Si vous souhaitez créer et imprimer des étiquettes^{(create and print labels)} de toutes sortes, ne cherchez pas plus loin que Microsoft Word et Excel . Vous pouvez stocker vos données d'étiquettes dans Excel , puis récupérer ces données dans Word pour enregistrer ou imprimer vos étiquettes.

Dans ce guide, vous apprendrez à créer une feuille de calcul d'étiquettes dans Excel compatible avec Word , à configurer vos étiquettes et à les enregistrer ou les imprimer.

1. Entrez les données de vos étiquettes dans une feuille de calcul Excel^{(1. Enter the Data for Your Labels in an Excel Spreadsheet)}

La première étape consiste à créer une feuille de calcul Excel avec les données de votre étiquette. Vous attribuerez un en-tête approprié à chaque champ de données afin de pouvoir récupérer les en-têtes dans Word .

Pour l'exemple suivant, nous allons créer une feuille de calcul avec les champs suivants :

• Prénom
• Nom de famille
• Adresse de la rue
• Ville
• État
• Code postal

Pour commencer à créer votre feuille de calcul Excel :

1. Lancez Microsoft Excel sur votre ordinateur Windows ou Mac et créez une nouvelle feuille de calcul.
2. Sur l'écran de la feuille de calcul Excel, sélectionnez la première cellule de la première ligne et tapez Prénom^{(First Name)} .

1. Sélectionnez la première cellule de la colonne B et tapez ^(B)Nom^{(Last Name)} de famille . De même, ajoutez Street Address , City , State et ZIP Code aux premières lignes des colonnes C , D , E et F , respectivement.^(F)
2. Ajoutez maintenant les données sous chaque en-tête que vous venez de créer. Votre feuille de calcul devrait ressembler à ceci :

1. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des données, enregistrez votre feuille de calcul en sélectionnant Fichier^(File) en haut.
2. Sélectionnez Enregistrer^(Save) dans la barre latérale gauche.
3. Sélectionnez Parcourir^(Browse) dans le volet de droite.

1. Choisissez un dossier dans lequel enregistrer votre feuille de calcul, saisissez un nom pour votre feuille de calcul dans le champ Nom de fichier^{(File name)} et sélectionnez Enregistrer^(Save) en bas de la fenêtre.

1. Fermez la fenêtre Excel.

Votre feuille de calcul Excel est maintenant prête.

2. Configurer les étiquettes dans Word^{(2. Configure Labels in Word)}

La deuxième étape consiste à configurer les dimensions^{(configure the dimensions)} de vos étiquettes dans Word . Vous pouvez choisir parmi plusieurs mises en page d'étiquettes prédéfinies. Vous pouvez même créer votre propre étiquette avec des dimensions personnalisées, si vous le souhaitez.

1. Lancez Microsoft Word sur votre ordinateur Windows ou Mac et démarrez un nouveau document vierge.
2. Sur l'écran d'édition du document, sélectionnez l' onglet Mailings dans la barre d'outils supérieure.^(Mailings)
3. Dans l' onglet Publipostage^(Mailings) , sélectionnez Démarrer le publipostage^{(Start Mail Merge)} , puis choisissez Étiquettes^(Labels) dans le menu.

1. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez un fournisseur d'étiquettes dans le menu déroulant Fournisseurs d' étiquettes . ^{(Label vendors)}Ensuite, sélectionnez un type d'étiquette dans la liste Numéro de produit^{(Product number)} , Enfin, sélectionnez OK .

1. Si vous souhaitez créer une étiquette personnalisée, sélectionnez le bouton Nouvelle étiquette et spécifiez les dimensions de votre étiquette dans la fenêtre suivante.^{(New Label)}

1. Votre mise en page d'étiquette est maintenant configurée et gardez ce document ouvert dans Word .

3. Importez les données Excel dans le document Word^{(3. Bring the Excel Data Into the Word Document)}

Maintenant que vos étiquettes sont configurées, importez les données que vous avez enregistrées^{(import the data you saved)} dans votre feuille de calcul Excel dans votre document Word . Vous n'avez pas besoin d'ouvrir Excel pour le faire.

Commencer:

1. Pendant que votre document Word est toujours ouvert, sélectionnez l' onglet Mailings en haut.^(Mailings)
2. Dans l' onglet Mailings , sélectionnez ^(Mailings)Sélectionner les destinataires^{(Select Recipients)} et choisissez Utiliser une liste existante^{(Use an Existing List)} . Vous dites à Word que vous souhaitez utiliser une liste prédéfinie pour vos étiquettes.

1. Dans la fenêtre de l' Explorateur de fichiers^{(File Explorer)} qui s'ouvre, accédez au dossier contenant la feuille de calcul Excel que vous avez créée ci-dessus. Double-cliquez sur^{(Double-click)} la feuille de calcul pour l'importer dans votre document Word .

