Lors de la création de feuilles de calcul Google que d'autres personnes doivent remplir, une liste déroulante peut simplifier le processus de saisie des données.

Vous pouvez extraire les éléments de votre liste déroulante à partir d'une autre plage de cellules ou vous pouvez les saisir directement. Apprenez à faire les deux, ainsi qu'à modifier une liste déroulante existante.

Créer des listes déroulantes manuelles^{(Create Manual Dropdown Lists)} dans Google Sheets

Le moyen le plus rapide de créer une liste déroulante Google Sheets consiste à répertorier les éléments dans les paramètres de validation des données.

Pour faire ça:

1. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez créer une liste déroulante. Sélectionnez Données^(Data) dans le menu, puis sélectionnez Validation des données^{(Data validation)} .

2. En regard de Critères, sélectionnez Liste d'éléments^{(List of items)} . 

3. Dans le champ à côté de cette sélection, tapez les éléments que vous souhaitez inclure dans la liste déroulante, séparés par des virgules.

4. Sélectionnez le Enregistrer^(Save) bouton, et vous verrez que la cellule que vous avez sélectionnée a maintenant une liste déroulante.

Options de validation des données

Il y a quelques paramètres importants dans la fenêtre de validation des données à noter.^(Data)

Si vous désélectionnez Afficher la liste déroulante dans la cellule^{(Show dropdown list in cell)} , la flèche déroulante n'apparaîtra pas. Cependant, lorsque l'utilisateur commence à taper, les éléments de la liste apparaîtront.

Dans la section Sur les données non valides^{(On invalid data)} , si vous sélectionnez Afficher l'avertissement^{(Show warning)} , un indicateur d'avertissement rouge apparaîtra. Cela affiche un message avertissant l'utilisateur que l'élément saisi ne correspond à rien dans la liste.

Si vous sélectionnez Rejeter l'entrée^{(Reject input)} à la place, Google Sheets rejettera l'entrée et la remplacera par le premier élément de la liste déroulante à la place.

Dans la section Apparence^(Appearance) , si vous sélectionnez Afficher le texte d'aide à la validation^{(Show validation help text)} et tapez du texte dans le champ en dessous, ce texte apparaîtra lorsque l'utilisateur sélectionnera la cellule déroulante.

Créer^{(Create Dropdown)} des listes déroulantes à partir d'une plage Google Sheets^{(Google Sheets Range)}

Une façon plus dynamique^{(dynamic way)} de créer des listes déroulantes Google Sheets consiste à utiliser le contenu d'une plage de cellules^{(range of cells)} pour remplir la liste.

Pour faire ça:

1. Tout^(First) d'abord , créez vos listes de validation dans n'importe quelle plage de cellules. Ceux-ci ne doivent pas nécessairement se trouver dans la même feuille de calcul. Vous pouvez également créer et sélectionner ces listes dans d'autres onglets de feuille de calcul.

2. Ensuite, sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez créer une liste déroulante. Sélectionnez Données^(Data) dans le menu, puis sélectionnez Validation des données^{(Data validation)} .

3. Cette fois, sélectionnez Liste dans une plage^{(List from a range)} de la liste déroulante Critères . ^(Criteria)Ensuite, sélectionnez la petite icône de sélection de grille pour ouvrir la fenêtre de sélection de plage.

4. Sélectionnez la plage que vous souhaitez utiliser comme liste et vous verrez le texte de la plage apparaître dans le champ Sélectionner une plage de données^{(Select a data range)} .

5. Sélectionnez OK pour fermer la fenêtre de sélection et revenir à la fenêtre de validation. Configurez le reste des options de liste déroulante que vous souhaitez, puis sélectionnez le bouton Enregistrer^(Save) pour terminer.

6. Maintenant, vous verrez les données de la plage apparaître en tant qu'éléments de la liste déroulante dans la cellule que vous avez sélectionnée.

7. Continuez ce même processus pour toutes les autres colonnes que vous souhaitez ajouter en tant que liste déroulante dynamique.

L'utilisation de plages comme source de vos données est un excellent moyen de maintenir vos feuilles de calcul à jour sans avoir à parcourir et à mettre à jour manuellement chaque liste déroulante que vous avez créée.

