Je pense qu'il est prudent de dire que presque tous ceux qui ont dû utiliser le courrier électronique au travail ont utilisé Microsoft Outlook . J'étais l'une des nombreuses personnes à en avoir appris juste assez pour s'en sortir, et je n'y ai jamais pensé comme autre chose qu'un programme de messagerie pouvant également imprimer des calendriers. Mon patron en savait moins sur Microsoft Outlook que moi, alors j'imprimais toujours les calendriers départementaux pour elle. Alors, imaginez ma surprise quand j'ai vu le titre de ce livre ! Utilisation de Microsoft Outlook pour la gestion du temps et l'organisation^{(time management and organization)} ? Cela, je devais le voir. Pourrait-il être utilisé de cette façon même par des personnes n'ayant que des compétences de base ? J'avais très hâte de le découvrir.

REMARQUE :^(NOTE:) Je vais simplement faire référence au livre sous le nom de Gestion efficace du temps^{(Effective Time Management)} à partir de maintenant, ce qui prendra moins de mon temps et du vôtre^{(time and yours)} .

Aucune expertise requise

L'introduction était très rassurante. Oui, ce livre est destiné aux personnes n'ayant que des compétences de base en Microsoft Outlook . Les auteurs demandent que le lecteur comprenne les bases, car il ne s'agit pas d'un livre de type "comment utiliser Microsoft Outlook à partir de la case départ"^{("how to use Microsoft Outlook starting from square one")} . La seule partie de Microsoft Outlook qui sera expliquée "dès le premier clic"^{("from the very first click")} est Tasks , car c'est la partie que la plupart des gens n'ont pas utilisée ou n'ont pas utilisée de manière intensive. Les auteurs disent que le livre s'adresse également à l'utilisateur expérimenté de Microsoft Outlook , car il présente un système d' organisation et de gestion du temps^{(organization and time management)}c'est mieux et plus efficace, et cela peut montrer même à l'utilisateur le plus expérimenté comment tirer encore plus parti du logiciel. Avec ce genre d'introduction, j'avais hâte d'en savoir plus.

Chaque chapitre commence par un aperçu de la façon dont les problèmes commencent, suivi d'une section intitulée "Let's get started and change this!"et se termine par une section "Vous l'essayez"^{("You try it")} qui résume ce que le chapitre a enseigné et donne au lecteur une visite guidée de ce qui doit être fait. L'une des meilleures choses à propos du livre est qu'il n'est pas lié à une version spécifique. Il y a des instructions ici pour Microsoft Outlook 2003, 2007 et 2010, donc personne n'est exclu.

Ne pas se noyer dans les e-mails

J'aime l'image du "déluge d'e-mails" dans lequel le livre veut nous empêcher de nous noyer. Pour beaucoup de gens, c'est la seule façon de le décrire. J'ai vu des gens parler de centaines ou de milliers d'e-mails toujours dans leur boîte de réception et d'autres affluant tout le temps. Personne ne peut lire tous^{(way anyone)} ces e-mails. Ce dont ils ont besoin, c'est d'un moyen solide et efficace de gérer ce qui existe déjà et d'éviter qu'ils ne s'accumulent à nouveau. Et, bien sûr, si l'on commence par un "déluge" d'e-mails, la maîtrise de la situation ne se fera pas en un clin d'œil. Il doit y avoir un plan étape par étape^{(step plan)} . C'est exactement ce que prévoit la gestion efficace du temps . ^{(Effective Time Management)}Les auteurs identifient les principales causes du problème (comme se laisser distraire, cliquer sur "^{("Reply All,")}et ne pas avoir de système pour traiter le courrier entrant), puis guidez le lecteur à travers les étapes nécessaires pour maîtriser ce qui est déjà là et mettre en place un système pour que cela ne se reproduise plus. Je pense vraiment que quiconque prend le temps de lire cette section et de suivre les conseils des auteurs (et, surtout, de s'en tenir à leur système) trouvera que cela fonctionne. Ils sont honnêtes sur le fait que le lecteur devra changer son propre comportement afin de mettre les choses en ordre, et pourquoi il est essentiel de faire ces changements. Chaque étape nécessaire (comme désactiver les notifications, réserver des blocs de temps pour traiter les e-mails et le laisser complètement seul à tout autre moment, et créer des rappels, des tâches,^{(Microsoft Outlook)}. Ils parlent de créer votre propre ensemble de dossiers et de signaler les messages importants afin de ne pas les négliger, ce que j'aurais aimé savoir lorsque j'utilisais Microsoft Outlook au travail. Il existe des instructions détaillées pour configurer des règles afin que les messages soient automatiquement triés dans les dossiers appropriés. Cela, plus que toute autre chose, peut aider à dompter l' encombrement de la boîte^{(inbox clutter)} de réception et à garder les gens concentrés sur ce qui est vraiment important.

