Si vous utilisez Outlook pour communiquer avec vos collègues, vous avez probablement voulu envoyer un e-mail à plusieurs reprises à un groupe spécifique dont les membres changent souvent. Par exemple, vous devrez peut-être envoyer un e-mail à tous les représentants de votre service client tous les jours, mais en raison d'un taux de roulement élevé, la liste peut changer souvent.

Vous pouvez saisir manuellement le nom ou l'e-mail de chaque personne chaque fois que vous envoyez un e-mail, mais cela peut rapidement devenir fastidieux à mesure que le groupe s'agrandit. Non seulement cela, mais vous courez également le risque d'oublier quelqu'un par inadvertance, ce qui pourrait conduire à un drame au bureau. C'est là qu'une liste de distribution ou un groupe de contact entre en jeu !

Pour la plupart, les termes « groupe de contact » et « liste de distribution » sont interchangeables. Microsoft a commencé à utiliser l'expression "groupe de contact", probablement parce que c'est un peu plus intuitif que "liste de distribution". 

Cependant, il existe une réelle distinction entre les deux dans les organisations qui utilisent Microsoft 365 . Les administrateurs de Microsoft 365 peuvent convertir les listes de distribution Outlook existantes en « ^(Outlook)groupes^(Groups) », ce qui, à son tour, donne aux membres du groupe l'accès aux bibliothèques partagées et aux espaces de collaboration comme Microsoft Teams , Yammer et Planner .

Bien que votre service informatique gère probablement les listes de distribution Outlook de votre organisation, en particulier la liste redoutée et souvent mal gérée de tout le personnel, vous pouvez toujours créer vos propres groupes de contacts dans Outlook . 

Ci-dessous, nous vous expliquerons comment créer des groupes de contacts dans Outlook pour la version du navigateur et l'application de bureau. 

Comment créer un groupe de contacts^{(Contact Group)} dans Outlook Online

La création d'un groupe de contacts dans la version navigateur d' Outlook est simple.

1. Connectez-vous à votre compte sur outlook.com ou sélectionnez Outlook dans le lanceur d'applications si vous êtes déjà connecté à Microsoft 365 . Si vous ne voyez pas Outlook dans la liste des applications (vous le verrez), sélectionnez Toutes les applications^{(All apps)} .

1. Dans le volet de gauche, sous Groupes^(Groups) , sélectionnez Nouveau groupe^{(New group)} .

1. Dans la fenêtre contextuelle, donnez un nom et une description à votre nouveau groupe et sélectionnez Créer^(Create) . (Si votre organisation l'a activé, vous serez peut-être invité à créer une adresse e-mail pour le groupe. Dans ce cas, pour faciliter l'utilisation, essayez de rendre l'adresse e-mail identique au nom du groupe.)

1. Maintenant, ajoutez des membres au groupe. Rechercher^(Search) des personnes par nom ou par adresse e-mail. Sélectionnez le résultat de la recherche pour la personne que vous souhaitez ajouter au groupe, et elle apparaîtra sous "Cette personne sera ajoutée".

1. Répétez^(Repeat) l'étape 4 jusqu'à ce que vous ayez ajouté toutes les personnes souhaitées au groupe. Sélectionnez ensuite le bouton Ajouter .^(Add)
2. Sélectionnez Fermer^(Close) .
3. Envoyez un e-mail au groupe que vous avez créé en sélectionnant Nouveau message^{(New message)} .

1. Dans le champ À^(To) , commencez à saisir le nom du groupe que vous avez créé et sélectionnez-le dans la liste qui s'affiche.

Peasy facile. Mais que se passe-t-il si vous avez besoin d'ajouter ou de supprimer des personnes du groupe ? Continuer à lire.

Comment modifier un groupe de contacts^{(Contact Group)} dans Outlook Online

Microsoft a simplifié la modification d'un groupe de contacts sans jamais quitter Outlook Online . Certaines étapes peuvent être légèrement différentes selon la façon dont votre organisation a configuré Microsoft 365 , mais les étapes ci-dessous devraient vous y aider.

1. Dans le volet de gauche, sous Groupes^(Groups) , sélectionnez le groupe que vous souhaitez modifier.
2. Dans l'entrée de ce groupe, sélectionnez l' icône Plus^(More) (trois points/points de suspension).

1. Sélectionnez Paramètres^(Settings) . (Selon la configuration d' Outlook pour votre organisation, une option permettant d' ajouter des membres^{(Add members)} directement à partir de l'icône Plus peut s'afficher.)

1. Dans le panneau Paramètres^{(Group Settings)} du groupe qui s'affiche à droite, sélectionnez Modifier le groupe^{(Edit group)} .