1. Word ouvrira une fenêtre Sélectionner une table . ^{(Select Table)}Ici, sélectionnez la feuille qui contient les données de l'étiquette.
2. Cochez l' option La première ligne de données contient des en-têtes de colonne^{(First row of data contains column headers)} et sélectionnez OK .

4. Ajouter des étiquettes d'Excel à un document Word^{(4. Add Labels from Excel to a Word Document)}

Vous allez maintenant spécifier les champs que vous souhaitez utiliser dans vos étiquettes.

Pour faire ça:

1. Assurez-vous que vous êtes toujours sur le document des étiquettes dans Word .
2. Sélectionnez l' onglet Mailings en haut, puis dans la section Write & Insert Fields , sélectionnez l' option Address Block .

1. Dans la fenêtre Insérer un bloc d'adresse^{(Insert Address Block)} qui s'ouvre, sélectionnez le bouton Faire correspondre les champs .^{(Match Fields)}

1. Word ouvre une fenêtre Faire correspondre les champs . ^{(Match Fields)}Ici, assurez-vous que chaque champ du bloc Requis pour l'adresse^{(Required for Address Block)} correspond au champ approprié dans votre feuille de calcul. Par exemple, l' adresse 1^{(Address 1)} doit être définie pour utiliser l' adresse^{(Street Address)} de votre feuille de calcul, etc.

1. Sélectionnez OK pour fermer la fenêtre.
2. De retour dans la fenêtre Insérer un bloc d'adresse^{(Insert Address Block)} , vous pouvez voir un aperçu de votre étiquette. Assurez-vous que cet aperçu représente les étiquettes réelles que vous souhaitez créer. Ensuite, sélectionnez OK en bas de la fenêtre.

1. Dans votre document Word , vous remarquerez que la première étiquette indique maintenant <<AddressBlock>> .
2. Sélectionnez l' onglet Mailings en haut, puis sélectionnez Mettre à jour les étiquettes^{(Update Labels)} .

1. Toutes les étiquettes de votre document doivent maintenant indiquer <<AddressBlock>> .

5. Créer des étiquettes à partir d'Excel dans un document Word^{(5. Create Labels From Excel in a Word Document)}

Word dispose désormais de toutes les données dont il a besoin pour générer vos étiquettes. Vous allez maintenant terminer le processus et Word affichera les données réelles pour chaque étiquette :

1. Dans l' onglet Publipostage^(Mailings) de Word, sélectionnez l' option Terminer et fusionner^{(Finish & Merge)} et choisissez Modifier des documents individuels^{(Edit Individual Documents)} dans le menu.

1. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez Tout^(All) et sélectionnez OK .

1. Votre document Word devrait maintenant afficher toutes vos étiquettes avec leurs données individuelles.

Vous pouvez maintenant enregistrer ce document d'étiquettes, en générer un PDF ou imprimer physiquement le document (étiquettes).

6. Enregistrer les étiquettes Word créées à partir d'Excel au format PDF^{(Save Word Labels Created from Excel as PDF)}

Vous n'avez pas besoin d'utiliser un outil tiers pour enregistrer le document d'étiquette de votre Word au format PDF :

1. Sélectionnez l' onglet Fichier en haut de la fenêtre Word.^(File)
2. Dans la barre latérale de gauche, sélectionnez Enregistrer^{(Save As)} sous .
3. Choisissez Parcourir^(Browse) dans le volet de droite.

1. Sélectionnez un dossier dans lequel enregistrer votre PDF , saisissez un nom pour votre PDF dans le champ Nom de fichier^{(File name)} , choisissez PDF dans le menu déroulant Type de fichier et sélectionnez ^{(Save as type)}Enregistrer^(Save) .

7. Imprimer des étiquettes Word créées à partir d'Excel^{(Print Word Labels Created From Excel)}

Vous pouvez imprimer vos étiquettes directement depuis Word . Assurez^(Make) -vous que votre imprimante est connectée à votre ordinateur^{(printer is connected to your computer)} lorsque vous effectuez une impression :

1. Sélectionnez l' onglet Fichier en haut de la fenêtre Word.^(File)
2. Sélectionnez Imprimer^(Print) dans la barre latérale gauche.

1. Choisissez une imprimante dans le menu Imprimante^(Printer) du volet de droite, puis sélectionnez Imprimer^(Print) en haut.

Et vous êtes prêt.

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, Word et Excel vous aident à créer presque toutes sortes d'étiquettes sur vos ordinateurs Windows et Mac . Si cela vous a aidé à générer le type d'étiquettes dans Excel que vous vouliez, faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.

How to Create Labels in Word from an Excel Spreadsheet

If you’re looking to create and print labels of any kind, look no further than Microsoft Word and Excel. You can store your label data in Excel and then fetch that data in Word to save or print your labels.

