Si vous partez en vacances et que vous ne serez pas disponible pour répondre à vos e-mails, c'est une bonne idée de définir une réponse « absent du bureau » dans Outlook sur votre ordinateur. Ainsi, toute personne qui vous envoie un e-mail recevra une réponse automatique l'informant de votre absence au bureau.

Outlook vous permet de créer des réponses personnalisées à envoyer automatiquement à toute personne qui vous envoie un e-mail. Vous pouvez également spécifier une période de date personnalisée^{(custom date period)} pendant laquelle l'application doit gérer vos e-mails pour vous.

Définir les réponses Outlook d'absence du bureau pour les comptes Exchange^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

Si vous êtes dans un environnement professionnel^{(business environment)} et que votre entreprise ou organisation utilise Microsoft Exchange^{(company or organization uses Microsoft Exchange)} , vous disposez d'un moyen très simple de définir des réponses d'absence du bureau dans Outlook pour votre compte de messagerie^{(email account)} .

• Lancez l' application Outlook sur votre ordinateur.
• Cliquez sur l'onglet qui dit Fichier^(File) en haut et vous verrez différentes options. Cliquez^(Click) sur l'option qui lit Réponses automatiques (absence du bureau)^{(Automatic Replies (Out of Office))} . Si vous ne voyez pas cette option, passez à la section suivante pour savoir comment effectuer la tâche.

• Une boîte apparaîtra sur votre écran vous permettant de saisir des informations dans divers champs. Pour envoyer des réponses personnalisées automatiques, vous devrez remplir les champs comme suit.
  
  Cochez la case qui dit Envoyer des réponses automatiques^{(Send automatic replies)} en haut.
  
  Cochez la case Envoyer uniquement pendant cette plage horaire^{(Only send during this time range)} . Sélectionnez ensuite les dates de début et de fin auxquelles vous ne serez pas disponible pour répondre à vos e-mails.
  
  Si vous souhaitez que votre réponse ne soit envoyée qu'aux personnes faisant partie de votre organisation, cliquez sur l' onglet À l' intérieur de mon organisation . ^{(Inside My Organization)}Sinon, cliquez sur l'autre onglet qui indique Hors de mon organisation^{(Outside My Organization)} .
  
  Tapez la réponse que vous souhaitez envoyer automatiquement dans la case indiquée sur votre écran. Vous pouvez également utiliser les outils de formatage pour formater et modifier le style de votre texte.
  
  Une fois que vous avez terminé, cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.

Outlook enverra désormais automatiquement votre message personnalisé prédéfini à toute personne qui vous enverra un e-mail pendant la ^{(custom message)}période^{(date period)} spécifiée .

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

La plupart des utilisateurs généraux utilisent des comptes IMAP ou POP3^{(IMAP or POP3 accounts)} dans leur Outlook. Cela inclut généralement l'utilisation de votre Hotmail , Gmail et d'autres comptes de messagerie avec l' application Outlook^{(Outlook app)} . Si vous êtes l'un de ces utilisateurs, vous devrez créer une règle pour envoyer des réponses automatiques car la méthode ci-dessus ne fonctionnera pas pour vous.

Heureusement, la création d'un message personnalisé^{(custom message)} et d'une règle pour automatiser l'envoi des réponses n'est pas trop difficile dans Outlook .

Créer un modèle de réponse automatique^{(Create An Automatic Reply Template)}

• Ouvrez Outlook sur votre ordinateur et cliquez sur l' option Nouvel e-mail en haut.^{(New Email)}

• La fenêtre habituelle de rédaction d' e-mails^{(email compose window)} s'ouvrira. Ici, vous devez saisir l'e-mail que vous souhaitez qu'Outlook envoie automatiquement. Tapez simplement^{(Just type)} le corps de l'e-mail qui comprend généralement la mention de la durée de votre absence et de l'heure de votre retour.

• Cliquez sur l' onglet Fichier en haut et sélectionnez ^(File)Enregistrer^{(Save As)} sous .

• Entrez un nom pour votre modèle de réponse d'absence du bureau^{(office reply template)} et choisissez Modèle Outlook^{(Outlook Template)} dans le menu déroulant Enregistrer en tant que type . ^{(Save as type)}Cliquez ensuite sur Enregistrer^(Save) .

• Fermez la fenêtre de composition de l'e-mail et sélectionnez ^{(email compose window and select)} Non^(No) lorsqu'il vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications.

