Auparavant , la collaboration en équipe^{(team collaboration)} sur des documents prenait du temps et était fastidieuse. Une personne écrivait un brouillon, donnait le brouillon à quelqu'un d'autre pour apporter des modifications, relisait les modifications et décidait de les accepter, remettait le document à quelqu'un d'autre pour qu'il le modifie, etc. De nos jours^(Nowadays) , partager des documents est tout aussi simple que de les écrire, et de nombreuses personnes peuvent facilement travailler sur le même document. La suite de programmes de Microsoft Office^{(Microsoft Office)} est conçue pour le travail d'équipe, mais tout le monde ne la trouvera pas instinctive au début. C'est là qu'un livre comme Team Collaboration, Utiliser Microsoft Office pour un travail d'équipe plus efficace^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} pourrait être un véritable bijou. Ce livre tient-il la promesse du titre ? En tant qu'utilisateur Office^{(Office user)} de longue date, ça m'a intéressé de le savoir. Voyons ce que j'ai découvert.

Ce livre est conçu pour les entreprises

Il est clair dès le départ que ce livre s'adresse aux personnes travaillant dans un environnement d'affaires^{(business environment)} et plus particulièrement les entreprises. C'est aussi pour les personnes qui connaissent déjà les éditions récentes d' Office (depuis l'introduction du ruban) et qui n'ont pas besoin d'un tutoriel sur les bases. On suppose que le lecteur possède Office 2013 et c'est ce que montrent les illustrations.

Le livre commence par une discussion des concepts impliqués dans le travail d'équipe (dynamique d'équipe, leadership par l'exemple, etc.) qui est malheureusement à peu près aussi sèche qu'un manuel, n'utilisant jamais un mot là où une douzaine suffira. L'auteur semble vouloir être sûr que chaque point évident est couvert de détails mornes. Je ne pense pas que je serai le seul à lire paragraphe après paragraphe et à souhaiter^{(paragraph and wishing)} qu'il s'y mette déjà.

Collaboration au bureau

Le premier chapitre qui parle en fait de la collaboration avec Office décrit en détail l'utilisation de SharePoint . L'utilisation de SharePoint nécessite un abonnement à Office 365 Small Business Premium ou à un niveau supérieur. Une grande partie de la section SharePoint^{(SharePoint section)} est conçue pour les personnes qui administrent des sites SharePoint , et l'auteur convient que les utilisateurs non-administrateurs pourraient trouver les informations intéressantes, mais ils ne pourront pas en faire grand-chose. Il ne fait aucun doute que SharePoint est un service merveilleusement complet, et si une entreprise a déjà un abonnement Office 365 Small Business Premium , SharePointest intégré. La description de la configuration complète de SharePoint pour répondre aux besoins particuliers de l'équipe est complète et bien illustrée.

Cependant, le coût de l'abonnement risque d'être prohibitif pour de nombreuses entreprises. Et l'accent mis sur l'administration des sites SharePoint^{(SharePoint site)} gaspille beaucoup d'espace. Une entreprise qui s'est lancée dans SharePoint aura presque certainement ses propres administrateurs formés et ses propres politiques. La section suivante décrit le travail d'équipe via Outlook , mais encore une fois, l'accent est mis, au début, sur la liaison d' Outlook à un site SharePoint^{(SharePoint site)} d'entreprise . Une fois que le livre commence à décrire la collaboration via OneNote , il devient plus précieux pour l'utilisateur moyen.

Le livre décrit comment lier Outlook à OneNote et comment s'assurer que les horaires, les messages et les calendriers de l'équipe sont synchronisés avec les blocs-notes partagés. La fonction de calendrier^{(calendar feature)} devrait être particulièrement utile pour suivre divers projets et s'assurer qu'il n'y a pas de conflits de planification.

Il existe une section décrivant la collaboration d'équipe^{(team collaboration)} avec Lync , mais cela n'intéresserait que les personnes dont les entreprises utilisent Lync Server et l'ont autorisé à être utilisé par leurs employés.