Faits intéressants sur les listes déroulantes Google Sheets^{(Google Sheets Dropdown)}

Les listes déroulantes Google Sheets^{(Google Sheets)} connectées aux plages sont les plus utiles car elles réduisent considérablement la maintenance globale de votre feuille de calcul.

Mettre à jour plusieurs cellules avec un changement de plage^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

Cela est particulièrement vrai si vous avez de nombreuses cellules tirant des données d'une seule plage d'éléments. Si vous souhaitez mettre à jour ou modifier ces éléments de liste, vous n'aurez qu'à effectuer la modification dans une seule plage.

Même s'il y a des centaines de cellules avec ces éléments de liste, la mise à jour de la plage une fois mettra à jour instantanément toutes ces cellules déroulantes.

Copier des cellules validées pour gagner du temps^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

Vous pouvez également gagner du temps en copiant les cellules déroulantes validées^{(copying validated dropdown cells)} dans n'importe quelle autre cellule. Cela évite d'avoir à parcourir à nouveau les écrans de validation.

La copie de cellules validées est particulièrement utile pour les listes de sélection telles que les jours, les mois, l'heure et d'autres ensembles de données standard.

Supprimer rapidement la validation de cellule^{(Quickly Remove Cell Validation)}

Supposons que^(Suppose) vous ne vouliez pas que les éléments de la liste soient inclus dans une cellule. Vous pouvez les supprimer rapidement en cliquant avec le bouton droit sur la cellule, en sélectionnant Validation , puis en sélectionnant Supprimer la validation^{(Remove validation)} dans la fenêtre Validation des données.

Vous verrez la flèche déroulante disparaître de la cellule et tous les éléments déroulants disparaissent. La cellule deviendra juste une autre cellule de feuille de calcul normale.

Utilisation de listes déroulantes doubles^{(Double Dropdown Lists)} dans Google Sheets

Une autre façon utile d'utiliser les listes déroulantes de Google Sheets consiste à ^{(Google Sheets)}transmettre des informations entre les feuilles^{(pass information between sheets)} . Vous pouvez également utiliser cette technique pour relayer des informations entre les personnes.

Par exemple, si vous disposez d'une feuille d'origine contenant une liste de tâches effectuées par une équipe, vous pouvez baser une deuxième feuille de calcul sur ces tâches terminées.

Vous pouvez ou non créer cette première liste basée sur les mêmes listes déroulantes dynamiques que celles décrites dans la dernière section.

Dans les deux cas, sélectionnez la cellule de la feuille à laquelle vous souhaitez envoyer les tâches terminées dans une autre liste déroulante et ouvrez la fenêtre de validation comme décrit dans la dernière section. Lorsque vous sélectionnez la plage de données, passez à cette feuille de calcul de tâches source et sélectionnez la colonne entière de tâches (y compris les cellules vides).

Maintenant, sur la feuille de calcul de destination, vous verrez que les données de la colonne des tâches sont extraites. Cela signifie que votre deuxième équipe peut effectuer ses propres tâches de projet en fonction des tâches terminées de la première équipe.

La première équipe peut continuer à ajouter des tâches nouvellement terminées à la feuille de calcul source d'origine.

Puisque vous avez inclus les cellules vides dans la plage source, ces nouvelles tâches uniques apparaîtront dans la liste déroulante de la deuxième équipe. 

Gardez à l'esprit que seules les tâches uniques apparaîtront dans la deuxième liste déroulante. Ce n'est pas le meilleur moyen de transmettre des éléments de ligne spécifiques à partir de la source, mais c'est un excellent moyen pour une deuxième équipe de voir tous les éléments uniques ajoutés à une feuille de calcul par d'autres personnes.

Comment utiliserez- vous les listes ^(Will)déroulantes^(Dropdown) Google Sheets ?

Comme vous pouvez le constater, Google Sheets propose de nombreuses façons d'extraire des informations d'autres cellules pour remplir des listes déroulantes. Ou, si vos besoins de saisie de données sont assez simples, vous pouvez vous en tenir à la saisie manuelle des éléments de la liste déroulante séparés par des virgules. 

Dans tous les cas, vous devriez être en mesure de rendre la saisie de données pour n'importe laquelle de vos feuilles de calcul aussi facile et simple que possible.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

When creatіng Google Sheets that other people need to fill out, a dropdown list can simplify the data-entry process.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

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