Une souris est un outil pratique, mais pointer-cliquer est une perte de temps. Vous le saviez, alors vous êtes déjà allé apprendre les meilleurs raccourcis clavier pour Office et Windows^{(best keyboard shortcuts for Office and Windows)} .

Mais peut-être que certaines tâches répétitives n'ont pas de touches de raccourci. Ne serait-il pas formidable de pouvoir créer vos propres raccourcis clavier dans Microsoft Office ? Eh bien^(Well) , vous pouvez.

Comment créer des raccourcis clavier^{(Keyboard Shortcuts)} dans Microsoft Office

Passons d'abord par ces étapes dans Word . Les étapes sont identiques dans Excel et PowerPoint sur le bureau. Faites défiler^(Scroll) vers le bas pour voir comment procéder dans Outlook .

1. Cliquez avec le bouton droit^{(Right-click)} sur n'importe quel espace gris dans la zone du ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban^{(Customize the Ribbon)} .

1. La fenêtre Options Word^{(Word Options )} s'ouvrira. Sélectionnez Personnaliser^{(Customize )} à côté de Raccourcis clavier^{(Keyboard shortcuts)} en bas de la fenêtre.

1. La fenêtre Personnaliser le clavier^{(Customize Keyboard)} s'ouvrira. Regardez dans la zone Catégories^{(Categories )} pour vous limiter à un onglet contenant la commande pour laquelle vous souhaitez créer un raccourci. Les commandes de cet onglet s'afficheront dans la zone Commandes^{(Commands )} à droite. Sélectionnez la commande souhaitée.
   
   Dans cet exemple, nous avons sélectionné FileSendPdf , car il serait très utile d' envoyer un document Word au format PDF^{(send a Word document as a PDF)} avec une simple combinaison de touches. Si la commande a déjà une combinaison de clavier, elle s'affichera dans la zone Touches actuelles^{(Current keys )} .

1. Pour définir une nouvelle combinaison de touches de raccourci, placez le curseur dans le champ Appuyez sur une nouvelle touche de raccourci^{(Press new shortcut key)} , puis appuyez sur la combinaison de touches que vous souhaitez utiliser sur votre clavier. Notez ce qui s'affiche sous la zone Touches actuelles^{(Current keys)} à côté de Actuellement affecté à^{(Currently assigned to)} . Si autre chose que [unassigned] s'affiche, essayez une autre combinaison de touches.

1. Pour utiliser cette combinaison de touches pour tous les futurs documents, laissez Normal.dotm sélectionné dans la zone Enregistrer les modifications dans^{(Save changes in )} . Pour appliquer la combinaison de touches uniquement à ce document, choisissez-la dans la liste déroulante. 
2. Sélectionnez le bouton Attribuer^{(Assign )} pour appliquer les paramètres, puis fermez la fenêtre Personnaliser le clavier . ^{(Customize Keyboard)}Appuyez sur OK pour fermer la fenêtre Options Word . ^{(Word Options)}Essayez votre nouvelle combinaison de raccourcis clavier. 

Le raccourci FileSendPdf convertira automatiquement le document en PDF , créera un nouveau message électronique dans Outlook , joindra le PDF et donnera à l'e-mail un objet^(Subject) . Une frappe au lieu d'une douzaine ou plus de pointer-cliquer avec une souris est un gain de temps incroyable.

Comment effacer les raccourcis clavier personnalisés^{(Custom Keyboard Shortcuts)} dans Microsoft Office

Vous souhaiterez peut-être vous débarrasser de tous les raccourcis clavier personnalisés que vous avez créés dans une application Office . C'est simple à faire.

1. Cliquez avec le bouton droit^{(Right-click)} sur n'importe quel espace gris dans la zone du ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban^{(Customize the Ribbon)} .

1. La fenêtre Options Word^{(Word Options )} s'ouvrira. Sélectionnez le bouton Personnaliser^{(Customize )} dans la partie inférieure gauche de la fenêtre. La fenêtre Personnaliser le clavier^{(Customize Keyboard )} s'ouvrira. 

