« Où est passé mon e-mail ? Il a tout simplement disparu. C'est choquant de voir combien de fois j'ai entendu ça au cours de ma carrière. Mais pas aussi choquant que le nombre de personnes qui ne réalisent pas qu'elles peuvent facilement rechercher un e-mail spécifique dans Outlook . 

Après avoir lu ce guide sur la façon de rechercher des e- mails Outlook^{(Outlook email)} par date, expéditeur, mot-clé, etc., vous pourrez également trouver n'importe quel e-mail dans Outlook . Nous allons vous donner tous les conseils de recherche de messagerie Outlook^{(Outlook email)} que vous pouvez gérer.

Vos e-mails sont-ils indexés ?^{(Are Your Emails Indexed?)}

Pour obtenir les meilleurs résultats de recherche par e-mail, assurons-nous qu'Outlook^(Outlook) a tout indexé. 

Qu'est-ce que l'indexation ? Tout^(Just) comme l'index d'un livre contient tous les sujets répertoriés et où les trouver, l'indexation Outlook crée une base de données comme celle-ci. Il est plus facile pour les programmes de rechercher dans une base de données que dans un tas de texte libre^{(freeform text)} .

1. Placez le curseur dans le champ Rechercher la boîte aux lettres actuelle^{(Search Current Mailbox )} , également connu sous le nom de zone de recherche instantanée^{(Instant Search box)} . Cela fera apparaître la barre d' outils de recherche .^{(Search tools )}
2. Cliquez sur le bouton Outils de recherche^{(Search Tools )} puis sur État de l'indexation^{(Indexing Status)} . Une petite fenêtre s'ouvrira indiquant le nombre d'e-mails restant à indexer. 

Si le nombre d'éléments à indexer est tout sauf zéro, donnez-lui quelques minutes. Cela garantira que la recherche est aussi complète que possible.

L'indexation prend certaines ressources. Si vous constatez qu'il ralentit trop Outlook ou votre ordinateur, vous pouvez désactiver l'indexation pour améliorer les performances de l'ordinateur^{(computer performance)} .

Ajouter définitivement un onglet de recherche^{(Permanently Add Search Tab)}

Ne serait-ce pas formidable si nous pouvions facilement accéder à l' onglet de recherche^{(search tab)} sans avoir à cliquer dans la barre de recherche à^{(search bar)} chaque fois ? Faisons cela.

• Cliquez sur Fichier^(File) .

• Cliquez sur Options sur le côté gauche, à peu près à mi-chemin.

• Dans la fenêtre Options, cliquez sur Personnaliser le ruban^{(Customize Ribbon)} . 

• Dans le volet Personnaliser le ruban^{(Customize Ribbon pane)} , cliquez sur le menu déroulant sous Choisir les commandes dans :^{(Choose commands from:)} et sélectionnez Onglets d'outils^{(Tool Tabs)} .

• Recherchez Outils^{(Search Tools)} de recherche et sélectionnez-le. Cliquez ensuite sur le bouton Add>> . 

• Les outils de recherche apparaîtront dans la zone des onglets principaux^{(Main Tabs)} . Utilisez les flèches haut et bas à côté de cette zone pour déterminer où elle apparaîtra dans le ruban, ou laissez-la où elle se trouve. Cliquez ensuite sur OK pour valider la modification.

• Recherchez l' onglet Outils de recherche. ^{(Search Tools )}Désormais, nous pouvons accéder facilement à tous les outils de recherche à tout moment.

Définir la portée de la recherche^{(Set The Scope Of The Search)}

Dans l' onglet Outils de recherche^{(Search Tools tab)} , nous pouvons facilement définir la portée de la recherche. Sur le côté gauche, nous verrons que nous pouvons définir la portée sur Toutes les boîtes^{(All Mailboxes)} aux lettres , Boîte aux lettres^{(Current Mailbox)} actuelle , Dossier actuel^{( Current Folder)} , Sous^{( Subfolders)} -dossiers ou Tous les éléments Outlook^{(All Outlook Items)} .

