^(Word)Les traitements de texte ont parcouru un long chemin depuis le début des années 1980, lorsque Microsoft a publié pour la première fois Microsoft Word pour MS -DOS^(MS-DOS) . Sa caractéristique révolutionnaire était qu'il était conçu pour être utilisé avec une souris. Les versions actuelles de Microsoft Word incluent des fonctionnalités que les utilisateurs ne pouvaient même pas imaginer à l'époque, notamment l'utilisation de la fonction d' insertion automatique^(AutoText) de Microsoft Word afin de créer du contenu plus rapidement et avec moins d'erreurs. 

Si vous utilisez beaucoup Word, il y a de fortes chances que vous utilisiez fréquemment des phrases, des blocs de texte ou des graphiques. Les fonctionnalités de correction automatique^{(AutoCorrect)} et d' insertion^(AutoText) automatique de Word sont conçues pour vous aider à insérer rapidement ces entrées répétitives, ce qui vous fait gagner du temps. Des exemples peuvent être l'ajout de votre signature à la fin d'une lettre ou l'insertion d'un langage passe-partout dans des documents tels que des contrats ou des demandes de propositions. 

La différence entre la correction automatique^{(Difference Between AutoCorrect)} et l' insertion automatique^(AutoText)

Dans Microsoft Word , la correction automatique^{(AutoCorrect)} vous permet de créer des extraits de texte réutilisables, jusqu'à 255 caractères. Ces extraits sont ensuite disponibles non seulement dans Word , mais également dans toutes vos applications Office comme Outlook et PowerPoint .

AutoText , en revanche, est beaucoup plus robuste. Il est conçu pour contrôler des blocs de texte beaucoup plus grands. Les insertions automatiques^(AutoText) que vous créez sont enregistrées avec votre modèle Word et ne sont ^(Word)pas^(not) disponibles dans les autres applications Office que vous utilisez. La correction automatique^{(AutoCorrect)} et l' insertion automatique^(AutoText) sont disponibles dans les versions de bureau et en ligne de Microsoft Word .

Comment créer et utiliser la correction automatique

Pour configurer et utiliser une entrée de correction automatique^{(AutoCorrect)} , ouvrez un document contenant du texte que vous souhaitez convertir en un extrait réutilisable. Dans l'exemple ci-dessous, nous configurons la correction automatique^{(AutoCorrect)} pour insérer un court bloc de texte lorsque nous tapons -123^(-123) .

1. Sélectionnez jusqu'à 255 caractères de texte que vous souhaitez réutiliser en tapant une courte série de caractères.

1. Accédez à Fichier^{(File )} > Options > Vérification^{(Proofing )} et sélectionnez le bouton Options de correction automatique .^{(AutoCorrect Options)}

1. Assurez-vous que la case Remplacer le texte lors de la^{(Replace text as you type)} saisie est cochée.

1. Ensuite, dans la section Remplacer^(Replace) , tapez les caractères que vous souhaitez remplacer par le bloc de texte que vous avez sélectionné à l' étape 1^{(Step 1)} . Dans ce cas, nous utilisons les caractères -123 . Le texte que vous avez sélectionné à l' étape 1^{(Step 1)} apparaîtra sous Avec^(With) .

1. Enfin, sélectionnez Ajouter^(Add) , puis OK , puis à nouveau OK . 

Utilisation d'une entrée de correction automatique

Maintenant, pour utiliser l' entrée de correction automatique^{(AutoCorrect)} que vous avez créée en suivant les étapes ci-dessus, tapez simplement -123 dans votre document Word , et ces caractères seront remplacés par le bloc de texte que vous avez sélectionné à l' étape 1^{(Step 1)} . 

Comment créer et utiliser l'insertion automatique

Si vous souhaitez insérer automatiquement des blocs de texte de plus de 255 caractères ou contenant des images, utilisez l'insertion automatique au lieu de la correction automatique^{(AutoCorrect)} .

Création d'une nouvelle entrée d'insertion automatique

Encore une fois^(Again) , commencez par ouvrir un document contenant le texte que vous souhaitez transformer en un extrait réutilisable.

1. Sélectionnez le bloc de texte, y compris les images, que vous souhaitez convertir en insertion automatique.

1. Appuyez sur Alt + F3 . Cela lancera une boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction^{(Create New Building Block )} où vous aurez quelques options.
2. Remplissez^(Fill) les informations, en veillant à inclure un nom et une description uniques. 

1. Sélectionnez OK . 

Utilisation d'une entrée d'insertion automatique Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText Entry)} 

Maintenant, pour utiliser l' insertion automatique^(AutoText) que vous venez de créer, suivez ces étapes.

1. Sélectionnez l' onglet Insertion dans la barre d'outils.^(Insert)
2. Sélectionnez Pièces rapides^{(Quick Parts )} , puis Insertion automatique^{( AutoText)} .
3. Sélectionnez l' insertion automatique^(AutoText) souhaitée et elle sera insérée dans votre document Word .