Garder vos priorités droites

La section sur l'utilisation des tâches^(Tasks) pour définir des priorités va également droit au but et utilise l'exemple d'un travailleur fictif et constamment désorganisé pour montrer comment la distraction peut avoir de graves conséquences. Ensuite, le lecteur est guidé à travers plusieurs méthodes pour déterminer quelles tâches sont vraiment importantes et lesquelles doivent avoir préséance sur les autres. C'est quelque chose avec lequel la plupart des gens ont du mal à comprendre ce qui est vraiment important et ce qui peut être un peu retardé pendant que les tâches prioritaires sont prises en charge. Les auteurs soulignent l'importance d'écrire les choses. C'est un concept clé dans plusieurs systèmes de gestion du temps bien connus, et à juste titre. De nos jours, nous avons trop de choses à garder à l'esprit, et même Einstein ne pourrait pas tout gérer. En écrivant^(Writing)les choses sont la clé. Les auteurs vont au-delà du simple fait d'écrire et expliquent comment et pourquoi les gens devraient avoir des plans écrits. Ils reconnaissent que se lancer dans des plans écrits n'est pas une tâche simple quand on ne l'a pas fait auparavant, et ils expliquent pourquoi c'est essentiel pour une bonne gestion du temps^{(time management)} . La gestion efficace du temps^{(Effective Time Management)} décrit un système simple^{(straightforward system)} pour configurer des rendez-vous et des tâches (et explique clairement la différence entre les deux) et pour configurer des vues, des filtres et des catégories pour vous assurer que vous pouvez trouver exactement les informations dont vous avez besoin rapidement et efficacement.

Catégories, tâches et temps

Les premiers chapitres du livre traitent^{(book deal)} principalement de ce que Microsoft Outlook peut faire sur le lieu de travail. En commençant par le chapitre "Comment gagner plus de temps pour l'essentiel avec un planificateur de semaine efficace",^{("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,")} les auteurs décrivent ensuite comment Microsoft Outlook peut également être utilisé pour planifier le temps libre. Ils suivent les étapes nécessaires pour configurer les catégories et les coder par couleur si vous le souhaitez, pour vous aider à définir les priorités et à organiser les tâches. Ils soulignent l'importance de la planification hebdomadaire et d'inclure du temps pour des affaires personnelles telles que l'exercice et l'éducation^{(exercise and education)} dans le cadre du plan global. Il peut sembler étrange au début de mettre des activités personnelles et non professionnelles sur un Microsoft Outlookplan hebdomadaire au travail, mais les auteurs expliquent clairement pourquoi c'est en fait une très bonne idée, soulignant l'importance de l'équilibre dans la vie professionnelle et personnelle. Ils prennent note du fait que tous les lieux de travail n'autorisent pas la planification privée et que tout le monde n'a pas accès à leur ordinateur^{(work computer)} de travail depuis l'extérieur du bureau, et ils proposent des stratégies pour y faire face. Il est clair qu'ils ont une solide compréhension non seulement de leur sujet mais aussi des réalités du milieu de travail.

