Si vous êtes un utilisateur de Microsoft 365 , vous avez peut-être vu l'icône de l' application Power Automate répertoriée parmi les applications Microsoft que vous connaissez mieux, comme Excel , Powerpoint et Outlook . Nous discuterons de ce qu'est Power Automate et de ce qu'il peut faire. Ensuite, nous examinerons quelques modèles Power Automate utiles que vous pouvez implémenter immédiatement. 

De nombreux travaux de bureau impliquent des tâches répétitives qui ne nécessitent pas l'intervention d'un spécialiste des fusées, comme enregistrer une pièce jointe^{(email attachment)} à un e-mail dans un dossier particulier sur OneDrive ou Dropbox ou créer une tâche dans Microsoft Planner à partir d'un message dans Microsoft Teams . Ce sont les types de tâches pour lesquelles Power Automate a été conçu. 

Qu'est-ce que Microsoft Power Automate ?

Microsoft Power Automate s'appelait auparavant Microsoft Flow . C'est une boîte à outils similaire à IFTTT (If This Then That) que vous pouvez utiliser pour faire des choses comme :

• Automatisez^(Automate) les processus dans les paramètres de l'entreprise. 
• Envoyez^(Send) des rappels automatiques lorsqu'une tâche est en retard.
• Automatisez^(Automate) les tâches manuelles répétitives en enregistrant les actions de la souris, les frappes au clavier et d'autres étapes.

En d'autres termes, Microsoft Power Automate vous permet de remplacer des processus manuels et parfois complexes par des workflows automatisés. 

Pas seulement pour les applications Microsoft

Comme vous vous en doutez, Microsoft Power Automate se connecte à d'autres applications Microsoft . Vous pouvez, par exemple, configurer un processus dans Power Automate qui prend un message que vous recevez dans Microsoft Teams et l'enregistre dans Microsoft OneNote . 

Mais ce qui rend Power Automate vraiment utile, c'est qu'il peut également se connecter à une tonne^{(ton )} d'applications tierces. La dernière fois que nous avons vérifié, Power Automate se connecte à plus de 500 autres services. Waouh^(Whoa) . 

Trois types de flux

Microsoft classe les actions que vous pouvez effectuer dans Power Automate en trois types de flux :

1. Flux de nuages
2. Flux de bureau
3. Flux de processus métier

Examinons chaque type de flux et examinons pourquoi vous pourriez l'utiliser.

Les flux cloud de Power Automate

Les flux cloud dans Microsoft Power Automate peuvent être divisés en trois catégories : 

• Flux automatisés
• Flux instantanés
• Flux programmés

Les flux automatisés sont déclenchés par un événement, comme lorsqu'un nouveau tweet est publié avec un hashtag particulier ou lorsque vous recevez un e-mail d'une personne spécifique. Vous pouvez utiliser un flux automatisé pour connecter des comptes et leur permettre de communiquer entre eux. Par exemple, vous pouvez créer une automatisation qui vous envoie un SMS chaque fois que vous recevez un e-mail de votre patron.

Le clic d'un bouton déclenche des flux instantanés. Disons que vous envoyez à plusieurs reprises un e-mail à votre équipe pour lui rappeler de rejoindre la réunion d'équipe quotidienne. Vous pouvez créer un bouton pour automatiser cela. Créez le bouton, puis chaque fois que vous cliquez sur ce bouton, un e-mail est automatiquement envoyé à votre équipe pour lui rappeler de rejoindre la réunion. Non seulement cela vous fera gagner du temps, mais cela réduira également les erreurs, comme laisser quelqu'un par inadvertance hors du courrier électronique.

Un flux planifié automatise les tâches selon un calendrier. Par exemple, vous pouvez créer un flux planifié qui télécharge automatiquement les données sur un site SharePoint ou une base de données spécifique.

Ce sont les trois types de flux Power Automate qui traitent les informations dans le cloud. Ensuite, nous examinerons les flux des tâches que vous effectuez sur votre bureau. 