Utilisation d'une entrée d'insertion automatique via la correction automatique^{(AutoCorrect)}

Vous pouvez également insérer l' insertion automatique^(AutoText) que vous avez créée en tapant le nom de l'entrée. Cette méthode utilise essentiellement la fonctionnalité de correction automatique^{(AutoCorrect)} . Par exemple, en utilisant l' insertion automatique^(AutoText) ci-dessus, vous pouvez commencer à taper « Tirer^(Leverage) parti des cadres agiles », et vous verrez apparaître une info-bulle indiquant « ( Appuyez sur ENTRÉE^{(Press ENTER)} pour insérer).

Lorsque vous appuyez sur Entrée^(Enter) , le bloc d' insertion automatique^(AutoText) complet sera inséré dans votre document.

Si vous ne voyez pas l'info-bulle "( Appuyez sur ENTREE^{(Press ENTER)} pour insérer)", vous devez activer Afficher les suggestions de saisie semi^{(Show AutoComplete Suggestions)} -automatique . Vous pouvez le faire en allant dans Fichier^{(File )} > Options > Avancé^{(Advanced )} et cochez la case à côté de Afficher les suggestions de saisie semi^{(Show AutoComplete Suggestions)} -automatique .

Ajout d'une entrée d'insertion automatique à la barre d' outils d'accès rapide^{(Quick Access Toolbar)}

Si vous souhaitez réduire le nombre d'actions que vous devez effectuer pour insérer l' insertion automatique Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText)} , vous pouvez ajouter l'entrée à la barre d'outils d' accès rapide^{(Quick Access)} . 

1. Sélectionnez la flèche de la liste déroulante de la barre d'outils d'accès rapide et sélectionnez ^{(Quick Access toolbar)}Plus de commandes^{(More Commands)} .

1. Dans la liste déroulante Choisir les commandes dans , sélectionnez ^{(Choose commands from )}Toutes les commandes^{(All Commands)} . 

1. Recherchez Insertion automatique^(AutoText) dans la liste de gauche et sélectionnez le bouton Ajouter^{(Add )} pour l'ajouter à la liste de droite.

1. Sélectionnez OK .
2. Vous verrez maintenant qu'un bouton Insertion automatique a été ajouté à la barre d' ^(AutoText)outils Accès rapide^{(Quick Access Toolbar)} . 

1. Pour insérer une entrée d' insertion automatique^(AutoText) , sélectionnez le bouton Insertion automatique^(AutoText) , puis sélectionnez l' entrée d' insertion automatique^(AutoText) que vous souhaitez insérer dans votre document.

Utilisation d'une entrée d'insertion automatique via un raccourci^(Shortcut)

Une autre façon d'insérer une entrée d' insertion automatique^(AutoText) consiste à créer un raccourci clavier.

1. Cliquez avec le bouton droit^{(Right-click)} n'importe où sur le ruban de la barre d'outils et sélectionnez Personnaliser le ruban…^{(Customize the Ribbon…)}

1. Sélectionnez le bouton Personnaliser^{(Customize )} en bas de la boîte de dialogue.
2. Dans la liste Catégories^(Categories) sur la gauche, sélectionnez Building Blocks .
3. Dans la liste des blocs de construction^{(Building Blocks)} à droite, sélectionnez le bloc de construction pour lequel vous souhaitez créer un raccourci clavier.
4. Placez votre curseur dans le champ Appuyez sur une nouvelle touche de raccourci^{(Press new shortcut key)} et tapez le raccourci clavier que vous souhaitez utiliser. Dans l'exemple ci-dessous, nous utilisons Alt + Ctrl + Maj^(Shift) + L comme raccourci clavier. 

1. Sélectionnez le bouton Attribuer .^(Assign)
2. Sélectionnez Fermer^{(Close )} puis OK . 
3.  Maintenant, lorsque vous êtes de retour dans votre document Word , vous pouvez utiliser le raccourci clavier que vous venez de créer pour insérer l' insertion automatique^(AutoText) .

Soyez plus intelligent^{(Be Smarter)} et plus rapide^(Faster) avec les astuces^(Tricks) que vous avez apprises

Même si vous n'êtes pas vraiment une personne soucieuse des détails, les conseils ci-dessus donneront l'impression que vous l'êtes ! Vous gagnerez du temps et ferez moins d'erreurs lors de la rédaction d'un document Word si vous utilisez ces fonctionnalités. Si vous le souhaitez, allez un peu plus loin et créez des macros dans Word^{(create some macros in Word)} pour toute série d'actions que vous effectuez à plusieurs reprises.

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Word processors haνe come а long way sincе the early 1980s when Microsoft first relеased Microsoft Word for MS-DOS. Its groundbreaking feаture was that it was designed to be used with a mouse. Todаy’s versions of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

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