Rencontrer vos collègues à l'aide d'une application comme Zoom est la nouvelle norme, mais la plupart des gens ne font que s'y habituer. 

Bien que le chat vidéo de groupe existe depuis un certain temps, il y a de fortes chances que jusqu'à présent vous n'ayez jamais vraiment eu de raison de l'utiliser. Ce qui signifie apprendre une toute nouvelle liste de contrôle des règles d'étiquette et de la préparation technique.

La bonne nouvelle est que vous n'avez plus à vous soucier de la mauvaise haleine, mais vous devriez essayer de faire les tests Zoom suivants avant votre prochaine réunion importante. 

Préparez votre environnement

Bien que vous ne soyez peut-être pas dans le même espace physique que vos collègues, Zoom connecte tous vos espaces individuels entre eux. Ce qui^(Which) signifie également que tout problème rencontré par votre environnement peut devenir un problème lors de votre réunion. Quels types de problèmes ? Eh bien, cela dépendra des circonstances individuelles, mais voici quelques conseils clés :

• Assurez^(Make) -vous que votre environnement est suffisamment éclairé.
• Si possible, choisissez un endroit avec contrôle d'accès, comme une porte qui peut être verrouillée.
• Essayez de choisir une pièce qui n'est pas trop sujette aux échos. Quelque part^(Somewhere) avec un tapis, des rideaux épais et des meubles moelleux est généralement bon.
• Vérifiez la pièce pour les sources de bruit. Un appareil qui émet un bip, un ventilateur qui grince ou un autre problème similaire irritera les nerfs de tous les autres participants à la réunion.
• Vérifiez attentivement le cadrage de votre flux vidéo. Y a-t-il quelque chose d'inapproprié ou de distrayant en vue ? Envisagez de vous déplacer où vous êtes assis ou de déplacer ces objets à l'écart.

Cette liste n'est pas exhaustive, alors regardez autour de vous l'environnement que vous utiliserez pendant votre réunion Zoom et essayez de penser si quelque chose pourrait causer des problèmes.

Envisagez d'utiliser un arrière-plan virtuel

Zoom offre la possibilité de remplacer votre arrière-plan par un arrière-plan virtuel. Cela fonctionne de la même manière que n'importe quelle configuration "écran vert", mais vous n'avez pas spécifiquement besoin d'un écran vert. Tant que votre arrière-plan est de couleur uniforme et uniformément éclairé, vous devriez obtenir de bons résultats. Votre arrière-plan virtuel n'a pas besoin d'être parfait, mais vous pouvez le tester dans les paramètres de zoom pour vous assurer qu'il fonctionne pour vous.

Si vous n'obtenez pas d'excellents résultats, vous pouvez essayer d'éclairer l'arrière-plan plus uniformément ou investir dans un écran vert contextuel. Il y a même des idées sympas comme l' écran vert monté sur chaise Webaround^{(Webaround chair-mounted green screen)} qui permet d'obtenir assez facilement une couverture de l'ensemble du cadre de la caméra.

Avoir une solution de prise de notes

Il s'agit d'un conseil de préparation qui s'applique également aux réunions réelles, mais vous devriez avoir une sorte de solution de prise de notes. Il peut s'agir d'un stylo et de papier, d'une tablette avec un stylet ou d'un téléphone avec un clavier à l'écran. 

Certaines réunions Zoom sont enregistrées. ^(Zoom)Dans ce cas, vous n'avez pas besoin de prendre des notes destinées à être consultées après la fin de la réunion. Au lieu de cela, les notes sont utiles pour organiser vos questions et commentaires. C'est la nature des réunions Zoom que vous n'aurez probablement pas beaucoup de temps pour parler quand ce sera votre tour. Prendre des notes vous aide à tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez. 

