.

Now, using the VLOOKUP function and an approximate match, you can find the proper letter grade corresponding to the correct numeric range.

In this VLOOKUP function:

• lookup_value: F2, the final averaged grade
• table_array: I2:J8, The letter grade lookup range
• index_column: 2, the second column in the lookup table
• [range_lookup]: TRUE, approximate match

Once you finish the VLOOKUP function in G2 and press Enter, you can fill in the rest of the cells using the same approach described in the last section. You’ll see all of the letter grades properly filled in.

Note that the VLOOKUP function in Excel searches from the bottom end of the grade range with the assigned letter score to the top of the range of the next letter score.

So, “C” needs to be the letter assigned to the lower range (75), and B is assigned to the bottom (minimum) of its own letter range. VLOOKUP will “find” the result for 60 (D) as the closest approximate value for anything between 60 to 75.

VLOOKUP in Excel is a very powerful function that has been available for a long time. It is also useful for finding matching values anywhere in an Excel workbook.

Keep in mind, however, that Microsoft users who have a monthly Office 365 subscription now have access to a newer XLOOKUP function. This function has more parameters and additional flexibility. Users with a semi-annual subscription will need to wait for the update to roll out in July 2020.

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