Planifier dans la vraie vie

L'histoire du travailleur désorganisé fictif se poursuit dans le chapitre sur la planification de la vie réelle. La plupart des gens ne savent pas exactement combien de temps prendra une tâche donnée, car il s'agit d'une tâche très rare qui est autonome. Le trajet jusqu'au bureau comprend également du temps pour se rendre à la voiture, garer la voiture et marcher jusqu'au lieu de travail, et beaucoup de gens ne pensent qu'au temps de conduite réel^{(driving time)} . Les gens sont distraits ou des événements se produisent qui bouleversent complètement la journée de travail^{(work day)} habituelle . Les gens font ce qu'ils veulent faire et parviennent d'une manière ou d'une autre à ne pas faire les choses qu'ils ne veulent pas faire (ce qui gâche tout pour quiconque dépend de ce que le travail est fait). Dans cette section, les auteurs examinent vraiment la nature humaine et montrent comment un plan de journée efficace^{(day plan)}peut faire en sorte que tout se déroule beaucoup plus facilement. Garder une trace précise du temps nécessaire pour chaque tâche est la clé ici. Plus d'estimations ou de chiffres approximatifs - le temps réel pour chaque tâche du début à la fin. Essentiellement, les auteurs veulent que le lecteur crée une base de données de temps^{(time database)} , afin qu'au lieu de simplement deviner ou de l'esquiver, le lecteur puisse rechercher le temps réel pour une tâche donnée et planifier en^{(task and plan)} conséquence. Ils demandent également au lecteur d'évaluer ses propres « heures de productivité »,^{("Productivity Hours,")} ces moments de la journée où les gens fonctionnent au mieux, et leurs propres « heures de perturbation »,^{("Disruption Hours,")}les moments de la journée où ils sont le plus susceptibles d'être interrompus. Ensuite, ils ont établi un plan pour planifier des blocs de temps sans interruption pendant les heures de pointe de productivité, et ils reconnaissent que cela ne se produira pas du jour au lendemain car, par définition, d'autres personnes doivent être formées pour ne pas vous interrompre pendant que vous travaillez. Et ils soulignent l'importance de prévoir un " temps tampon^{(buffer time)} ", afin que si les choses prennent plus de temps que prévu, le reste de la journée ne soit pas totalement perturbé.

Réunion, réunion, qui a la réunion?

Les réunions semblent faire partie de la vie en entreprise, et elles peuvent être d'énormes pertes de temps et de productivité. Effective Time Management le^{(Effective Time Management)} reconnaît et explique en détail comment organiser des réunions via Microsoft Outlook et coordonner les heures de réunion avec les autres. Son conseil le plus précieux, cependant, peut être résumé dans la déclaration "Les meilleures réunions sont celles qui n'ont pas lieu". ^{("The best meetings are the ones that don't take place.")}Les réunions éloignent les gens de leur travail, interrompent le flux de travail, dépendent trop de la capacité de chacun à se présenter et à participer de manière significative, et coûtent en fait de l'argent à une entreprise^{(company money)}parce que les gens sont en réunion au lieu de faire leur travail. Ainsi, après avoir expliqué comment configurer les demandes de réunion, les auteurs suggèrent que les réunions ne soient programmées que rarement et que d'autres moyens de communication (tels que Windows Live Meeting ou les conférences téléphoniques) soient utilisés à la place autant que possible. Si des réunions sont nécessaires, il existe un plan pour les rendre plus fluides et produire de meilleurs résultats. Cela couvre toutes les bases et devrait augmenter la productivité de chacun et faire perdre^{(productivity and waste)} un minimum de temps. Ce serait une excellente ressource pour tout lieu de travail.