1. Sélectionnez l' onglet  Membres .^{(Members )}
2. À partir de là, vous pouvez ajouter des membres ou les supprimer du groupe en sélectionnant l' icône X à côté de l'entrée de la personne que vous souhaitez supprimer.

1. Si vous avez ajouté des membres au groupe, sélectionnez le bouton Ajouter . ^(Add)Sinon, choisissez Fermer^(Close) .

Une autre façon^(Way) de modifier les groupes de contacts^{(Edit Contact Groups)} dans Outlook Online

Selon la configuration d' Outlook , vous pouvez également modifier les groupes de contacts en suivant ces étapes :

1. Accédez à la section Contacts d' Outlook ^{(People )}(^(Outlook) à droite de l' icône  Calendrier ).^(Calendar)

1. Dans le volet de gauche de la section Groupes^(Groups) , sélectionnez Propriétaire^(Owner) pour afficher les groupes que vous avez créés.

1. Sélectionnez^(Select) le groupe que vous souhaitez modifier dans la liste.
2. Sélectionnez Gérer les membres du groupe^{(Manage group members)} .

1. À partir de là, vous pouvez ajouter des membres ou supprimer des membres existants en sélectionnant le X à côté d'une entrée.

Comment créer un groupe de contacts dans l' ^{(Contact Group)}application de bureau^{(Desktop App)} d'Outlook

La création d'un groupe de contacts dans la version de bureau d' Outlook est encore plus simple que dans la version en ligne.

1. Lancez Outlook et sélectionnez l' icône Personnes^(People) près du coin inférieur gauche (où vous basculez entre la messagerie, les tâches, les personnes et le calendrier).

1. Ensuite, dans la barre d'outils, sélectionnez Nouveau groupe de contacts^{(New Contact Group)} . (Si votre organisation utilise Microsoft 365 , vous pouvez également voir un bouton Nouveau groupe^{(New Group)} . Pour nos besoins, nous utiliserons Nouveau groupe de contacts^{(New Contact Group)} pour faciliter les e-mails de groupe.)

1. Dans la fenêtre Groupe de contacts^{(Contact Group)} qui apparaît, donnez un nom à votre groupe de contacts, puis sélectionnez Ajouter des membres^{(Add Members)} et choisissez d'où vous souhaitez obtenir vos nouveaux membres. Les options peuvent inclure À partir des contacts Outlook^{(From Outlook Contacts)} , À partir du carnet d'adresses^{(From Address Book)} ou Nouveau contact de messagerie^{(New Email Contact)} . 

1. Une par une, recherchez les personnes que vous souhaitez ajouter au groupe de contacts. Assurez^(Make) -vous que leur entrée est en surbrillance et sélectionnez le bouton Membres^(Members) (ou double-cliquez sur leur entrée) pour les ajouter. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK .
2. Fermez la fenêtre en vous assurant de répondre Oui^(Yes) si vous êtes invité à enregistrer vos modifications.
3. Désormais, lorsque vous adressez un nouvel e-mail, vous pouvez saisir le nom du groupe de contacts dans le champ À^(To) . Votre groupe de contact sera ajouté. Si vous le souhaitez, vous pouvez développer la liste des groupes et Outlook remplacera la liste par ses membres. Soyez averti, cependant, vous ne pourrez plus réduire la liste.

Les groupes de contacts^(Contact) apparaissent sous forme d'entrées dans le carnet d'adresses Outlook , vous pourrez donc les trouver dans cette liste alphabétique.

Comment modifier un groupe de contacts dans l' ^{(Contact Group)}application de bureau^{(Desktop App)} d'Outlook

Modifions maintenant un groupe de contacts existant dans la version de bureau d' Outlook .

1. Lancez Outlook et sélectionnez l' icône Contacts^(People) près du coin inférieur gauche.
2. Recherchez^(Find) et sélectionnez le groupe que vous souhaitez modifier dans votre liste de contacts.
3. Dans le volet de droite, sélectionnez Modifier^(Edit) . Cela vous ramènera à l'endroit où vous pouvez gérer le groupe en ajoutant et/ou en supprimant des membres.

Que vous utilisiez la version en ligne d' Outlook ou l'application de bureau, cela vaut vraiment la peine de prendre quelques minutes pour créer des listes de distribution Outlook que vous utiliserez à plusieurs reprises. Vous serez content de l'avoir fait.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Oυtlook to communicate with your colleagues, you’ve probably wanted to repeatedly email a specific group whose membership changes often. Fоr еxample, you may need to email all of your customer servіce reps every day, but due to high turnover, the liѕt may change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

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