Configurer une règle de réponse automatique^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• Cliquez sur l' onglet Accueil , sélectionnez ^(Home)Règles^(Rules) , puis choisissez Gérer les règles et les alertes^{(Manage Rules & Alerts)} .

• Dans l' onglet Règles de messagerie , cliquez sur ^{(Email Rules)}Nouvelle règle^{(New Rule)} pour créer une nouvelle règle.

• Sélectionnez Appliquer la règle aux messages que je reçois^{(Apply rule on messages I receive)} et cliquez sur Suivant^(Next) .

• Sélectionnez le reçu dans une ^{(received in a specific date span)} condition de durée spécifique et cliquez^{(condition and click)} sur son lien dans la grande case blanche.
  
  Cochez les cases Après^(After) et Avant^(Before) et spécifiez la plage de dates^{(date range)} dans laquelle vous ne pourrez pas répondre à vos e-mails. Appuyez ensuite sur OK suivi de Suivant^(Next) .

• Cochez la réponse en utilisant un modèle spécifique^{(reply using a specific template)} et cliquez sur son lien.

• Sélectionnez le modèle d'e-mail^{(email template)} que vous avez créé précédemment, cliquez sur Ouvrir^(Open) , puis sur Suivant^(Next) .

• Facultativement, appliquez les exceptions si vous le souhaitez et cliquez sur Suivant^(Next) .

• Saisissez un nom pour votre règle et cliquez^{(rule and click)} sur Terminer^(Finish) .

Définition d'une réponse d'absence du bureau sur la version Web d'Outlook^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

De nombreux utilisateurs abandonnent leurs applications de bureau^{(desktop apps)} et les remplacent par leurs homologues Web. Si vous l'avez déjà fait et que vous utilisez la version Web d'Outlook^{(use the Outlook web version)} pour vos e-mails, vous pouvez également définir une réponse d'absence du bureau^{(office reply)} dans Outlook pour le Web.

Celui-ci est plus facile à faire que toutes les autres méthodes décrites ci-dessus.

• Rendez-vous sur le site Web d' Outlook et connectez-vous à votre compte si vous ne l'êtes pas déjà.
• Une fois que vous voyez votre boîte de réception, cliquez sur l'icône des paramètres dans le coin supérieur droit, puis choisissez Afficher tous les paramètres Outlook^{(View all Outlook settings)} en bas. Cela ouvrira le menu des paramètres.

• Vous verrez plusieurs paramètres que vous pouvez configurer pour votre compte Outlook^{(Outlook account)} . Vous voulez trouver l'option qui dit Réponses automatiques^{(Automatic replies)} et cliquez dessus.

• Plusieurs nouvelles options apparaîtront dans le volet^{(side pane)} de droite .
  
  Tout^(First) d'abord, activez l'option qui dit Activer les réponses automatiques^{(Turn on automatic replies)} .
  
  Cochez la case Envoyer les réponses uniquement pendant une période^{(Send replies only during a time period)} donnée. Spécifiez une plage de dates dans les zones Heure^{(Start time)} de début et Heure de fin^{(End time)} . C'est à ce moment que l'application enverra vos réponses automatiques.
  
  Vous pouvez ensuite entrer une réponse personnalisée^{(custom reply)} qui sera automatiquement envoyée aux personnes qui vous envoient un e-mail. N'hésitez pas à utiliser les options de formatage disponibles.
  
  Si vous le souhaitez , activez Envoyer des réponses uniquement aux contacts^{(Send replies only to contacts)} si vous souhaitez uniquement répondre automatiquement à vos contacts.
  
  Enfin, cliquez sur Enregistrer^(Save)en bas pour enregistrer vos modifications.

• Si jamais vous souhaitez désactiver les réponses automatiques, décochez simplement l' option Réponses automatiques activées^{(Automatic replies on )} .

C'est une très bonne chose de pouvoir définir une réponse d'absence du bureau^{(office reply)} dans Outlook . Faites-nous savoir si vous l'utilisez et à quoi ressemble votre message de réponse automatique dans les commentaires ci-dessous.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If you’re heading off to a vаcation and you’re not going to be аvailable to reply to yоur emails, it’s a gоod idea to set an ‘out of office’ reply in Outlook on your computer. This way, anyone who sends you an email will receive an automatic response letting them know of your absence in the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

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