Moins de papier, plus de productivité

Beaucoup de gens préfèrent encore garder leurs informations sur papier (je dois admettre que je fais partie de ces personnes). Mais le papier est facile à perdre de vue et à mal classer, et après un certain temps, la masse^{(sheer mass)} de papier devient si lourde qu'il pourrait tout aussi bien être envoyé à la déchiqueteuse. La gestion efficace du temps^{(Effective Time Management)} définit une méthode pour prendre des notes efficaces et suivre efficacement les fichiers électroniques. Les auteurs suggèrent au lecteur d'utiliser ^{(reader use)} Microsoft OneNote , mais reconnaissent qu'il n'est pas inclus dans de nombreuses versions de Microsoft Office (en particulier les anciennes éditions) et doit être acheté séparément, ce que beaucoup de gens ne peuvent pas se permettre. J'aurais aimé que les auteurs proposent des alternatives à Microsoft OneNote, puisqu'il s'agit clairement d'un programme très utile et qu'il peut s'intégrer efficacement à Microsoft Outlook . Une gestion du temps efficace^{(Effective Time Management)} guide le lecteur dans l'utilisation de Microsoft OneNote pour prendre des notes, faire des plans, configurer des calendriers et mettre en place un système structuré et organisé pour garder une trace de tout. Il montre clairement les avantages d'utiliser des notes et des fichiers électroniques au lieu du papier. Je dois admettre que j'ai commencé à penser différemment à tous mes dossiers remplis de notes et d'impressions après avoir lu ce chapitre, et je vais commencer à chercher Microsoft OneNote ou un autre programme similaire pour m'aider à suivre les choses plus efficacement.

Tout résumer

La gestion efficace du temps^{(Effective Time Management)} se termine par un court chapitre intitulé "Comment tirer pleinement parti de ce livre"^{("How to truly benefit from this book")} qui met tous les chapitres précédents en perspective et explique les meilleures façons de commencer à utiliser Microsoft Outlook et Microsoft OneNote pour s'organiser dans votre vie professionnelle et personnelle. Les auteurs précisent qu'ils ne s'attendent pas à ce que l'organisation se réalise du jour au lendemain et qu'ils ne s'attendent pas à ce qu'elle se produise sans la détermination du lecteur à la faire fonctionner. Mais ils expliquent également pourquoi cela vaut plus que le temps et les efforts nécessaires^{(time and effort)} pour suivre leur plan. Même si l'on n'utilise pas Microsoft Outlook, ce plan peut fonctionner. Il existe d'autres programmes qui offrent à peu près les mêmes fonctionnalités, peut-être pas dans un package aussi pratique, mais néanmoins utilisables. Je comprends que le livre se concentre sur Microsoft Outlook et Microsoft OneNote , mais je pense qu'il aurait été utile pour les auteurs de suggérer quelques autres programmes qui pourraient être utilisés pour suivre le même système même sans une copie complète de Microsoft Office à portée de main . Ce n'est qu'une suggestion mineure, cependant, et je suis sûr que quiconque souhaite suivre ce système peut le faire fonctionner avec n'importe quel logiciel dont il dispose.

Verdict

La gestion efficace du temps^{(Effective Time Management)} est vraiment pour tout le monde. Nous pouvons tous gagner à trouver un équilibre dans nos vies professionnelles et personnelles, à utiliser notre temps plus efficacement et à tirer le meilleur parti des outils dont nous disposons. Même les personnes qui sont certaines d'avoir tout sous contrôle peuvent trouver ici des suggestions utiles. Les auteurs comprennent clairement à la fois le logiciel et la nature humaine et adoptent une approche étape par étape^{(step approach)} et expliquent pourquoi ce qu'ils décrivent fonctionnera. Je suis heureux d'avoir eu la chance de revoir ce livre, car je peux maintenant commencer à mettre son plan en œuvre pour gérer mon temps plus efficacement.

Book Review - Effective Time Management

I think it's safe to saу that nearly everyone who's hаd to use email on the job has used Microsoft Outlook. I was one of many people who learned just enough about it to get by, and never thought of it as anything more than an email program that could also print calendars. My boss knew less about Microsoft Outlook than I did, so I always printed out the departmental calendars for her. So, imagine my surprise when I saw the title of this book! Using Microsoft Outlook for time management and organization? This, I had to see. Could it be used that way even by people with only basic skills? I was very eager to find out.

NOTE: I'm just going to refer to the book as Effective Time Management from here on out—thus taking up less of my time and yours.

No expertise required

The introduction was very reassuring. Yes, this book is for people with only basic Microsoft Outlook skills. The authors do ask that the reader understand the basics, since this is not a "how to use Microsoft Outlook starting from square one" type of book. The only part of Microsoft Outlook that will be explained "from the very first click" is Tasks, because that's the part that most people either haven't used or haven't used extensively. The authors say that the book is also for the experienced Microsoft Outlook user, because it presents a system of organization and time management that's better and more efficient, and may show even the most experienced user how to get even more out of the software. With this kind of introduction, I was eager to read more.