Synchronisation et collaboration

Le chapitre intitulé « Garder une trace des discussions et des idées »^{("Keeping track of discussions and ideas")} rassemble des instructions pour l'utilisation en équipe^{(team use)} de OneNote et Lync^{(OneNote and Lync)} . L'accent est mis sur OneNote et explique comment partager des documents via Outlook et d'autres applications Office^{(Office apps)} et comment créer des dossiers et des listes partagés. C'est là que la collaboration d'équipe, l'utilisation de Microsoft Office pour un travail d'équipe plus efficace^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} devient finalement utile pour la plupart des gens, à mi-parcours du livre. Outre les tâches collaboratives les plus courantes, cette section comprend également une description des modèles, des références, du partage de pages par e-mail et de l'utilisation de sauvegardes. Il y a une brève mention que les gens ne doivent pas nécessairement avoirOutlook pour recevoir les éléments partagés.

Des chapitres sont consacrés au travail collaboratif avec Word , Excel et PowerPoint^{(Excel and PowerPoint)} . Le livre implique que ce type de collaboration ne peut se faire qu'avec Office 2010 ou des versions plus récentes, ce qui n'est pas tout à fait vrai. Les nouvelles versions permettent à plusieurs personnes de travailler sur le même fichier en même temps. Mais si cette utilisation simultanée n'est pas nécessaire, j'ai trouvé qu'Office 2007^{(Office 2007)} (ce que j'utilise) fera tout aussi bien l'affaire. L'auteur suppose que ces documents partagés seront mis à disposition via SharePoint or SkyDrive/OneDrive . Les outils disponibles sur SharePoint sont beaucoup plus étendus et polyvalents que ceux de OneDrive . Suivi^(Tracking)changes est disponible dans Word depuis très longtemps. De nombreuses personnes qui ont déjà collaboré sur des documents sauront comment procéder. Néanmoins, la description dans le livre sera utile pour les nouveaux venus et un bon rappel pour les collaborateurs plus expérimentés. Il en va de même pour les annotations dans Excel et l'utilisation partagée de PowerPoint .

Enfin, SkyDrive/OneDrive

Le dernier chapitre explique comment la collaboration peut être effectuée sur SkyDrive (maintenant nommé OneDrive ). Comme c'est la méthode la plus pratique pour tant de gens, je pense qu'elle aurait dû être présentée en premier. Chez 7 Tutoriels^{(7 Tutorials)} , la rédaction collabore via OneDrive et Google Drive^{(OneDrive and Google Drive)} , nous savons donc à quel point les connexions avec OneDrive peuvent être précieuses. Le livre traite des applications Web Office^{(Office Web Apps)} (maintenant appelées Office Online ) et note les fonctionnalités et les limites des applications. Ce livre était sous copyright 2012, avant qu'Office Online^{(Office Online)} ne soit renommé et mis à jour.

Verdict

Collaboration d'équipe, Utilisation de Microsoft Office pour un travail d'équipe plus efficace^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} est conçu pour les utilisateurs professionnels et les administrateurs informatiques qui ont besoin de configurer Sharepoint . Une grande partie ne sera pas pertinente pour les personnes qui n'ont pas accès aux serveurs SharePoint ou Lync^{(SharePoint or Lync servers)} de l'entreprise et qui n'administrent pas les sites SharePoint . Le style d'écriture^{(writing style)} est sec, verbeux et terne, et le matériel lui-même est un peu dépassé. Même les personnes qui font partie du public cible^{(target audience)} pourraient ne pas être satisfaites. Ce livre n'est tout simplement pas conçu pour le lecteur moyen et son ton n'invite pas les gens à le lire. Il existe d'autres livres de meilleure qualité qui expliquent le partage de documents et la collaboration^{(sharing and collaboration)}, qui ont l'avantage supplémentaire de fournir des références bien meilleures et bien plus détaillées à Office en général. Il n'est pas nécessaire de passer autant de temps sur SharePoint , qui ne consiste pas vraiment à collaborer mais à administrer la plateforme de collaboration de ^{(collaboration platform)}Microsoft pour les entreprises. Avant de l'acheter, nous vous recommandons de consulter sa table des matières et son exemple de chapitre^{(sample chapter)} gratuit et de vérifier s'il partage vraiment ce que vous devez apprendre. Sinon, il vaut mieux éviter ce livre.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

Іt used to be that team collaboratiоn on documents was time-consuming and tеdious. One person would write a draft, givе the draft to sоmeone else to make changes, re-read the changes and decide whether to accept them, hand the document to someone elѕe to edit, аnd so on. Nowadaуs sharing dоcumentѕ is every bit as easy as writing them, аnd many people can easily work on the same document. Microsoft Office's suite of prоgrams is designed for teamwork, but not everyone will find it instinctive at first. This iѕ where a book like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

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