Si vous travaillez beaucoup avec Microsoft Word et que vous vous retrouvez à faire les mêmes choses à plusieurs reprises, créez une macro . Macro est un raccourci du mot macroinstruction, qui signifie une série d'instructions pour accomplir une tâche. 

L'avantage de la création de macros dans Word est que vous n'avez pas besoin de savoir programmer^{(know how to program)} . Si vous pouvez appuyer sur enregistrer et arrêter, vous pouvez le faire.

Les macros ne sont-elles pas dangereuses ?^{(Aren’t Macros Dangerous?)}

Avez-vous entendu dire que les macros sont mauvaises car elles peuvent contenir des virus ? Bien que vous deviez faire attention lorsque vous ouvrez des documents Office de personnes inconnues, car ils pourraient contenir des macros malveillantes, ce n'est pas un problème ici. Vous créez votre propre macro, vous savez donc que ce n'est pas un virus.

Comment enregistrer une macro dans Word^{(How To Record A Macro in Word)}

Pour cet exemple, vous allez créer une macro dans Word pour insérer votre signature^{(insert your signature)} à la fin d'un document.

1. Avec Word ouvert, accédez à l' onglet Affichage .^{(View )}
2. Sélectionnez la flèche vers le bas sous le bouton Macros .
3. Sélectionnez Enregistrer une macro…^{(Record Macro… )} une nouvelle fenêtre s'ouvrira.

1. Dans le champ Nom de la macro :^{(Macro name: )} , entrez un nom significatif pour la macro. Les espaces ne sont pas autorisés. Utilisez un trait de soulignement ou un tiret.
2. Dans la liste déroulante Stocker la macro dans :^{(Store macro in:)} , vous pouvez sélectionner les documents dans lesquels cette macro doit être utilisée. Si vous choisissez Tous les documents ( Normal.dotm ), la macro sera disponible dans chaque nouveau document Word que vous créez à partir de maintenant. Si vous choisissez un seul document, cela ne s'appliquera qu'à ce seul document. Il est généralement préférable de choisir Tous les documents^{(All Documents)} .

1. Dans le champ Description :  , écrivez ce que fait la macro. Il s'agit d'une macro simple avec un nom descriptif, mais à mesure que vous vous familiariserez avec les macros, vous ferez des choses plus complexes, donc une description est toujours une bonne idée.
2. Vous pouvez choisir Affecter une macro à^{(Assign macro to)} un bouton que vous créerez avec le bouton^{(Button )} ou à des raccourcis clavier que vous pourrez choisir à l'aide du bouton Clavier . ^{(Keyboard )}Il existe déjà de nombreuses touches de raccourci pour Word , donc un bouton peut être préférable. Sélectionnez Bouton^(Button) . Une nouvelle fenêtre s'ouvrira appelée Options Word^{(Word Options)} .

1. Ici, vous allez attribuer à la macro un bouton sur le ruban Word^{(Word Ribbon)} . Sélectionnez Personnaliser le ruban^{(Customize Ribbon)} .
2. Dans la liste déroulante Choisir les commandes à partir de :^{(Choose commands from:)} , sélectionnez Macros . Cela nous montrera nos macros dans la zone en dessous.

1. Vous avez besoin quelque part sur le ruban pour mettre la macro. Pour cet exemple, sélectionnez Accueil^{(Home )} dans la zone Onglets principaux^{(Main Tabs)} . Sélectionnez ensuite Nouveau groupe^{(New Group)} .
2. Sélectionnez Renommer^(Rename) pour lui donner un nom significatif.
3. Dans la fenêtre Renommer^(Rename) , sélectionnez l'une des icônes pour représenter le groupe puis saisissez Mes macros^{(My Macros )} dans le champ Nom d'affichage^{(Display name )} .
4. Sélectionnez OK pour l'appliquer. Vous verrez le changement dans la zone des onglets principaux^{(Main Tabs )} .

1. Avec les nouvelles Mes macros^{(My Macros)} sélectionnées dans la zone des onglets principaux^{(Main Tabs)} , sélectionnez la macro Normal.NewMacros.Insert_Signature .
2. Sélectionnez Ajouter^(Add) pour l'insérer dans le groupe Mes macros^{(My Macros)} .

1. Bien sûr, vous voudrez le renommer. Avec la macro sélectionnée dans la zone des onglets principaux^{(Main Tabs)} , sélectionnez Renommer…^(Rename…)
2. Dans la fenêtre Renommer^(Rename) , sélectionnez une icône et saisissez un nom simple dans le champ Nom d'affichage :^{(Display name: )} .
3. Sélectionnez OK pour valider la modification. Vous verrez le changement dans la zone des onglets principaux^{(Main Tabs)} .
4. Sélectionnez OK sous la zone des onglets principaux^{(Main Tabs)} pour terminer la création du bouton pour la macro.