Each chapter starts with an overview of how problems start, followed by a section called "Let's get started and change this!" and ends with a "You try it" section that summarizes what the chapter has taught and gives the reader a guided tour of what needs to be done. One of the best things about the book is that it's not tied to one specific version. There are instructions in here for Microsoft Outlook 2003, 2007 and 2010, so no one gets shut out.

Not drowning in email

I like the image of the "email flood" that the book wants to keep us all from drowning in. For many people it's the only way to describe it. I've seen people talk about hundreds or thousands of emails still sitting in their Inbox and more pouring in all the time. There's no way anyone can read all that email—what they need is a solid, effective way to deal with what's already there, and keep it from piling up again. And, of course, if one starts with a "flood" of email, getting the situation under control isn't going to happen in a flash. There has to be a step by step plan. That's exactly what Effective Time Management lays out. The authors identify the main causes of the problem (like getting distracted, clicking "Reply All," and not having a system for dealing with incoming mail) and then take the reader through the steps necessary to get a handle on what's already there and set up a system so it doesn't happen again. I really think anyone who takes time to read through this section and follow the authors' advice (and, most important, stick with their system) will find that it works. They are honest about how much the reader is going to have to change his or her own behavior in order to get things in order, and why it's essential to make those changes. Each necessary step (like turning off notifications, setting aside blocks of time to deal with email and leaving it completely alone at all other times, and creating reminders, tasks, and appointments directly from incoming email) is described in detail for each version of Microsoft Outlook. They talk about creating your own set of folders and flagging important messages so you don't overlook them, which is something I wish I'd known about when I was using Microsoft Outlook at work. There are detailed instructions for setting up rules so that messages get sorted into appropriate folders automatically. That, more than anything else, can help tame the inbox clutter and keep people focused on what's really important.

Keeping your priorities straight

The section on using Tasks to set priorities also gets right to the point, and uses the example of a fictitious, perennially disorganized worker to show how getting distracted can have serious consequences. Then the reader is taken through several methods for determining what tasks are really important, and which should take precedence over others. This is something that most people have trouble with—figuring out what's really important and what can be put off a bit while the top priority tasks get taken care of. The authors stress the importance of writing things down. This is a key concept in several well known time-management systems, and quite rightly so. Nowadays, we just have too much to keep in mind, and not even Einstein could manage it all. Writing things down is the key. The authors go beyond the simple act of writing and explain how and why people should have written plans. They acknowledge that getting started on written plans is not a simple task when one hasn't done it before, and they explain why it's essential for good time management. Effective Time Management describes a straightforward system for setting up appointments and tasks (and clearly explains the difference between the two) and for setting up views, filters, and categories to make sure that you can find exactly the information you need quickly and efficiently.

Categories, tasks, and time

The first chapters in the book deal mainly with what Microsoft Outlook can do in a workplace. Starting with the chapter "How to gain more time for what's essential with an effective week planner," the authors move on to describe how Microsoft Outlook can be used to plan non-work time as well. They go through the necessary steps to set up categories, and to color-code them if you wish, to help with setting priorities and keeping tasks organized. They stress the importance of weekly planning, and of including time for personal matters such as exercise and education as part of the overall plan. It may seem odd at first to put personal, non-work activities on a Microsoft Outlook weekly plan at work, but the authors clearly explain why this is actually a very good idea, stressing the importance of balance in professional and personal lives. They do take note of the fact that not all workplaces allow private planning and not everyone has access to their work computer from outside the office, and they provide strategies for dealing with this. It is clear that they have a solid understanding not only of their subject but of the realities of the workplace.