Toutes les boîtes^{(All Mailboxes)} aux lettres - choisissez cette étendue si nous avons des boîtes aux lettres partagées ou d'autres comptes dans Outlook . Certaines personnes peuvent avoir à la fois leur compte de messagerie professionnel et personnel dans Outlook .

Boîte aux lettres actuelle^{(Current Mailbox)} - choisissez cette étendue pour conserver la recherche dans une seule boîte aux lettres. Assurez-vous que la boîte aux lettres est sélectionnée dans le volet gauche d' Outlook .

Dossier actuel^{(Current Folder)} - cette portée limitera la recherche au dossier actuellement sélectionné dans le volet gauche d' Outlook .

Sous- dossiers^(Subfolders) - cela limite la portée aux dossiers sous n'importe quel dossier sélectionné dans le volet de gauche.

Tous les éléments Outlook^{(All Outlook Items)} - La portée la plus ouverte appliquera la recherche à tous les e-mails, contacts, éléments de calendrier et tâches. En raison de la grande quantité de données, les recherches sur cette étendue peuvent être lentes et donner des résultats inutiles. Utilisez cette lunette avec parcimonie.

Opérateurs de recherche dans Outlook^{(Search Operators In Outlook)}

Les résultats de la recherche peuvent être rendus plus spécifiques en utilisant des opérateurs de recherche. 

Pour rechercher une expression spécifique, placez des guillemets doubles autour de l' expression de recherche^{(search phrase)} .

Exemple : « Rapport TPS »

Pour trouver des éléments qui doivent contenir deux mots ou plus, mais pas nécessairement les uns à côté des autres ou dans l'ordre d'écriture, utilisez l' opérateur ET .^(AND)

Exemple : travail ET^{(AND )} week- end

Pour rechercher des éléments contenant un mot clé et exclure des éléments contenant un mot clé différent, utilisez l' opérateur NOT .

Exemple : samedi PAS^{(NOT )} super

Vous cherchez quelque chose qui pourrait avoir un mot ou un autre ? Essayez l' opérateur OU .^(OR)

Exemple : girafe OU^{(OR )} produit

Tous ces opérateurs peuvent être combinés pour rendre la recherche aussi précise que nous le souhaitons. On pourrait avoir quelque chose d'aussi complexe que « rapport TPS ^{(TPS report)}» ET week-end^{(” AND weekend)} OU girafe PAS^(NOT) génial.

Rechercher Outlook par mot-clé^{(Search Outlook By Keyword)}

La recherche de messagerie Outlook^{(Outlook email)} la plus simple est la recherche par mot-clé^{(keyword search)} . Cela se fait plus simplement à partir du champ Recherche instantanée en haut de notre boîte de réception.^{(Instant Search)}

• Définissez^(Set) la portée dans la liste déroulante à côté du champ Recherche instantanée^{(Instant Search field)} ou dans l' onglet Recherche^{(Search tab)} .

• Saisissez le ou les mots clés dans le champ de recherche^{(search field)} et appuyez sur la touche Entrée^{(Enter )} . Les opérateurs de recherche peuvent être utilisés ici pour rendre la recherche plus précise.

Rechercher Outlook par expéditeur^{(Search Outlook By Sender)}

Pour rechercher un e-mail Outlook par expéditeur :

• Allez dans l' onglet Rechercher et cliquez^{(Search tab and click)} sur le bouton De^{(From )} . 

• Cela entrera

  de : "Nom de l'expéditeur"

  dans le champ Recherche instantanée^{(Instant Search field)} . 

• Supprimez le nom de l'expéditeur^{(Remove Sender Name)} entre les guillemets doubles et saisissez le nom de la personne que nous recherchons. Nous pouvons également simplement taper le terme entier directement dans la recherche instantanée^{(Instant Search)} . Appuyez sur la touche Entrée^{(Enter )} pour rechercher.

Rechercher Outlook par sujet^{(Search Outlook By Subject)}

Pour rechercher des e- mails Outlook^{(Outlook email)} par sujet : 

• Sous l'onglet Rechercher, cliquez sur Objet^(Subject) . 

• Cela met

  sujet : "mots clés"

  dans le champ Recherche instantanée^{(Instant Search field)} . 