1. Allez-y et créez le bloc de signature que vous souhaitez. Ajoutez^(Add) un scan de votre signature ou d'autres images. Tout ce que vous voulez. Une fois cela fait, sélectionnez la flèche vers le bas sous le bouton Macros .
2. Sélectionnez Arrêter l'enregistrement^{(Stop Recording)} . C'est ça. Votre macro Insérer une signature est créée.^(Signature)

1. Testez-le en trouvant le bouton Insérer la signature^{(Insert Signature)} que vous avez créé dans l' onglet Accueil et sélectionnez-le. ^(Home)Votre bloc de signature devrait apparaître comme par magie exactement comme vous l'avez conçu.

Comment écrire une macro^{(How To Write a Macro)}

Pour la plupart des macros, la méthode d'enregistrement est le moyen le plus efficace de les créer. Finalement, vous aurez envie de faire quelque chose de plus complexe. Cela nécessite d'écrire la macro dans le langage Visual Basic pour Applications ( VBA ). Nous avons le meilleur guide VBA pour les débutants^{(best VBA guide for beginners)} , alors mettez-le en signet. Créons une macro pour nous donner le nombre moyen de mots par phrase pour nous aider à savoir quand nous sommes verbeux.

1. Vous devez accéder à l' onglet Développeur^{(Developer )} qui est masqué par défaut dans Word . Dans le coin supérieur gauche de Word , sélectionnez Fichier^(File) .

1. Près du coin inférieur gauche, sélectionnez Options .

1. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez Personnaliser le ruban^{(Customize Ribbon)} .
2. Sur le côté droit, recherchez Développeur^{(Developer )} et cochez-le à côté.
3. Sélectionnez OK pour fermer la fenêtre. L' onglet Développeur^{(Developer )} s'affichera maintenant.

1. Sélectionnez l' onglet Développeur .^{(Developer )}
2. Sélectionnez le bouton Macros .

1. Entrez un nom significatif dans Nom de la macro :^{(Macro name:)} laissez les macros dans :^{(Macros in: )} sous la forme Normal.dotm afin qu'elles s'appliquent à tous les documents Word . Saisissez toujours^(Always) une description dans la zone Description : .
2. Sélectionnez Créer^(Create) . L' outil de développement Microsoft Visual Basic pour Applications^{(Microsoft Visual Basic for Applications )} s'ouvrira.

1. Le code affiché dans les rectangles verts ci-dessous devrait déjà être là avec un espace vide entre eux. Copiez et collez le code suivant dans cet espace :

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

Pour chaque s dans ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Suivant

MsgBox "Moyenne de mots par phrase" + Str ( Int (numWords / numSentences)) + ". Moins de 15, c'est mieux.

1. Sélectionnez le bouton Exécuter^{(Run )} pour tester le code. S'il ne s'exécute pas comme prévu, modifiez le code jusqu'à ce qu'il s'exécute comme vous le souhaitez.

1. Sélectionnez le bouton Enregistrer^{(Save )} et fermez la fenêtre de développement.

1. Créez un bouton dans le ruban Word^{(Create a button in the Word ribbon)} en utilisant la même méthode que celle indiquée dans les instructions "Comment enregistrer une macro" ci-dessus.
2. Trouvez le bouton que vous venez de créer et testez-le.

Ma macro ne fonctionne pas lorsque j'enregistre mon document Word^{(My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document)}

Par défaut, Word^(Word) enregistre avec l'extension de fichier .docx , qui ne permet pas aux macros de s'exécuter automatiquement. Si vous souhaitez que la macro s'exécute, vous devez modifier le type de fichier en Word Macro-Enabled Document (*.docm).

Ce type de fichier existe en partie pour lutter contre les problèmes de sécurité des macros. Si vous voyez cette extension de fichier sur un document que vous ne vous attendiez pas à recevoir, méfiez-vous.

Que puis-je faire d'autre avec les macros ?^{(What Else Can I Do With Macros?)}

Vous pouvez créer des macros dans Excel^{(create macros in Excel)} , Outlook et même PowerPoint . Tout ce que vous faites actuellement manuellement, vous devriez pouvoir enregistrer ou écrire une macro pour le faire. L'utilisation de macros dans Word avec d' excellentes touches de raccourci Windows^{(great Windows shortcut keys)} décuplera votre productivité. 

How to Create and Run a Macro in Word

If you work with Microsoft Word a lot and find yourself doing the same things repeatedly, create a macro. Macro is a shortening of the word macroinstruction, which means a series of instructions to accomplish a task. 