In this guide, you’ll learn how to create a label spreadsheet in Excel that’s compatible with Word, configure your labels, and save or print them.

1. Enter the Data for Your Labels in an Excel Spreadsheet

The first step is to create an Excel spreadsheet with your label data. You’ll assign an appropriate header to each data field so you can retrieve the headers in Word.

For the following example, we’ll create a spreadsheet with the following fields:

• First Name
• Last Name
• Street Address
• City
• State
• ZIP Code

To start creating your Excel spreadsheet:

1. Launch Microsoft Excel on your Windows or Mac computer and create a new spreadsheet.
2. On Excel’s spreadsheet screen, select the first cell in the first row and type First Name.

1. Select the first cell in the B column and type Last Name. Similarly, add Street Address, City, State, and ZIP Code to the C, D, E, and F columns’ first rows, respectively.
2. Now add the data beneath each header you just created. Your spreadsheet should look something like this:

1. When you’ve finished adding data, save your spreadsheet by selecting File at the top.
2. Select Save in the left sidebar.
3. Select Browse in the pane on the right.

1. Choose a folder to save your spreadsheet in, enter a name for your spreadsheet in the File name field, and select Save at the bottom of the window.

1. Close the Excel window.

Your Excel spreadsheet is now ready.

2. Configure Labels in Word

The second step is to configure the dimensions of your labels in Word. There are several predefined label layouts that you can choose from. You can even create your own label with custom dimensions, if you want.

1. Launch Microsoft Word on your Windows or Mac computer and start a new blank document.
2. On the document editing screen, select the Mailings tab from the top toolbar.
3. In the Mailings tab, select Start Mail Merge and then choose Labels from the menu.

1. In the window that opens, select a label vendor from the Label vendors dropdown menu. Then, select a label type from the Product number list, Finally, select OK.

1. If you’d like to create a custom label, select the New Label button and specify your label dimensions on the following window.

1. Your label layout is now configured, and keep this document open in Word.

3. Bring the Excel Data Into the Word Document

Now that your labels are configured, import the data you saved in your Excel spreadsheet into your Word document. You don’t need to open Excel to do this.

To start:

1. While your Word document is still open, select the Mailings tab at the top.
2. In the Mailings tab, select Select Recipients and choose Use an Existing List. You’re telling Word you want to use a predefined list for your labels.

1. In the File Explorer window that opens, navigate to the folder containing the Excel spreadsheet you created above. Double-click the spreadsheet to import it into your Word document.

1. Word will open a Select Table window. Here, select the sheet that contains the label data.
2. Tick mark the First row of data contains column headers option and select OK.

4. Add Labels from Excel to a Word Document

You will now specify the fields you’d like to use in your labels.

To do that:

1. Ensure you’re still on the labels document in Word.
2. Select the Mailings tab at the top, and then from the Write & Insert Fields section, select the Address Block option.

1. On the Insert Address Block window that opens, select the Match Fields button.

1. Word opens a Match Fields window. Here, make sure each field in the Required for Address Block matches with the appropriate field in your spreadsheet. For example, Address 1 should be set to use Street Address from your spreadsheet, and so on.

1. Select OK to close the window.
2. Back on the Insert Address Block window, you can see a preview of your label. Ensure this preview represents the actual labels you want to create. Then, select OK at the bottom of the window.

1. In your Word document, you’ll notice the first label now says <<AddressBlock>>.
2. Select the Mailings tab at the top and then select Update Labels.

1. All labels in your document should now say <<AddressBlock>>.

5. Create Labels From Excel in a Word Document

Word now has all the data it needs to generate your labels. You will now finish the process and Word will display the actual data for each label:

1. In the Mailings tab of Word, select the Finish & Merge option and choose Edit Individual Documents from the menu.

1. In the window that opens, choose All and select OK.

1. Your Word document should now display all your labels with their individual data.

You can now save this labels document, generate a PDF out of it, or physically print the document (labels).

6. Save Word Labels Created from Excel as PDF

You don’t have to use a third-party tool to save your Word’s label document as PDF:

1. Select the File tab at the top of the Word window.
2. From the sidebar on the left, select Save As.
3. Choose Browse on the right pane.

1. Select a folder to save your PDF in, enter a name for your PDF in the File name field, choose PDF from the Save as type dropdown menu, and select Save.

7. Print Word Labels Created From Excel

You can print your labels directly from Word. Make sure your printer is connected to your computer when you perform printing:

1. Select the File tab at the top of the Word window.
2. Select Print in the left sidebar.

1. Choose a printer from the Printer menu on the right pane, and then select Print at the top.

And you’re all set.

As you can see above, Word and Excel help you create nearly all kinds of labels on your Windows and Mac computers. If this helped you generate the type of labels in Excel that you wanted, let us know in the comments below.

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