Aujourd'hui, il y a un échange constant de courriels entre particuliers, entreprises, etc., ce qui a entraîné un volume croissant de courriers dans nos boîtes aux lettres. Il est devenu difficile de gérer et de récupérer un grand nombre d'e-mails à chaque fois. Ainsi, pour résoudre ce problème, le concept d' archivage^{(Email Archiving)} des e-mails a vu le jour. Voyons de quoi il s'agit exactement et comment un e-mail peut-il être archivé dans Microsoft Outlook 2019/2016 .

Qu'est-ce que l'archivage des e-mails

L'archivage^{(Email Archiving)} des e -mails est un processus de gestion des e-mails qui gère et classe systématiquement vos e-mails. Il stocke et sécurise en permanence vos données sans aucune perte de données. En gros^(Basically) , lorsque vous archivez un e-mail, celui-ci disparaît de votre boîte de réception sans être supprimé et est stocké dans le dossier Archive^{(Archive folder)} . Les e-mails que vous ne souhaitez pas supprimer car vous pourriez en avoir besoin à l'avenir peuvent être archivés. Tous les e-mails du dossier d'archive peuvent être restaurés si nécessaire afin que le contenu important ne soit pas perdu. L'archivage^(Archiving) déplacera les e-mails du serveur de messagerie du réseau vers votre ordinateur local.

Comment archiver des e-mails dans Outlook

Pour ouvrir Microsoft Outlook , cliquez sur le bouton Démarrer^(Start) et faites défiler jusqu'à Outlook pour l'ouvrir.

Accédez à votre boîte de réception^(Inbox) et ouvrez l'e-mail que vous souhaitez archiver. Une fois votre courrier ouvert, vous verrez l' option Archiver^(Archive) dans la barre de menu en haut de votre boîte aux lettres.

Cliquez sur Archiver^(Archive) et vous remarquerez que votre email a disparu de la boîte de réception. Vous trouverez tous ces e-mails dans le dossier Archive que vous pouvez voir dans le volet de gauche. ^(Archive)Cliquez^(Click) sur le dossier d'archives pour les afficher.

Vous pouvez rechercher un courrier particulier que vous recherchez dans la zone de recherche ci-dessus. Vous pouvez filtrer les e-mails et les trier du plus récent au plus ancien selon vos besoins. Vous pouvez également organiser les e-mails en fonction de la date, de la taille, du sujet, de l'importance, des catégories, etc.

Il est aussi simple d'archiver des e-mails dans Outlook et peut donc être fait de manière efficace.

E-mail d'archivage en masse dans Outlook

Pour archiver en bloc les e-mails dans Outlook , ouvrez File > Info > Tools et sélectionnez Nettoyer les anciens éléments^{(Clean up old items)} .

Sélectionnez Archiver ce dossier et tous les sous-dossiers^{(Archive this folder and all subfolders)} , puis choisissez le dossier que vous souhaitez archiver.

Ensuite, sous Archiver les éléments antérieurs à, entrez une date.

Sélectionnez Inclure les éléments avec l'option Ne pas archiver automatiquement pour archiver cochée^{(Do not AutoArchive to archive checked option)} .

Cliquez sur OK et quittez.

Lire^(Read) : Comment archiver automatiquement vos anciens éléments dans Microsoft Outlook .

Comment récupérer des e-mails archivés dans Outlook

Pour accéder à vos e-mails archivés dans Microsoft Outlook :

1. Ouvrir Outlook
2. Sélectionnez l'identifiant de messagerie
3. Cliquez sur le dossier Archiver
4. Vous verrez tous vos e-mails archivés ici.

J'espère que vous trouverez ce message utile.

How to archive Emails & retrieve archived emails in Outlook

Today, there is a constant exchange of emails between indiνiduals, companies, etc. which has resulted in a growing volume of mails in our mailboxes. It has become difficult to manage and retrieve a large number of emails every time. Thus, to reѕolve this problem, thе concept of Email Archiving came into existence. Let us see what it is exactly and how can an email be archived in Microsoft Outlook 2019/2016.

What is Email Archiving

Email Archiving is an email management process that manages and files your emails systematically. It permanently stores and secures your data without any data loss. Basically, when you archive an email, it disappears from your inbox without being deleted and is stored in the Archive folder. The emails which you do not want to delete because you may need them in the future can be archived. All the emails in the archive folder can be restored if required so that the important content is not lost. Archiving will move emails off of the network mail server to your local computer.

How to archive Emails in Outlook

To open Microsoft Outlook, click on the Start button and scroll down to Outlook to open it.

Go to your Inbox and open the email you wish to archive. Once your mail is open, you will see the Archive option in the menu bar at the top of your mailbox.

Click on Archive and you will notice that your email has disappeared from the inbox. You will find all such emails in the Archive folder that you can see in the left pane. Click on the archive folder to view them.

You can search for a particular mail that you are looking for in the search box above. You can filter the emails and sort them from the newest or oldest on top as per your requirements. You can also arrange the emails according to date, size, subject, importance, categories, and so on.

It is that simple to archive emails in Outlook and hence can be done in an efficient manner.

Bulk archive email in Outlook

To bulk archive email in Outlook, open File > Info > Tools, and select Clean up old items.

Select Archive this folder and all subfolders, and choose the folder you want to archive.

Next, under Archive items older than, enter a date.

Select Include items with Do not AutoArchive to archive checked option.

Click OK and exit.

Read: How to Auto archive your old items in Microsoft Outlook.

How to retrieve archived emails in Outlook

To access your archived emails in Microsoft Outlook:

1. Open Outlook
2. Select the email ID
3. Click on Archive folder
4. You will see all your archived emails here.

I hope you find this post useful.

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