• Remplacez les mots clés par le sujet que nous recherchons. La phrase entière peut également être saisie dans la recherche instantanée^{(Instant Search)} . Appuyez sur la touche Entrée^{(Enter )} pour rechercher.

Rechercher Outlook par date^{(Search Outlook By Date)}

Pour rechercher des e-mails Outlook par date :

• Dans l'onglet Rechercher, cliquez sur Cette semaine^{(This Week)} . Il affichera les options; Aujourd'hui^(Today) , hier, cette semaine^(Week) , la semaine^(Week) dernière , ce mois -ci, le ^(Month)mois^(Month) dernier , cette année, l'année dernière.

• Quelle que soit la sélection, elle sera saisie dans le champ Recherche instantanée^{(Instant Search field)} comme ;

  reçu:aujourd'hui, reçu:hier, reçu:cette semaine, reçu:la semaine dernière, reçu:ce mois-ci, reçu:le mois dernier, reçu:cette année, reçu:l'année dernière

  Appuyez sur la touche Entrée^{(Enter )} pour rechercher.

Nous pouvons également utiliser l'opérateur receive: avec des dates calendaires (

received:dd/mm/yyyy

day name

received:tuesday

day name Outlook Tuesday Tuesdays

Rechercher dans Outlook des éléments avec des pièces jointes^{(Search Outlook For Items With Attachments)}

Pour rechercher des e- mails Outlook^{(Outlook email)} par pièces jointes :

• Sous l'onglet Rechercher, cliquez sur Contient des pièces jointes^{(Has Attachments)} . 

• Cela entrera

  pièces jointes : oui

  dans le champ Recherche instantanée^{(Instant Search field)} . Cela devrait être combiné avec un autre type de recherche pour réduire le champ. Appuyez sur Entrée^{(Enter )} pour rechercher.

On pourrait aussi taper

hasattachments:no

Rechercher Outlook par catégorie^{(Search Outlook By Category)}

L'utilisation de l' outil Catégorie^{(Category tool)} pour organiser les e-mails est sous-utilisée. 

• Nous pouvons effectuer une recherche par catégorie en utilisant le bouton Catégorisé^{(Categorized )} sous l'onglet de recherche. 

• Il entrera

  catégorie : = "Catégorie de couleur"

  dans le champ Recherche instantanée^{(Instant Search field)} . Appuyez sur Entrée^(Enter) pour rechercher.

Cela peut également être saisi manuellement. Changez simplement^(Just) la couleur en fonction de la catégorie. Par exemple, pour rechercher la catégorie rouge, nous taperions

category:=”Red Category”

category:=”Blue Category”

Rechercher un e-mail Outlook par destinataire^{(Search Outlook Email By Recipient)}

C'est le moyen de rechercher des e-mails en fonction de la personne à qui ils ont été envoyés. 

• Cliquer sur le bouton Envoyé à^{(Sent To )} nous montrera les options ; Envoyé^(Sent) à : moi ou CC^{(Me or CC)} : moi, non envoyé directement^{(Sent Directly)} à moi et envoyé^(Sent) à un autre destinataire^(Recipient) . 

• Il entrera le texte de recherche^{(search text)} comme (to:"[email protected]" OR cc :" [email protected] "). Appuyez sur Entrée^{(Enter )} pour rechercher.

• Si nous choisissons Envoyé^(Sent) à un autre destinataire^(Recipient) , nous devrons modifier le texte dans la barre de recherche^{(search bar)} . Il ressemblera

  à :" Nom du destinataire "(Recipient)

  . 

• Supprimez^(Delete) la partie Nom du destinataire^{(Recipient Name part)} et entrez le nom que nous recherchons. Appuyez sur ^(Hit) Entrée^(Enter) pour rechercher.

Rechercher par lu ou non lu^{(Search By Read Or Not Read)}

Vous pouvez rechercher des e-mails Outlook selon qu'ils ont été lus ou non lus.

• Cliquez sur le bouton Non lu dans l' ^(Unread)onglet Rechercher^{(Search tab)} pour trouver tous les e-mails qui n'ont pas encore été lus. 