1. Pour supprimer les affectations de touches de tous les futurs documents, laissez Normal.dotm sélectionné dans la liste déroulante Enregistrer les modifications dans . ^{(Save changes in )}Pour les supprimer uniquement de ce document, choisissez plutôt le document dans la liste déroulante. Près du coin inférieur gauche, sélectionnez le bouton Réinitialiser tout .^{(Reset All )}

1. Il vous demandera, Êtes-vous sûr de vouloir réinitialiser les affectations de touches ? Cette action supprimera toutes les clés actuellement attribuées aux macros et aux styles dans Normal.dotm^{(Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm)} . Notez qu'à la fin de cet avertissement, il lira Normal.dotm ou le document que vous avez sélectionné. Sélectionnez Oui^{(Yes )} pour confirmer la réinitialisation.

Comment créer des raccourcis clavier^{(Keyboard Shortcuts)} dans Microsoft Outlook

De toutes les applications Microsoft Office , Outlook est probablement celle dans laquelle vous passez le plus de temps. Il est logique de créer des raccourcis clavier personnalisés pour faire avancer les choses plus rapidement. 

Malheureusement, depuis Outlook 2016, il ne vous permet pas de créer des raccourcis clavier comme nous le pouvons dans Word , Excel et PowerPoint . Quelles sont donc vos options?

C'est une solution de contournement, mais vous pouvez créer des étapes rapides^{(Quick Steps )} et leur attribuer des combinaisons de touches. Cela ne vous donnera pas la possibilité de créer une combinaison de touches de raccourci pour tout dans Outlook , mais cela peut répondre à la plupart de vos besoins. Il existe une limite de neuf combinaisons de touches que vous pouvez attribuer aux étapes rapides^{(Quick Steps)} personnalisées .

1. Sélectionnez Créer nouveau^{(Create New )} dans la section Étapes rapides de l'onglet ^{(Quick Steps )}Accueil^{(Home )} dans Outlook. 

1. La fenêtre Modifier l'étape rapide^{(Edit Quick Step )} s'ouvrira. Saisissez un nom descriptif dans le champ Nom^(Name) .
2. Choisissez l'une des actions prédéfinies dans le menu déroulant Choisir une action . ^{(Choose an Action )}Dans cet exemple, allons avec Mark as read .

1. Enchaînez les actions en sélectionnant le bouton Ajouter une action sous l'action précédente.^{(Add Action )}

1. Sélectionnez Déplacer vers dossier^{(Move to folder)} .

1. La fenêtre Sélectionner un dossier^{(Select Folder )} s'ouvrira. Recherchez^(Find) et sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez que cette action rapide^{(Quick Action)} déplace l'e-mail. Nous sélectionnons le dossier Factures^{(Bills )} pour cet exemple. Sélectionnez OK pour fermer la fenêtre.

1. Sélectionnez une combinaison de touches dans la liste déroulante Touche de raccourci^{(Shortcut key)} . Notez qu'il est limité à neuf sélections.

1. Ajoutez une description de ce que fait l'étape rapide dans la zone de texte Info -bulle. ^(Tooltip)Lorsque vous survolerez l' étape rapide^{(Quick Step)} plus tard, cela apparaîtra pour vous rappeler ce qu'il fait.
2. Sélectionnez Terminer^{(Finish )} pour terminer la création de l' étape rapide^{(Quick Step)} . Vous verrez maintenant l' étape rapide Marquer comme lu Déplacer vers les factures^{(Mark Read Move to Bills)} dans le ruban Outlook . Testez-le en utilisant la combinaison de touches de raccourci que vous avez choisie à l'étape 7.

Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez créer des raccourcis Outlook Desktop^{(create Outlook Desktop shortcuts)} à l'aide de commutateurs de ligne de commande pour faciliter l'exécution des tâches courantes.

Pratiquez vos raccourcis clavier

Vous pouvez maintenant créer vos propres touches de raccourci Microsoft Office . Imprimez une liste de vos raccourcis les plus utilisés et conservez-les à côté de votre écran. Après quelques jours, vous n'aurez plus besoin de la feuille de triche. Ajoutez^(Add) les raccourcis de commutateur de ligne de commande et cela augmentera votre productivité Microsoft Office^{(boost your Microsoft Office productivity)} en un rien de temps. 