The great thing about creating macros in Word is that you don’t need to know how to program. If you can press record and stop, you can do this.

Aren’t Macros Dangerous?

Have you heard about macros being bad because they can contain viruses? Although you do have to be careful about opening Office documents from unknown people because they might have malicious macros, that’s not an issue here. You make your own macro, so you know it’s not a virus.

How To Record A Macro in Word

For this example, you’re going to create a macro in Word to insert your signature at the end of a document.

1. With Word open, go to the View tab.
2. Select the down arrow under the Macros button.
3. Select Record Macro… a new window will open.

1. In the Macro name: field, enter a meaningful name for the macro. Spaces are not allowed. Use an underscore or dash.
2. In the Store macro in: dropdown, you can select what documents you want this macro to be used. If you choose All Documents (Normal.dotm), the macro will be available to you in every new Word document you make from now on. If you choose a single document, it will only apply to that single document. It’s usually best to choose All Documents.

1. In the Description:  field, write what the macro does. This is a simple macro with a descriptive name, but as you get confident with macros you’ll do more complex things, so a description is always a good idea.
2. You can choose Assign macro to either a button you’ll create with the Button or hotkeys you can choose using the Keyboard button. There’s already a lot of shortcut keys for Word, so a button may be best. Select Button. A new window will open called Word Options.

1. Here you’ll assign the macro a button on the Word Ribbon. Select Customize Ribbon.
2. In the Choose commands from: dropdown, select Macros. This will show us our macros in the area beneath it.

1. You need somewhere on the ribbon to put the macro. For this example, select Home in the Main Tabs area.  Then select New Group.
2. Select Rename so you can give it a meaningful name.
3. In the Rename window, select one of the icons to represent the group then enter My Macros in the Display name field.
4. Select OK to apply it. You’ll see the change in the Main Tabs area.

1. With the new My Macros selected in the Main Tabs area, select the Normal.NewMacros.Insert_Signature macro.
2. Select Add to insert it into the My Macros group.

1. Of course, you’ll want to rename it. With the macro selected in the Main Tabs area, select Rename…
2. In the Rename window, select an icon and enter a simple name in the Display name: field.
3. Select OK to commit the change. You’ll see the change in the Main Tabs area.
4. Select OK below the Main Tabs area to finish creating the button for the macro.

1. Go ahead and create whatever signature block you’d like. Add in a scan of your signature or other images. Whatever you’d like. When done that, select the down arrow under the Macros button.
2. Select Stop Recording. That’s it. Your Insert Signature macro is made.

1. Test it out by finding the Insert Signature button you created in the Home tab and select it. Your signature block should magically appear exactly as you designed it.

How To Write a Macro

For most macros, the recording method is the most efficient way to create them. Eventually, you’ll want to do something more complex. This requires writing the macro in the Visual Basic for Applications (VBA) language. We’ve got the best VBA guide for beginners, so bookmark that. Let’s create a macro to give us the average words per sentence to help us tell when we’re being wordy.

1. You need access to the Developer tab which is hidden by default in Word. In the top-left corner of Word, select File.

1. Near the bottom-left, select Options.

1. In the window that opens, select Customize Ribbon.
2. On the right side, look for Developer and put a checkmark next to it.
3. Select OK to close the window. The Developer tab will now show.

1. Select the Developer tab.
2. Select the Macros button.

1. Enter a meaningful name in Macro name: Leave the Macros in: as Normal.dotm so it will apply to all Word documents. Always enter a description in the Description: area.
2. Select Create. The Microsoft Visual Basic for Applications development tool will open.

1. The code that’s shown in the green rectangles below should already be there with some blank space between them. Copy and paste the following code into that space:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox “Average words per sentence” + Str(Int(numWords / numSentences)) + “. Less than 15 is best.”

1. Select the Run button to test the code. If it doesn’t run as expected, edit the code until it runs the way you want.

1. Select the Save button and close the development window.

1. Create a button in the Word ribbon using the same method as shown in the “How to Record a Macro” instructions above.
2. Find the button you just created and test it.

My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document

Word defaults to save with the file extension .docx, which doesn’t allow macros to automatically run. If you want the macro to run, you’ll need to change the file type to Word Macro-Enabled Document (*.docm).

This filetype exists partly to combat macro security issues. If you see this file extension on a document you weren’t expecting to receive, be suspicious.

What Else Can I Do With Macros?

You can create macros in Excel, Outlook, even PowerPoint. Anything that you’re currently doing manually, you should be able to record or write a macro to do it. Using macros in Word along with great Windows shortcut keys will amplify your productivity tenfold. 

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