• Il entre

  est lu : non

  dans la barre de recherche^{(search bar)} . Appuyez sur Entrée^{(Enter )} pour rechercher.

• Pour trouver un e-mail qui a été lu, remplacez-le par

  est lu : oui

  et appuyez sur Entrée^{(Enter )} pour rechercher.

Rechercher par indicateur^{(Search By Flagged)}

L'utilisation de drapeaux pour marquer les e-mails importants permet de rester au courant des choses. 

• Pour rechercher des e-mails marqués, cliquez sur le bouton Marqué^{(Flagged )} dans l'onglet Rechercher. 

• Il recherchera avec

  followupflag:indicateur de suivi

  . D'autres options sont

  followupflag:non marqué

  et

  indicateur de suivi : terminé

  . Appuyez sur Entrée^(Enter) pour rechercher.

Rechercher par importance^{(Search By Importance)}

Voir^(See) uniquement les e-mails importants dans Outlook comme suit.

• Sous le bouton marqué dans l' onglet Rechercher^{(Search tab)} , se trouve le bouton Important . En cliquant dessus, tous les éléments marqués comme importants seront renvoyés. 

• La requête de recherche^{(search query)} ressemble à

  importance : élevée

  . Nous pouvons changer haut pour être bas ou normal aussi. Cliquez^(Click) sur la loupe^{(magnifying glass)} ou appuyez sur Entrée^{(Enter )} pour rechercher.

Combinaison des options de recherche^{(Combining Search Options)}

Toutes les options de recherche ci-dessus peuvent être combinées. Par exemple, si nous recherchons des éléments importants et signalés, nous pouvons entrer

importance:high followupflag:followup

search bar

Cela peut être saisi ou simplement cliquer sur le bouton Important^{(Important button)} , puis sur le bouton Marqué^{(Flagged button)} .

Plus d'options de recherche^{(More Search Options)}

Cliquez sur le bouton Plus dans l' ^(More)onglet Rechercher^{(Search tab)} et nous verrons plus de 20 autres façons de rechercher. 

Généralement, il placera un menu déroulant sous la barre de recherche^{(search bar)} avec les options prises en charge par le type de recherche^{(search type)} spécifique .

plus-ajouté-drop-down.png^{(more-added-drop-down.png)}

Options de recherche avancées^{(Advanced Search Options)}

Nous pouvons accéder à plus d'une centaine d'options de recherche différentes allant bien au-delà de ce que nous avons couvert. Nous ne l'utiliserons peut-être jamais, mais il est bon de savoir qu'il est là. 

• Cliquez sur Outils de recherche^{(Search Tools )} puis sur Recherche avancée^{(Advanced Find)} . 

• La fenêtre Recherche avancée^{(Advanced Find)} s'ouvrira. 

Prenez un peu de temps et regardez par ici. C'est impressionnant tout ce qui peut être fait. Nous pouvons effectuer une recherche basée sur n'importe quel champ de n'importe quel élément Outlook^{(Outlook item)} . Il y a quelques centaines de choses différentes que nous pouvons rechercher.

La puissance de la recherche Outlook^{(The Power Of Outlook Search)}

N'êtes-vous pas étonné de voir à quel point les capacités de recherche d' Outlook^(Outlook) sont étendues et puissantes ? Saviez^(Did) -vous même que tout était possible ? La plupart des gens n'utilisent probablement jamais un dixième de tout ce qu'Outlook^(Outlook) peut faire. Utilisez-le comme tremplin pour découvrir ce qu'Outlook^(Outlook) peut faire d'autre pour vous. 

Vous pouvez créer vos propres raccourcis Outlook pour les tâches de messagerie. Configurez^(Set) des règles Outlook pour organiser les e-mails dans des dossiers. Ou même planifier l'envoi d'un e-mail à une heure précise^{(schedule an email to be sent at a specific time)} ! Faire en sorte qu'Outlook^(Outlook) ne lise que les e-mails, c'est un peu comme utiliser une Ferrari pour faire l'épicerie.

Search Outlook Email by Sender, Date, Keyword, Size and More

“Where’d my email go? It just disappeared.” It’s shocking how many times I’ve heard this over my career. But not as shocking as how many pеople who don’t realize that they can eаsily search for a specific email іn Outlook. 