Planning in real life

The story of the fictional disorganized worker continues in the chapter on real-life planning. Most people don't really know exactly how long any given task will take because it's a very rare task that stands alone. The trip to the office also includes time for getting to the car, parking the car, and walking to the workplace, and many people only think of the actual driving time. People get distracted, or things happen that put the usual work day into complete disarray. People do what they want to do and somehow manage not to do the things they don't want to do (which fouls everything up for anyone depending on that job getting done). In this section, the authors really take a good look at human nature and show how an effective day plan can make everything run so much more smoothly. Keeping accurate track of the time necessary for each task is the key here. No more estimates or ballpark figures—the actual amount of time for each task from start to finish. Essentially, the authors want the reader to create a time database, so instead of just guessing or winging it, the reader can look up the actual amount of time for any given task and plan accordingly. They also ask the reader to evaluate their own "Productivity Hours," those times of day when people function at their best, and their own "Disruption Hours," those times of day when they're most likely to be interrupted. Then they set out a plan for scheduling blocks of interruption-free time during peak productivity hours, and they acknowledge that this won't happen overnight since by definition other people have to be trained not to interrupt you while you're working. And they stress the importance of building in "buffer time," so that if things take longer than expected, the rest of the day doesn't get totally disrupted.

Meeting, meeting, who's got the meeting?

Meetings seem to be a fact of life in business, and they can be enormous time wasters and productivity killers. Effective Time Management acknowledges this and explains in detail how to set up meetings through Microsoft Outlook and coordinate meeting times with others. Its most valuable advice, though, can be summed up in the statement "The best meetings are the ones that don't take place." Meetings take people away from their jobs, interrupt the workflow, rely too much on everyone being able to show up and able to participate in a meaningful way, and actually cost a company money because people are in meetings instead of doing their jobs. So, after explaining how to set up meeting requests, the authors suggest that meetings be scheduled only rarely, and other means of communicating (such as Windows Live Meeting or conference calls) be used instead as much as possible. If meetings are necessary, there's a plan for making them run more smoothly and produce better results. This covers all the bases and should increase everyone's productivity and waste the minimum amount of time. It would be an excellent resource for any workplace.

Less paper, more productivity

Many people still prefer to keep their information on paper (I must admit to being one of those people). But paper's easy to lose track of and misfile, and after a while, the sheer mass of paper becomes so unwieldy that it might just as well be sent to the shredder. Effective Time Management sets out a method for taking effective notes and keeping track of electronic files efficiently. The authors suggest that the reader use Microsoft OneNote, but acknowledge that it isn't included in many versions of Microsoft Office (especially the older editions) and has to be purchased separately, which many people can't afford. I wish the authors had offered some suggestions for alternatives to Microsoft OneNote, since it's clearly a very useful program and can integrate effectively with Microsoft Outlook. Effective Time Management walks the reader through using Microsoft OneNote to take notes, make plans, set up calendars, and set up a structured and organized system for keeping track of everything. It clearly shows the advantages of using electronic notes and files instead of paper. I must admit I began to think differently about all my folders full of notes and printouts after I read this chapter, and I'm going to start looking into getting Microsoft OneNote or some other similar program to help me keep track of things more efficiently.

Summing it all up

Effective Time Management closes with a short chapter called "How to truly benefit from this book" that puts all the previous chapters in perspective and explains the best ways to get started using Microsoft Outlook and Microsoft OneNote to get organized in your professional and personal lives. The authors make it clear they don't expect the organization to happen overnight and they don't expect it to happen without the reader's determination to make it work. But they also explain why it's more than worth the time and effort to follow their plan. Even if one doesn't use Microsoft Outlook, this plan can work. There are other programs that offer much the same features, perhaps not in such a convenient package, but usable nonetheless. I understand that the book's focus is on Microsoft Outlook and Microsoft OneNote, but I think it would have been useful for the authors to suggest a few other programs that could be used to follow the same system even without a full copy of Microsoft Office on hand. That's just a minor suggestion, though, and I'm sure that anyone who's interested in following this system can make it work with whatever software they have on hand.

Verdict

Effective Time Management really is for everyone. We can all benefit from finding balance in our professional and personal lives, from using our time more efficiently, and from making the very best use of the tools we have at hand. Even people who are certain they've got everything under control can find useful suggestions here. The authors clearly understand both the software and human nature and take a step by step approach and explain why what they're describing will work. I'm glad I got a chance to review this book, because now I can start putting its plan into effect to get my own time managed more effectively.

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