Vérifiez que votre écran est approprié^{(Appropriate)} pour partager

Que vous prévoyiez ou non de partager votre écran d'ordinateur avec d'autres personnes pendant la réunion, soyez toujours prêt à le faire à tout moment. Qu'est-ce que ça veut dire? Assurez^(Make) -vous que votre fond d'écran est approprié pour le travail, il est probablement préférable de le remplacer par l'une des sélections intégrées de Windows . Fermez toutes les applications ouvertes et susceptibles d'afficher du contenu privé ou sensible. 

Si vous êtes susceptible d'utiliser un navigateur Web, vous pouvez désactiver la recherche automatique ou utiliser un navigateur portable sans votre historique de recherche. La dernière chose que vous voulez, c'est que les sites Web ou les termes de recherche que vous avez visités pendant votre temps libre s'affichent à l'écran pour que tout le groupe puisse les voir.

Exécutez un test de vitesse Internet

Une fois que vous avez trouvé un bon endroit pour votre réunion et que vous avez préparé l'environnement, vous devez vérifier si votre vitesse Internet est adéquate. Effectuez un test de vitesse Internet^{(internet speed test)} et vérifiez si vous disposez d'une bande passante suffisante pour participer à une réunion Zoom .

L'exigence minimale pour un appel vidéo de groupe Zoom est d'environ 1 ^(Zoom)Mbps de bande passante. C'est dans les deux sens. La bande passante en amont^(Upstream) est très importante pour les appels vidéo. Si votre Internet est lent à envoyer des informations, cela affectera l'expérience des autres participants. Idéalement, vous voulez 3 Mbps dans les deux sens pour assurer un streaming vidéo HD de haute qualité. 

Si le test de vitesse montre que votre connexion n'est pas aussi rapide que votre forfait Internet devrait l'être, vous devrez alors dépanner vos performances Internet^{(troubleshoot your internet performance)} . Cela signifie s'assurer que la puissance du signal WiFi est suffisante et que vous n'êtes pas dans un point mort. ^(WiFi)Consultez notre guide sur l'accélération d'^{(speeding up WiFi)} Internet WiFi ou envisagez d'utiliser un câble Ethernet , si possible.

Assurez-vous que votre webcam^{(Make Sure Your Webcam)} et votre microphone^{(Microphone Are)} fonctionnent

Nous arrivons maintenant au test peut-être le plus critique à faire avant votre réunion Zoom : s'assurer que votre microphone et votre webcam fonctionnent. Voici ce que vous devez faire :

• Branchez votre microphone et votre webcam
• Si vous y êtes invité, vous devrez peut-être installer des logiciels ou des pilotes correspondants. Il s'agit généralement d'une expérience plug-and-play
• Ouvrir Zoom
• Sélectionnez le rouage des paramètres^{(settings cog)}
• Sélectionnez la vidéo^(Video)
• Choisissez la bonne webcam dans la liste déroulante, le cas échéant
• Vérifiez l'aperçu pour voir s'il semble bon (ou s'il apparaît du tout)
• Réglez^(Adjust) d'autres paramètres, tels que la qualité HD, en fonction de vos besoins
• Sélectionnez Audio
• Assurez^(Make) -vous que le bon périphérique audio est sélectionné pour le haut- parleur^(Speaker) et le microphone
• Sélectionnez Tester le haut-parleur^{(Test Speaker)} et Tester le microphone^{(Test Microphone)} tour à tour pour vous assurer qu'ils fonctionnent

Nous vous suggérons également de cocher la case "Mettre mon micro en sourdine lorsque vous rejoignez une réunion", car ce ne sont que des bonnes manières. De plus, cela vous empêche de dire accidentellement quelque chose que vous ne voulez pas que le reste des personnes présentes à la réunion entende, car vous avez oublié de couper votre micro.

Pour des instructions détaillées sur la configuration de Zoom , consultez ^(Zoom)Comment configurer et utiliser Zoom - Est-ce mieux que Skype ? ^{(How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype?)}pour des conseils d'experts.

Si votre webcam ne fonctionne pas, rendez-vous sur Corrections rapides lorsque votre caméra de réunion Zoom ne fonctionne pas^{(Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working)} pour résoudre ce problème en un rien de temps.