After reading this guide on how to search Outlook email by date, sender, keyword, and more, you’ll be able to find any email in Outlook too. We’re going to give you all the Outlook email search tips you can handle.

Are Your Emails Indexed?

For the best email search results, let’s make sure Outlook has indexed everything. 

What’s indexing? Just like the index of a book has all the topics listed and where to find them, Outlook indexing creates a database like that. It’s easier for programs to search through a database than a bunch of freeform text.

1. Put the cursor in the Search Current Mailbox field, also known as the Instant Search box. This will bring up the Search tools bar.
2. Click on the Search Tools button and then on Indexing Status. A small window will open showing how many emails are left to be indexed. 

If the number of items to be indexed is anything but zero, give it a few minutes. That will ensure that the search is as complete as possible.

Indexing does take some resources. If you find that it slows down Outlook or your computer too much, you can turn off indexing to get better computer performance.

Permanently Add Search Tab

Wouldn’t it be great if we could easily get into the search tab without having to click in the search bar every time? Let’s do that.

• Click on File.

• Click on Options on the left side, about halfway down.

• In the Options window, click on Customize Ribbon. 

• In the Customize Ribbon pane, click on the dropdown menu under Choose commands from: and select Tool Tabs.

• Look for Search Tools and select it. Then click on the Add>> button. 

• Search Tools will appear in the Main Tabs area. Use the up and down arrows beside this area to determine where it will appear in the ribbon, or leave it where it is. Then click OK to commit the change.

• Look for the Search Tools tab. Now we can access all the search tools easily anytime.

Set The Scope Of The Search

In the Search Tools tab, we can easily set the scope of the search. On the left side, we’ll see that we can set the scope to All Mailboxes, Current Mailbox, Current Folder, Subfolders, or All Outlook Items.

All Mailboxes – choose this scope if we have shared mailboxes or other accounts in Outlook. Some people may have both their work and personal email accounts in Outlook.

Current Mailbox – choose this scope to keep the search within just the one mailbox. Ensure that the mailbox is selected in the left pane of Outlook.

Current Folder – this scope will limit the search to the folder that is currently selected in the left pane of Outlook.

Subfolders – this limits the scope to the folders under whatever folder is selected in the left pane.

All Outlook Items – The most open scope will apply the search to all emails, contacts, calendar items, and tasks. Because of the large amount of data, searches on this scope can be slow and yield unnecessary results. Use this scope sparingly.

Search Operators In Outlook

Search results can be made more specific by using search operators. 

To find a specific phrase, put double quote marks around the search phrase.

Example: “TPS report”

To find items that must have two or more words in it, but not necessarily right next to each other or in the order written, use the AND operator.

Example: work AND weekend

To find items containing a keyword and exclude items that contain a different keyword, use the NOT operator.

Example: saturday NOT great

Looking for something that could have one word or another? Try the OR operator.

Example: giraffe OR product

All these operators can be combined to make the search as specific as we’d like. We could have something as complex as “TPS report” AND weekend OR giraffe NOT great.

Search Outlook By Keyword

The easiest search Outlook email is the keyword search. It’s most simply done from the Instant Search field at the top of our inbox.

• Set the scope in the drop-down box next to the Instant Search field, or in the Search tab.

• Type the keyword, or words, into the search field and tap the Enter key. The search operators can be used here to help make the search more specific.

Search Outlook By Sender

To search Outlook email by sender:

• Go to the Search tab and click on the From button. 

• That will enter <pre>from:”Sender Name”</pre> in the Instant Search field. 

• Remove Sender Name from between the double-quotes and type in the name of the person we’re looking for. We can also just type the whole term directly into the Instant Search. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Subject

To search Outlook email by subject: 

• Under the Search tab, click on Subject. 

• This puts <pre>subject:”keywords”</pre> in the Instant Search field. 

• Replace keywords with the subject we’re looking for. The whole phrase can be typed into Instant Search too. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Date

To search Outlook emails by date:

• In the Search tab, click on This Week. It will show the options; Today, Yesterday, This Week, Last Week, This Month, Last Month, This Year, Last Year.