Flux de bureau de Power Automate

Microsoft propose un outil appelé Power Automate Desktop qui étend les capacités de Power Automate , vous permettant d'automatiser les processus de bureau répétitifs et qui inclut les actions que vous effectuez sur le Web. C'est similaire à l'enregistrement d'une macro dans Excel . Vous pouvez enregistrer une série d'actions et spécifier les conditions qui doivent être vraies pour déclencher cet ensemble d'actions.

Par exemple, vous pouvez créer un flux de bureau qui extrait des données d'un site Web et les ajoute à un fichier Excel . Ou vous pouvez configurer un flux qui combine des documents Microsoft Word en PDF^(PDFs) . 

Flux de processus métier^{(Business Process Flows)} de Power Automate

Disons que vous avez des employés qui répondent aux demandes du service client. Quel que soit l'employé qui interagit avec un client, vous voulez qu'il suive exactement les mêmes étapes, afin que l'expérience client soit cohérente. 

En d'autres termes, vous pouvez utiliser un flux de processus d'entreprise pour configurer une série d'étapes que les personnes doivent suivre pour atteindre un résultat particulier. Au lieu de compter uniquement sur la formation des employés, les flux de processus commerciaux guident l'employé et l'aident à éviter les erreurs.

Modèles Power Automate utiles

Le moyen le plus simple de comprendre ce que Microsoft Power Automate peut faire est peut-être d'explorer certains modèles. Si vous avez utilisé IFTTT , vous connaissez ce concept. Les modèles Power Automate sont comme des ^{(Power Automate)}applets ou des recettes dans IFTTT^{(applets or recipes in IFTTT)} . 

Vous pouvez utiliser les modèles Power Automate tels quels ou les modifier pour les adapter à vos circonstances et objectifs spécifiques. En voici quelques-unes pour vous aider à démarrer.

Modèles de flux automatisés utiles

1. Enregistrez les pièces jointes des e-mails Outlook.com sur votre OneDrive^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

Chaque fois que vous recevez un e-mail avec une pièce jointe, la pièce jointe est enregistrée sur votre OneDrive dans un dossier appelé Pièces^(Email) jointes aux e-mails de Power Automate .

1. Envoyez un e-mail pour recevoir de nouveaux Tweets sur un certain mot-clé^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} . 

Chaque fois qu'il y a un tweet sur un mot-clé que vous spécifiez, Power Automate enverra un e-mail avec quelques détails utilisateur de base sur le compte qui a publié le tweet. 

Modèles de flux instantanés utiles

1. M'envoyer un rappel dans 10 minutes^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

Ce modèle de flux crée un bouton qui vous enverra un rappel différé personnalisé.

1. Planifier une réunion avec un expéditeur de message^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

Ce flux vous permet de planifier une réunion avec l'expéditeur de n'importe quel message à partir d'un canal ou d'un chat Microsoft Teams .

Modèles de flux planifiés utiles

1. Envoyez-moi par e-mail une liste des événements à venir dans Google Agenda^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

Ce modèle examinera votre calendrier et vous enverra un résumé par e-mail de votre semaine à venir, y compris des informations sur les vols, les hôtels et la météo.

1. Envoyez un e-mail de rappel Office 365 Outlook pour les premières réunions le lendemain^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

C'est un excellent pour les personnes qui oublient de regarder l'horaire de demain mais qui vérifient fréquemment leurs e-mails. S'il y a des réunions le lendemain avant l'heure que vous spécifiez, il enverra un rappel à votre e-mail Outlook .

Passez plus de temps à faire des choses que personne^{(Things No One Else)} d'autre ne peut faire

Le slogan de Microsoft pour Power Automate est : « Prenez^(Take) soin de ce qui est important. Automatisez le reste. Vous devez admettre qu'ils marquent un point. Si vous automatisez ce qui peut l'être, cela vous laisse plus de temps pour des choses plus importantes comme l'élaboration de stratégies, la réflexion approfondie et la détente. L'avenir, c'est maintenant, et il est temps de mettre les robots à votre service !

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’rе a Miсrosoft 365 user, you may have seen the iсon for the Power Automate app listed among Microsoft apps yoυ’re more familiar with, like Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

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