Rejoindre une réunion test

La dernière étape du processus avant de rejoindre votre réunion Zoom consiste à appeler le service de réunion test Zoom . Rendez-vous simplement^(Just) sur https://zoom.us/test et suivez les instructions. Vous serez en mesure de confirmer que tout votre équipement fonctionne et si vous parlez bien aux autres participants à la réunion. Si vous rencontrez des problèmes avec votre micro, votre caméra ou votre connectivité Internet, vous pouvez simplement parcourir à nouveau la liste des vérifications ci-dessus pour trouver le problème.

Prenez le temps d'apprendre à enregistrer une réunion Zoom^{(how to record a Zoom meeting)} . Vous pouvez également apprendre à organiser une réunion Zoom^{(how to host a Zoom meeting)} .

Les problèmes^{(Problems Happen)} techniques arrivent , puis la vie arrive^{(Life Happens)}

Nous espérons que votre réunion Zoom s'est bien déroulée et sans aucun accroc, mais la dernière chose que vous devez savoir, c'est que certaines choses sont tout simplement hors de votre contrôle. Il n'y a aucune quantité de préparation ou de sauvegardes que vous pouvez mettre en place pour vous assurer que votre réunion se déroulera sans accroc. Des problèmes techniques peuvent toujours survenir et vous devez simplement vous en accommoder.

Il en va de même pour les choses qui ne sont pas strictement techniques. Si votre chat saute sur le bureau et bloque la caméra, c'est la vie. Ce n'est pas la peine de s'énerver. Nous sommes tous des êtres humains et nous vivons tous dans des circonstances anormales en ce moment. Alors détendez-vous, profitez de votre réunion et soyez assuré que vous avez fait tout ce que vous pouviez raisonnablement pour exécuter les bons tests Zoom avant votre réunion. ^(Zoom)Maintenant, tout ce que vous avez à faire est d'apprendre à faire semblant d'être attentif lors d'un appel Zoom^{(fake paying attention in a Zoom call)} .

7 Zoom Tests to Perform Before Your Next Meeting

Meeting with your colleagues using an аpp like Zoom іs the new normal, but most people are still only getting used to it. 

While group video chat has been around for some time, there’s a good chance that until now you’ve never really had a reason to use it. Which means learning a whole new checklist of etiquette rules and technical preparation.

The good news is you don’t have to worry about bad breath anymore, but you should try to do the following Zoom tests before your next important meeting. 

Prepare Your Environment

While you may not be in the same physical space as your colleagues, Zoom connects all your individual spaces together. Which also means any problems your environment has can become an issue in your meeting. What sorts of problems? Well, it will depend on individual circumstances, but here are a few key tips:

• Make sure that your environment is adequately lit.
• If possible, pick a place with access control, like a door that can be locked.
• Try to choose a room that’s not too prone to echoes. Somewhere with a carpet, thick drapes and soft furniture is generally good.
• Check the room for sources of noise. A beeping device, squeaky fan or other similar issue will grate on the nerves of all the other meeting participants.
• Check the framing of your video stream carefully. Is there something inappropriate or distracting in view? Consider moving where you sit or moving those objects out of the way.

This isn’t a comprehensive list, so look around the environment you’ll be using during your Zoom meeting and try to think if anything would cause problems.

Consider Using a Virtual Background

Zoom offers the ability to replace your background with a virtual one. This works the same as any “green screen” setup, but you don’t specifically need a green screen. As long as your background is a uniform color and evenly lit, you should get good results. Your virtual background doesn’t have to be perfect, but you can test it in the Zoom settings to make sure it works for you.

If you’re not getting great results, you can try lighting the background more evenly or invest in a pop-up green screen. There are even cool ideas like the Webaround chair-mounted green screen which makes it pretty easy to get coverage of the entire camera frame.