Create or Generate Keyboard Shortcuts for Microsoft Office

A mouse is a hаndy tоol, but рoint-and-cliсk is a waste of timе. You knew that, so you went and learnеd the best keyboard shortcuts for Office and Windows already.

But maybe some repetitive tasks don’t have shortcut keys. Wouldn’t it be great if you could create your own keyboard shortcuts in Microsoft Office? Well, you can.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

Let’s go through these steps in Word first. The steps are identical in Excel and PowerPoint on the desktop. Scroll down to see how to do this in Outlook.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select Customize next to Keyboard shortcuts near the bottom of the window.

1. The Customize Keyboard window will open. Look in the Categories area to narrow down to a tab which has the command you want to create a shortcut for. That tab’s commands will show in the Commands area on the right. Select the command you want.
   
   In this example, we’ve selected FileSendPdf, as it would be very helpful to send a Word document as a PDF with a simple keystroke combination. If the command already has a keyboard combo, it will show in the Current keys area.

1. To set a new shortcut key combination, place the cursor in the Press new shortcut key field, then press the key combo you want to use on your keyboard. Make a note of what shows under the Current keys area next to Currently assigned to. If anything but [unassigned] shows there, try another key combo.

1. To use this key combo for all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in box. To apply the key combo to only this document, choose it in the drop-down box. 
2. Select the Assign button to apply the settings, then close the Customize Keyboard window. Press OK to close out the Word Options window. Try your new keyboard shortcut combination. 

The FileSendPdf shortcut will automatically convert the document into a PDF, create a new email message in Outlook, attach the PDF, and give the email a Subject. One keystroke instead of a dozen or more point-and-clicks with a mouse is an incredible timesaver.

How to Clear Custom Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

You may wish to get rid of all the custom keyboard shortcuts you’ve made in an Office app. It’s simple to do.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select the Customize button in the bottom-left area of the window. The Customize Keyboard window will open. 

1. To remove the key assignments from all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in drop-down. To remove them only from this document, choose the document in the dropdown instead. Near the bottom-left, select the Reset All button.

1. It will ask, Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm. Note that at the end of that warning, it will read either Normal.dotm or the document you’ve selected. Select Yes to confirm the reset.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Outlook

Of all the Microsoft Office apps, Outlook is probably the one in which you spend the most time. It makes sense to create some custom keyboard shortcuts to get things done faster. 

Unfortunately, since Outlook 2016, it doesn’t allow you to make keyboard shortcuts as we can in Word, Excel, and PowerPoint. So what are your options?

It’s a workaround, but you can create Quick Steps and assign key combinations to them. This won’t give you the ability to create a shortcut key combo for everything in Outlook, but it can meet most of your needs. There is a limit of nine key combos that you can assign to custom Quick Steps.

1. Select Create New in the Quick Steps section of the Home tab in Outlook. 

1. The Edit Quick Step window will open. Enter a descriptive name in the Name field.
2. Choose from one of the predefined actions in the Choose an Action drop-down menu. In this example, let’s go with Mark as read.

1. String actions together by selecting the Add Action button under the previous action.

1. Select Move to folder.

1. The Select Folder window will open. Find and select the folder to which you want this Quick Action to move the email. We select the folder Bills for this example. Select OK to close the window.

1. Select a key combo in the Shortcut key drop-down. Note that it’s limited to nine selections.

1. Add a description of what the Quick Step does in the Tooltip text box. When you hover over the Quick Step later, this will appear to remind you of what it does.
2. Select Finish to complete creating the Quick Step. You’ll now see the Mark Read Move to Bills Quick Step in the Outlook ribbon. Test it using the shortcut key combo you chose in step 7.

If you want to go a step further, you can create Outlook Desktop shortcuts using command line switches to make common tasks easier to do.

Practice Your Keyboard Shortcuts

Now you can create your own Microsoft Office shortcut keys. Print out a list of your most-used shortcuts and keep them beside your monitor. After a few days, you won’t need the cheat sheet anymore. Add in the command line switch shortcuts and it will boost your Microsoft Office productivity in no time. 

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