• Whatever is selected it will be entered in the Instant Search field like; <pre>received:today, received:yesterday, received:this week, received:last week, received:this month, received:last month, received:this year, received:last year</pre> Hit the Enter key to search.

We can also use the received: operator with calendar dates (<pre>received:dd/mm/yyyy</pre>) or day names (<pre>received:tuesday</pre>). When a day name is used, Outlook will search only on the most recent of that day. So just this past Tuesday, not all the Tuesdays ever.

Search Outlook For Items With Attachments

To search Outlook email by attachments:

• Under the Search tab, click on Has Attachments. 

• That will enter <pre>hasttachments:yes</pre> in the Instant Search field. This should be combined with another type of search to narrow the field. Tap Enter to search.

We could also type <pre>hasattachments:no</pre> to exclude results that have attachments from the results.

Search Outlook By Category

Using the Category tool to organize emails is under-utilized. 

• We can search by category using the Categorized button under the search tab. 

• It will enter <pre>category:=”Color Category”</pre> in the Instant Search field. Press Enter to search.

This can also be typed in manually. Just change the color to suit the category. For example, to search the red category, we’d type <pre>category:=”Red Category”</pre>. For blue, we’d type <pre>category:=”Blue Category”</pre> and so on.

Search Outlook Email By Recipient

This is the way to search for emails based on who they were sent to. 

• Clicking on the Sent To button will show us the options; Sent To: Me or CC: Me, Not Sent Directly to Me, and Sent to Another Recipient. 

• It will enter the search text like (to:”[email protected]“ OR cc:”[email protected]”). Tap Enter to search.

• If we choose Sent to Another Recipient, we’ll need to edit the text in the search bar. It will look like <pre>to:”Recipient Name”</pre>. 

• Delete the Recipient Name part and enter the name we’re looking for. Hit Enter to search.

Search By Read Or Not Read

You can search Outlook emails by whether they’ve been read or unread.

• Clicking on the Unread button in the Search tab will find all emails that haven’t been read yet. 

• It enters <pre>isread:no</pre> in the search bar. Press Enter to search.

• To find email that has been read change it to <pre>isread:yes</pre> and press Enter to search.

Search By Flagged

Using flags to mark important emails helps stay on top of things. 

• To find emails that are flagged, click on the Flagged button in the Search tab. 

• It will search with <pre>followupflag:followup flag</pre>. Other options are <pre>followupflag:unflagged</pre> and <pre>followupflag:completed</pre>. Tap Enter to search.

Search By Importance

See only important emails in Outlook as follows.

• Under the flagged button in the Search tab, there’s the Important button. Clicking on that will return any items that are marked important. 

• The search query looks like <pre>importance:high</pre>. We can change high to be low or normal as well. Click on the magnifying glass or hit Enter to search.

Combining Search Options

All of the above search options can be combined. For example, if we’re looking for items that are important and flagged, we can enter <pre>importance:high followupflag:followup</pre> flag in the search bar. 

This could either be typed in or just click on the Important button and then the Flagged button.

More Search Options

Click on the More button in the Search tab and we’ll see over 20 more ways to search. 

Mostly, it will put a drop-down menu under the search bar with the options that the specific search type supports.

more-added-drop-down.png

Advanced Search Options

We can access well over a hundred different search options going far beyond what we’ve covered. We might never use this, but it’s good to know it’s here. 

• Click on Search Tools then Advanced Find. 

• The Advanced Find window will open. 

Take some time and look around here. It’s overwhelming how much can be done. We can search based on any field of any Outlook item. There are a few hundred different things we can search on.

The Power Of Outlook Search

Aren’t you amazed at how extensive and powerful Outlook’s search capabilities are? Did you even know that was all possible? Most people probably never use a tenth of all the things that Outlook can do. Use this as a springboard into learning what else Outlook can do for you. 

You can create your own Outlook shortcuts for email tasks. Set up Outlook rules to organize email into folders. Or even schedule an email to be sent at a specific time! Having Outlook just read emails is a bit like using a Ferrari to get groceries.

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