Have A Note-Taking Solution

This is a preparation tip that applies to real-life meetings as well, but you should have some sort of note-taking solution. It can be a pen and paper, a tablet with a pen, or a phone with an on-screen keyboard. 

Some Zoom meetings are recorded. In which case you don’t need to take notes intended for reference after the meeting has ended. Instead, notes are useful for organizing your questions and feedback. It’s the nature of Zoom meetings that you probably won’t have much time to speak when it’s your turn. Keeping notes helps you make the best of the time you have. 

Check That Your Screen Is Appropriate To Share

Whether you plan to share your computer screen with others during the meeting or not, always be prepared to do so at a moment’s notice. What does this mean? Make sure your wallpaper is appropriate for work, it’s probably best to change it to one of the Windows built-in selections. Close any applications that are open and might display private or sensitive content. 

If you’re likely to use a web browser, you may want to turn off automated search completion or use a portable browser with none of your search history. The last thing you want is for websites or search terms you’ve visited on your own personal time to show up on screen for the whole group to see.

Run an Internet Speed Test

Once you’ve found a good spot for your meeting and have prepped the environment, you should check whether your internet speed is adequate. Run an internet speed test and check whether you have enough bandwidth to take part in a Zoom meeting.

The minimum requirement for a Zoom group video call is about 1 Mbps of bandwidth. That’s in both directions. Upstream bandwidth is very important for video calls. If your internet is slow in sending information, that’s going to affect the experience for other participants. Ideally you want 3 Mbps in both directions to ensure high-quality HD video streaming. 

If the speed test shows that your connection isn’t as fast as your internet package should be, then you’ll have to troubleshoot your internet performance. That means making sure there’s enough WiFi signal strength and ensuring you’re not in a dead spot. Check out our guide on speeding up WiFi internet or consider using an Ethernet cable, if possible.

Make Sure Your Webcam and Microphone Are Working

Now we come to perhaps the most critical test to do before your Zoom meeting: making sure your microphone and webcam work. Here’s what you need to do:

• Plug in your microphone and webcam
• If prompted, you might have to install software or drivers for them. Usually this is a plug-and-play experience
• Open Zoom
• Select the settings cog
• Select Video
• Choose the correct webcam from the dropdown list, if applicable
• Check the preview to see if it looks good (or if it appears at all)
• Adjust other settings, such as HD quality, to suit your needs
• Select Audio
• Make sure the correct audio device is selected for both Speaker and Microphone
• Select Test Speaker and Test Microphone each in turn to ensure they’re working

We also suggest that you tick the box “Mute my microphone when joining a meeting”, because that’s just good manners. Also, it prevents you from accidentally saying something you don’t want the rest of the people in the meeting to hear, because you forgot to mute your mic.

For detailed Zoom setup instructions, check out How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype? for expert advice.

If your webcam isn’t working, head over to Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working to get that sorted in no time.

Join a Test Meeting

The last step in the process before joining your Zoom meeting is to call the Zoom test meeting service. Just head over to https://zoom.us/test and follow the instructions. You’ll be able to confirm that all your gear is working and whether you sound good to the other participants in the meeting. If you encounter any issues with your mic, camera or internet connectivity here then you can simply go through the list of checks above again to find the issue.

Take some time to learn how to record a Zoom meeting. You can also learn how to host a Zoom meeting.

Technical Problems Happen, Then Life Happens

We hope your Zoom meeting went well and without any hitches, but the last thing you have to know is that some things are just out of your control. There is no amount of preparation or backups you can put in place to make sure that your meeting will go off without a hitch. Technical problems can always happen and you should just roll with them.

The same goes for things that aren’t strictly technical. If your cat jumps up on the desk and blocks the camera, that’s just life. It’s not worth getting worked up over. We’re all human beings and we’re all living under abnormal circumstances right now. So chill out, enjoy your meeting and rest assured you’ve done everything you reasonably could to run the right Zoom tests before your meeting. Now all you need to do is learn how to fake paying attention in a Zoom call.

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